a. Nguyên tắc ghi chép của các tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán
Như ta đã biết bảng cân đối kế toán được chia làm hai phần: Tài sản và Nguồn vốn, hai phần này phản ánh hai mặt khác nhau của vốn. Tương ứng với mỗi phần ta có các tài khoản tài sản và tài khoản nguồn vốn. Hai nhóm tài khoản này có nguyên tắc ghi chép hoàn toàn trái ngược nhau. Sau đây ta nghiên cứu quy tắc ghi chép của hai nhóm tài khoản này.
* Nguyên tắc ghi chép nhóm tài khoản “tài sản”:
- Số thực có của các nhóm tài khoản tài sản đầu kỳ được phản ánh ở cột đầu kỳ của bảng cân đối kế toán sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của các tài khoản tài sản ở bên Nợ.
- Số tăng lên của tài sản do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị tài sản, nên được ghi cùng bên với số dư đầu kỳ, tức là bên Nợ.
- Số giảm xuống của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra, làm giảm giá trị tài sản, nên được ghi khác bên với số dư đầu kỳ và số phát sinh tăng tức là ghi bên Có của tài khoản.
- Số dư cuối kỳ chính là số tài sản hiện có vào thời điểm cuối kỳ nên được liệt kê trên bảng cân đối kế toán ở cột số cuối kỳ, ở phần bên trái tức là bên Nợ của tài khoản “tài sản” sẽ trở thành số dư đầu kỳ ở kỳ sau.
Ví dụ: Lấy tài khoản tiền mặt (111) làm ví dụ, giả sử tiền mặt tồn quỹ tại thời điểm đầu tháng 01/2010 là 1.000.000đ. Trong tháng 01/2010 có các NVKT phát sinh như sau:
1. Doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: 5.000.000đ 2. Doanh nghiệp chi tiền mặt trả lương cho CNV: 3.000.000đ
Cách ghi chép tình hình trên vào tài khoản 111 như sau:
+ Số dư đầu kỳ: Tiền mặt tồn quỹ đầu tháng, kế toán gọi là số dư đầu kỳ 1.000.000đ. Vì tài khoản tiền mặt thuộc tài khoản tài sản, nhóm tài khoản tài sản nằm ở bên trái của bảng CĐKT, do vậy số dư đầu kỳ cũng được ghi ở bên trái của tài khoản 111, tức là bên Nợ.
+ Số phát sinh tăng: Khi doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng 5.000.000đ về nhập quỹ tiền mặt, lúc này tiền mặt tăng lên, giá trị tiền mặt tăng thêm: 1.000.000đ + 5.000.000đ = 6.000.000đ. Nên số phát sinh tăng cũng được ghi cùng bên với số dư đầu kỳ tức là bên Nợ của tài khoản.
+ Số phát sinh giảm: khi doanh nghiệp dùng tiền mặt trả lương cho công nhân viên là 3.000.000đ. Lúc này tiền mặt tồn quỹ giảm xuống còn 6.000.000đ – 3.000.000đ = 3.000.000đ. Nên số phát sinh giảm được ghi ngược với số phát sinh tăng, tức là ghi vào bên Có của tài khoản.
+ Số dư cuối kỳ: Cuối tháng tiền mặt tồn quỹ 3.000.000đ. Kế toán gọi là số dư cuối kỳ. Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số PST – Số PSG: 3.000.000đ = 1.000.000đ +
TK chi tiết:
Nợ Phải thu khách hàng (A) có xxx
25.000.000 đ
TK chi tiết:
Nợ TK: Tiền Việt Nam có xxx 5.000.000 đ TK chi tiết: Nợ TK: Ngoại tệ có xxx 1.000 USD x 20.000đ/USD = 20.000.000đ
5.000.000đ – 3.000.000đ. Số dư cuối kỳ này chính là số dư đầu kỳ của kỳ tới, và số dư đầu kỳ ghi bên Nợ của tài khoản, nên số dư cuối kỳ cũng ghi ở bên Nợ của tài khoản. Nội dung ghi chép trên được phản ánh vào tài khoản 111 như sau: Đvt: 1.000đ
Từ cách ghi chép trên tài khoản 111, ta rút ra nguyên tắc ghi chép của các tài khoản “Tài sản” như sau:
- Bên Nợ: Phản ánh các NVKT phát sinh làm cho tài sản tăng lên trong kỳ. - Bên Có: Phản ánh các NVKT phát sinh làm cho tài sản giảm xuống trong kỳ. - Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ hầu hết ghi bên Nợ.
SD Cuối Kỳ = SD đầu kỳ (Nợ) + Số phát sinh tăng (Nợ) – Số phát sinh giảm (Có)
* Nguyên tắc ghi chép các tài khoản nguồn vốn
- Giá trị hiện có của các loại nguồn vốn lúc đầu kỳ, được phản ánh ở cột đầu kỳ của bảng cân đối kế toán, sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của các tài khoản nguồn vốn ghi ở bên Có.
- Số tăng lên của nguồn vốn do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm tăng giá trị nguồn vốn nên cũng được ghi cùng bên với số dư của tài khoản nguồn vốn, tức là ghi bên Có.
- Số giảm xuống của nguồn vốn do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm giá trị nguồn vốn nên được ghi khác bên với số dư của tài khoản nguồn vốn tức là bên Nợ.
- Số dư cuối kỳ chính là giá trị nguồn vốn hiện có vào thời điểm cuối kỳ nên nó sẽ được phản ánh trên bảng cân đối kế toán ở cột cuối kỳ và sẽ trở thành số dư đầu kỳ của tài khoản ở kỳ sau, nên nó được ghi bên Có của tài khoản.
