kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh nhằm phỏt hiện gian lận, sai sút:
Kỹ thuật phỏng vấn cú một vai trũ quan trọng trong việc phỏt hiện cỏc gian lận, kể cả gian lận trong lĩnh vực tài chớnh hay phi tài chớnh, trong đú đặt cõu hỏi là một điểm trọng tõm của kỹ thuật này. Cú rất nhiều cỏch đặt cõu hỏi để thu được cỏc thụng tin. Cỏc cõu hỏi cú thể chia thành 5 loại chớnh: Cõu hỏi cú tớnh chất giới thiệu, cõu hỏi lấy thụng tin, đỏnh giỏ, cõu hỏi đúng và cõu hỏi để tỡm kiếm sựđồng thuận.
3.3.2.2.1. Cõu hỏi cú tớnh chất giới thiệu:
Loại cõu hỏi này nhằm cung cấp cỏc thụng tin ban đầu, nhằm thiết lập mối quan hệ giữa cỏc thành viờn tham gia cuộc phỏng vấn, giữa chủ đề với người được hỏi và quan sỏt phản ứng của người được hỏi. Cú một số nguyờn tắc cần được tũn thủ khi ỏp dụng loại cõu hỏi này trong cuộc phỏng vấn:
Khụng được hỏi cựng lỳc nhiều người: Vỡ cõu trả lời của người này cú thể bị ảnh hưởng bởi ý kiến của người khỏc;
Khụng nờn sử dụng cỏc từ ngữ cú tớnh chất nhạy cảm, đề cập những nội dung liờn quan tới đời sống riờng tư như gia đỡnh, bạn bố. Vớ dụ, thay vỡ sử dụng cỏc
nhúm từ như: Điều tra, kiểm toỏn, phỏng vấn, gian lận, biển thủ thỡ kiểm toỏn viờn cú thể sử dụng cỏc từ: yờu cầu, xem xột, hỏi một số cõu hỏi, cú một số vấn đề…;
Cú được sự đồng thuận hợp tỏc của người được phỏng vấn: Thay vỡ nhận
được cỏi gật đầu đồng tỡnh hay chỉ là cõu trả lời cú, người phỏng vấn nờn cố gắng cú được một cam kết hợp tỏc hỗ trợ từ phớa người được hỏi;
Đưa ra cỏc thụng tin rừ ràng: Khi đĩ nhận được cam kết từ người được hỏi, người phỏng vấn nờn giải thớch thật kỹ mục đớch của cuộc phỏng vấn, khụng nờn hứa giữ bớ mật tuyệt đối hay đàm phỏn nhiều về chuyện này.
3.3.2.2.2. Cõu hỏi lấy thụng tin:
Cõu hỏi loại này phải được thiết kế sao cho khụng cú tớnh chất đối đầu, khụng cú tớnh đe dọa và thu thập cỏc thụng tin cú tớnh khỏch quan, khụng thiờn vị.
Kiểm toỏn viờn nờn bắt đầu bằng những cõu hỏi cú tớnh chất giới thiệu như: “Bạn đĩ làm việc ở cụng ty này được bao lõu rồi?”, hay “bạn phụ trỏch phần gỡ trong phũng của bạn, và cụng việc nào làm bạn thấy hứng thỳ nhất?” là một trong số cỏc vớ dụ về cõu hỏi cú tớnh chất khởi đầu giỳp cho kiểm toỏn viờn cú được những hiểu biết sơ bộ về những đề tài hay cỏc loại thụng tin mà anh ta sắp thu thập
được trong cuộc phỏng vấn này.
Quan sỏt những cử chỉ của người được phỏng vấn: Trong cuộc trũ chuyện, kiểm toỏn viờn nờn kớn đỏo quan sỏt những cử chỉ của người được phỏng vấn vỡ nú giỳp xỏc định được tớnh cỏch và qua đõy theo sỏt được quỏ trỡnh thay đổi tõm trạng khi chuyển sang cỏc cõu hỏi cú tớnh chất nhạy cảm.
