Đại Từ
2.3.1. Đặc điểm và tình hình quản lý tài sản cố định tại công ty
2.3.1.1 Đặc điểm tài sản cố định tại Công ty
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (Chuẩn mực 03, 04 - Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001), một nguồn lực của doanh nghiệp được coi là tài sản cố định phải có đủ 4 tiêu chuẩn sau:
Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.
Thời gian sử dụng ước tính trên một năm.
Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành.
Do đặc thù là Công ty xây dựng vì vậy để đảm bảo hoạt động của Công ty có hiệu quả đòi hỏi phải có một số lượng lớn TSCĐ. Do vậy nhu cầu sử dụng TSCĐ tại công ty rất lớn. Biến động về TSCĐ diễn ra thường xuyên và phức tạp.
Do những đặc điểm trên mà việc quản lý TSCĐ tại công ty phải được thực hiện một cách chặt chẽ và khoa học.
2.3.1.2 Tình hình quản lý tài sản cố định tại Công ty
Là một công ty xây dựng cho nên những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải ở đây có đặc điểm và công dụng đặc thù của ngành kiến trúc xây dựng. Trong những năm gần đây, do chức năng và nhiệm vụ sản xuất của Công ty mở rộng đòi hỏi phải mua sắm, nâng cấp cải tạo TSCĐ để phục vụ cho công việc. Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu TSCĐ cho sản xuất, công ty và các đội, đơn vị trực thuộc luôn quan tâm đến quản lý và sử dụng TSCĐ một cách hợp lý, thực hiện trong việc ghi chép, theo dõi sổ sách và sử dụng tối đa công suất các máy móc thiết bị. Mỗi TSCĐ trước khi đưa vào sử dụng đều được quản lý theo các bộ hồ sơ (do phòng kỹ thuật vật tư thiết bị quản lý) và hồ sơ kế toán (do phòng kế toán tài vụ quản lý). Hàng năm công ty thực hiện việc kiểm kê TSCĐ. Việc kiểm kê được thực hiện qua bảng kiểm kê TSCĐ
2.3.1.3 Phân loại tài sản cố định
TSCĐ của Công ty bao gồm nhiều loại khác nhau cùng tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Để có thể quản lý tốt TSCĐ đòi hỏi Công ty phải thực hiện phân loại một cách hợp lý.
Phân loại theo nguồn hình thành: TSCĐ hiện có của Công ty được hình thành nguồn duy nhất là tự đầu tư. Vì vậy để tăng cường quản lý TSCĐ, công ty đã thực hiện phân loại TSCĐ theo tính chất và mục đích sử dụng
Phân loại theo tính chất và mục đích sử dụng
- TSCĐ dùng cho mục đích SXKD: là những tài sản trực tiếp tham gia hoặc phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý điều hành hoạt động SXKD
TSCĐ trong Công ty được chia làm 2 loại chính đó là TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình
* TSCĐ vô hình: bao gồm các loại như phầm mềm máy tính, quyền sử dụng đất, bản quyền sáng chế về công nghệ xây dựng
Tại Công ty TSCĐ vô hình là phần mềm MISA...
* TSCĐ hữu hình: của Công ty chủ yếu là TSCĐ hữu hình được phân loại theo các nhóm sau đây:
+ Máy móc thiết bị xây dựng + Nhà cửa, vật kiến trúc
+ Phương tiện vận tải truyền dẫn + Thiết bị dụng cụ quản lý
+ Tài sản cố định khác
- TSCĐ dùng cho mục đích khác: là những tài sản không trực tiếp tham gia hoặc phục vụ trực tiếp cho SXKD như: các TSCĐ hư hỏng chờ thanh lý, TSCĐ được lệnh đưa vào dự trữ...
