I. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH TẠI THƯƠNG XÁ TA
4.Chứng từ thủ tục nhập hàng và trình tự lưu chuyển chứng từ
Chứng từ:
− Hợp đồng mua bán
− Hóa đơn tài chính
− Bảng kê hàng nhập
− Phiếu nhập kho
− Giấy đề nghị thanh toán
− Phiếu chi
Thủ tục nhập hàng và trình tự lưu chuyển chứng từ
•Mua hàng theo phương thức mua đứt hoặc chậm trả
−Khi siêu thị có nhu cầu về hàng hóa thì bộ phận thu mua có trách nhiệm khai thác, tìm kiếm nguồn hàng. Nếu mặt hàng nào cần nhập thì sẽ đề xuất và ghi vào giấy đề nghị nhập hàng, căn cứ vào hóa đơn của nhà cung cấp khi nhập hàng thủ kho sẽ căn cứ vào đó để kiểm tra số lượng hàng nhập, chất lượng hàng hóa nếu đạt tiêu chuẩn, đúng quy cách, đúng lượng hàng đề nghị thì sẽ nhận hàng. Sau đó bộ phận kho sẽ chuyển hóa đơn về cho bộ phận thu mua căn cứ vào đây để tiến hành làm phiếu nhập kho và bảng kê hàng hóa. Đồng thời thủ kho phải ký tên vào cả ba liên hóa đơn do bên bán lập
+1 liên: nơi lập phiếu giữ
+1 liên: giao cho người nhận hàng
+1 liên: dùng để thanh toán
− Sau khi nhập hàng bộ phận thu mua sẽ chuyển bảng kê và hóa đơn hàng nhập cho kế toán siêu thị nhập vào chương trình hàng hóa rồi lập phiếu nhập kho. Hàng ngày các dữ liệu về chương trình hàng hóa được kết nối tự động sang chương trình kế toán.
− Khi có phiếu nhập kho, thủ kho sẽ kiểm tra lại cả phiếu nhập kho và hóa đơn tài chính, sau đó sẽ ký nhận. Phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 liên (phương thức mua đứt) 2 liên (phương thức ký gửi)
− Sau 3 – 5 ngày nhân viên kế toán siêu thị sẽ chuyển một phiếu nhập kho và hóa đơn cho kế toán thuế Thương Xá Tax kiểm tra lại một lần nũa và lưu lại, thủ kho giữ một liên làm chứng từ đối chiếu hàng nhập. Một liên kế toán siêu thị giữ để làm giấy đề nghị thanh toán và chuyển lên cho kế toán công nợ kiểm tra, trình ký sau đó giao cho kế toán thanh toán làm phiếu chi thanh toán cho nhà cung cấp.
• Nhận hàng ký gửi:
−Khi giao hàng: Nhà cung cấp cũng phải lập hóa đơn GTGT hay trực tiếp theo số hàng ký gửi. Khi nhập hàng ký gửi vẫn làm phiếu nhập kho giống như mua hàng bình thường, phiếu nhập kho lập thành 2 liên.
−Hàng tháng khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, công ty sẽ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp đúng trên giá trị hàng đã bán ra theo đơn giá ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp.
Trình tự luân chuyển chứng từ: SIÊU THỊ
u