SDĐK: Giá trị tài sản hiện có lúc đầu kỳ.
- Số phát sinh tăng (giá trịtài sản tăng lên trong kỳ)
Số phát sinh giảm (giá trị tài sản giảm xuống trong kỳ)
Cộng số phát sinh tăng Cộng số phát sinh giảm giaỷm SDCK: giá trị tài sản hiện có lúc cuối kỳ TK “Tài sản” SDDK : 1.000 (2) 3.000 SDCK : 3.000 Cộng SPS : 3.000 Cộng SPS : 5.000 (1) 5.000 TK : 111
Ví dụ: Giả sử doanh nghiệp A có tình hình đầu tháng 1/2010 có số dư đầu kỳ của tài khoản vay ngắn hạn là 10.000.000đ. Trong tháng 1/2010 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến khoản nợ vay ngắn hạn như sau:
1. Doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng 50.000.000đ để trả nợ người bán.
2. Doanh nghiệp được người mua trả nợ 20.000.000đ, doanh nghiệp trả luôn nợ vay ngắn hạn.
Tình hình trên được phản ánh vào tài khoản vay ngắn hạn (TK 311) như sau: (Đvt: 1.000đ)
Nguyên tắc ghi chép của các tài khoản nguồn vốn theo sơ đồ sau:
- Bên Có: Số phát sinh tăng (các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá trị nguồn vốn trong kỳ)
- Bên Nợ: Số phát sinh giảm (các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm giá trị nguồn vốn trong kỳ)
- Đa số số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ nằm ở bên Có.
SD cuối Kỳ = SD đầu kỳ (Có) + Số phát sinh tăng (Có) – Số phát sinh giảm (Nợ)
Nhận xét: Nhóm tài khoản tài sản và nhóm tài khoản nguồn vốn nhìn chung thì có nguyên tắc ghi chép hoàn toàn trái ngược nhau.
b. Nguyên tắc ghi chép các tài khoản thuộc “Báo cáo kết quả kinh doanh”
Căn cứ vào nội dung các chỉ tiêu được trình bày trên báo cáo KQSXKD ta có 3 loại tài khoản: Tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí và tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
* Nguyên tắc ghi chép của tài khoản “doanh thu”:
Vào thời điểm ghi chép doanh thu được hưởng, doanh nghiệp đã nhận được một khoản phải thu hay một tài sản như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng làm tăng tổng tài sản của doanh nghiệp. Vì nợ phải trả không bị ảnh hưởng bởi nghiệp vụ này nên nguồn vốn chủ sở
TK 311 331331 50.000.000 (1) (2) 20.000 : 20 tr : 50.000 : 20.000 SDĐK: 10.000 SDCK: 40.000 SDĐK: Phản ánh giá trị nguồn vốn hiện có lúc đầu kỳ
- Số phát sinh tăng (giá trị nguồn vốn tăng lên trong kỳ)
- Số phát sinh giảm (giá trị nguồn vốn giảm xuống trong kỳ)
SDCK: Giá trị nguồn vốn hiện có lúc cuối kỳ
Cộng PS giảm Cộng PS tăng
hữu sẽ gia tăng một khoản tiền bằng với doanh thu. Hay nói cách khác doanh thu làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu. Như vậy khi ghi nhận doanh thu được hưởng ta sẽ ghi vào bên Có của tài khoản doanh thu thay vì ghi vào bên Có của tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu.
Đến cuối kỳ, toàn bộ doanh thu được hưởng trong kỳ sẽ được kết chuyển sang tài khoản Xác định kết quả kinh doanh để tính lãi (lỗ) do đó tài khoản doanh thu không có số dư cuối kỳ.
* Nguyên tắc ghi chép của tài khoản “Chi phí”:
Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng chính là quá trình phát sinh các chi phí cần thiết có liên quan đến việc tìm kiếm doanh thu được hưởng như chi phí sản xuất sản phẩm, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi phát sinh những chi phí này thì tài sản của doanh nghiệp bị giảm xuống, nguồn vốn chủ sở hữu giảm xuống tương ứng. Hay nói cách khác chi phí sản xuất kinh doanh làm giảm nguồn vốn. Cho nên các chi phí phát sinh sẽ được vào bên Nợ của các tài khoản chi phí thay vì ghi bên Nợ của tài khoản thuộc nguồn vốn. Đến cuối kỳ, toàn bộ chi phí hoạt động sẽ được kết chuyển sang tài khoản kết quả kinh doanh để tính lãi (lỗ). Do đó nhóm tài khoản chi phí không có số dư cuối kỳ.
* Nguyên tắc ghi chép của tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh”:
Theo nguyên tắc tương xứng giữa doanh thu và chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau và được báo cáo theo từng kỳ kế toán. Toàn bộ giá trị của các tài khoản doanh thu và tài khoản chi phí sẽ được chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh lúc cuối kỳ để hạch toán lãi (lỗ).
Nếu doanh thu > chi phí thì kết quả lãi và ngược lại.
Kết quả lãi (lỗ) sẽ được kết chuyển sang tài khoản lợi nhuận chưa phân phối để làm tăng hay giảm nguồn vốn CSH. Do đó tài khoản xác định kết quả kinh doanh cũng không có số dư cuối kỳ.
TK “Doanh thu”
SPSgiảm SPS tăng
Tài khoản doanh thu không có số dư cuối kỳ
TK “Chi phí”
SPS tăng SPS giảm