II PHẦN EXCEL – 30 tiết
Chương 5 TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Trong chương này chỳng ta sẽ nghiờn cứu về cỏch tạo danh sỏch, thờm, hiệu chỉnh, xúa và tỡm kiếm thụng tin trong danh sỏch. Ngoài ra trong bài cũng đề cập đến cỏc lệnh lọc tỡm dữ liệu từ danh sỏch theo một hay nhiều điều kiện. Bài học sử dụng cỏc tập tin: bai2-1.xls cho phần lý thuyết và bai2-2.xls cho phần thực hành.
1. Tạo danh sỏch (List)
Danh sỏch được cấu thành từ cỏc bản ghi (record) thường là dũng trong bảng tớnh Excel. Mỗi bản ghi chứa thụng tin về một điều gỡ đú (vớ dụ: một dũng trong sổ địa chỉ). Mỗi bản ghi cú nhiều trường (field), mỗi trường chứa cỏc thụng tin cụ thể: tờn, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại,…. Trong Excel, cỏc trường thường được bố trớ vào cỏc cột và cỏc bản ghi thường bố trớ theo dũng (xem hỡnh 2.1 và hỡnh 2.2).
Hỡnh 2.1. Tờn cỏc trường (field) được nhập vào dũng đầu tiờn của danh sỏch
Hỡnh 2.2. Danh sỏch dữ liệu
Hỡnh 2.3. Thanh định dạng
Cỏc bước tạo danh sỏch như hỡnh 2.2:
B1. Khởi động Excel
B2. Nhập “Tờn chỉ tiờu” vào ụ cú địa chỉ A1, nhấp phớm <Tab> để di chuyển qua ụ kế tiếp B3. Nhập tờn cỏc trường cũn lại như: Tờn nước, 1990, 1991, …
B4. Nhập vào thụng tin cho cỏc dũng
B5. Chọn vựng A1:J1 chọn nền xanh và chữ đậm từ thanh định dạng.
B6. Để thuận tiện cho việc nhập liệu ta chia màn hỡnh làm hai phần. Di chuyển chuột vào hộp chia màn hỡnh theo chiều dọc và hỡnh chuột biến thành mũi
tờn 2 chiều, giữ chuột và kộo xuống dưới dũng 1 và thả chuột. Màn hỡnh Excel đó được chia làm hai phần theo chiều dọc.
B7. Vào thực đơn Window Freeze để làm cho dũng tiờu đề luụn luụn hiển thị trờn màn hỡnh.
Cỏc điểm lưu ý khi tạo danh sỏch:
Lưu ý Giải thớch
Chỉ tạo một danh sỏch trờn một bảng tớnh
(worksheet) Chức năng quản lý dữ liệu như: lọc dữ liệu (filter) chỉ cú thể ỏp dụng mỗi lần cho một danh sỏch.
Nờn chừa ra ớt nhất 1 cột hoặc dũng
trống giữa danh sỏch và cỏc dữ liệu khỏc trờn worksheet
Điều này giỳp Excel dễ dàng xỏc định danh sỏch khi ỏp dụng cỏc chức năng sắp xếp (sort), lọc dữ liệu (filter) hoặc chốn (insert) một biểu thức tớnh toỏn dạng tổng.
Trỏnh để cỏc dũng hoặc cột trống trong danh sỏch
Để giỳp Excel dễ dàng chọn đỳng danh sỏch. Tạo nhón cỏc trường (field) ở dũng đầu tiờn của
danh sỏch.
Excel dựng nhón để đưa vào cỏc bỏo cỏo và dựng để tỡm kiếm/ tổ chức dữ liệu.
Cố gắng chia nhỏ cỏc thụng tin Điều này giỳp dễ dàng sắp xếp, lọc và tạo bỏo cỏo tổng hợp theo yờu cầu.
Mỗi cột nờn chứa cựng loại thụng tin Giỳp danh sỏch dễ theo dừi và dễ hiễu
Khụng dựng trựng tờn trường Tờn trường bị trựng sẽ gõy sai sút trong nhập liệu và sắp xếp.
2. Sử dụng mẫu nhập liệu (Data Form)
Cú hai cỏch để nhập dữ liệu (bản ghi) vào danh sỏch: nhập trực tiếp vào cỏc dũng bờn dưới tiờu đề và nhập thụng qua mẫu nhập liệu.
Tạo mẫu nhập liệu (sử dụng worksheet ASEAN trong tập tin bai2-1.xls)
Hỡnh 2.4. Hộp thoại Data Form
B1. Đặt ụ hiện hành vào nơi nào đú trong danh sỏch. B2. Chọn Data Form (xem hỡnh 2.4).
