ĐIỆN MÁY VAÌ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
1. Đánh giá rủi ro kiểm soát và độ tin cậy của sổ sách qua một số thử nghiệm kiểm soát:
1.1. Tổng cộng các nhật ký chứng từ rồi lần theo số tổng cộng đến sổ Cái:
Để đánh giá độ tin cậy của việc ghi chép sổ sách, việc chuyển sổ trong công tác kế toán tại doanh nghiệp, trước hết cần tiến hành kiểm tra lần theo số tổng cộng hàng tháng và số dư được rút từ hai cột cộng Có và cộng Nợ của Nhật ký chứng từ các TK vốn bằng tiền với các số tổng cộng của các TK tương ứng trên sổ Cái, cũng như đến TK phải thu, phải trả. Sau đó, so sánh chi tiết danh sách thu tiền từ sổ quỹ với các tờ kê chi tiết ghi Nợ TK 111; sổ chi tiết tiền gởi của từng ngân hàng với bảng kê tiền gởi ngân hàng và với các TK phải thu. Việc thử nghiệm này đối với sổ sách tại công ty ít có sai sót, vì thế phạm vi kiểm toán tiền có thể không lớn lắm, độ tin cậy ở mức có thể chấp nhận được.
1.2. Chọn mẫu để so sánh giữa khoản chi trong sổ quỹ, đối chiếu ngược trở về các chứng từ gốc như đơn đặt hàng, hoá đơn, séc chi trả có thực hiện đúng các quy định tại đơn vị không như chữ ký người xét duyệt, chữ ký ngườinhận tiền, chứng từ gốc đính kèm, tính hợp lý, hợp lệ của nội dung chi tiền,...
2. Kiểm toán tiền mặt:
2.1. Tiến hành đối chiếu số dư tiền mặt tồn quỹ vào ngày khoá sổ kế toán với sổ quỹ, tờ kê chi tiết, Nhật ký - chứng từ, sổ Cái, biên bản kiểm kê quỹ, với bảng cân đôiú số phát sinh và bảng cân đối kế toán.
- Thực tế tiền mặt còn tồn trong quỹ là 62. 662. 800 đồng, trong khi số dư tiền mặt trên sổ sách lại là 62. 660. 678 đồng, thấp hơn thực tế là 32 đồng. Nguyên nhân chênh
lệch thừa này là do khách hàng khi thanh toán tiền hàng chấp nhận chi trả cao hơn một vài đồng đơn vị đồng tiền mà trong thực tế không có quy định loại giấy bạc có giá trị như vậy.
Ví dụ: Giá bán ghi trên Hoá đơn bán hàng một chiếc xe Wave α tại công ty với giá là 10. 999. 990 đồng nhưng khách hàng khi thanh toán tiền xe sẽ chấp nhận trả tiền với giá 11. 000. 000.
Như vậy chênh lệch thừa 10 đồng so với trên sổ sách. Bộ thương mại
CTY ĐIỆN MÁY VAÌ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ
Hôm nay vào lúc 15 giờ ngày 31/12/2001 tại phòng kế toán công ty Điện máy và Kỹ thuật công nghệ, chúng tôi gồm có:
1. Ông Lê Bạn Chức vụ:: Kế toán trưởng 2. Bà Nguyễn Thị Thanh Tú Thủ quỹ
3. Bà Phan Thị Thuỳ An Kế toán tiền mặt
Cùng tiến hành kiểm kê đối chiếu tiền mặt tồn tại quỹ đến ngày 31/12/2001 như sau: - Tiền mặt còn tồn trên sổ sách: 62 662 768 đồng
- Tiền mặt còn tồn tại quỹ : 62 662 800 đồng Chi tiết từng loại:
Loại 100000 : 50tơ ì * 100000đ = 5 000 000đ Loại 50 000 : 1000tờ * 50 000đ = 50 000 000đ Loại 20 000 : 300tờ * 20 000đ = 6 000 000đ Loại 10 000 : 100tờ * 10 000đ = 1 000 000đ Loại 5 000 : 28tờ * 5 000đ = 40 000đ Loại 1000 : 5tờ * 1000đ = 5 000đ Loại 200 : 9tờ * 200đ = 1 800đ 62 662 800đ
Bằng chữ: Sáu mươi hai triệu sáu trăm sáu mươi hai ngàn tám trăm đồng chẵn
Qua đối chiếu tiền mặt còn tồn đến ngày 31/12/2001 trong thực tế và sổ sách chênh lệch thừa 32đ (Bằng chữ: Ba mươi hai đồng chẵn)
Biên bản lập xong lúc 4h 30’ cùng ngày tất cả mọi người đều thống nhất với nội dung trên và đồng ý ký tên dưới đây.
