3 Chi phí thẩm tra và phê duyệt, quyết toán,kiểm toán vốn đầu t
TL=0.089% 3.2 Chi phí thuê kiểm toán
3.2 Chi phí thuê kiểm toán
vốn đầu t TMĐT*TL 16,009,657 1,600,966 17,610,623 Tỷ lệ phí thẩm tra theo 45/2003/TT-BTC TL=0.1298% IV Chi phí dự phòng 10%*(I+II+III) 1,100,729,942 20,551,553 1,121,281,495 V Tổng mức đầu t (VNĐ) (I)+(II)+(III)+(IV) 12,108,029,365 226,067,085 12,334,096,450 Tổng mức đầu t (USD) (V)/16000 756,752 14,129 770,881
Căn cứ vào bản dự toán trên ta có thể thấy rằng việc lập dự toán là hết sức chi tiết, có căn cứ pháp lý rõ ràng và đầy đủ. Các khoản mục đợc phân chia theo các giai đoạn của dự án đầu t. Tuy nhiên, hầu hết các khoản mục của dự toán đều căn cứ vào giá thiết bị và giá lắp đặt do nhà thầu đợc chỉ định thầu đa ra. Do đó, có lẽ tính chính xác của bản dự toán cha đợc đảm bảo.
2.2.2.3.2.2. Trình và phê duyệt dự toán.
Sau khi đợc lập xong, dự toán cho dự án “áp dụng giải pháp thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực t vấn”, đã đợc EVN.IT trình lên Tổng công
ty xem xét phê duyệt. Qua đánh giá, xem xét, TCT đã có quyết định phê duyệt dự toán cho dự án với Tổng mức đầu t nh trong dự toán là 770.881USD tơng đ- ơng 12.334.096.000 VNĐ.
2.2.2.3.3. Công tác đấu thầu - Chỉ định thầu.
Để tiến hành đầu t mua sắm bộ phần mềm PDS, EVN.IT dới sự hớng dẫn, chỉ đạo của Ban Quản lý đấu thầu đã tổ chức các công tác đấu thầu theo đúng quy định của Quy chế đấu thầu của Chính phủ và Tổng công ty. Trình tự tiến hành lần lợt nh sau:
- Lập Hồ sơ mời thầu.
- Gửi th mời chỉ định thầu tới nhà thầu là Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ.
- Tiếp nhận và quản lý Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ.
- Mở thầu.
- Chấm thầu.
- Trình duyệt kết quả đấu thầu lên Tổng công ty.
- Công bố trúng thầu, thơng thảo hoàn thiện hợp đồng.
- Trình duyệt nội dung hợp đồng lên Tổng công ty và ký kết hợp đồng với nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ - INTERGRAPH Việt Nam.
Gói thầu “Mua phần mềm giải pháp thiết kế nhà máy điện PDS của Intergraph và dịch vụ t vấn đào tạo chuyển giao công nghệ” thuộc loại hình đấu thầu Mua sắm hàng hoá, đợc thực hiện theo hình thức chỉ định thầu (là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu gói thầu để thơng thảo hợp đồng) và phơng thức đấu thầu 1 túi Hồ sơ (là phơng thức mà nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu trong 1 túi hồ sơ).
2.2.2.3.3.1. Công tác lập Hồ sơ mời thầu.
Căn cứ vào Mẫu Hồ sơ mời thầu Mua sắm hàng hoá của Tổng công ty Điện lực Việt Nam theo Quy chế đấu thầu của Việt Nam, phòng Quản lý dự án đã
tiến hành lập Hồ sơ mời thầu. Nội dung tóm tắt của Hồ sơ mời thầu gồm có các mục chính sau đây:
Phần I: Thông báo mời thầu. Phần II: Hớng dẫn các nhà thầu. II.1. Hớng dẫn chung các nhà thầu.
A. Tổng quát. B. Hồ sơ mời thầu.
C. Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu. D. Nộp Hồ sơ dự thầu. E. Mở và đánh giá thầu. F. Trao thầu.
II.2. Bảng dữ liệu đấu thầu. Phần III: Hợp đồng.
A. Thoả thuận hợp đồng.
B. Các điều kiện chung của hợp đồng. C. Các điều kiện cụ thể của hợp đồng.
Phần IV: Phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện. Phần V: Yêu cầu kỹ thuật.
Phần VI: Các biểu mẫu. A. Mẫu đơn dự thầu. B. Biểu giá.
1. Mẫu biểu giá chào hàng xuất xứ từ nớc ngoài. 2. Mẫu biểu giá chào hàng xuất xứ trong nớc. C. Mẫu bảo lãnh dự thầu.
D. Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng. E. Mẫu bảo lãnh tạm ứng.
