Thực hiện phân công chức năng, nhiệm vụ rõ ràng
Để tránh đƣợc sự chồng chéo về chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trong triển khai ứng dụng E-Learning trong công tác đào tạo cho cán bộ công chức
nhà nƣớc, việc phân định chức năng nhiệm vụ giữa bộ phận phụ trách đào tạo và bộ phận phụ trách CNTT trong cơ quan cần đƣợc quy định rõ ràng. Cụ thể là:
Đơn vị phụ trách đào tạo trong cơ quan là đầu mối tham mƣu giúp Lãnh đạo Bộ/cơ quan ngang Bộ trong công tác đào tạo cán bộ, công chức. Do đó, đơn vị này có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
o Đơn vị phụ trách đào tạo phối hợp với đơn vị phụ trách CNTT lên kế hoạch đào tạo và trình Lãnh đạo Bộ/cơ quan ngang Bộ phê duyệt.
o Giám sát, kiểm tra quá trình đào tạo nhằm đảm bảo kế hoạch đã đƣợc phê duyệt, chất lƣợng đào tạo và mục tiêu đề ra.
o Phối hợp với đơn vị có chức năng về CNTT của tổ chức để quản lý đào tạo.
Đơn vị phụ trách về CNTT của Bộ/cơ quan ngang Bộ có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
o Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng giáo trình đào tạo cán bộ công chức theo từng nghiệp vụ, chuyên môn.
o Chủ trì xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch đào tạo kiến thức CNTT. o Hƣớng dẫn cán bộ, công chức vận hành hệ thống E-Learning. o Hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình đào tạo.
Xây dựng bộ máy
o Bộ phận đầu mối: Hình thức đào tạo E-Learning có nhiều mối quan hệ gắn chặt với bộ phận chuyên trách về CNTT. Do đó, bộ phận chuyên trách về đào tạo kiến thức CNTT nói chung và đào tạo bằng E-Learning nói riêng phải là một bộ phận trực thuộc đơn vị chuyên trách về CNTT của Bộ/cơ quan ngang Bộ.
o Cơ cấu tổ chức bộ phận đào tạo E-Learning bao gồm các thành phần: Ngƣời quản trị hệ thống: Nhân lực này có thể do các bộ phận kỹ
thuật của đơn vị phụ trách CNTT đảm nhiệm.
Ngƣời quản lý khóa học và ngƣời quản lý học do bộ phận đào tạo phối hợp với đơn vị chuyên trách về CNTT của cơ quan đảm nhiệm trách nhiệm tạo và quản lý các lớp học đang diễn ra trong khuôn khổ hệ thống E-Learning.
Cán bộ nắm vững nghiệp vụ của các đơn vị đảm nhiệm vai trò chuyên gia lĩnh vực và ngƣời thiết kế dạy.
Ngƣời làm phần mềm nội dung: tùy thuộc yêu cầu về tính tƣơng tác của từng loại bài giảng mà ngƣời làm phần mềm nội dung có thể là cán bộ của đơn vị phụ trách CNTT (đối với những kỹ thuật đơn giản) hoặc thuê đơn vị chuyên bên ngoài nhằm đảm bảo chất lƣợng bài giảng.
Trợ giáo, thầy kèm: Nhân lực này sẽ là ngƣời hỗ trợ học viên trong quá trình đào tạo, đây là một trong những vị trí quan trọng trong triển khai E-Learning.
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức trên, bộ phận đào tạo E-Learning phải có tối thiểu 4-5 cán bộ. Từ trƣớc đến nay, việc kiêm nhiệm thực hiện nhiệm vụ là một thực tế khá phổ biến. Tuy nhiên, trong cơ cấu tổ chức bộ phận đào tạo E- Learning, việc kiêm nhiệm cần phải đƣợc hạn chế tối đa nhằm đảm bảo chất lƣợng cũng nhƣ mức độ chuyên sâu của từng mảng công việc tƣơng đối khác nhau.
Tổ chức triển khai
Căn cứ vào thực tế, các CQNN cần phải có một lộ trình thực hiện cụ thể để việc triển khai đƣợc thành công. Đối với đối tƣợng là các CQNN, việc chuyển đổi hình thức học tập từ truyền thống sang trực tuyến phải thực hiện dần dần, từng bƣớc do cán bộ của CQNN phần lớn là ngƣời lớn tuổi, khả năng thích nghi với công nghệ mới kém hơn nhiều so với ngƣời trẻ. Do vậy, đối với đối tƣợng đặc biệt này, ở giai đoạn đầu, ta cần xây dựng một hệ thống học tập trực tuyến hƣớng tới đối tƣợng là ngƣời trẻ tuổi trƣớc, sau đó dần dần mở rộng sang đối tƣợng học viên lớn tuổi. Do vậy, lộ trình triển khai cần tuân theo các bƣớc nhƣ sau:
(1)Xây dựng kho dữ liệu học tập của cơ quan. Ở bƣớc đầu tiên, hệ thống E- Learning đóng vai trò là hệ thống bổ trợ cho học viên, phục vụ việc tự nghiên cứu và tự kiểm tra kiến thức của cán bộ.
