1. Khái quát về chi nhánh ACB Hà Nội
1.2.1. Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính thực hiện các công tác hành chính, tổ chức của chi nhánh. Nhiệm vụ chung của phòng tổ chức hành chính:
• Tham mưu cho giám đốc và hướng dẫn cán bộ thực hiện các chế độ, chính sách của pháp luật về trách nhiệm, quyền lợi của người sử dụng lao động và người lao động; tham mưu việc tổ chức, sắp xếp bố trí nhân sự.
• Lập kế hoạch và tổ chức tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu hoạt động của chi nhánh. Thực hiện chế độ tiền lương, chế độ bảo hiểm của cán bộ nhân viên, quản lý lao động, ngày công lao động, việc thực hiện nội quy của cơ quan.
• Làm công tác cơ yếu, văn thư, hành chính, lưu trữ, in ấn, điện thoại, telex/fax, liên lạc, tống đạt văn thư phục vụ cho hoạt động của ngân hàng. • Trang bị, sửa chữa và bảo quản tài sản, kho tàng, nhà cửa, vật tư kỹ thuật,
thiết bị máy móc và phương tiện làm việc cho ngân hàng.
• Lập dự toán và thực hiện dự toán chi tiêu hành chính của chi nhánh. • Làm công tác lễ tân.
• Làm công tác lao vụ.
• Làm công tác y tế, bảo hiểm. • Bảo quản và sử dụng xe công tác. • Làm công tác tổ chức cán bộ.
• Làm công tác thanh tra. • Làm công tác bảo vệ.
1.2.2. Phòng kế toán
Đây là bộ phận tham mưu và quản lý tài sản của chi nhánh, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Nhiệm vụ chung của phòng kế toán:
• Tổ chức tốt việc hạch toán kế toán, thống kê toàn bộ tài sản, vốn liếng của ACB Hà Nội nhằm bảo vệ an toàn mọi nguồn vốn và giúp giám đốc giám sát việc sử dụng vốn một cách có hiệu quả nhất.
• Thực hiện tốt mọi quan hệ tài khoản với khách hàng, đảm bảo nhanh, chính xác nhằm tăng cường sự tín nhiệm của khách hàng đối với chi nhánh. Tổ chức thực hiện tốt các nghiệp vụ thanh toán theo yêu cầu của khách hàng (các đơn vị kinh tế và cá nhân trong nước và nước ngoài) có quan hệ tài khoản với ngân hàng ACB.
• Hằng năm phải hoàn thành công tác quyết toán thường niên đúng thời hạn, rõ ràng, chính xác để trình hội đồng quản trị phê duyệt. Trích lập các quỹ và giám sát việc chấp hành chế độ tài chính nghiêm túc trong chi nhánh. • Tổ chức việc bảo quản và lưu trữ các tài liệu về kế toán, thống kê hạch toán
theo chế độ.
• Hằng năm căn cứ vào việc thực hiện các kế hoạch, cho vay, thu nợ, tính lỗ lãi để tiến hành phân tích tình hình hoạt động, kết quả kinh doanh nhằm tham mưu cho ban lãnh đạo định ra công tác chỉ đạo các mặt nghiệp vụ cho năm tiếp sau.
1.2.3. Phòng khách hàng cá nhân
Phòng khách hàng cá nhân bao gồm các bộ phận nhỏ như: - Bộ phận tín dụng.
- Bộ phận giao dịch và ngân quỹ. - Bộ phận dịch vụ khách hàng. - Kiều hối Western Union.
Phòng khách hàng cá nhân được chuyên môn hóa để thực hiện các nghiệp vụ cho các khách hàng lẻ, các hộ gia đình. Cũng như ngân hàng ACB, chi nhánh ACB Hà Nội cung cấp một danh sách các dịch vụ đa dạng để đáp ứng nhu cầu của đông đảo người dân. Các nghiệp vụ chính được thực hiện là:
• Tiền gửi thanh toán bằng VND và ngoại tệ.
