Trước đây, người ta nghĩ về Hệ hỗ trợ quyết định là nghĩ đến khả năng hỗ trợ nhà quản trị trong việc ra quyết định trong các quyết định lập trình, các quyết định trong các tình huống bán cấu trúc. Tuy nhiên, có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ hỗ trợ quyết định, mỗi định nghĩa mang đến 1 góc nhìn cho chúng ta về chức năng và nhiệm vụ của hệ hỗ trợ.
- Litte (1970) định nghĩa như sau: “Hệ hỗ trợ quyết định là tập
hợp các thủ tục dựa vào các mô hình để xử lý dữ liệu và phán xét nhằm trợ giúp các nhà ra quyết định”. Little đã định nghĩa nó thông qua cách vận hành và kết quả đạt được.
- Bonezek et al (1980) lại định nghĩa dựa vào cấu trúc của hệ hỗ
trợ quyết định. Ông cho rằng “ Hệ hỗ trợ quyết định là một hệ máy tính gồm 3 thành phần tương tác với nhau: hệ thống ngôn ngữ, hệ kiến thức và hệ xử lý vấn đề”. Trong đó, hệ thống ngôn ngữ là cơ chế để giao tiếp giữa người dùng và các thành phần khác; hệ kiến thức là kho lưu chứa các kiến thức của lĩnh vực đang xét dưới dạng dữ liệu hat thủ tục; hệ xử lý vấn đề là liên kết giữa 2 thành phần kia, chứa một hay nhiều năng lực xử lý vấn đề tổng quát cần để ra quyết định.
- Dưới góc nhìn của quá trình phát triển của nó, Keen (1980) lại có định nghĩa khác về hệ hỗ trợ quyết định. Đó là “ sản phẩm của quá trình phát triển ở đó người dùng hệ thống, người xây dựng hệ thống và bản thân hệ thống có khả năng ảnh hưởng lên nhau gây ra một tiến hóa và khuôn mẫu sử dụng”.
Mỗi người có một cách định nghĩa khác nhau, tuy nhiên, hệ hỗ trợ quyết định vẫn được hiểu theo một định nghĩa chung đó là một hệ thống máy tính và các phần mềm chuyên ngành hỗ trợ, giúp đỡ các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định, giúp cho các quyết định trở nên khả thi và hợp lý hơn.
2. Đặc điểm của hệ hỗ trợ quyết định
Trước tiên, ta phải xác định một điều đó là hệ hỗ trợ quyết định chỉ mang tính bổ trợ mà không thể thay thế khả năng phân xử của các nhà quản trị. Những giải thuật của hệ hỗ trợ quyết định chỉ cho ra những con số mà không thể đem đến một câu trả lời, quyết định cụ thể để xử lý các tình huống đang xảy ra. Với chức năng của mình, hệ hỗ trợ quyết định có những đặc điểm cơ bản sau:
- Một là, nó chỉ hỗ trợ ra quyết định trong các tình huống nửa
cấu trúc hoặc cấu trúc. Tức là các phần mềm không thể đưa ra một quyết định độc lập, mà chỉ tạo cơ sở để nhà quản trị ra quyết định mà thôi. Phải kết hợp phần xử lý thông tin của máy tính và phán xử của con người mới có thể đưa ra một quyết định hợp lý và hoàn hảo.
- Hai là, hệ hỗ trợ quyết định phù hợp với các cấp quyết định từ
thấp đến cao. ở mỗi cấp quyết định, phần mềm sẽ hỗ trợ ở những mức độ khác nhau. Ở những cấp thấp, để ra được những quyết định tác chiến hay quyết định chiến thuật thì phần mềm sẽ hỗ trợ phần lớn công việc ra quyết định. Trong khi đó, ở những cấp quyết định cao với những quyết định chiến lược, phần mềm chỉ cho ra những kết quả, qua đó, sẽ tạo cơ sở giúp các quyết định của nhà quản trị thêm thuyết phục.
- Ba là, phù hợp cho các mô hình ra quyết định khác nhau.
Những quyết định ít mang tính cấu trúc thì thường được liên đới nhiều người, nhiều bộ phận tham gia và ngược lại. Chính vì vậy, nếu hệ hỗ trợ quyết định không hỗ trợ được tính cấu trúc sẽ giúp trong việc liên lạc và hệ thống.
- Bốn là, khi sử dụng hệ hỗ trợ quyết định, các quyết định của
nhà quản trị sẽ được thực hiện theo trình tự, đảm bảo được quá trình và tính hiệu quả của quyết định.
