Khi có hợp đồng mua bán, phòng kinh doanh lập hoá đơn bán hàng trong đó ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng hợp giá thanh toán trong đó có con dấu của công ty và chữ ký của trưởng phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh lập chứng từ thống kê chi tiết theo khách hàng và chuyển chứng từ cho phòng tài chính kế toán. Kế toán tiêu thụ trực tiếp kiểm tra các nội dung trên hoá đơn.
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn kế toán bán hàng ký tên và người mua ký tên nhận hàng và nộp tiền (trường hợp bán hàng trả chậm kế toán phản ánh tổng giá thanh toán ghi nhận Nợ vào TK 131).
Trích hoá đơn thuế GTGT- Biểu số 03 Ngày 20/04/2011 bán hàng cho Công ty CP Tây Đô 465 thùng sơn JOTUN bc3245 Đơn giá :800.000 đồng
Giá bán chưa thuế: 372.000.000 đồng Thuế GTGT 5%: 18.600.000 đồng
Tổng giá thanh toán là: 390.600.000 đồng.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT (khách hàng thanh toán ngay hoặc giấy báo chấp nhận thanh toán của khách hàng hoặc giấy báo có của ngân hàng) kế toán tiến hành "nhập chứng từ" và định khoản vào máy vi tính ghi sổ nhật ký chung như sau:
Phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111: 372.000.000
Có TK 5111: 18.600.000 Có TK 3331: 390.600.000
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, doanh thu cung cấp hàng hoá, dịch vụ lên sổ cái của TK 511 - "doanh thu bán hàng" bằng cách nhấn vào thực đơn" kế toán tổng hợp" trong máy vi tính, nhấn vào mục sổ cái tài khoản: TK 511,f7 - in, esc – quay ra.
Trường Cao Đẳng Ngề Duyên Hải Kế Toán Bán Hàng và XĐKQKD