* Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nh- ng phải in đợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
* Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, biên bản kiểm kê hàng hóa, bảng thanh toán hàng gửi đại lý, thẻ quầy hàng, …
* Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các sổ của hình thức kế toán đó.
Sơ đồ 1.15: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán máy.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ báo cáo cuối tháng, cuối năm Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị
CHƯƠNG 2: thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH
Daiichi việt Nam
2.1. tổng quan về công ty tnhh DAIICHI việt NAM.
2.1.1Sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Daiichi Việt Nam.
Công ty TNHH Daiichi Việt Nam đợc thành lập ngày 19 tháng 09 năm 2008, theo giấy phép kinh doanh số 0105510488 do Sở kế hoạch và Đầu t Thành phố Hà Nội cấp, hoạt động trong lĩnh vực bán h ng gia dụng l chủ à à yếu.
* Tên công ty: Công Ty TNHH Daiichi Việt Nam.
Địa chỉ: Số 10.63, Thái Thịnh, Quận Đống Đa,Th nh Phố H Nội,à à Việt Nam.
* Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Giấy phép kinh doanh số 0105510488
Nơi cấp: Sở kế hoạch và đầu t cấp ng y 19/09/2008à Mã số thuế: 0105510488
*Lọai hình doanh nghiệp:
Công ty TNHH ( t nhân)
*Vốn lu động: 1.600.000.000 VND.
Lĩnh vực hoạt động của công ty kinh doanh bán hàng gia dụng.Công ty TNHH Daiichi Việt Nam đó và đang xây dựng cho mình một thơng hiệu mà ở đó khách hàng sẽ cảm nhận đợc niềm tin về chất lợng cũng nh tiến độ công việc của đội ngũ cán bộ nhân viên, kỹ thuật trẻ đầy nhiệt huyết với nghề. Với sức trẻ cộng với sự nỗ lực sáng tạo không ngừng của toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty nhằm đạt đợc mục tiêu đa ra là uy tín, tiến độ và chất lợng sản phẩm của mình hớng tới sự hài lòng nhất của khách hàng...
Trong suốt quá trình phát triển của mình, t tởng hoạt động chung của các cán bộ, nhân viên công ty TNHH Daiichi Việt Nam là luôn luôn cần cù,
kết nạp những đoàn viên u tú vào Đảng Cộng Sản Việt Nam. Các tổ chức nh hội phụ nữ, đoàn thanh niên đợc ban lãnh đạo công ty đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên có một môi trờng công tác ổn định và phát triển.
2.1.2. Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty.
2.1.2.1 Sơ đồ khối về bộ máy quản lý và tình hình những năm sản xuất gần đây.
2.1.2.1.1. Sơ đồ khối về bộ máy quản lý.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay cạnh tranh vô cùng khắc nghiệt, một doanh nghiệp muốn tồn tại, đứng vững và phát triển thì đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thật khoa học và hợp lý. Do đặc thù của Công ty chủ yếu kinh doanh nên Công ty lập ra nhiều phòng ban để thực hiện việc kinh doanh có hiệu quả. Đứng đầu là Ban Giám đốc công ty chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của Công ty.
Sơ đồ 2.1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.
Ghi chú :Quan hệ chỉ đạo :Quan hệ phối hợp
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty TNHH Daiichi Việt Nam. Phó Giám Đốc Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Ban CNTT Phòng Thiết Kế Website Phần cứng Phần mềm Giỏm Đốc
Giám đốc:Điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.
Giám đốc trực tiếp giao cho các phòng nghiệp vụ thực hiện triển khai các hợp đồng thông qua phòng kế toán- Hành chính bằng biên bản giao việc. Giám đốc có thể ủy quyền cho phó giám đốc điều hành công việc khi đi vắng, có thể ủy quyền cho phó giám đốc ký các hồ sơ thiết kế, các biên bản giao việc.
