Bài số 4,5: Cấu trúc phân rã công việc (WBS), Ước lượng và lập lịch
Công việc ước lượng trong quản lý dự án
phải được dự toán trước về chi phí, nhân công thực hiện, thời gian thực hiện và tài nguyên cần thiết khác. Công việc ước lượng là một công việc rất khó thực hiện vì việc ước lượng thường không chính xác và thường dựa trên một phương pháp ước lượng thích hợp hoặc dựa trên kinh nghiệm của người thực hiện công việc này. Một ước lượng chính xác là một điều không tưởng. Lấy một ví dụ bạn thử ước lượng xem sẽ tốn bao nhiêu thời gian để từ trường về đến nhà hôm nay. Khó có thể ước lượng chính xác được bởi vì rất có thể ra đường, giao thông tắc nghẽn, hay xấu hơn nữa là xe bạn bị xịt lốp,…Dựa trên những tiền đề nào bạn ước lượng được như vậy? Bạn dựa trên kinh nghiệm? hay tính một giá trị trung bình dựa trên nhiều lần di chuyển. Giá trị bạn đưa ra bao giờ cũng xảy ra với xác suất nào đó. Đối với hầu hết các dự án phầ mềm, không có khái niệm "giá trị trung bình" như vậy. Hầu hết các ước lượng trong quá trình làm dự án phần mềm đều sai khoảng 25-100%. Sự không chắc chắn của việc ước lượng được thể hiện ở biểu đồ sau, sự không chắc chắn giảm dần theo quá trình phát triển dự án, giai đoạn đầu tiên có sự ước lượng không chắc chắn nhất, thêm nữa sự không chắc chắn cũng còn phụ thuộc vào kích cỡ tăng trưởng của dự án, dự án càng lớn sự không chắc chắn càng cao.
55
Việc ước lượng có sai số tùy theo kích cỡ của dự án. Với dự án có kích cỡ:
– nhỏ (10-99 điểm chức năng - FPs), thay đổi khoảng 7% so với ước lượng sau khi tìm hiểu yêu cầu
– trung bình (100-999 FPs), thay đổi 22% – Lớn (1000-9999 FPs) thay đổi 38% – Rất lớn (> 10K FPs) thay đổi 51%
Những con số ước lượng được tạo ra, sử dụng và chuẩn hóa trong quá trình lập kế hoạch chiến lược, nghiên cứu tính khả thi và/hoặc phát biểu bài toán, đưa bản đề xuất của dự án, đánh giá đơn vị trung gian hỗ trợ cho việc sản xuất của dự án và hợp đồng thứ cấp với tổ chức dự án, quá trình lặp lai của việ lập kế hoạch dự án.
Công việc ước lượng cho một dự án bao gồm các quá trình cơ bản sau