KẾ TOÁN THEO DÕI THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG
Đối chiếu với:
Nhận xét: Việc chuyển sổ chính xác. 2.2. Kiểm tra việc khoá sổ của TK tiền mặt:
Để kiểm tra nghiệp vụ khoá sổ này, kiểm toán viên (KTV) sẽ chọn ra một số các nghiệp vụ của những ngày đầu và cuối niên độ 2001, rồi tiến hành kiểm tra sự cân đối số liệu trên TK 111 như sau:
Các nghiệp vụ thu, chi của niên độ sau không được đưa vào niên độ này. Khi xem xét thời điểm phát sinh nghiệp vụ từ các chứng từ gốc (thu, chi) được ghi nhận vào sổ kế toán vào những ngày trước và sau khi kết thúc niên độ, KTV đối chiếu với số liệu được ghi chép trên các tờ kê TK 111 (tờ kê ghi Nợ TK111, tờ kê ghi Có TK111), Nhật ký - chứng từ TK 111, sổ Cái TK 111 để xác minh các nghiệp vụ phát sinh đã được ghi sổ là đúng niên độ. Khi kiểm tra số thứ tự các phiếu thu, chi cuối cùng được ghi sổ thì không có trường hợp nào trước hoặc sau ngày phát sinh thực tế. Cho thấy nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị đều được ghi nhận đúng niên độ 2001. Kết luận việc khoá sổ TK tiền mặt là hợp lý.
2.3. Kiểm tra xem xét các nghiệp vụ bất thường:
Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh thu, chi được phản ánh trên sổ quỹ hoặc các tờ kê chi tiết TK tiền mặt để chọn ra một số nghiệp vụ lớn, bất thường. Sau khi tiến hành kiểm tra, các chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi) được chọn trên đều hợp lý, hợp lệ, được phê chuẩn đầy đủ. Kết luận các nghiệp vụ này được ghi chép đúng đắn.
2.4. Kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt:
Tiến hành chọn ngẫu nhiên một số nghiệp vụ được ghi nhận trên các tờ kê TK tiền mặt, sổ Cái TK tiền mặt để kiểm tra đến chứng từ gốc và ngượclại, để chứng minh các nghiệp vụ này là có thật, có xảy ra, hợp lý, hợp lệ, cụ thể như:
- Đối với nghiệp vụ thu quỹ: trong quá trình ghi chép các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, thủ quỹ và kế toán tiền mặt mỗi người đều có một cuốn sổ quỹ để ghi chép riêng. Do đó KTV cần đối chiếu, kiểm tra sự chính xác và khớp đúng số liệu trên hai cuốn sổ quỹ này. Tiếp đến KTV tiến hành thử nghiệm đối với nghiệp vụ thu quỹ bằng cách chọn một số nghiệp vụ thu quỹ (một số Phiếu thu) đối chiếu với số tiền thực nộp vào quỹ thể hiện trên sổ quỹ của kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Nếu số liệu khớp đúng với nhau thì mới tiếp tục tiến hành đối chiếu các nghiệp vụ này với sổ chi tiết , Tờ kê chi tiết ghi Nợ TK 111,... để đánh giá sự chuyển sổ đúng đắn tại đơn vị.