Phó giám đốc: Là ngời giúp việc cho giám đốc về vấn đề nội chính , về
theo dõi thực hiện nội quy và quy chế công ty. Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các công việc liên quan. Phó giám đốc là ngời trực tiếp và thờng xuyên điều hành các hoạt động của công ty.
Phòng Kế Toán:
* Chức năng, nhiệm vụ: Tổ chức các hoạt động về kế hoạch tài chính và công tác kế toán theo pháp luật của Nhà nớc quy định. Cụ thể là: Lập kế hoạch tài chính, dự trữ ngân sách hàng năm. Tổ chức, theo dõi và kiểm soát các cộng việc chi tiêu và tình hình thực hiện các chính sách tài chính của Công ty và Nhà nớc. Đồng thời làm nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ hoạch toán, tại phòng kế toán có sự phân công rõ ràng, mỗi nhân viên phụ trách một mảng công việc cụ thể, và tất cả các nhân viên liên kết với nhau tạo thành một mắt xích quản lý vốn, tiền hàng, tài sản của Công ty, cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ nhu cầu phân tích nhằm đa ra những giải pháp tích cực cho giai đoạn sắp tới.
*Kế toán trởng có nhịêm vụ:
+ Điều hành mọi hoạt động kế toán, tài vụ và quản lý cán bộ công nhân viên dới quyền. Chịu trách nhiêm trợc ban giám đốc Công ty về công việc của phòng.
+ Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện cộng tác kế toán, thống kê phân tích hoạt động kinh doanh, quản lý và sử dụng vốn của Công ty
* Chức năng, nhiệm vụ: Sửa chữa, bảo dỡng, bảo hành, lắp đặt, các dịch vụ khác.
Phòng kỹ thuật có thể phục vụ khách hàng ngay tại nhà hay tại phòng kỹ thuật của Công ty tuỳ theo yêu cầu của khách hàng.
* Trởng phòng kỹ thuật có nhiệm vụ quản lý nhân viên dới quyền, tổ chức cũng nh điều tiết nhân viên đi làm ở bên ngoài hay nhân viên cố định tại công ty về mọi hoạt động của phòng.
Phòng Kinh Doanh.
* Chức năng, nhiệm vụ: Tham mu cho ban Giám đốc về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lợng hàng hoá của Doanh nghiệp, thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ mà Công ty giao cho (bao gồm cả khai thác tìm nguồn hàng, tổ chức tiêu thụ) và tổ chức xuất nhập hàng.
* Trởng Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức điều hành mọi hoạt động của phòng và quản lý nhân viên dới quyền. Chịu trách nhịêm trợc ban giám đốc Công ty về mọi hoạt động của phòng theo chức năng và nhiệm vụ đ- ợc giao.
Ban CNTT
* Chức năng, nhiệm vụ: Tham gia vào việt thi công và sửa chữa cho các dịch vụ của công ty nh: Lắp đặt, bảo dỡng hàng bán, sửa chữa khi khách hàng mang đến sửa chữa lẻ,…
Phòng Thiết Kế Website:
*Chức năng, nhiệm vụ: Thiết kế website theo đơn đặt hàng và mục đích sử dụng của công ty, khắc phục các phần mềm bị h hỏng,…
2.1.2.1.2. Tình hình sản xuất những năm gần đây.
Biểu 1.1 : Kết qủa họat động SXKD của Công ty Giai đoạn 2009-2011
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2009
Năm 2010
Năm 2011 Doanh thu Triệu đồng 17.512 19.184 22.528 Nộp ngân sách Triệu đồng 772,8 806,4 899,2 Lợi nhuận Triệu đồng 694,8 782,4 910
Số nhân viên Ngời 8 11 17
Thu nhập bình quân
(ngời/ tháng) Nghìn đồng 3.136 3.560 4.056
Qua hơn 3 năm tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh công ty luôn hoàn thành và hoàn thành vợt mức kế hoạch đó đề ra. Doanh thu, lợi nhuận năm sau cao hơn năm trớc công ty lớn mạnh cả về quy mô và phạm vi hoạt động tạo điều kiện tích lũy, bổ xung nguồn vốn kinh doanh và tăng lợi nhuận. Từ năm 2009 đến năm 2011, công ty vẫn luôn hoạt động ổn định,đem lại nguồn thu đáng kể cho công ty, nâng cao chất lợng đời sống cán bộ công nhân viên. Đây là sự đáng hoan nghênh của công ty, điều đó cần đợc tiếp tục phát huy và duy trì, đầy mạnh hơn nữa.