TSCĐ sử dụng tại Công ty phần lớn là các loại máy móc, thiết bị chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của Công ty ( Từ 30- 40%). Nhà cửa vật kiến trúc chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị TSCĐ của Công ty bao gồm: Trụ sở làm việc của Công ty, nhà làm việc của các tổ đội sản xuất,…
Biểu số 12: Tình hình TSCĐ hữu hình của Công ty ngày 31/12/2012 (Đánh giá theo giá trị còn lại TSCĐHH)
Chỉ tiêu Tỷ trọng %
Tổng giá trị TSCĐ HH 6.245.215.182 100
Trong đó
Nhà của vật kiến trúc 1.341.894.980 21,49
Máy móc thiết bị 2.154.730.159 34,51
Phương tiện vận tải 1.514.730.023 24,25
Thiết bị dụng cụ quản lý 273.943.357 4,39
Giàn giao, cốp pha 126.363.857 2,02
Tài sản cố định khác 833.552.806 13,34
2.3.1.3 Cách xác định nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ
Trong mọi trường hợp, TSCĐ phải được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Việc ghi sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh được tất cả 3 chỉ tiêu về giá trị của TSCĐ là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại.
Xác định nguyên giá TSCĐ
Công ty xác định nguyên giá TSCĐ theo phương pháp giá gốc Cụ thể:
- TSCĐ hình thành do mua sắm
NG = Gt + Tp + Pt + Lv - Tk - Cm Trong đó:
NG: nguyên giá TSCĐ
Gt: Giá thanh toán cho người bán tài sản
Tp: Thuế, phí, lệ phí phải nộp cho Nhà nước ngoài giá mua Pt: Phí tổn trước khi dùng như: Vận chuyển, lắp đặt, chạy thử... Tk: Thuế trong giá mua hoặc phí tổn được hoàn lại
Cm: Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá được hưởng - TSCĐ hình thành do xây dựng cơ bản hoàn thành:
Nguyên giá = Giá thành thực tế
của TSCĐ +
Các chi phí tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn
sàng sử dụng Khấu hao lũy kế:
Là mức khấu hao đã được trích theo từ khi TSCĐ đưa vào sử dụng, biếu hiện giá trị hao mòn của TSCĐ được dịch chuyển dần vào giá trị sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Khấu hao lũy kế = Tổng khấu hao trích từ khi TSCĐ đưa vào sử dụng Giá trị còn lại TSCĐ: là giá thực tế của TSCĐ tại một thời điểm nhất định. Giá trị còn lại của TSCĐ được xác định bằng hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao lũy kế
Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá - số khấu hao lũy kế
Trong đó:
- Nguyên giá TSCĐ bao gồm giá mua và các chi phí để đưa tài sản đó vào vị tríhoạt động hoạt động
- Số khấu hao lũy kế: Là tổng số khấu hao đã trích vào chi phí SXKD qua các kỳkinh doanh của TSCĐ tính đến kỳ báo cáo kinh doanh của TSCĐ tính đến kỳ báo cáo
2.3.2 Thủ tục bàn giao và thanh lý tài sản cố định
Mỗi TSCĐ trước khi đưa vào sử dụng hay khi thanh lý đều phải thành lập hội đồng để tiến hành bàn giao hoặc thanh lý, nhượng bán. Hàng năm Công ty thực hiện kiểm kê TSCĐ, việc kiểm kê được thực hiện thông qua biên bản kiểm kê. TSCĐ được theo dõi trên các sổ như “Sổ TSCĐ”, “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng”…
Thủ tục bàn giao TSCĐ:
Mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, Công ty phải thành lập hội đồng giao nhận, trong đó bao gồm: Giám đốc Công ty, kế toán trưởng, chuyên gia kỹ thuật, Đại diện bên giao.
Hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện đơn vị giao TSCĐ lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Phòng kế toán phải sao cho mỗi đối tượng TCSĐ 1 bản để lưu vào hồ sơ riêng.
Hồ sơ TSCĐ được lưu giữ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, quyết định của cấp có thẩm quyền, các bản sao tài liệu, hóa đơn GTGT, giấy vận chuyển bốc dỡ
Thủ tục thanh lý TSCĐ
Khi thanh lý TSCĐ của Công ty, Công ty cũng phải thành lập Ban thanh lý TSCĐ tương tự như như hội đồng bàn giao TSCĐ. Hội đồng có trách nhiệm lập “Biên bản thanh lý TSCĐ”, biên bản này được lập thành 2 bản (1 chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ, 1 chuyển cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ).
