Thứ nhất:
Như đã trình bày ở trên, việc sử dụng chứng từ ghi sổ như một loại chứng từ kế toán là hoàn toàn không phù hợp với hình thức kế toán của Xí nghiệp cũng như không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Do đó kế toán không nên lập chứng từ ghi sổ để làm chứng từ thay vào đó nên sử dụng các phiếu kế toán.
Từ các chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao TSCĐ…kế toán lập phiếu kế toán theo biểu 3.1. Các phiếu kế toán
Biểu 3.1: Mẫu phiếu kế toán
PHIẾU KẾ TOÁN
Ngày…..tháng……năm……. Số:……….
STT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
Cộng
Ngày……tháng……năm…… NGƢỜI LẬP BIỂU
Ví dụ:
Ngày 30 tháng 12 năm 2009, kế toán viết phiếu chi số 13/12 thanh toán chi phí vay và lãi vay 258.500.000 đồng cho bà Đỗ Thị Thu Huyền.
Căn cứ trên phiếu chi số 13/12 kế toán sẽ ghi nhận bút toán này bằng cách lập phiếu kế toán thay cho việc lập chứng từ ghi sổ.
Biểu 3.2:
PHIẾU KẾ TOÁN
Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Số: 31
STT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền
1 Thanh toán vốn vay huy động và lãi vay (Đỗ Thu Huyền)
311 1111 250.000.000
635 1111 8.500.000
2 Thanh toán vốn vay và lãi vay (Đồng Thị Vân) 311 1111 200.000.000 635 1111 8.733.300 Cộng 467.233.300 Ngày……tháng……năm…… NGƢỜI LẬP BIỂU Thứ hai:
Để tận dụng triệt để, tránh lãng phí, nâng cao hiệu quả của việc áp dụng phần mềm NCC Acconut vào công tác kế toán tại Xí nghiệp kinh doanh phát triển nhà kế toán nên lập phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm.
Ví dụ:
Ngày 31 tháng 12 năm 2009, kế toán lập phiếu chi thanh toán chi phí sửa máy tính ban tài vụ. Việc lập phiếu chi được thực hiện trên phần mềm như sau:
- Kế toán vào phần mềm chọn phân hệ “Nhập số liệu” => “Viết phiếu chi” => Màn hình viết phiếu chi hiện ra.
- Kế toán phải nhập đầy đủ các thông tin cần thiết trên màn hình viết phiếu chi như sau:
+ Số chứng từ: 23/12
+ Đối tượng: Họ và tên người nhận tiền + Địa chỉ: Ban tài vụ
+ Nội dung: Thanh toán chi phí sửa máy tính ban tài vụ
Sau khi điền xong các thông tin kế toán ấn “Lưu” => Màn hình cho phép xem phiếu chi hiện ra.