- Đối với nghiệp vụ chi quỹ: chọn một số nghiệp vụ chi quỹ (một số Phiếu chi) để tiến hành thử nghiệm bằng cách kiểm tra sự tuân thủ các quy định tại đơn vị thông qua việc xem xét chữ ký của người xét duyệt, của người chi tiền, của người nhận tiền, các chứng từ gốc đính kèm, nội dung chi có được hợp lý, hợp lệ không.
Số tiền dư cuối kỳ Số tiền dư đầu kỳ Tổng số tiền thu được trong kỳ
Số tiền chi ra trong kỳ cho đến ngày khoá sổ
Khi kiểm toán tiền mặt, tuỳ theo trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của KTV và tình hình thực tế cụ thể của đơn vị được kiểm toán mà KTV phải tiến hành chọn mẫu bằng các phương pháp chọn mẫu khác nhau, trong trường hợp này sẽ chọn mẫu cho các nghiệp vụ thu, chi hay Phiếu thu, Phiếu chi để kiểm tra đánh giá rồi từ đó có những kết luận cho toàn bộ tổng thể. Tại công ty, các nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh tương đối linh hoạt và ít mang tính thời kỳ,nên đối với trường hợp này KTV có thể lựa chọn mẫu ngẫu nhiên theo phương pháp lấy mẫu hệ thống để kiểm tra một mẫu gồm 40 Phiếu chi từ tổng thể 720 Phiếu chi của quý IV năm 2001:
Khoảng cách cố định:
720 / 40 = 18
Đánh lại số thứ tự các Phiếu chi quý IV/2001. Chọn điểm xuất phát ngẫu nhiên từ (1-18) là 15. Những Phiếu chi được chọn ra để đánh giá trong 720 Phiếu chi của quý IV sẽ là:
Số thứ tự Số tiền Số thứ tự Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 420.000 1.000.000 123.500 650.000 45.000 360.000 89.500 2.500.000 396.000 428.600 500.000 700.000 1.760.000 1.968.500 31.200 3.000 562.000 741.200 987.630 4.630.000 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 524.000 3.420.900 875.600 398.200 4.110.000 631000 1.958.000 945.300 178.600 3.277.700 3.988.800 499.900 679.800 2.109.000 897.500 579.210 900.000 645.200 784.600 200.000
3. Kiểm toán tiền gởi ngân hàng và tiền đang chuyển: 3.1. Kiểm toán tiền gởi ngân hàng:
Xin xác nhận số dư của tất cả TK tiền gởi ngân hàng tại thời điểm 31/12 và tiến hành đối chiếu chúng với số dư trên sổ kế toán liên quan.
Các TK tiền gởi ngân hàng gồm:
- TK 1121: TK tiền gởi ngân hàng bằng tiền mặt - TK 1222: TK tiền gởi ngân hàng bằng USD. - TK 1123: TK tiền ký quỹ
Tại công ty, vào thời điểm 31/12 số dư của tất cả TK tiền gởi ngân hàng đều được các ngân hàng gởi văn bản đến xác nhận số dư, đây là căn cứ để KTV có thể đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ sách kế toán tại công ty có được khớp đúng với với số dư tiền gởi hiện có tại ngân hàng, nhằm đạt được mục tiêu cơ bản của kiểm toán vốn bằng tiền là đảm bảo sự có thực của số tiền trình bày trên bảng cân đôi kế toán. Sau đó tiến hành kiểm tra, xem xét, đối chiếu số liệu trên các bảng xác nhận số dư tiền gởi ngân hàng từ các ngân hàng có quan hệ tiền gởi với công ty gởi đến, với các chứng từ, sổ sách liên quan tại công ty.