2.3.3 Chứng từ, sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng
• Biên bản giao nhận TSCĐ ( mẫu số 01- TSCĐ) • Biên bản thanh lý TSCĐ ( mẫu số 02- TSCĐ)
• Biên bản bàn giao TSCĐ, TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu số 03- TSCĐ)
• Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( mẫu số 04- TSCĐ) • Biên bản kiểm kê TSCĐ ( mẫu số 05- TSCĐ)
• Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (mẫu số 06- TSCĐ) • Các chứng từ có liên quan
Sổ sách sử dụng
• Sổ nhật ký chung
• Sổ cái TK 211, TK 213, TK 214 • Sổ chi tiết TK 211, TK 213, TK 214
• Sổ theo dõi công cụ, dụng cụ và TSCĐ tại nơi sử dụng • Sổ TSCĐ
2.3.4 Quy trình hạch toán kế toán tài sản cố định
2.3.4.1: Hạch toán chi tiết tài sản cố định
Tại phòng kế toán:
Căn cứ vào hồ sơ, các chứng từ đã lập như “Biên bản bàn giao TSCĐ”, “Biên bản thanh lý TSCĐ”, phòng kế toán mở “Thẻ TSCĐ” để theo dõi TSCĐ chi tiết của đơn vị. Thẻ này được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ, trong đó phản ánh chi tiết về TSCĐ theo dõi (các chỉ tiêu chung, nguyên giá, phụ tùng kèm theo, ghi giảm). Toàn bộ thẻ TSCĐ được bảo quản tập trung tại hòm thẻ, trong đó chia làm nhiều ngăn để xếp thẻ theo yêu cầu phân loại TSCĐ. Mỗi ngăn được
dùng để sắp xếp thẻ của một nhóm TSCĐ, chi tiết theo đơn vị sử dụng và số hiệu tài khoản. Mỗi nhóm này được lập chung một phiếu kế toán tăng, giảm hàng tháng trong năm.
Để đăng ký, theo dõi và quản lý toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi ghi giảm và theo dõi số khấu hao TSCĐ đã trích, kế toán mở “ Sổ TSCĐ”
Tại bộ phận sử dụng và bảo quản
Tại mỗi bộ phận sử dụng, để theo dõi tình hình tăng, giảm TSCĐ nhằm quản lý tài sản đã cấp cho các bộ phận, kế toán mở “ sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng”. Sổ này mở cho từng nơi sử dụng, dùng cho từng năm, mỗi bộ phận sử dụng lập 2 quyển, 1 lưu tại phòng kế toán, 1 tại bộ phận sử dụng.
2.3.4.2 Hạch toán tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản cố định
Kế toán sử dụng các TK sau để hạch toán:
- TK 211 TSCĐ hữu hình mở chi tiết thành các TK cấp 2 sau: 211.1: Nhà cửa- vật kiến trúc
211.2: Máy móc- thiết bị 211.3: Phương tiện vận tải
211.4: Dụng cụ quản lý 211.8: TSCĐ khác - TK 213 TSCĐ vô hình
Kế toán căn cứ vào các chứng từ đã được xác minh, xét duyệt tiến hành hạch toán và ghi vào các sổ, thẻ liên quan
Phương pháp hạch toán tổng hợp TSCĐ
Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
SV: Ngô Thị Giang 40 Lớp: K6KTTHA
Thuế GTGT TK 411 TK 241 TK 138 TK 214 TK 711
Kiểm kê phát hiện thiếu Thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Chuyển TSCĐ thành CCDC... Hao mòn TSCĐ TK 111, 112, 331 311341 TK 211 TK 214 TK627, 641,642… Tăng do nhận góp vốn Tăng do mua sắm Tăng do nhận biếu tăng, viện trợ Tăng do XDCB hoàn thành bàn giao TK133 TK 811
Sơ đồ 9: Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế TSCĐ chủ yếu
Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ TSCĐ
Ghi chú:
Sơ đồ 10: Quy trình luân chuyển chứng từ vào ghi sổ TSCĐ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thực hiện phản ánh vào thẻ TSCĐ, lập Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, và phản ánh vào sổ nhật ký chung. Số liệu trên Sổ nhật ký chung là cơ sở để kế toán phản ánh vào Sổ cái các tài khoản 211, 213, 212, 214. Căn cứ vào Thẻ TSCD, kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết TSCĐ. Định kỳ hoặc cuối quý, kế toán
SV: Ngô Thị Giang 41 Lớp: K6KTTHA
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sổ chi tiết TK 627,641,642
Chứng từ kế toán: Biên bản bàn giao TSCĐ, biên bản kiểmkê
TSC ...Đ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ NHẬT KÝ CHUNG Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chitiết Sổ Cái TK 211, 212, 213, 214 Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh
tập hợp số liệu trên Sổ chi tiết TSCĐ để lập Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số liệu trên sổ cái các tài khoản 211, 213, 212, 214. Căn cứ vào số liệu trên Bảng tính và phân bổ khấu hao, kế toán vào Sổ chi tiết các tài khoản 627, 641, 642. Căn cứ vào sổ cái các tài khoản 211, 212, 213, 214, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh. Bảng này cùng với Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ là cơ sở để kế toán lập các Báo cáo tài chính
Ví dụ: Ngày 03/11/2012 Công ty mua 1 máy trộn bê tông. Theo hóa đơn
GTGT, giá mua chưa có thuế GTGT: 23.000.000 VNĐ, thuế suất thuế GTGT 10%. Thời gian sử dụng ước tính 12 năm, Công ty thanh toán bằng chuyển khoản, TSCĐ này được đầu tư bằng nguồn vốn kinh doanh.