Hỏi những cõu hỏi mở: Trong suốt giai đoạn phỏng vấn lấy thụng tin, kiểm toỏn viờn nờn thường xuyờn sử dụng cỏc cõu hỏi mở và cỏc cõu hỏi này nờn trỏnh bất cứ sự quy kết nào. Sau khi người được phỏng vấn kết thỳc phần trả lời, kiểm toỏn viờn cú thể quay trở lại và tỡm hiểu kỹ hơn về cỏc thụng tin đú. Nếu như cỏc cõu trả lời cú tớnh nhất quỏn cao, kiểm toỏn viờn nờn cố gắng tỡm hiểu chỳng. Nhưng nếu tỡnh huống là ngược lại, kiểm toỏn viờn cũng khụng nờn xoỏy quỏ nhiều về tớnh liờm chớnh và tớnh trung thực của cỏc cõu trả lời trong giai đoạn lấy thụng tin
vỡ nú cú thể làm người được hỏi rơi vào tõm lý phũng thủ và miễn cưỡng để cung cấp cỏc thụng tin.
Cần thận trọng với những cõu hỏi cú tớnh chất nhạy cảm: Những cõu hỏi sử
dụng cỏc từ ngữ thụng dụng cú thể làm giảm đi mức độ căng thẳng khi tiếp nhận thụng tin đối với người được phỏng vấn. Kiểm toỏn viờn khụng nờn để những biểu hiện ngạc nhiờn, ghờ tởm… hay những cử chỉ khỏc thường khi nghe cõu trả lời, tất cả cỏc cõu trả lời nờn được phản ứng lại với một tõm trạng bỡnh thản, trung dung.
3.3.2.2.3. Cõu hỏi đúng:
Cõu hỏi đúng thường dựng để kiểm chứng lại thụng tin, thu thập thờm cỏc bằng chứng mới. Cần lưu ý về kỹ thuật đặt cõu hỏi loại này: Kiểm toỏn viờn khụng nờn đặt quỏ nhiều cõu hỏi chi tiết, thay vào đú chỉ nờn tập trung vào những vấn đề
chớnh. Kết hợp cỏc cõu hỏi đúng với cõu hỏi cú tớnh chất dẫn dắt cú thể giỳp cho kiểm toỏn viờn cú thể thu thập được thụng tin nhanh chúng và tiết kiệm được thời gian cũng như chi phớ cho cuộc kiểm toỏn.
Sau khi cỏc cõu hỏi đúng kết thỳc cũng là lỳc giai đoạn phỏng vấn kết thỳc. Lỳc này việc duy nhất là nờn đưa ra một số cõu hỏi cú tớnh chất gợi mở. Vớ dụ như
hỏi xem anh ta cú hài lũng về cụng việc của mỡnh khụng, cú điều gỡ muốn núi thờm khụng. Và cú thể là một ý tưởng tốt nếu như kiểm toỏn viờn đưa cho người được phỏng vấn danh thiếp và số điện thoại liờn lạc để anh ta cú thể gọi đến sau này khi anh ta nhớ ra một chi tiết nào đú. Việc bắt tay và cảm ơn sự hợp tỏc của người phỏng vấn cũng là một hành động thể hiện tớnh chuyờn nghiệp của kiểm toỏn viờn.
3.3.2.2.4. Cõu hỏi đỏnh giỏ:
Mục đớch của cỏc cõu hỏi đỏnh giỏ là để tăng cường thờm niềm tin cho người trả lời. Chỳng thường được sử dụng khi kiểm toỏn viờn nghi ngờ rằng cỏc thụng tin
được thu thập trước đõy khụng đỏng tin cậy, hay cũn thiếu tớnh nhất quỏn.
Thụng qua việc quan sỏt cỏc hành vi của người trả lời trong quỏ trỡnh phỏng vấn, kiểm toỏn viờn sẽ tỡm hiểu thờm mức độ chớnh xỏc của thụng tin. Và khi đú những cõu hỏi bắt đầu bằng: “ Tụi cú thờm một số cõu hỏi khỏc mong nhận được sự
hợp tỏc của bạn” cũng là một cỏch thức tốt để xỏc định nguồn thụng tin mà khụng gõy cho người trả lời cú một cảm giỏc đề phũng hay khú chịu.