(2)Xây dựng 1 – 2 khóa học thử nghiệm, tốt nhất là khóa học về tin học văn phòng. Lý do là vì:
o Mọi cán bộ đều phải trang bị kiến thức về tin học văn phòng. o Kiến thức về tin học văn phòng là kiến thức cơ bản giúp cán bộ
o Hình thức đào tạo trực tuyến phù hợp nhất với các khóa đào tạo về CNTT.
(3)Lập nhóm cán bộ kiểm tra hệ thống pilot. Tiến hành chạy thử nghiệm, đánh giá hiệu quả của hệ thống
(4)Khắc phục các nhƣợc điểm còn tồn tại của hệ thống trên cơ sở ý kiến đóng góp của học viên.
(5)Áp dụng hình thức đào tạo trực tuyến với một số khóa học cho tất cả cán bộ của cơ quan.
(6)Đánh giá các khóa học khác, lựa chọn các khóa học phù hợp với hình thức đào tạo trực tuyến để mở rộng nội dung giảng dạy trên hệ thống.
Cơ chế tài chính
Kinh phí là một trong những yếu tố then chốt, sống còn trong việc triển khai các nhiệm vụ. Trong CQNN, đảm bảo kinh phí thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch là bài toán không có lời giải một khi nhiệm vụ không đƣợc xếp vào loại cần ƣu tiên. Việc triển khai ứng dụng E-Learning trong công tác đào tạo kiến thức CNTT tại CQNN muốn đạt đƣợc mục tiêu thì vấn đề kinh phí hàng năm cần đƣợc đảm bảo và có sự cam kết từ lãnh đạo Bộ/cơ quan ngang Bộ và những đơn vị chức năng. Tuy nhiên, dự trù kinh phí phải dựa trên những tính toán kỹ lƣỡng và có tính hợp lý cao.
Ngoài ra, các văn bản của nhà nƣớc về định mức và quy trình tài chính thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động E-Learning chƣa đƣợc ban hành. Việc sử dụng các quy định về định mức cho các hoạt động đào tạo truyền thống có nhiều bất cập, không phù hợp với các hoạt động về E-Learning. Trên thực tế, vấn đề này đã và sẽ là rào cản rất lớn trong quá trình triển khai.
Do đó, giải pháp đề ra là phải xây dựng một quy chế tài chính riêng cho các hoạt động E-Learning trên cơ sở vận dụng các quy định tài chính hiện hành và những cơ chế đặc thù.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy chuyên trách
Bộ máy chuyên trách đóng vai trò hạt nhân trong việc ứng dụng E- Learning trong công tác đào tạo kiến thức CNTT tại CQNN. Hiệu quả hoạt động của bộ máy này mang ý nghĩa quyết định đến kết quả việc triển khai. Do đó, việc đánh giá hiệu quả hoạt động cần đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, thực chất nhằm có những điều chỉnh kịp thời.
Thu hút sự quan tâm tham gia của học viên
Để thu hút sự quan tâm tham gia của học viên, một số biện pháp cần đƣợc triển khai có định hƣớng, kế hoạch, bao gồm:
o Tăng cƣờng tuyên truyền, nâng cao nhận thức của học viên về: vai trò của kiến thức về CNTT trong nâng cao hiệu quả công việc; khả năng học tập thông qua phƣơng thức học tập E-Learning của cơ quan và những lợi ích của học viên khi tham gia các khóa học.
o Nắm bắt, đáp ứng và hỗ trợ kịp thời các yêu cầu của học viên.
o Xây dựng văn hóa học tập trong tổ chức, khuyến khích tinh thần chủ động học tập và tạo môi trƣờng học tập ngay trong công việc.
o Liên tục nâng cao chất lƣợng dịch vụ của hệ thống cũng nhƣ chất lƣợng bài giảng điện tử. Nội dung bài giảng phải gắn liền với giải quyết những vấn đề trong thực tiễn công việc.
