XI MĂNG
3.2.2. Quản lý các khoản nợ phải thu và có chính sách tín dụng thương mại hợp lý
mại hợp lý
Qua phân tích có thể thấy trong kết cấu tài sản của Công ty, các khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng khá lớn, trong đó chủ yếu là phải thu khách hàng. Trong năm 2012, tình hình quản lý các khoản nợ phải thu của công ty chưa thực sự tốt, phần vốn bị chiếm dụng tăng, tốc độ chuyển đổi khác khoản phải thu thành tiền cũng kém hơn. Để quản lý tốt các khoản phải thu, công ty nên thực hiện các yêu cầu sau:
Thứ nhất, Công ty nên lựa chọn những khách hàng có uy tín, nhất là những khách hàng truyền thống.
Thứ hai, Công ty phải mở sổ theo dõi và dôn đốc thu hồi nợ đúng hạn. Công ty phải mở sổ theo dõi các khoản nợ chi tiết cho từng khách hàng có tên, địa chỉ, thời hạn nợ, số tiền nợ và cả tỷ lệ nợ. Đồng thời phân ra thành các loại nợ trung hạn, nợ đến hạn, nợ quá hạn và có biện pháp quản lý đối với từng loại.
Thứ ba, phải tiến hành phân loại các khoản nợ, có biện pháp xử lý kịp thời các khoản nợ đến hạn và quá hạn.
Đối với các khoản nợ trong hạn và đến hạn: Công ty cần theo dõi liên tục, đến khi đến hạn thanh toán Công ty cần có biện pháp đôn đốc thu nợ: thông báo nợ đến hạn cho khách hàng, Công ty chuẩn bị giấy tờ chứng từ thanh toán, thực hiện kịp thời thủ tục thanh toán để rút ngắn thời gian và chủ động trong thanh toán.
Đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán, hiện nay Công ty đang tiến hành phân loại và xử lý như sau: đối với các khoản nợ quá hạn thanh toán dưới 1 năm thì Công ty tiến hành gửi văn bản thông báo nợ đến khách hàng và không trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Đối với các khoản nợ quá hạn thanh toán trên 1 năm thì ngoài việc gửi văn bản thông báo nợ đến khách hàng thường xuyên, Công ty còn thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi với tỷ lệ là 30% giá trị khoản nợ. Để quản lý tốt hơn nữa các khoản nợ quá hạn, Công ty phải tiến hành phân tích rõ nguyên nhân vì sao khách hàng không thanh toán đúng hạn, do nguyên nhân chủ quan hay khách quan (nếu là nguyên nhân khách quan thì Công ty có thể gia hạn nợ). Từ đó đưa ra biện pháp thích ứng tùy từng trường hợp: nếu mới phát sinh thì nên áp dụng biện pháp mềm mỏng, mang tính chất yêu cầu. Sau thời gian dài không tiến triển, Công ty có thể cử người xuống tận nơi, dùng biện pháp cứng rắn hơn, đưa ra những cơ sở pháp lý bắt buộc khác hàng phải trả nợ. Nếu khách hàng vẫn dây dưa không trả, Công ty có thể yêu cầu và đệ đơn lên Toà án kinh tế xem xét và giải quyết. Các biện pháp mà Công ty áp dụng phải vừa có tình có lý, tránh dùng những biện pháp tiêu cực, không đúng pháp luật làm mất đi uy tín của Công ty.
Đi đôi với điều đó, Công ty cần nghiên cứu và xây dựng chính sách tín dụng thương mại phù hợp cho phép tăng khối lượng hàng bán, tăng doanh thu và mở rộng thị phần tiêu thụ. Một chính sách tín dụng thương mại hợp lý sẽ đảm bảo được sự ổn định, tự chủ về mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân
chuyển của vốn lưu động. Nhưng thế nào là một chính sách tín dụng thương mại hợp lý. Trước hết phải khẳng định rằng mỗi doanh nghiệp có một chính sách tín dụng thương mại không giống nhau, phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh và mặt hàng kinh doanh. Căn cứ vào đặc điểm của Công ty Cổ Phần VICEM Thương Mại Xi măng, Công ty có thể thực hiện một số biện pháp sau:
Công ty cần xác định mức độ bán chịu và nợ phải thu. Xác định chính sách bán chịu hợp lý đối với từng loại khách hàng căn cứ vào khả năng trả nợ cũng như uy tín của khách hàng. Cụ thể là:
+ Đối với những khách hàng lớn và có uy tín có thể cung cấp với số lượng lớn và chấp nhận thanh toán chậm nhưng vẫn phải đề phòng trường hợp khách hàng lợi dụng điều đó để chậm trễ trong thanh toán tiền hàng.
+ Đối với những khách hàng mới của Công ty chưa nắm bắt được nhiều về khả năng thanh toán của họ, hay chưa có uy tín và mức độ tin cậy không cao thì chỉ với khối lượng nhỏ, thời gian cho chịu ngắn, để tạo mối quan hệ mở rộng thị trường tiêu thụ, mặt khác để hạn chế được rủi ro có thể yêu cầu đặt cọc, trả trước một phần giá trị đơn hàng hay giới hạn giá trị tín dụng.
+ Đối với những khách hàng có khả năng thanh toán thấp hoặc không có khả năng thanh toán Công ty có thể từ chối đơn đặt hàng để tránh rủi ro.
Qua thực tế tại Công ty cho thấy Công ty có những chính sách tín dụng thương mại khá thông thoáng với khách hàng, như bán hàng chịu trong thời gian dài, bán hàng trả góp, trả chậm, có chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại. Vì vậy mà trong năm vừa rồi Công ty đã đạt được doanh thu rất ấn tượng. Do đó, Công ty nên phát huy hơn nữa những thành tích đã đạt được và quản lý một cách chặt chẽ hơn nữa các khoản phải thu để tránh xuất hiện nợ xấu, nợ quá hạn...