Thụng thường, những người khụng trung thực hay cú phản ứng đồng ý với cỏc phương ỏn đề cập trong cõu hỏi do kiểm toỏn viờn thiết kế, trong khi những người liờm chớnh thỡ khụng phải lỳc nào cũng đồng ý. Khụng nằm ngồi mục tiờu của cỏc loại cõu hỏi trờn, cõu hỏi đỏnh giỏ cũn nhằm quan sỏt thỏi độ và phản ứng của người trả lời trong quỏ trỡnh anh ta trả lời cõu hỏi.
Cú hai mục tiờu chớnh thụi thỳc người ta cú hành vi gian lận: đú là để cú
được một phần thưởng hay để nộ trỏnh một sự trừng phạt nào đú. Và một khi đĩ núi dối, thỡ hành vi đú luụn luụn cú xu hướng ỏm ảnh người đú. Để cú thể thoỏt khỏi những ỏm ảnh này, người cú hành vi gian lận hay cố gắng thể hiện nú ra thụng qua cỏc cử chỉ của cơ thể. Sau đõy là một số biểu hiện của người cú hành vi gian lận thụng qua kết quả của cuộc điều tra trờn 10,000 mẫu chọn cỏc tỡnh huống gian lận tại Hoa Kỳ:
- Thay đổi õm vực trong cuộc núi chuyện: Những người khụng trung thực thường thay đổi giọng núi của họ lờn cao hay xuống thấp, ho hay cố gắng làm trong giọng của họ trong cuộc núi chuyện;
- Thường xuyờn nhắc lại cỏc cõu hỏi: Những người núi dối thường cú xu hướng nhắc lại cỏc cõu hỏi của kiểm toỏn viờn để họ cú thờm thời gian suy nghĩ và trả lời;
- Phàn nàn về cỏc điều kiện xung quanh buổi phỏng vấn: Người núi dối hay phàn nàn về cỏc điều kiện của buổi phỏng vấn, vớ dụ như khụng gian quỏ chật hẹp, phũng quỏ núng, quỏ lạnh… và tỏ ra sốt ruột khụng biết bao giờ
cuộc phỏng vấn sẽ kết thỳc;
- Xin lỗi, cam kết: Thường xuyờn núi xin lỗi về cỏc hành động hay cỏc cử chỉ
khụng được đẹp của mỡnh, hay đệm cỏc từ ngữ khụng đẹp nhằm lấy lũng tin của người nghe cũng là một đặc điểm chung đễ nhận thấy từ những người hay núi dối;
- Thỏi độ khụng hợp tỏc hay muốn kết thỳc cuộc phỏng vấn càng sớm càng tốt: Với cõu hỏi: “Theo anh chị những người gian lận nờn bị hành xử như thế
nào nếu họ bị phỏt hiện?” Cú hai xu hướng trả lời: Đối với người trung thực họ thường trả lời những hành vi này nờn bị xử phạt thật nặng hay đưa ra tồ ỏn; trong khi những người khụng trung thực thường trả lời rằng họ khụng biết và khụng quan tõm tới chuyện này. Ngồi ra họ cũn muốn kết thỳc cuộc phỏng vấn sớm với lý do bận họp hay cú chuyện đột xuất.
Ngồi ra cũn một số biểu hiện như hay dựng tay để minh hoạ cho lời núi của mỡnh, dựng tay che miệng hay cười khụng thoải mỏi…
Dưới đõy là một số biểu hiện thường gặp giữa hai nhúm người trung thực và khụng trung thực được rỳt ra từ cỏc cuộc phỏng vấn:
Người trung thực Người khụng trung thực
Bỡnh tĩnh Khụng căng thẳng Hợp tỏc Quan tõm Chõn thành Khụng linh động Thõn mật Khụng kiờn nhẫn Căng thẳng Bất hợp tỏc Tỏ ra khụng quan tõm Lịch sự, giữ khoảng cỏch Hiếu thắng Khụng thõn thiện Bảng 3.1: Một số biểu hiện thường gặp trong cỏc cuộc phỏng vấn 3.3.2.2.5. Cõu hỏi tỡm kiếm sựđồng thuận:
Cõu hỏi tỡm kiếm sựđồng thuận thường được thiết kế với ba mục đớch chớnh. Thứ nhất, nú phõn biệt giữa lỗi khụng cú ý và lỗi cố ý. Trong nhiều trường hợp, người tạo ra sai sút thậm chớ khụng phỏt hiện ra cỏc sai sút của họ và với loại cõu hỏi này kiểm toỏn viờn cú thể buộc người thực hiện gian lận thừa nhận lỗi cố ý của họ. Thứ hai, nú cú ý nghĩa tỡm kiếm một sự thỳ nhận chớnh thức. Và cuối cựng, nú giỳp lưu trữ cỏc bằng chứng của cuộc kiểm toỏn trong quỏ trỡnh thu thập thụng tin.