Dưới đây sẽ minh hoạ việc đối chiếu số dư TK tiền gởi ngân hàng (VNĐ và USD) từ hai ngân hàng Công Thương và ngân hàng Ngoại Thương với số dư trên sổ chi tiết, tờ kê ghi Có TK 112 và ghi Nợ TK 112 (TK 1121, TK 1122), Nhật ký chứng từ TKì 112 (TK 1121, TK1122), sổ CáiTK 112 (TK 1121, TK1122) với bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán tại đơn vị. Ngân hàng cung cấp rất nhiều dịch vụ vì vậy mà trong thư xác nhận có thể yêu cầu ngân hàng xác nhận các thông tin khác về khoản tiền vay của doanh nghiệp tại ngân hàng, ngân hàng Công Thương sẽ là một ví dụ cụ thể:
Do việc đối chiếu giữa các biên bản xác nhận số dư TK tiền gởi tại các ngân hàng và số dư trên sổ sách kế toán liên quan tại công ty không có sự chênh lệch, nên dưới đây sẽ không cần thiết khi tiến hành đối chiếu sổ phụ do ngân hàng gởi đến công ty và số dư TK tiền gởi ngân hàng nữa.
3.1.1. Chọn những ngày đầu và cuối niên độ năm 2001 để kiểm tra nghiệp vụ khoá sổ, xem xét các chứng từ gốc các nghiệp vụ thu, chi qua ngân hàng, đối chiếu với số liệu được ghi chép trên sổ chi tiết, các tờ kê, nhật ký chứng từ, sổ Cái TK tiền gởi ngân hàng để xác nhận rằng các nghiệp vụ phát sinh đã được ghi nhận đúng niên độ.
3.1.2. Kiểm tra các nghiệp vụ bất thường:
Dựa vào sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng, chọn ra một số các nghiệp vụ phát sinh thu chi lớn, không thường xuyên hoặc bất thường để kiểm tra xem xét sự hợp lý, hợp pháp từ chứng từ gốc của nó hoặc KTV có thể yêu cầu kế toán trực tiếp giải thích chúng.
Tương tự như kiểm toán tiền mặt, khi kiểm toán tiền gởi ngân hàng KTV vẫn có thể vận dụng các phương pháp chọn mẫu khác nhau tuỳ theo từng hoàn cảnh chủ quan và khách quan thực tế cụ thể trong thời gian thực hiện kiểm toán tại công ty.
3.2. Kiểm toán tiền ký quỹ:
Tiền ký quỹ được dùng như một khoản đảm bảo cho doanh nghiệp để ngân hàng mở L/c và có thể thay mặt doanh nghiệp thanh toán các khoản nợ cho khách hàng.
Khi thực hiện kiểm toán tiền ký quỹ, sau khi xem xét tính có thật của các khoản tiền ký quỹ, tiến hành kiểm tra, đối chiếu từ chứng từ gốc với sổ chi tiết, tờ kê, Nhật ký chứng từ, sổ Cái TK 1123. Ở đơn vị, các khoản tiền ký quỹ thường hay phát sinh khi có sự chi trả tiền hàng lẫn nhau giữa đơn vị với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
4. Kiểm toán tiền đang chuyển:
Tiền đang chuyển bao gồm các séc đã chi hoặc đã nộp vào ngân hàng nhưng chưa nhận được “Giấy báo Có” hoặc “Giấy báo Nợ” của ngân hàng hay của kho bạc; và những séc chưa nộp tại thời điểm khoá sổ.
Kiểm toán tiền đang chuyển được tiến hành như sau:
Xem xét các bảng kê chi tiết các nghiệp vụ tiền đang chuyển vào ngày khoá sổ kế toán, rồi đối chiếu với sổ chi tiết, tờ kê, Nhật ký chứng từ, sổ Cái tiền đang chuyển, như sau:
5. Kết quả kiểm toán:
Qua việc thực hiện kiểm toán khoản mục vốn bằng tiền cho thấy công tác thực hiện kế toán tại đơn vị khá tốt, số liệu ít bị chênh lệch. Tuy nhiên trong công tác kiểm soát nội bộ còn có nhiều sơ hở do không có sự phân công rõ ràng cho các nhân viên thực hiện việc quản lý ghi sổ tiền gởi ngân hàng và giao dịch với ngân hàng, trong công tác thu hồi nợ các đơn vị, cửa hàng trực thuộc của công ty,..Vì vậy, trong công tác thu hồi tiền ở các đơn vị này cần được chú trọng và có những biện pháp cụ thể.