I. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH TẠI THƯƠNG XÁ TA
6. Kế toán tổng hợp:
a.Tài khoản sử dụng
− Tài khoản 111, 112: “vốn bằng tiền”
− Tài khoản 331: “Phải trả người bán”
+Chi tiết
•TK 3311:Mua đứt
•TK 3312: Chậm trả
•TK 3313: Hàng ký gửi
− Tài khoản 1331.0020:“Thuế GTGT được khấu trừ” năm nay
− Tài khoản 1561: “Giá mua hàng hóa”
− Tài khoản 1562: “Chi phí thu mua hàng hóa” Tài khoản 5150: “Thu chiết khấu” b. Trình tự ghi sổ:
Căn cứ vào phiếu chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 156 (PNK, PXK, Bảng kê hàng nhập)
Sổ chi tiết
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ tại Thương Xá Tax
SVTH: Võ Thị Huyền Trang 32
Bảng tổng hợp chi tiết sổ các loại
c. Sơ đồ hạch toán:
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ mua hàng tại Thương Xá Tax
TH1: Mua hàng nhập kho bình thường
Ví dụ:Ngày 12/03/2010 Nhập kho lô hàng trị giá thanh toán 4.229.994, thuế GTGT 10% theo hóa đơn số 0043545 của công ty cổ phần TM – DV – SX HƯƠNG THỦY và lô hàng thanh toán bằng hình thức Trả chậm, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 1561 :4.299.994
Nợ TK 1331.0020 422.999 Có TK 3312 :4.652.993
Đến thời hạn thanh toán, căn cứ phiếu chi số 04 – TT , kế toán ghi:
Nợ TK 3312 :4.652.993
Có TK 111.1 :4.652.993
TH2: Nhập kho khuyến mãi
Tất cả hàng hóa nhận khuyến mãi, cho biếu tặng từ nhà cung cấp kể cả hàng hóa siêu thị mua về để khuyến mãi, quảng cáo…siêu thị đều nhập kho và hạch toán theo chế độ quy định.
Ví dụ: Ngày 14/03/2010 nhập kho lô hàng khuyến mãi của công ty TNHH SX MỸ PHẨM GIA ĐÌNH trị giá 2.367.000, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 1561 :2.367.000
Có 711 :2.367.000
TH3: Mua hàng được hưởng chiết khấu do thanh toán đúng hạn hoặc mua với số lượng lớn từ nhà cung cấp.
Nhà cung cấp sẽ chiết khấu cho Thương Xá bằng hai hình thức: Thứ nhất là sẽ trừ vào công nợ
Thứ hai là trả tiền
Ví dụ: Ngày 15/03/2010 nhập kho lô hàng của công ty TNHH Kim Liên với tổng số tiền 25.126.391 theo hóa đơn số 000598, thanh toán bằng tiền mặt. Vì thanh toán đúng thời hạn nên siêu thị được hưởng khoản chiết khấu 1% trên tổng giá trị thanh toán. Hình thức chiết khấu là trừ vào công nợ. Căn cứ vào hóa đơn 000598, kế toán ghi:
Nợ TK 331 :25.126.391
Có TK 111 :24.875.127
TK 331
Cho nhà cung câp Xuất hàng trả trên đường Hàng đang đi Mua hàng nhập kho TK 331 TK156 TK 331 Thuế TK 151 TK 133 Thuế
Có TK 515 :251.264
TH4: Nhập kho có phát sinh thiếu hoặc thừa
Siêu thị Tax mua hàng theo phương thức chuyển hàng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng hóa đến siêu thị nên đôi khi cũng xảy ra trường hợp thiếu hoặc thừa hàng hóa.
Nhập kho có phát sinh thiếu: siêu thị không cho nhập hàng vào kho, để hàng bên ngoài kho, chờ cho nhà cung cấp bổ sung đủ số lượng hàng còn thiếu thì khi đó mới cho nhập kho hàng hóa
Nếu nhà cung cấp giao hàng có phát sinh thừa thì siêu thị Tax sẽ gửi trả lại, không cho nhập kho số hàng thừa trên. Siêu thị chỉ nhập kho hàng hóa khi đã kiểm tra số lượng đầy đủ, chính xác với đơn đặt hàng và hoá đơn tài chính.