Khỏc với cõu hỏi mở, trong cõu hỏi tỡm kiếm sự đồng thuận thỡ kiểm toỏn viờn cần phải cú một sự khẳng định thật rừ ràng đối với người phỏng vấn. Vớ dụ
“Kết quả cuộc điều tra của chỳng tụi rừ ràng cho thấy rằng” tức là cần phải nhấn mạnh rằng đĩ cú đầy đủ bằng chứng đểđưa ra kết luận nhưng cần lưu ý nộ trỏnh cỏc từ ngữ cú tớnh chất nhạy cảm như là: biển thủ, gian lận.
Trong quỏ trỡnh thực hiện loại cõu hỏi này, kiểm toỏn viờn cũng cần quan sỏt thỏi độ của người được hỏi. Vớ dụ người trung thực hay bị bất ngờ trước những lời buộc tội và họ thường cú thỏi độ giận dữ trong khi đú những người khụng trung thực thỡ cú thỏi độ ngược lại.
3.3.2.3. Ban hành hướng dẫn về việc tiếp cận rủi ro kiểm toỏn theo mụ hỡnh rủi ro kinh doanh: hỡnh rủi ro kinh doanh:
Một trong những giải phỏp để cú thể nhận diện gian lận là cỏc cụng ty kiểm toỏn nờn vận dụng mụ hỡnh rủi ro kinh doanh trong kiểm toỏn Bỏo cỏo tài chớnh. Theo chuẩn mực kiểm toỏn VSA 400 hiện hành, xột vềảnh hưởng rủi ro kiểm toỏn
đến Bỏo cỏo tài chớnh cú thể chia rủi ro thành 2 loại: đú là rủi ro cú tỏc động tổng thể tới Bỏo cỏo tài chớnh và rủi ro ảnh hưởng tới mức độ khoản mục.
Xột về thành phần rủi ro, rủi ro được phõn chia thành: Rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soỏt và rủi ro phỏt hiện. Mụ hỡnh kinh điển của rủi ro kiểm toỏn như sau:
Rủi ro (RR) kiểm toỏn = RR tiềm tàng x RR kiểm soỏt x RR phỏt hiện
Tuy nhiờn việc ỏp dụng mụ hỡnh rủi ro kiểm toỏn nờu trờn trong thực tế gặp khụng ớt khú khăn:
Để sử dụng mụ hỡnh này, cần kết hợp nhiều nhõn tố trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ rủi ro như rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt. Điều này tạo ra một thỏch thức khụng nhỏ cho kiểm toỏn viờn bởi trong một số trường hợp khú phõn định rừ ràng về rủi ro tiềm tàng ở mức độ tổng thể và rủi ro kiểm soỏt. Thờm vào đú, ở mỗi hồn cảnh khỏc nhau, tầm quan trọng và mức độảnh hưởng của cỏc nhõn tố này lại hồn tồn khỏc nhau. Vớ dụ, trỡnh độ của nhõn viờn kế toỏn cú thể là nhõn tố quan trọng
đối với cỏc khỏch hàng duy trỡ hệ thống kế toỏn thủ cụng nhưng đối với cỏc khỏch hàng sử dụng phần mềm kế toỏn và cú tớnh tựđộng cựng với cỏc chương trỡnh kiểm soỏt chặt chẽ thỡ yếu tố con người lại khụng phải là quan trọng nữa.
Hơn nữa, những yếu tố liờn quan tới rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt cú
ảnh hưởng như thế nào tới rủi ro phỏt hiện và chỳng quan hệ với nhau như thế nào.
Giả thuyết thứ nhất: Nếu rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt được đỏnh giỏ thấp hơn thực tế (rủi ro kiểm toỏn giữ khụng đổi) thỡ rủi ro phỏt hiện vụ hỡnh chung sẽ cao hơn mức ban đầu. Trong những trường hợp này, kiểm toỏn viờn sẽ thực hiện ớt thử nghiệm cơ bản hơn mức cần thiết và sai sút cú thể xảy ra.