• Sản phẩm thẻ, bao gồm: Thẻ tín dụng nội địa và quốc tế, Thẻ thanh toán và rút tiền nội địa và toàn cầu.
• Quyền chọn mua bán vàng, quyền chọn mua bán ngoại tệ. • Tiền gửi tiết kiệm bằng VND, ngoại tệ và vàng.
• Dịch vụ chuyển tiền, nhận tiền từ nước ngoài và gửi đi nước ngoài. Trong đó dịch vụ chuyển nhanh Western Union có thể coi là thế mạnh của ACB nói chung và ACB Hà Nội nói riêng, với hơn 422 đại lý trên toàn thế giới. • Sản phẩm cho vay. Đây là một trong những dịch vụ rất phong phú mà ACB
Hà Nội cung cấp cho khách hàng, các loại hình cho vay tiêu biểu có thể kể đến là: Cho vay trả góp mua nhà hoặc sửa chữa xây dựng nhà, Cho vay hoán đổi nhà, Cho Việt kiều vay mua nhà ở Việt Nam, Cho vay trả góp sinh hoạt tiêu dùng, Cho vay trả góp sản xuất kinh doanh, Cho vay du học, Cho vay thẻ tín dụng, Cho vay cầm cố cổ phiếu, …
• Các dịch vụ khác như: Giữ hộ vàng, Thu đổi ngoại tệ, Trung gian mua bán bất động sản, Dịch vụ du học, Bankdraft đa ngoại tệ.
1.2.4. Phòng khách hàng doanh nghiệp
Khách hàng doanh nghiệp là mảng mang lại nguồn thu nhập cao cho ACB Hà Nội. Chính vì vậy, Phòng khách hàng doanh nghiệp được phân ra làm nhiều tổ chuyên trách, bao gồm: Quầy giao dịch, Tổ dịch vụ khách hàng, Tổ thanh toán quốc tế và Tổ tín dụng khách hàng doanh nghiệp.
Quầy giao dịch là nơi trực tiếp diễn ra các hoạt động cấp vốn cho doanh nghiệp vay và nhận, thanh toán ngoại tệ thay cho khách hàng, căn cứ trên những hồ sơ pháp lý đã được thẩm định.
Tổ dịch vụ khách hàng (gồm hai bộ phận là CSR và Loan CSR) là nơi khách hàng có thể nhận được sự tư vấn tận tình, hiểu rõ được các nghiệp vụ ngân hàng, lựa chọn được cho mình một loại hình dịch vụ phù hợp.
Tổ thanh toán quốc tế có những nhiệm vụ cụ thể sau:
• Nghiên cứu, tham gia với các đơn vị xuất nhập khẩu để áp dụng phương thức thanh toán có lợi nhất đối với hàng xuất nhập khẩu, đảm bảo an toàn tiền và hàng.
• Thực hiện các nghiệp vụ cụ thể về thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu và các khoản liên quan đến hàng hóa đó với nước ngoài.
• Hướng dẫn và phối hợp chặt chẽ với các đơn vị xuất nhập khẩu lập các chứng từ thanh toán chính xác, nhanh chóng kịp thời để tránh những sai sót, sơ hở trong khâu lập chứng từ thanh toán dẫn đến không thu được hoặc thu chậm tiền hàng xuất khẩu.
• Tổ chức các đại diện thanh toán ở những nơi cần thiết tại bến cảng để phối hợp với các đơn vị giao hàng xuất khẩu lập, kiểm tra, kiểm soát chứng từ để bảo đảm khâu luân chuyển chứng từ, thanh toán thu tiền hàng xuất khẩu kịp thời.
• Lập hồ sơ các ngân hàng và thương nhân nước ngoài liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu để nhận xét, đánh giá, xếp loại, góp phần với các đơn vị xuất nhập khẩu trong quan hệ giao dịch đối ngoại được tốt.
• Lập và báo cáo thống kê định kỳ tình hình thanh toán xuất nhập hàng tháng, quý, năm.