- Năm là, nó hỗ trợ tối đa trong việc tìm kiếm thông tin, xử lý dữ
liệu, thiết kế, lựa chọn và hiện thực hóa các phương án để giải quyết vấn đề. Hỗ trợ các phong cách quyết định khác nhau. - Sáu là, có thể tiến hóa theo thời gian. Trong mỗi giai đoạn khác
nhau, những đòi hỏi của thực tế sẽ khác nhau, chính vì vậy các phần mềm có thể được sửa chữa, bổ sung nhằm hoàn thiện và phù hợp hơn, sẵn sàng hỗ trợ nhà quản trị trong mọi thời điểm. - Bảy là, dễ dùng và thân thiện với người dùng.
- Tám là, nhờ hệ hỗ trợ quyết định mà các quyết định được nâng
cao tính hiệu dụng thay vì là hiệu quả. Tính hiệu dụng chính là tính chính xác, chất lượng của quyết định thay vì giá phí cho việc ra quyết định.
- Chín là, việc ra quyết định vẫn do nhà quản trị thực hiện. Dưới
sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên môn. Nhà quản trị làm công việc kiểm tra, giám sát quá trình và dưới những kết quả để đưa ra quyết định sau cùng.
- Cuối cùng, hệ hỗ trợ quyết định có thể xài độc lập, kết hợp với
các phần mềm khác hay mạng lưới máy tính bất kỳ với công nghệ WEB.
Những đăăc điểm trên cho phép chúng ta nhâăn định rằng, nhờ hêă thống hỗ trợ quyết định mà quá trình ra quyết định của các nhà quản trị trở nên nhẹ nhàng hơn, nhanh chóng hơn và có tính khả thi, hiêău dụng cao hơn.
Mang tính tương tác giữa người sử dụng và các phần mềm máy tính, hay nói cách khác là có sự giao tiếp giữa nhà quản trị và hệ hỗ trợ, chính vì vâăy, nó phải có cấu trúc vững vàng, đảm bảo cho quá trình ra quyết định. Cấu trúc đó bao gồm: hêă quản lý dữ liêău, hêă quản lý mô hình, hêă quản lý dựa vào kiến thức, hêă giao diêăn người dùng.
- Hêê quản lý dữ liêêu bao gồm 1 cơ sở dữ liêău (database) chứa những dữ liêău cần thiết của tình huống và được quản lý bởi môăt hêă quản trị cơ sở dữ liêău. Đây là môăt thành phần quan trọng bởi nó là cơ sở, là yếu tố cần thiết để đưa ra những quyết định hợp lý.
- Hêê quản lý mô hình là gói phần mềm về các thành phần về
thống kê, tài chánh, khoa học quản lý hay các phương pháp định lượng nhằm trang bị cho hêă thống năng lực phân tích. Thành phần này được sáng tạo trên cơ sở thực tiễn, với những mô hình hoạt đôăng hiêău quả.
- Hêê quản lý dựa vào kiến thức bao gồm hêă thống kiến thức từ
tổ chức, nó có thể hoạt đôăng đôăc lâăp hoăăc liên kết, hỗ trợ các hêă khác để đưa ra các quyết định. Nguồn để nó xử lý cũng được lấy trích từ hêă quản lý dữ liêău.
- Hêê giao diêên người dùng là công cụ giúp người dùng giao tiếp, ra lêănh cho hêă thống hoạt đôăng. Nhờ thành phần này, nhà quản trị có thể trao đổi thông tin với các thành phần khác, hay nói cách khác, nhờ hêă giao diêăn mà nhà quản trị có thể mã hóa những thông tin ban đầu, theo dõi quá trình hoạt đôăng của các thành phần khác và đọc được kết quả cuối cùng.
Cấu trúc phức tạp nhưng bền vững, giúp cho hêă hỗ trợ quyết định có khả năng xử lý được các vấn đề khó khăn, nghiêm trọng. Mỗi thành phần tuy có cấu thành khác nhau, phụ trách những mảng công viêăc khác nhau, nhưng trên thực tế, cũng phải có những gắn kết chăăt chẽ với nhau trong quá trình xử lý thông tin, để có được kết quả cuối cùng.