F. Mẫu báo cáo tài chính. G. Mẫu báo cáo kinh nghiệm.
H. Mẫu giấy uỷ quyền của Nhà sản xuất.
Qua nghiên cứu, tìm hiểu nội dung Hồ sơ mời thầu, tác giả có một số nhận xét sau :
Về kết cấu : Ta có thể thấy Hồ sơ mời thầu có kết cấu chặt chẽ, đầy đủ các thông tin chỉ dẫn rõ ràng, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý bao gồm :
- Thông báo mời thầu.
- Hớng dẫn nhà thầu.
- Mẫu hợp đồng.
- Phạm vi cung cấp và tiến độ.
- Yêu cầu kỹ thuật.
- Các bảng biểu mẫu.
Đặc biệt nội dung mục “Bảng dữ liệu đấu thầu” của phần “Hớng dẫn nhà thầu” cung cấp rất đầy đủ thông tin cho phép nhà thầu tiếp cận nhanh chóng dự án.
Phần “Phạm vi cung cấp và tiến độ” và “Yêu cầu kỹ thuật” đợc trình bày cụ thể, mạch lạc cho phép nhà thầu có thể nhanh chóng đa ra đề xuất.
Về nội dung: Ngoài nội dung các phần hớng dẫn, các bảng biểu mẫu đợc trình bày dễ hiểu, các quy định chung nh các Hồ sơ mời thầu đã đảm bảo tính hợp lệ của Hồ sơ mời thầu.
Phần nội dung kỹ thuật và nội dung thơng mại của Hồ sơ mời thầu đợc thể hiện ở các phần chính gồm:
- Phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện.
- Yêu cầu kỹ thuật.
Phần phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện.
• Phạm vi cung cấp chỉ rõ từng phần mềm số lợng và phiên bản (version) đảm bảo giúp nhà thầu nắm đợc quy mô sử dụng.
• Việc chỉ rõ phiên bản của phần mềm là cần thiết nhng có thể kèm theo yêu cầu các phiên bản có thể là mới hơn theo sự phát triển công nghệ.
• Phạm vi cung cấp dịch vụ chỉ rõ số lợng cho từng khoá học là cần thiết vì với các module phần mềm bao giờ cũng có các kế hoạch cơ sở.
• Việc yêu cầu nhà thầu chịu trách nhiệm tổ chức lớp học theo đúng tiêu chuẩn là cần thiết vì bộ giải pháp này có tính tích hợp cao, số lợng bản quyền (licence) cho phần mềm dự định trang bị có thể ít hơn nhiều so với số lợng học viên dự định tham gia khoá học.
• Với phạm vi cung cấp gồm phần mềm và dịch vụ, yêu cầu về tiến độ đợc nêu ra trong Hồ sơ mời thầu là phù hợp.
Phần yêu cầu kỹ thuật.
• Việc chỉ rõ các module phần mềm là cần thiết.
• Việc yêu cầu các tài liệu phần mềm ở dạng CD là cần thiết và đúng tiêu chuẩn hiện nay cho phép dễ dàng sử dụng cho nhiều ngời và in ra khi cần.
• Các yêu cầu về hỗ trợ kỹ thuật trong 12 tháng là phù hợp, việc yêu cầu chính sách bảo hành, bảo trì là cần thiết cho một dự án có mức độ phức tạp cao về mặt công nghệ, mang tính đặc thù chuyên ngành và có nhu cầu sử dụng lâu dài.
• Yêu cầu có khuyến nghị phần cứng là hợp lý trong trờng hợp chủ đầu t tự trang bị phần cứng và ngời cung cấp phần mềm chịu trách nhiệm cài đặt phần mềm. Ngoài ra, với hệ thống này cũng cần sử dụng các thiết bị ngoại vi khác nh máy in, vẽ ...
Nh vậy, công tác lập Hồ sơ mời thầu do phòng Quản lý dự án thực hiện, dựa trên mẫu Hồ sơ mời thầu có sẵn của EVN. Do đó, về cơ bản công tác lập hồ sơ mời thầu đã đợc thực hiện khá tốt.
2.2.2.3.3.2. Gửi thông báo mời thầu – Nhận, quản lý Hồ sơ dự thầu – Mở thầu.
Thông báo mời thầu đã đợc EVN.IT gửi tới nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ kèm theo Hồ sơ mời thầu vào ngày 24/12/2003. Cũng trong ngày
24/12/2003, Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ đã gửi đơn xác nhận sẽ tham gia dự thầu và sẽ nộp hồ sơ dự thầu đúng hạn quy định.