• Theo dõi tình hình tài chính, tiền tệ quốc tế và nghiên cứu pháp chế quốc tế về các chính sách tài chính, tín dụng, thanh toán đối ngoại của từng nước và của các tổ chức tài chính, tín dụng quốc tế. Đồng thời nghiên cứu pháp chế đối ngoại của nhà nước, của bộ ngoại giao và Ngân hàng Nhà nước để xây dựng các mối quan hệ tiền tệ, tín dụng và thanh toán với các ngân hàng, các
tổ chức tài chính tín dụng nước ngoài. Đề xuất chủ trương, chính sách và các biện pháp để sử dụng các hình thức tín dụng và thanh toán cá lợi cho việc phát triển quan hệ hợp tác quốc tế giữa ACB với nước ngoài.
• Nghiên cứu và tiến hành các thủ tục xây dựng mạng lưới ngân hàng đại lý ở nước ngoài của ngân hàng ACB và theo dõi mối quan hệ với các ngân hàng đại lý và ngân hàng giao dịch của ngân hàng ACB, đồng thời tiến hành giao dịch, trao đổi tài liệu, tin tức, thăm hỏi… với các tổ chức và cá nhân nước ngoài có quan hệ với ngân hàng.
• Nghiên cứu, xây dựng, trao đổi các quy ước mật mã, khóa điện và bảo quản sử dụng trong quan hệ giao dịch điện giữa ngân hàng ACB với ngân hàng đại lý và khách hàng nước ngoài có quan hệ khóa điện với ngân hàng ACB. • Dịch thuật các tài liệu phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu và thông dịch các
buổi tiếp khách, đàm phán của lãnh đạo ngân hàng ACB với khách nước ngoài.
Tổ tín dụng doanh nghiệp là một bộ phận quan trọng trong nghiệp vụ sử dụng vốn mang lại hiệu quả, mang lại nguồn thu chính cho chi nhánh ACB Hà Nội. Các nghiệp vụ chuyên trách của tổ bao gồm:
• Nghiên cứu, lập các kế hoạch tín dụng bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ để tìm nguồn vốn cân đối, thông qua giám đốc phê duyệt, tổ chức thực hiện. • Nghiên cứu các hồ sơ vay vốn của doanh nghiệp để trình giám đốc phê
duyệt, tổ chức thực hiện.
• Nghiên cứu các yêu cầu bảo lãnh vay nợ nước ngoài, vay nợ trong nước để trình giám đốc phê duyệt và thực hiện.
• Nghiên cứu các hồ sơ kinh tế của các đơn vị, tổ chức kinh tế có quan hệ tín dụng với chi nhánh ACB Hà Nội để theo dõi tình hình hoạt động, năng lực tài chính, khả năng thực hiện kế hoạch… để đảm bảo vốn cho vay được sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả, đảm bảo trả được nợ vay.
• Báo cáo thống kê và phân tích hiệu quả kinh tế của nghiệp vụ tín dụng tại chi nhánh ACB Hà Nội.
1.2.5. Bộ phận thẻ - Bộ phận pháp lý chứng từ - Bộ phận thẩm định tài sản - Tổ xử lý nợ.
Đây là các bộ phận chuyên trách một mảng công việc cụ thể để có thể phục vụ nhu cầu của khách hàng tốt hơn và cũng để đảm bảo tính an toàn cao cho các hợp đồng tín dụng.
Bộ phận thẻ sẽ có nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp các dịch vụ thẻ khác nhau như thẻ tín dụng, thẻ thanh toán… tùy theo nhu cầu của mỗi khách hàng, sao cho có thể đáp ứng nhanh nhất, thuận tiện nhất, đảm bảo tính an toàn bảo mật của thẻ.
Các bộ phận pháp lý chứng từ, bộ phận thẩm định tài sản, tổ xử lý nợ sẽ có nhiệm vụ đảm bảo các thủ tục giấy tờ vay nợ, bao thanh toán, bảo lãnh đúng pháp luật, tránh các trường hợp tranh chấp về tài sản khi có rủi ro xảy ra, thu hồi được nợ đúng hạn.