Biểu số 13: Hóa đơn GTGT số 18095
Mẫu số 01 GTKT- 3 LL Ký hiệu:01 AA/12P Số: 18095
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 03/11/2012
Đơn vị bán hàng: Công ty CP dịch vụ thương mại Toàn Kiều Địa chỉ: Tổ 20 xóm Duyên-phường Trưng Vương-tp Thái Nguyên Số tài khoản: 4501000025258
Mã số thuế: 4600374981
Họ và tên người mua hàng: ông Vũ Kiều Phương
Đơn vị mua hàng: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Từ Địa chỉ: Phố mới – TT Đại Từ - Thái Nguyên
Số tài khoản: 8505.201.002.101 tại Ngân hàng NN và PTNT huyện Đại Từ
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 4600.452.679
STT Tên hàng
hóa, dịch vụ
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1 x 2
1 Máy trộn bê
tông
Chiếc 01 23.000.000 23.000.000
Cộng 23.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 23.000.000 Tiền thuế GTGT: 2.300.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 25.300.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi năm triệu ba trăm nghìn đồng.
Người mua hàng (Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) ( Nguồn: Phòng Kế toán-tài vụ)
Biểu số 14: Biên bản bàn giao TSCĐ
CÔNG TY CP DỊCH VỤ TM TOÀN KIỀU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- tự do- hạnh phúc ------
BIÊN BẢN BÀN GIAO
Thái Nguyên, ngày 03/11/2012
BÊN GIAO HÀNG: CÔNG TY CP DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI TOÀN KIỀU
Đại diện: Ông Trần Thắng Lợi Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ: Tổ 20 xóm Duyên-phường Trưng Vương-tp Thái Nguyên Số Tài khoản: 4501000025258
Mã số thuế: 4600374981
BÊN NHẬN HÀNG: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐẠI TỪ
Đại diện: Ông Vũ Kiều Phương Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Phố mới – TT Đại Từ - Thái Nguyên
Số tài khoản: 8505.201.002.101 Mã số thuế: 4600.452.679
Công ty CP dịch vụ thương mại Toàn Kiều bàn giao cho Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Đại Từ mặt hàng sau:
STT Tên hàng ĐVT SL Ghi chú
01 Máy trộn bê Chiếc 01 Mới 100%
tông
Thanh toán: Đã thanh toán
Hai bên cùng thống nhất ký vào biên bản bàn giao để đưa máy vào sản xuất và làm cơ sở để thanh toán sau này.
Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản, có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)
TRẦN THẮNG LỢI
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)
VŨ KIỀU PHƯƠNG
( Nguồn số liệu: Phòng kế hoạch)
Biểu số 15: Thẻ TSCĐ
Đơn vị: Công ty CP đầu tư và xây dựng Đại Từ Địa Chỉ: Phố mới – TT Đại Từ - Thái Nguyên
Mẫu số S23-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 185 Ngày 03/11/2012 lập thẻ
Căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản số 217 ngày 03 tháng 11 năm 2012