Ngày 25/12/2003, EVN.IT đã tiếp nhận Hồ sơ dự thầu gói thầu Cung cấp phần mềm thiết kế nhà máy PDS của INTERGRAPH và các dịch vụ đào tạo chuyển giao công nghệ. Sau đó 1 h đồng hồ, tại EVN.IT đã diễn ra buổi mở thầu. Trình tự và nội dung buổi mở thầu đã diễn ra theo đúng quy định của Quy chế đấu thầu của Việt Nam.
2.2.2.3.3.3. Đánh giá hồ sơ dự thầu.
Để tiến hành đánh giá Hồ sơ dự thầu của của nhà thầu, EVN.IT đã xúc tiến thành lập Tổ chuyên gia xét thầu. Sau quá trình chấm thầu, Tổ chuyên gia đã có những nhận xét, đánh giá nh sau:
Về kết cấu Hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu Hồ sơ mời thầu gồm:
- Đơn dự thầu kèm theo Bảo lãnh dự thầu có tính pháp lý về tổng giá trị tiền và thời gian hợp lệ của bảo lãnh.
- Các tài liệu thể hiện năng lực của nhà thầu.
- Chào thầu về kỹ thuật.
- Chào thầu về thơng mại.
Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ có kết cấu rõ ràng, các ch- ơng mục bố trí mạch lạc, dễ hiểu tạo điều kiện dễ dàng cho chủ đầu t có thể đánh giá kết quả nhanh chóng, chính xác.
Về nội dung HSDT.
Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ có nội dung đi sát vào các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
- Về thể hiện năng lực nhà thầu.
Hồ sơ dự thầu thể hiện rõ năng lực của nhà thầu đảm bảo thực hiện các nội dung của bản dự thầu thể hiện qua các tài liệu sau:
• Đăng ký thành lập.
• Đăng ký kinh doanh cho lĩnh vực phù hợp với yêu cầu của dự án là công nghệ thông tin.
• Báo cáo tài chính 3 năm.
• Xác nhận là đại lý độc quyền của nhà sản xuất tại Việt Nam.
Phần giới thiệu về năng lực thể hiện các kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đặc biệt là CNTT chuyên ngành.
Tóm tắt các dự án nêu lên đợc các dự án ở lĩnh vực tơng tự, các dự án đang thực hiện với quy mô từ vừa đến lớn phù hợp với quy mô dự án mà chủ đầu t dự định thực hiện. Đặc biệt nhà thầu có chứng nhận của khách hàng đã áp dụng giải pháp tơng tự là Tổng công ty Lắp máy Việt Nam – LILAMA.
- Phần chào về thơng mại.
Nhà thầu đã cung cấp giá theo đúng số lợng phần mềm và dịch vụ yêu cầu.
Nhà thầu cũng đa ra các điều khoản về thanh toán phù hợp với yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
Việc giao hàng khi nhà thầu thông báo tình trạng sẵn sàng của hệ thống là phù hợp vì chủ đầu t là ngời chịu trách nhiệm cung cấp phần cứng.
Nhà thầu chấp nhận bị phạt nếu giao hàng chậm không vì lí do bất khả kháng là cần thiết.
Ngoài việc cung cấp bảo lãnh dự thầu, nhà thầu tuân theo các điều kiện về bảo lãnh khác gồm: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng và bảo lãnh bảo hành.
- Phần chào về kỹ thuật.
Cung cấp toàn bộ các phần mềm là các phiên bản cập nhật theo đúng sự phát triển công nghệ của nhà sản xuất INTERGRAPH, tuân thủ theo các điều kiện của yêu cầu kỹ thuật.
Phần mềm đợc cung cấp sẽ đợc cài đặt và đợc đảm bảo bảo hành trong thời gian 1 năm kể từ ngày bàn giao đa vào sử dụng, trong đó bao gồm hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp miễn phí, phù hợp với các điều kiện và chính sách chuẩn về bảo hành, bảo trì của hãng cung cấp giải pháp CNTT.
Thời gian đào tạo, chuyển giao công nghệ và t vấn là phù hợp trên cơ sở các chuyên gia của chủ đầu t nắm vững các chuyên ngành kỹ thuật tơng ứng.
Trong phần đề xuất kỹ thuật của nhà thầu:
Số lợng và đặc tính của các phần mềm trong bộ giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy đáp ứng các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu với các phiên bản theo yêu cầu hoặc mới hơn so với phiên bản trong Hồ sơ mời thầu.
