III. Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty
1. Nội dung hạch toán
Về tổ chức, thực hiện các chức năng nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong Công ty do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy việc tổ chức cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp, hợp lý và gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tợng sở dụng thông tin. Đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụcủa các cán bộ kế toán của nhà máy để vừa đáp ứng đợc những yêu cầu cơ bản trên lại phù hợp với đặc điểm sản xuất và đặc điểm tổ chức quản lý Công ty đã lạ chọn loại hình tổ chức công tác kế toán tập chung. Toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện tại phòng kế toán - tài chính của Công ty (từ việc ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp đến việc lập báo cáo kế toán...).
Việc tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung của Công ty đã đảm bảo đ- ợc sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời giúp cho giám đốc nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của Công ty.
Do lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp nên phòng kế toán luôn hoàn thành tốt công tác hạch toán kế toán, đảm bảo xử lý thông tin tài chính kế toán một cách nhanh chóng áp dụng phơng pháp kế toán máy nhằm làm giảm khối lợng công việc ghi chép và tính toán hàng ngày nhằm nâng cao hiệu xuất công tác kế toán của Công ty.
Phòng kế toán tập trung của nhà máy gồm 9 ngời hầu hết đều có trình độ Đại học, bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức nh sau:
2. Luân chuyển chứng từ
- Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ ( hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài)
Chuyên đề thực tập Trờng Đại học Hải Phòng
- Chứng từ phải lập theo mẫu do Nhà nớc quy định và có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan mới đợc coi là hợp lệ và hợp pháp.
- Trình tự luân chuyển chứng từ -Chứng từ sử dụng + Phiếu thu + Phiếu chi +Giấy báo Nợ +Giấy báo Có...
Trong công ty hàng ngày phát sinh các khoản thu, chi bằng tiền mặt tất cả các khoản đó phải có lệnh thu, chi do giám đốc và kế toán trởng của công ty ký. Khi đó thủ quỹ xuất tiền, căn cứ vào các chứng từ thu, chi kế toán lên sổ quỹ tiền mặt. Trong quý I năm 2005 có rất nhiều nghiệp vụ thu, chi quỹ tiền mặt. Em xin nêu ví dụ sổ quỹ
SV: Vũ Thị Phúc- Lớp: QTTCKT 33D Trang:
Phiếu thu phiếu chi
Sổ quỹ
kiêm báo cáo quỹ
Bảng kê số 1 Nhật ký
chứng từ số 1
Sổ cái
Chuyên đề thực tập Trờng Đại học Hải Phòng
tiền mặt của thủ quỹ. Chứng từ ban đầu của sổ quỹ và phiếu thu, phiếu chi. Phiếu thu, chi là tập hợp của một chứng từ hoặc nhiều chứng từ. Riêng phiếu chi của thủ quỹ nộp ngân hàng là dựa trên bảng kê các loại tiền nộp viết làm 3 liên.
- Giấy nộp tiền của thủ quỹ viết làm 2 liên, ngân hàng trả lại 1 liên. Bảng kê các loại có kèm theo chữ ký của ngời thu tiền. Những chứng từ chi tiêu đều đợc thủ tr- ởng công ty duyệt, những chứng từ chi tiền mặt trên 50.000 đồng phải có hoá đơn tài chính. Phiếu chi viết làm 2 liên, 1 liên ở sổ gốc, 1 liên để thủ quỹ chi tiêu
Đơn vị: Công ty TNHH SXTM Hoàng thành
phiếu thu
Số 92
Ngày 1 tháng 2 năm 2005 Nợ:
Có: Họ tên ngời nộp tiền: Lu Thị Vân Nga
Địa chỉ: Phòng kế toán Công ty TNHH Hoàng Thành Lý do nộp: Tiền vay ngân hàng
Số tiền: 300.000.000 đồng (Viết bằng chữ): Ba trăm triệu đồng chẵn Kèm theo: Chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền: 300.000.000 đồng (Viết bằng chữ): Ba trăm triệu đồng chẵn Ngày 1 tháng 2 năm 2005 Thủ trởng đơn vị (Ký, đóng dấu) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngời nộp (Ký, họ tên) Phiếu tạm ứng
Tên tôi là: Nguyễn Hoà Bình
Chuyên đề thực tập Trờng Đại học Hải Phòng
Bộ phận công tác: Phòng Kế hoạch Vật t Đề nghị tạm ứng: 10.000.000 đồng Lý do: Mua vật t
Thời hạn thanh toán: 17/4/2005 Ngày 13 tháng 2 năm 2005 Thủ trởng đơn vị (Ký, đóng dấu) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời xin tạm ứng (Ký, họ tên)
Đơn vị: Công ty TNHH SXTM Hoàng thành
phiếu chi
Ngày 28/2/2005 TK Ghi nợ: 642
Xuất cho: Tại Công ty TNHH Hoàng Thành Bộ phận công tác:
Về khoản: Trả tiền cớc phí điện sản xuất Số tiền: 449.695 đồng. HĐ số:
(Bốn trăm bốn chín nghìn sáu trăm chín lăm đồng) Kèm theo 1 chứng từ gốc Số séc: 16579 Nhận ngày 29/2/2005 Thủ trởng đơn vị (Ký, đóng dấu) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời nhận (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) • Kiểm tra chứng từ. SV: Vũ Thị Phúc- Lớp: QTTCKT 33D Trang: 47
Chuyên đề thực tập Trờng Đại học Hải Phòng
- Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ nh: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của những ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. chỉ sau khi chứng từ đã đợc kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
• Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán. - Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ.
- Phân loại chứng từ theo từng laọi nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán.
- Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán
- Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đợc bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số hiệu giữa kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
• Chuyển chứng từ vào lu trữ và huỷ
- Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán chứng từ đợc chuyển sang l trữ, bảo đảm an toàn, chứng từ không bị mất ( khi cần có thể tìm đợc nhanh chóng). khi hết thòi hạn lu trữ, chứng từ đợc đem huỷ.