Giả thuyết thứ hai: Nếu rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt được đỏnh giỏ cao hơn thực tế (rủi ro kiểm toỏn giữ khụng đổi) thỡ rủi ro phỏt hiện sẽ thấp hơn mức ban đầu. Trong trường hợp này kiểm toỏn viờn lại phải làm quỏ nhiều cỏc thử
nghiệm cơ bản mà điều đú là khụng cần thiết, gõy lĩng phớ thời gian và sức lực. Ngồi ra, việc sử dụng mụ hỡnh này khụng giỳp giải thớch được vấn đề: Cựng cụng ty, cựng hệ thống kiểm soỏt nội bộ nhưng gian lận khỏc nhau ở cỏc thời khúa khỏc nhau. Điều đú là do mụ hỡnh rủi ro kiểm toỏn kinh điển tiếp cận ở trạng thỏi tĩnh, tập trung quỏ nhiều vào rủi ro về mặt tài chớnh. Do vậy, cựng với quỏ trỡnh phỏt triển, mụ hỡnh này càng bộ lộ nhiều nhược điểm. Một mụ hỡnh khỏc hồn thiện hơn giỳp kiểm toỏn viờn cú một cỏch tiếp cận tốt hơn với cỏc rủi ro trong cuộc kiểm toỏn là mụ hỡnh rủi ro kinh doanh.
Mụ hỡnh rủi ro kinh doanh được dựa trờn cơ sở đỏnh giỏ rủi ro kinh doanh của khỏch hàng. Dựa trờn đỏnh giỏ này, kiểm toỏn viờn sẽ đỏnh giỏ tới rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt và rủi ro cú sai lệch trọng yếu do cỏc hành vi khụng tũn thủ hay sai sút, gian lận.
ẹaựnh giaự ruỷi ro kinh doanh cuỷa khaựch haứng
ẹaựnh giaự ruỷi ro coự sai leọch tróng yeỏu do sai soựt, gian laọn hay haứnh vi khõng tuãn thuỷ
Caực nhãn toỏ aỷnh hửụỷng ruỷi ro tiềm taứng
Caực nhãn toỏ aỷnh hửụỷng ruỷi ro kieồm soaựt Ruỷi ro tiềm taứng Ruỷi ro kieồm soaựt Ruỷi ro phaựt hieọn
Hỡnh 3.1: Mụ hỡnh rủi ro kinh doanh, Bài giảng mụn kiểm toỏn – TS.Vũ Hữu Đức
Để cú một hỡnh dung tốt hơn, xin xem hỡnh minh họa dưới đõy về quy trỡnh vận dụng mụ hỡnh rủi ro kinh doanh:
1
2 3
Tỡm hieồu chieỏn lửụùc kinh
doanh cuỷa khaựch haứng Tỡm hieồu keỏ hoách phaỷn ửựng hoaởc kieồm soaựt nhửừng thay ủoồi trong
mõi trửụứng kinh doanh cuỷa khaựch haứng
ẹaựnh giaự nhửừng ruỷi ro kinh doanh maứ khaựch haứng
ủang phaỷi ủoỏi maởt Xem xeựt khaỷ naờng coự gian
laọn, sai soựt do ruỷi ro kinh doanh mang lái Xem xeựt aỷnh hửụỷng cuỷa
ruỷi ro kinh doanh ủeỏn ruỷi ro kieồm toaựn ẹũnh hửụựng caực thuỷ túc kieồm toaựn theo hửụựng noĩ lửùc nhiều hụn ụỷ nhửừng khu vửùc coự
ruỷi ro cao
Hỡnh 3.2: Vận dụng mụ hỡnh rủi ro kinh doanh, Bài giảng mụn kiểm toỏn – TS.Vũ Hữu Đức
Cú thể thấy rằng, cỏch tiếp cận theo rủi ro kinh doanh là cỏch thức tiếp cận rủi ro từ tổng thểđến chi tiết trong khi rủi ro kiểm toỏn kinh điển là cỏch tiếp cận từ
chi tiết tới tổng thể. So với mụ hỡnh kinh điển, mụ hỡnh rủi ro kinh doanh cú một số