Nhà thầu đa ra đợc nội dung chi tiết công tác đào tạo, số lợng ngày học và tiến độ thực hiện cũng nh yêu cầu đối với các học viên cho từng khoá học đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu.
Nhà thầu đa ra đầy đủ các khuyến nghị về phần cứng cho các việc cài đặt triển khai phần mềm. Việc này là cần thiết.
Nhà thầu cũng cam kết cung cấp dịch vụ bảo trì sau bảo hành khi đợc yêu cầu theo nh chính sách bảo hành mà nhà thầu đã cung cấp. Chính sách bảo hành, bảo trì là chặt chẽ thích hợp với hệ thống
chuyên ngành lớn có tính đặc thù kỹ thuật cao.
Hồ sơ của nhà thầu còn cung cấp tiến độ, kế hoạch thực hiện rất chi tiết cho dự án đảm bảo hoàn thành các nội dung kỹ thuật và các dịch vụ đợc cung cấp.
Đặc biệt, nhà thầu cũng cung cấp thông tin về khả năng đáp ứng của giải pháp kỹ thuật đề xuất và một số khách hàng/ dự án đối với công tác thiết kế công trình trong ngành năng lợng cũng nh đầy đủ các catalogue của các phần mềm cũng hàng INTERGRAPH có trong bộ giải pháp.
Tóm lại Hồ sơ dự thầu về kỹ thuật đáp ứng đợc các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm hoàn thành các nội dung của dự án.
2.2.2.3.3.4. Trình duyệt - Công bố kết quả đấu thầu.
Kết thúc quá trình chấm thầu, Nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ đợc đánh giá là đáp ứng đợc các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu và đã trúng thầu gói thầu trên. EVN.IT đã có công văn trình lên EVN xin phê duyệt kết quả chỉ định thầu. Trong công văn đã trình bày đầy đủ các nội dung sau:
- Nội dung gói thầu.
- Đánh giá Hồ sơ dự thầu.
- Cơ sở, lý do chỉ định thầu.
- Nhận xét nhà thầu.
- Đề xuất và kiến nghị.
Phúc đáp tờ trình của EVN.IT, EVN đã có quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu và chính thức công bố Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ trúng thầu.
2.2.2.3.4. Thơng thảo- Trình duyệt và Phê duyệt hợp đồng.
Ngày 26 tháng 12 năm 2003, tại Trung tâm Công nghệ thông tin đã diễn ra buổi thơng thảo hợp đồng giữa EVN.IT và Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ về việc mua bộ phần mềm Thiết kế nhà máy PDS của INTERGRAPH. Sau khi th- ơng thảo, cả hai bên đã đi đến thống nhất các nội dung trong dự thảo hợp đồng. Qua nghiên cứu, tìm hiểu nội dung của bản Dự thảo hợp đồng, tác giả có một số ý kiến sau:
Dự thảo hợp đồng đợc quy định chặt chẽ gồm phần chính của hợp đồng và 7 phụ lục là phần không thể tách rời của hợp đồng gồm:
- Bảng giá và danh sách hàng hoá và dịch vụ cài đặt chạy thử phần mềm.
- Bảng giá và danh sách dịch vụ đào tạo và chuyển giao công nghệ.
- Mô tả nội dung các khoá học.
- Lịch trình thực hiện dự án.
- Chính sách bảo hành và bảo trì của INTERGRAPH.
- Khuyến nghị cấu hình phần cứng.
- Mô tả các phần mềm ứng dụng trong bộ giải pháp. Các khái niệm đợc định nghĩa rõ ràng;
Phạm vi công việc của một dự án về phần mềm đợc mô tả trong “Phạm vi của hợp đồng” là đầy đủ và chặt chẽ.
Các điều khoản về bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh tạm ứng là phù hợp.
Phần điều kiện thanh toán đợc chia làm 2 phần cho hàng hoá riêng và dịch vụ riêng là hợp lý vì công tác đào tạo có thể thực hiện trớc công tác bàn giao lắp đặt hàng hóa.
Thời gian lắp đặt và quy chế phạt là phù hợp.
Phần dịch vụ đợc mô tả là rất chi tiết nhng cũng là cần thiết cho dự án công nghệ thông tin.
Điều khoản cho công tác bảo hành mô tả cả dịch vụ bảo hành và cam kết cung cấp bảo trì là cần thiết với một dự án công nghệ thông tin lớn, mới, có độ phức tạp cao và các sản phẩm luôn có sự cập nhật.
2.2.2.3.5. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý triển khai dự án.