B3. Nhấp nỳt Find Next để di chuyển đến bản ghi tiếp theo. B4. Nhấp nỳt Find Prev để lựi về bản ghi phớa trước.
B5. Nhấp nỳt New để thờm bản ghi mới và nhập thụng tin.
B6. Dựng phớm <Tab> hay <Shift+Tab> để di chuyển tới/ lui trong bản ghi và nhập cỏc thụng tin vào cỏc trường tương ứng.
B7. Nhấp nỳt Close khi hoàn thành việc nhập liệu.
Tỡm dữ liệu:
Hỡnh 2.5. Mẫu đặt điều kiện tỡm kiếm B1. Đặt ụ hiện hành vào nơi nào đú trong danh sỏch.
B2. Chọn Data Form từ thanh thực đơn.
B3. Nhấp nỳt Criteria và một mẫu trống sẽ xuất hiện. Nhập vào điều kiện tỡm ở cỏc trường cần tỡm và nhấp nỳt Find Next để hiển thị kết quả tỡm. Vớ dụ: hóy nhật vào trường “Tờn nước” là “Vietnam” và nhấp nỳt Find Next để xem kết quả (xem hỡnh 2.5).
B4. Nhấp nỳt Find Next hay Find Prev để di chuyển tới/ lui trong cỏc bản ghi thừa điều kiện tỡm.
B5. Nhấp nỳt Close khi hoàn tất cụng việc.
Tỡm và thay thế (sử dụng worksheet ASEAN trong bai2-1.xls)
Hỡnh 2.6. Hộp thoại tỡm và thay thế
B1. Chọn Edit Replace từ thanh thực đơn
B2. Nhập “Lao PDR” vào hộp “Find what” và hhập “Lào” vào hộp “Replace with” để tỡm và thay thế “Lao PDR” bằng “Lào” (xem hỡnh 2.6).
B3. Nhấp nỳt Replace All để thay thế tất cả khụng cần kiểm tra hoặc nhấp nỳt Find Next để đến bản ghi thừa điều kiện tỡm và nếu muốn thay thế thỡ nhấp tiếp nỳt Replace.
Bạn làm tương tự như vậy cho đến hết danh sỏch. B4. Nhấp nỳt Close để đúng hộp thoại.
Xúa bản ghi (sử dụng worksheet ASEAN trong tập tin bai2-1.xls)
Hỡnh 2.7. Hộp thoại Data Form
Hỡnh 2.8. Xỏc nhận xúa bản ghi
B1. Đặt ụ hiện hành vào nơi nào đú trong danh sỏch và chọn Data Form.
B2. Dựng Find Next hoặc Find Prev hoặc đặt điều kiện tỡm bằng Criteria để tỡm đến bản ghi cần xúa (xem hỡnh 2.7).
B3. Nhấp nỳt Delete, hộp thoại xuất hiện yờu cầu bạn xỏc nhận lệnh xúa bằng cỏch nhấp nỳt OK, nhấp nỳt Cancel để hủy lệnh xúa (Xem hỡnh 2.8).
B4. Nhấp nỳt Close để đúng hộp thoại và trở về worksheet.
3. Sắp xếp dữ liệu (Sort)
Chỳng ta thường nhập liệu vào cuối danh sỏch, do vậy dữ liệu thường khụng theo một trỡnh tự nào. Chỳng ta cần sắp xếp lại dữ liệu nhằm thuận lợi trong việc quản lý dữ liệu. Excel hỗ trợ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần (A Z) hoặc theo thứ tự giảm dần (Z A) theo một hoặc nhiều trường cần sắp xếp. (sử dụng worksheet ASEAN trong tập tin bai2-1.xls)
Hỡnh 2.9. Bảng dữ liệu cần sắp xếp theo “Tờn nước” và “Tờn chỉ tiờu” theo thứ tự tăng dần.
Hỡnh 2.11. Hộp thoại Sort, sắp xộp ưu tiờn 1 là “Tờn nước” sau đú mới sắp xếp “Tờn chỉ tiờu”
Cỏc bước sắp xếp:
B1. Đặt ụ hiện hành vào nơi nào đú trong danh sỏch và chọn thực đơn Data Sort
B2. Chọn “Tờn nước” tại Sort by và chọn Ascending để sắp xếp tăng dần.
B3. Chọn “Tờn chỉ tiờu” tại Then by và chọn Ascending để sắp xếp tăng dần. B4. Chọn
Header row do danh sỏch cú dũng tiờu đề. B5. Nhấp nỳt OK để sắp xếp.