TH5: Xuất trả hàng hóa cho nhà cung cấp:
Trong quá trình ký kết hợp đồng giữa Thương Xá Tax với các nhà cung cấp, Thương Xá Tax có thể trả lại một số mặt hàng theo thỏa thuận, các trường hợp xuất trả thường là :
• Hàng bán chậm
• Hàng cận sử dụng
• Do thanh lý hợp đồng ( xuất trả hết hàng của hợp đồng được thanh lý)
• Do chuyển đổi phương thức mua hàng
• Trình tự xuất trả:
Trước khi xuất trả, các bộ phận liên quan phải kết hợp với phòng kế toán để xác định công nợ trước khi xuất hàng.
Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, căn cứ nhận định thực tế tại các cửa hàng tự chọn kết hợp với phòng kinh doanh, phòng quản lý kho, tiến hành đối chiếu kiểm tra hàng hóa. Nếu mặt hàng vào thời gian sử dụng gần hết hạn hay bán chậm thì bộ phận bán hàng tại cửa hàng tự chọn thông tin báo cáo cho phòng kinh doanh liên hệ với nhà cung cấp và cùng tiến hành lập biên bản đề xuất trả hàng.
Thời gian xuất trả hàng tùy thuộc vào tính chất hàng hóa đã được quy định sẵn
Đối với hàng đông lạnh báo cáo ngay với bộ phận kho hoặc thu mua để trả ngay trong ngày
Đối với hàng khác: thông báo trước để bộ phận kho và thu mua liên hệ với nhà cung cấp để đổi, trả.
• Thủ tục xuất trả:
•Đối với hàng đông lạnh:Sau khi tiến hành lập biên bản xuất trả hàng( biên bản phải có xác nhận của đại diện ban phụ trách cửa hàng tự chọn, nhân viên thu mua và nhà cung cấp)
Biên bản xuất trả hàng ghi rõ số lượng, đơn giá nhập và tổng số lô hàng
Dựa vào biên bản trả hàng phòng quản lý hàng hóa tiến hành lập phiếu xuất kho theo đúng quy định sau khi trừ đi chiết khấu (nếu có)
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 giao cho nhà cung cấp, liên 2, 3 kế toán siêu thị lưu lại
Phiếu xuất trả hàng cho nhà cung cấp phải có đầy đủ chữ ký của trưởng siêu thị, thu mua, người nhận hàng ( nhà cung cấp), quản lý kho, người lập biểu.
Dựa vào phiếu xuất kho kế toán sẽ viết hóa đơn xuất trả hàng cho nhà cung cấp.
Toàn bộ việc xuất đổi trả hàng hóa cho nhà cung cấp được thực hiện theo đúng quy định của cơ quan thuế và Bộ tài chính
•Trình tự hạch toán:
Ví dụ: Ngày 17/03/2010 xuất trả hàng kém phẩm chất cho công ty TNHH TM Tâm Lệ, trị giá hóa đơn xuất trả là 125.180
Kế toán căn cứ vào biên bản xuất trả hàng và phiếu xuất kho được chuyển từ kho siêu thị, kế toán công nợ sẽ tiến hành xuất hóa đơn VAT xuất trả cho nhà cung cấp:
Nợ TK 331 :125.180 Có TK 1331.0020 :11.380 Có TK 1561 :113.800
Ngoài nghiệp vụ mua hàng về để kinh doanh , Thương Xá Tax còn nhận hàng ký gửi, hàng ký gửi không phản ánh vào tài khoản 003 mà cho nhập kho, phản ánh vào tài khoản 1561. Khi nhà cung cấp mang hàng đến Thương Xá Tax thì nhà cung cấp xuất hóa đơn luôn. Theo khoảng thời gian đã được ký kết trong hợp đồng giữa hai bên, Thương Xá Tax sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo báo cáo bán hàng của hàng của hàng hóa thực tế bán ra trong thời gian đó và trên hóa đơn của nhà cung cấp. Thương Xá Tax phản ánh doanh thu hoa hồng dựa trên chênh lệch giữa giá bán lẻ mà Thương Xá quy định so với giá vốn mà bên ký gửi quy định vào tài khoản 511.
Ví dụ: Theo hợp đồng ký kết giữa Thương Xá Tax và công ty TNHH May thêu Ánh Dương về nhận bán ký gửi mặt hàng quần áo. Ngày 18/03/2010, kho siêu thị nhập mặt hàng quần áo trẻ em theo hóa đơn số 005246 trị 9.000.000 chưa bao gồm thuế GTGT. Kế toán phản ánh hàng nhập kho vào tài khoản 1561:
Nợ TK 1561 : 9.000.000 Nợ TK 133 : 900.000
Có TK 331 : 9.900.000