3
3..55. . NNHHỮỮNNGGLLƯƯUUÝÝKKHHIITTRRIIỂỂNNKKHHAAIIEE--LLEEAARRNNIINNGG
Hầu hết các tổ chức sử dụng Elearing đều gặp phải những điểm mạnh và yếu của nó. Những ƣu điểm của E-Learning là nó mở ra những cơ hội, những phƣơng pháp mới và những giá trị cho tổ chức. Những nhƣợc điểm của nó nếu thiếu sự quan tâm sẽ dẫn đến sự lãng phí rất lớn. Biết đƣợc mình đang ở vị trí nào để có phƣơng hƣớng phát triển hệ thống một cách đúng đắn sẽ giảm thiểu những rủi ro khi triển khai hệ thống E-Learning. Nếu bạn là một ngƣời ở trong cơ quan, làm cách nào để bạn biết đƣợc hệ thống E-Learning của mình đang gặp khó khăn? Nếu trên phƣơng diện một ngƣời tƣ vấn hay cung cấp dịch vụ, làm thế nào bạn biết đƣợc khách hàng của bạn đang đi đúng hƣớng? Dƣới đây là 9 dấu hiệu cảnh báo sai lầm trong triển khai E-Learning[9]:
1/ Chỉ tập trung vào công nghệ mà không có chiến lƣợc phát triển. 2/ Không chú trọng đến các yêu cầu về nghiệp vụ và hiệu suất.
3/ Thiếu các kỹ năng trong việc quản lý, thiết kế, phát triển, triển khai và tận dụng các nguồn nhân lực.
4/ Thất bại trong việc khai thác những khả năng đặc trƣng của E-Learning. 5/ Không đánh giá đƣợc hệ thống của mình.
6/ Không chú trọng vào nhu cầu học tập của học viên. 7/ Thiếu sự quản lý khi triển khai hệ thống.
8/ Thiếu sự quan tâm của lãnh đạo. 9/ Thất bại trong quản lý thay đổi.
Đặc biệt dấu hiệu thứ 9 là điều kiện để triển khai một phƣơng thức học tập mới và bền vững và hiệu quả. Ta thƣờng lầm tƣởng rằng, khi ta cung cấp một giải pháp công nghệ mới và một phƣơng thức học tập mới thì tự khắc văn hóa học của cán bộ sẽ tự động thay đổi. Điều này là hoàn toàn sai lầm. Thay đổi công nghệ và cung cấp giải pháp học tập mới là một chuyện, việc thay đổi tƣ duy và thói quen học tập của cán bộ là một chuyện khác, cần phải có lộ trình và kế hoạch thực hiện cụ thể. Quản lý thay đổi là hàng loạt các chiến lƣợc, chính sách nhằm đảm bảo cho việc các cán bộ đồng ý thay đổi phƣơng thức học tập cổ truyền và hƣởng ứng những hiệu quả mà phƣơng thức học tập mới mang lại.
Có 13 yếu tố đảm bảo cho quá trình thay đổi nhận thức thành công, bao gồm[13]:
1/ Lãnh đạo đơn vị phải là những ngƣời đi tiên phong trong phong trào ứng dụng công nghệ E-Learning.
2/ Chia sẻ những câu chuyện về sự thành công.
3/ Tập trung quan tâm các đối tƣợng tham gia sớm vào việc sử dụng hệ thống.
4/ Quan tâm đến các đối tƣợng nhóm second adopters, những ngƣời có vai trò then chốt trong việc kiểm tra hệ thống và quảng bá hệ thống.
5/ Nhấn mạnh các ƣu điểm của hệ thống mới.
6/ Chỉ ra kết quả rõ nét có giá trị và ấn tƣợng sẽ thu đƣợc khi triển khai hệ thống E-Learning.
7/ Tất cả những ngƣời sử dụng hệ thống đều phải tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống.
8/ Bỏ qua các ý kiến tiêu cực trong quá trình triển khai.
9/ Xếp thứ tự ƣu tiên đối với các đối tƣợng sử dụng hệ thống.
10/ Cần đào tạo kỹ năng tin học cơ bản cho ngƣời sử dụng hệ thống.
11/ Cần phải để khoảng thời gian đủ dài để ngƣời sử dụng có thời gian thích nghi với hệ thống học tập mới.
12/ Luôn chú trọng trong việc đào tạo và chuyển giao công nghệ cho ngƣời sử dụng.
13/ Luôn luôn theo sát các đối tƣợng học tập trong quá trình chuyển đổi hệ thống.
Chi tiết 9 dấu hiệu cảnh báo và 13 yếu tố cần xem xét trong quản lý thay đổi đƣợc trình bày tại phụ lục 1 & 2 trong tài liệu này.