B. TRẢ LỜI CÂU HỎI BÀI TẬP
1. Quyết định có tính duy lý
Ta có thể tạm hiểu, quyết định có tính duy lý là những quyết định thiên về lý thuyết mà không có tính khả thi cao trong thực tế. Hay nói cách khác, trong quá trình ra quyết định, do sự hỗ trợ của các công cụ máy tính đã được lập trình sẵn, các phương án nhà quản trị đưa ra đều được xử lý thông qua những phần mềm máy tính, sau đó, dựa vào kết quả để chọn phương án tối ưu. Trên thực tế, đó chính là phương án do các công cụ, phần mềm quyết định chứ không phải do nhà quản trị thực hiện. Điều đó dẫn đến tính lý thuyết của các quyết định.
2. Ý kiến cá nhân
Có ý kiến cho rằng, “Khi các nhà quản trị thường xuyên sử dụng máy
tính và các phần mềm chuyên ngành hỗ trợ, thì họ có khuynh hướng ra các quyết định duy lý nhiều hơn”. Theo ý kiến cá nhân, ý kiến trên chưa
chính xác vì nhiều lý do:
- Thứ nhất, các phần mềm chuyên ngành để hỗ trợ thực hiện ra
quyết định được lập trình trên cơ sở những nhu cầu thực tế, từ những nguyên tắc, điều kiện kinh doanh trong thực tiễn cuộc sống. Chính vì vậy, kết quả của chúng, mặc dù không do các nhà quản trị chủ động suy nghĩ, cân nhắc, lựa chọn, hay nói cách khác là không do con người thực hiện mà nhờ vào máy móc, nhưng vẫn có những giá trị thực tiễn nhất định, không hoàn toàn chỉ là lý thuyết.
- Thứ hai, ta quan tâm đến việc sử dụng những phần mềm hỗ
trợ. Để các phần mềm có thể thực hiện được công việc của chúng, cần phải có nguồn dữ liệu ban đầu. Nguồn dữ liệu này có thể do nhà quản trị thu thập, thống kê từ kết quả kinh doanh, hay tìm hiểu từ những nguồn là các công ty đối tác, đối thủ, cũng có thể là những số liệu do chính nhà quản trị dự liệu. Ta nhận thấy, đầu vào là nguồn dữ liệu lấy từ thực tế thì chắc hẳn,
dữ liệu đầu ra cũng mang tính thực tiễn và tính khả thi cao, không đơn thuần chỉ là lý thuyết mà thôi.
- Thứ ba, như ở trên đã trình bày, dữ liệu đầu vào để tạo nguồn
cho các phần mềm chuyên ngành có thể xử lý do chính nhà quản trị tìm kiếm, sàng lọc. Phần mềm chuyên ngành chỉ giúp nhà quản trị trong việc tính toán và cho ra những con số mang ý nghĩa xác suất và thống kê. Chính vì vậy, việc ra quyết định của nhà quản trị chỉ được phần mềm chuyên ngành hỗ trợ một phần hay một bước, và kết quả cũng chỉ mang tính chất tham khảo. Nhà quản trị phải biết kết hợp với các yếu tố khác để có thể đưa ra những quyết định hợp lý nhất. Chính vì vậy, đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho nhận định trên là không chính xác.
- Thứ 4, ta phải nói đến sự hỗ trợ đắc lực của các phần mềm
chuyên ngành trong việc ra quyết định của các nhà quản trị. Đối với những quyết định lập trình, những quyết định tác nghiệp hay chiến thuật, nhờ sự hỗ trợ của các phần mềm này, nhà quản trị có thể đưa ra được những quyết định hợp lý nhất trong thời gian ngắn nhất, hạn chế được tối đa những rủi ro đối với những vấn đề bất ngờ đang xảy ra. Còn đối với những quyết định không lập trình, những quyết định mang tính chiến lược, nhờ những con số “biết nói” từ các phần mềm chuyên ngành, nhà quản trị có được những cơ sở mang tính định lượng, giúp suy nghĩ của họ được cụ thể hóa, từ đó có được những quyết định tốt nhất cho vấn đề của mình.
Tuy nhiên, vấn đề nào cũng có những mặt tích cực và tiêu cực, ở đây cũng vậy. Việc quá lạm dụng, tin tưởng vào các phần mềm chuyên ngành cũng khiến những quyết định trở nên bất hợp lý. Đó là khi nhà quản trị sử dụng những phần mềm không đúng với mục đích của nó, hay nguồn dữ liệu ban đầu mang tính chủ quan, không được thu thập từ thực tế, khi mà nhà quản trị không đủ trình độ để hiểu hết ý nghĩa của những con số,… Trong những trường hợp đó, những phần mềm chuyên ngành trở thành vô
cùng nguy hiểm, nó khiến nhà quản trị đưa ra những quyết định sai lầm, không những không thể giải quyết được vấn đề trước mắt mà còn khiến tình trạng trở nên xấu đi. Chính vì vậy, để sử dụng các phần mềm chuyên ngành, đòi hỏi các nhà quản trị phải có những hiểu biết cặn kẽ, am hiểu đối với phần mềm và lĩnh vực mình sử dụng, nhằm phát huy tối đa hiệu quả của chúng.