2.1.3. Tổ chức máy kế toán tại công ty TNHH Daichi Việt Nam. Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì tổ chức công tác kế toán đóng vai trò quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng của hoạt động kinh doanh là lợi nhuận. Kết quả đó đợc phản ánh qua từng con số cụ thể. Bộ máy kế toán của công ty có chức năng giúp giám đốc thực hiện chế độ quản lý kinh tế tài chính theo quy định của nhà nớc. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm về tổ chức thực hiện trả lơng cho cán bộ công nhân viên đồng thời thực hiện các nghĩa vụ với nhà nớc có liên quan đến tài chính.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
- Kế toán trởng: có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo triển khai thực hiện công tác kế toán tại DN, báo cáo cơ quan chức năng về tình hình HĐTC của công ty, nắm bắt và phân tích tình hình tài chính để kịp thời tham mu cho lãnh đạo.
- Kế toán bán hàng: giao dịch bán hàng lập phiếu xuất, nhập hàng hoá và hoá đơn bán hàng.
- Kế toán thuế: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiện nộp ngân sách nhà nớc, định kỳ lập báo cáo thuế.
- Thủ quỹ: Quản lý, thực hiện các khoản thu chi tiền mặt theo quyết định của công ty.
2.1.4. Hình thức kế toán áp dụng trong Công ty TNHH Daiichi Việt Nam.
• Kỳ kế toán năm tại công ty (bắt đầu từ ng y 01/01 kết thúc v oà à ng y 31/12).à
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (ký hiệu:đ) • Hình thức kế toán m công ty vận dụng l hệ thống kế toán banà à h nh theo quyết định số: à 15/2006/QĐ - BTC ng y 20/03/2006à của Bộ trởng Bộ tài chính.
• Hình thức tổ chức sổ kế toán l nghiên cứu, vận dụng phà ơng pháp v cách thức ghi sổ v o thực tế công tác kế toán tại à à đơn vị: Tại công ty kế
Kế toán trưởng
toán vẫn ghi sổ theo hình thức: nhật ký chung, do đó toàn bộ sổ kế toán gồm: Sổ thu – chi tiền, sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
Đăc trng cơ bản của hệ thống kế toán “Nhật ký chung” là tất cả nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hiện nay để giảm bớt khối lơng của công việc kế toán công ty TNHH Daiichi Việt Nam đang sử dụng hệ thống phần mềm kế toán máy “ Fast ACCOUNTING” với trình tự kế toán vào sổ các nghiệp vụ.
Sơ đồ 2.3: Trình tự công tác kế toán máy.
Các chứng từ kế toán đợc nhập vào máy đồng thời đợc ghi vào bảng tổng hợp các chứng từ kế toán. Phần mềm kế toán máy sau khi nhận đợc các dự liệu kế toán sẽ tự kết chuyển các giá trị liên quan vào các sổ kế toán tơng ứng (sổ cái, sổ nhật ký chung).Vào cuối kỳ kế toán lấy số liệu từ các sổ kế toán để tổng hợp và lập báo cáo tài chính, hoặc tổng hợp các số liệu mỗi khi nhà quản trị cần.
• Phơng pháp kế toán h ng tồn kho:à
Sổ cái Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết, tổng hợp Các chứng từ kế toán Phần mềm kế toán máy (máy tính xử lý) Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán
• Công ty áp dụng v tính thuế GTGT: theo PP à khấu trừ.