Sắp xếp theo dũng (sử dụng worksheet Row_sort trong tập tin bai2-1.xls)
Hỡnh 2.12. Tốc độ tăng trưởng GDP hàng năm của Việt Nam
Hỡnh 2.14. Hộp thoại chọn lựa chế độ sắp xếp theo cột hoặc dũng
Hỡnh 2.15. Hộp thoại Sort, chọn sắp xếp dũng thứ 3 theo thứ tự giảm dần
B1. Đặt ụ hiện hành vào nơi nào đú trong danh sỏch và chọn thực đơn Data Sort
B2. Nhấp nỳt Option… và chọn Sort left to right từ hộp hội thoại mới xuất hiện. Nhấp nỳt
OK để trở về hộp thoại Sort.
B3. Chọn “Row 3” tại Sort by và chọn Descending để sắp xếp giảm dần. B4. Nhấp nỳt OK
để hoàn tất việc sắp xếp.
4. Lọc dữ liệu từ danh sỏch bằng Auto Filter
Đụi khi chỳng ta chỉ cần lấy ra một số bản ghi trong một danh sỏch, Excel hỗ trợ chức năng lọc dữ liệu từ danh sỏch theo một hoặc nhiều điều kiện lọc và chỉ cỏc bản ghi thừa cỏc điều kiện thỡ mới được hiển thị. (sử dụng worksheet ASEAN trong tập tin bai2-1.xls)
Hỡnh 2.16. Danh sỏch trước khi lọc dữ liệu về nước Việt Nam
Hỡnh 2.17. Danh sỏch sau khi lọc dữ liệu về nước Việt Nam
B1. Đặt ụ hiện hành vào nơi nào đú trong danh sỏch và chọn Data/ Filter/AutoFilter từ thực đơn
B2. Tại cột “tờn nước”, chọn Vietnam từ mũi tờn hướng xuống tại . Danh sỏch lỳc này sẽ chỉ hiển thị cỏc thụng tin về nước Việt Nam.
B3. Để hiễn thị lại tất cả dữ liệu thỡ chọn Data / Filter / Show All hoặc chọn
(All) từ .
B4. Thoỏt khỏi chức năng AutoFilter vào chọn Data / Filter / AutoFilter từ thực đơn.
Cỏc lựa chọn của AutoFilter
Lựa chọn Giải thớch
(All) Hiển thị tất cả bản ghi (dũng) của danh sỏch
(Top 10…) ỏp dụng cho cỏc trường khỏc kiểu Text. Hiển thị cỏc bản ghi ở cận trờn hay cận dưới theo lựa chọn dưới hai hỡnh thức bản ghi hay phần
trăm. Vớ dụ: hiển thị 10 dũng cú giỏ trị lớn nhất trong danh sỏch hoặc hiển thị 10% số dũng cú giỏ trị lớn nhất.
(Custom…) ỏp dụng trong trường hợp cần hai điều kiện trong một cột hoặc dựng cỏc phộp toỏn so sỏnh.
(Blanks) Hiển thị cỏc dũng mà ụ tại cột ra điều kiện lọc là rỗng
(NotBlanks) Hiển thị cỏc dũng mà ụ tại cột ra điều kiện lọc khỏc rỗng
Sử dụng (Top 10…)
Hỡnh 2.18. Chọn 10 dũng tại cột 1990 cú giỏ trị lớn nhất bằng (Top 10…)
Hỡnh 2.19. Đổi Items sang Percent thỡ kết quả chỉ cũn 4 dũng (vỡ tổng số dũng trong danh sỏch là 47 dũng)
B1. Đặt ụ hiện hành vào nơi nào đú trong danh sỏch và chọn Data Filter
AutoFilter từ thực đơn (nếu chưa chọn).
B2. Chọn (Top 10…) từ mũi tờn hướng xuống tại .
B3. Chọn Top (cận trờn), chọn 10, và chọn Items (dũng, nếu chọn Percent thỡ hiển thị 10% số dũng trong danh sỏch) như hỡnh trờn.
B4. Nhấp OK để hiển thị kết quả (xem cỏc hỡnh 2.17, 2.18 và 2.19)
Sử dụng (Custom…)
Hỡnh 2.20. Dựng (Custom…) để lọc thụng tin về hai nước Vietnam và Singapore
B1. Đặt ụ hiện hành vào nơi nào đú trong danh sỏch và chọn Data/Filter/AutoFilter từ thực đơn (nếu chưa chọn). B2. Chọn (Custom…) từ cột . B3. Khai bỏo cỏc thụng tin như hỡnh 2.20
B4. Nhấp OK để hiển thị kết quả.