Câu 3: Văn hóa tổ chức có thể ảnh hưởng đến cách thức nhà quản trị ra quyết định như thế nào?
1. Khái niệm văn hóa tổ chức
“Văn hóa tổ chức(văn hóa doanh nghiệp) là một hệ thống các ý nghĩa, giá trị, niềm tin chủ đạo, nhận thức và phương pháp tư duy được mọi thành viên của một tổ chức cùng đồng thuận và có ảnh hưởng ở phạm vi rộng đến cách thức hành động của từng thành viên.
Văn hóa doanh nghiệp thể hiện sự đồng thuận về quan điểm, sự thống nhất trong cách tiếp cận và trong hành vi của các thành viên trong một tổ chức. Nó có tác dụng giúp phân biệt tổ chức này với tổ chức khác, vì vậy còn gọi là bản sắc riêng, bản sắc văn hoá.” (theo Đỗ Văn Khiêm).
Các định nghĩa khác:
Theo Wikipedia: Văn hóa tổ chức được xem như là một nhận thức chỉ
tồn tại trong nhận thức của tổ chức chứ không phải trong một cá nhân. Vì vậy, các cá nhân có những nền tảng văn hóa, lối sống, nhận thức khác nhau, ở những vị trí làm việc khác nhau trong tổ chức có xu hướng hiển thị Văn hóa tổ chứcđó theo cùng một cách hay ít nhất là có một mẫu số chung. Như vậy, Văn hóa tổ chức có liên quan đến cách nhận thức và lối hành xử của các thành viên đối với bên trong và bên ngoài tổ chức.
Văn hóa tổ chức chính là sự hiện diện sinh động và cụ thể nhất của tổ chức mà mọi người có thể dễ dàng nhận ra. Hình ảnh đó do nhiều yếu tố tạo ra; vì vậy khi một yếu tố thay đổi có thể làm cho hình ảnh của tổ chức
khác đi. Do đó, trên phương diện lý thuyết thì không có tổ chức nào giống tổ chức nào.
Theo Jacques (1952): Văn hóa tổ chứclà tư duy hành động hằng ngày
của các thành viên trong tổ chức. Đó là những điều mà các thành viên phải học và tuân theo để được chấp nhận làm việc tại tổ chức. Văn hóa tổ chứctheo nghĩa này bao gồm một loạt các hành vi ứng xử, các phương thức, kỹ thuật và kỹ luật làm việc, các thông lệ và thói quen quản lý, các mục tiêu, cách trả lương, các quan điểm về cách làm việc, niềm tin vào tính dân chủ trong các buổi thảo luận, những qui ước và những điều cấm kỵ.
Theo Tunstall (1983): Văn hóa tổ chức có thể được mô tả như là một tập
hợp chung các tín ngưỡng, thông lệ, hệ thống giá trị, quy chuẩn, hành vi ứng xử và cách kinh doanh riêng của từng tổ chức. Những mặt này sẽ quy định mô hình hoạt động riêng của tổ chức và hành vi ứng xử của các thành viên trong tổ chức.
Từ các định nghĩa trên ta thấy được rằng: Văn hóa tổ chức là một phạm trù lớn, một phạm trù mang tính tập thể và mỗi đặc điểm,biểu hiện của nó đều có sự ảnh hưởng rất lớn đến một doanh nghiệp, đến các thành viên trong doanh nghiệp. Ảnh hưởng đến các hoạt động hoạch định, kiểm soát, … và quan trọng nhất là ảnh hưởng đến cách thức ra quyết định của nhà quản trị.
Để đi xuyên suốt nhận định trên, chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau để nắm rõ bản chất của sự ảnh hưởng này:
- Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến những mặt nào của việc ra quyết định?
- Sự tác đôăng của văn hóa tổ chức đến cách thức đưa ra quyết định như thế nào?
2. Các lý thuyết liên quan: Ta đề cập thông qua các mô hình văn