• Chứng từ sử dụng: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ và tài khoản theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC ng y 20/03/2006.à
• Sổ kế toán sử dụng: Hình thức kế toán mà Công ty TNHH Daiichi Việt Nam đang áp dụng là hình thức nhật ký chung. Để phục vụ cho công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế toán công ty sử dụng các loại sổ sách sau:
- Sổ nhật ký chung: ghi hàng ngày các chứng từ đợc dùng làm căn cứ ghi sổ để hạch toán.
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ cái tài khoản: 156, 632, 511, 131, 641, 642, 911, 421, đợc ghi vào cuối tháng.
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua chi tiết cho từng đối tợng khách hàng.
- Sổ chi tiết tài khoản 156: chi tiết cho từng mặt hàng. - Các sổ chi tiết của tài khoản khác…
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty tnhh Daichi Việt nam.2.2.1. Đặc điểm hàng hóa trong công ty
Bất kỳ một doanh nghiệp nào, cũng đều mong muốn bán đợc nhiều hàng hoá. Thực hiện tốt công tác bán hàng doanh nghiệp mới có điều kiện trang trải bù đắp chi phí quản lý doanh nghiệp, tăng tốc luân chuyển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Ngợc lại nếu bán hàng kém sẽ ảnh hởng xấu đến hoạt động kinh doanh. Hàng hóa không bán đợc ảnh hởng đến tình hình tài chính, thu hẹp thị trờng và khả năng cạnh tranh, vốn kinh doanh bị ứ đọng gây tình trạng phá sản.
Chính vì vậy mà Công ty TNHH Daiichi Việt Nam kinh doanh các mặt hàng, ví dụ nh :
- Điện gia dụng: Nồi cơm điện, nồi áp suất, lò vi sóng, máy hút bụi, bếp
điện từ, máy lọc nớc RO, máy phát điện, quạt điện, máy xay sinh tố, bàn là, máy sấy tóc, bình thủy điện, nồi nấu đa năng, bếp nớng, ấm siêu tốc, bình thủy điện…
- Thiết bị nhà bếp: Bếp gas âm, bếp gas dơng, bếp gas đa năng, bình tắm nóng lạnh dựng gas, máy hút khói, máy sấy bát…
2.2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tai công ty
2.2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán.
* Tài khoản sử dụng: Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”, tài khoản 156 “ Hàng hóa”.
* Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho sử dụng theo mẫu 02VT-DN)
- Sổ chi tiết các tài khoản sử dụng theo mẫu số S38-DN
- Sổ nhật ký chung sử dụng theo mẫu số S03a-DN (trích dẫn phần liên quan tới giá vốn hàng bán)
- Sổ cái tài khoản 632 sử dụng theo mẫu số S03b-DN
Tại công ty giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ đợc tính theo phơng pháp” Bình quân cả kỳ dự trữ”. Theo phơng pháp này, giá vốn của hàng bán đợc tính vào cuối tháng.
Hàng hóa mua trong tháng, đến cuối tháng hóa đơn về nhng hàng cha về kế toán vẫn hạch toán trên tài khoản 156 “Hàng hóa”, để tính giá vốn cho hàng bán ra trong tháng đó.
Trích tài liệu tháng 11/2011: XĐ cụ thể mặt hàng máy sấy bát:
Tồn đầu kỳ của mặt hàng máy sấy bát là 03 cái, Đơn giá là 11.658.500 đồng
Ngày 13/11 Nhập mua 02 cái máy sấy bát, đơn giá 11.669.200 đồng Đơn giá xuất mặt hàng này đợc tính nh sau:
3 x 11.658.500 + 2 x 11.669.200
Đơn giá = = 11.662.780 đ 5
Giá vốn hàng hóa bán ra bao gồm cả trị giá của hàng bán cộng với chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra. Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành phân