5. Lọc dữ liệu nõng cao bằng Advance Filter
Advanced Filter là chức năng mạnh mẽ và linh hoạt trong việc lọc dữ liệu từ danh sỏch trong bảng tớnh. Advanced Filter giỳp tạo cỏc điều kiện lọc phức tạp và xuất kết quả lọc đến một nơi chỉ định trong bảng tớnh. Để sử dụng Advanced Filter trước tiờn ta phải tạo vựng điều kiện tại một vựng trống nào đú trong bảng tớnh. Ta sao chộp dũng tiờu đề của danh sỏch và dỏn vào nơi làm vựng điều kiện, sau đú đặt cỏc điều kiện bờn dưới cỏc tiờu đề này (Xem hỡnh 2.21).
Hỡnh 2.21. Lập vựng điều kiện và đặt cỏc điều kiện lọc cho danh sỏch
Hỡnh 2.22. Khai bỏo trong Advanced Filter
Hỡnh 2.23. Kết quả lọc dữ liệu cho hiển thị ngay trong danh sỏch
B1. Chốn danh sỏch xuống dưới vài dũng, sau đú sao chộp dũng tiờu đề của danh sỏch lờn trờn và đặt cỏc điều kiện như hỡnh 2.21.
B2. Đặt ụ hiện hành vào nơi nào đú trong danh sỏch và chọn Data/Filter/Advanced Filter từ thực đơn.
B3. Khai bỏo danh sỏch, vựng điều kiện và cỏc tựy chọn như hỡnh 2.22. B4. Nhấp OK để hiển thị kết quả lọc.
Dựng kết quả của một cụng thức vào làm điều kiện lọc
Hỡnh 2.24. Advanced Filter cú dựng cụng thức trong điều kiện.
Hỡnh 2.25. Khai bỏo trong Advanced Filter
Hỡnh 2.26. Kết quả lọc
B1. Đặt điều kiện lọc tại C2 là “=C8>Average($C$8:$C$54)” để lọc cỏc dũng mà cỏc ụ tại cột năm 1990 cú giỏ trị lớn hơn giỏ trị trung bỡnh của tất cả cỏc giỏ trị của cột.
B2. Đặt ụ hiện hành vào nơi nào đú trong danh sỏch và chọn Data/Filter/Advanced Filter từ thực đơn.
B3. Khai bỏo danh sỏch, vựng điều kiện và cỏc tựy chọn như hỡnh 2.25. B4. Nhấp OK để hiển thị kết quả lọc. Cỏc toỏn tử so sỏnh và ký tự thay thế Ký hiệu Giải thớch và vớ dụ = Bằng <> Khỏc hay khụng bằng > Lớn hơn < Nhỏ hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <= Nhỏ hơn hoặc bằng
* Đại diện cho nhiều ký tự trước và sau ký tự kốm theo
Vớ dụ: *east thỡ cỏc từ “Northeast”, “Southeast”, … thừa điều kiện ? Đại diện cho ký tự tại vị trớ đặt nú
Vớ dụ: sm?th thỡ cỏc từ “smith”, “smyth”,… thừa điều kiện
~ Nếu sau nú là cỏc ký tự ? * hoặc ~ mà ta cần lọc. Vớ dụ: Fulbright~? thỡ từ Fulbright? thừa điều kiện
6. Dựng Data Validation để kiểm soỏt nhập liệu
Chức năng Data Validation giỳp người sử dụng nhập chớnh xỏc dữ liệu vào bảng tớnh. Chức năng nằy sẽ kiểm tra kiểu dữ liệu, giỏ trị nhập vào một ụ nào đú trong bảng tớnh và cảnh bỏo người dựng khi nhập sai.
Tạo danh sỏch xổ xuống (drop-down list) để chỉ cho phộp người dựng chọn
từ danh sỏch này. Trong phần này hướng dẫn tạo drop-down list cho cột “Tờn nước”.
Hỡnh 2.27. Tạo danh sỏch Tờn nước
Hỡnh 2.28. Chọn cỏc điều kiện trong hộp thoại Data Validation
B1. Lập danh sỏch tờn cỏc nước tại một vựng trống nào đú trong bảng tớnh. B2. Chọn cả cột B, chọn Data Validation… từ thực đơn.
B3. Tại Allow chọn List, tại Source chọn vựng địa chỉ chứa danh sỏch Tờn nước B4. Nhấp OK để hoàn tất quỏ trỡnh tạo kiểm tra điều kiện cho cột “Tờn nước”
Tương tự như trờn, ta cú thể tạo kiểm soỏt nhập liệu cỏc tất cả cỏc ụ trong bảng tớnh. Mỗi cột trong danh sỏch cú thể chứa cỏc giỏ trị khỏc nhau: dạng số, ngày thỏng, … do vậy cần lựa chọn tại Allow trong hộp thoại Data Validation cho phự hợp với kiểu giỏ trị cần nhập.