C CHHƯƯƠƠNNGG 44:: MMỘỘTT SSỐỐ ĐĐỀỀ XXUUẤẤTT CCẢẢII TTIIẾẾNN ĐĐỐỐII VVỚỚII HHỆỆ TTHHỐỐNNGG EE-- L LEEAARRNNIINNGGTTRROONNGGCCƠƠQQUUAANNNNHHÀÀNNƯƯỚỚCC 4 4..11. . MMỘỘTTSSỐỐMMOODDUULLEECCHHỨỨCCNNĂĂNNGGRRIIÊÊNNGGBBIIỆỆTTCCỦỦAAHHỆỆTTHHỐỐNNGG
Trên cơ sở phân tích quy trình đào tạo của CQNN, ta thấy rằng Moodle hỗ trợ rất nhiều tính năng phù hợp với yêu cầu. Tuy nhiên, một số tính năng phải cải tiến để phù hợp với nhu cầu thực tế. Dƣới đây là một số đề xuất một số chức năng cải tiến cho hệ thống đào tạo trực tuyến của CQNN.
4.1.1. Đăng ký làm thành viên
Chức năng này cho phép cán bộ tự đăng ký làm thành viên hệ thống. Moodle cũng cung cấp chức năng cho phép ngƣời quản trị tạo ngƣời dùng, kết nối với hệ thống LDAP hoặc cho ngƣời dùng tự đăng ký tài khoản. Tuy nhiên, các hình thức này chƣa thực sự thỏa mãn yêu cầu của CQNN.
Ngƣời quản trị tạo tài khoản
Kết nối với LDAP Ngƣời dùng tự tạo tài khoản
Ƣu điểm Kiểm soát đƣợc
lƣợng ngƣời dùng thực trong hệ thống
Nhanh chóng, quản trị account tập trung
Giảm tải công việc cho ngƣời quản trị, tăng tinh thần trách nhiệm cho ngƣời học
Nhƣợc điểm Lƣợng công việc lớn đối với ngƣời quản trị
Phải quản lý lƣợng lớn account không sử dụng của cán bộ
Hệ thống phải đối mặt với nguy cơ gặp phải spammer Chính vì vậy, yêu cầu của CQNN là làm sao phải có một chức năng “Đăng ký thành viên” khắc phục đƣợc các nhƣợc điểm trên. Chức năng Đăng ký thành viên đƣợc đề xuất ở đây cho phép cán bộ tự đăng ký tài khoản của mình trên hệ thống E-Learning. Tuy nhiên ngƣời đăng ký phải chờ đƣợc ngƣời quản trị cấp phép mới có thể truy cập và sử dụng hệ thống.
Hình 4.1: Form đăng ký thành viên
Cách sử dụng chức năng này nhƣ sau:
Nhấn liên kết Register new account trong Hộp thoại Đăng nhập ở Trang chủ
Điền các thông tin vào form đăng ký
Nhấn nút Send register new account
Chức năng này có các điểm phù hợp hơn với CQNN so với chức năng mặc định của hệ thống Moodle nhƣ:
o Giảm khối lƣợng công việc cho ngƣời quản trị hệ thống
o Tăng tinh thần trách nhiệm cho cán bộ đăng ký học, chỉ có cán bộ thực sự muốn sử dụng hệ thống mới đăng ký học.
4.1.2. Quản lý đăng ký thành viên
Song song với chức năng đăng ký thành viên, hệ thống cần một chức năng để quản lý việc đăng ký, cho phép/không cho phép thành viên đăng nhập hệ thống. Chức năng này dành riêng cho đối tƣợng là quản trị hệ thống:
Hình 4.2: Form quản lý thành viên
Cách sử dụng chức năng này nhƣ sau:
Đăng nhập hệ thống với quyền quản trị
Nhấn liên kết Danh sách học viên đăng ký tạo tài khoản
Tích chọn học viên muốn cấp tài khoản truy cập hệ thống
Nhấn Insert để cấp tài khoản
Nhấn Xóa để loại khỏi danh sách
4.1.3. Đăng ký tham gia khóa học
Trên hệ thống cùng lúc có rất nhiều khóa học. Để nâng cao tính chủ động của cán bộ và hợp với nhu cầu đào tạo của cán bộ, cán bộ có thể tự đăng ký khóa học phù hợp cho mình. Cán bộ có thể xem trƣớc đƣợc các thông tin nhƣ nội dung khóa học, thời gian tổ chức khóa học, lớp học còn chỗ trống hay không … để chọn cho mình thời gian học và nội dung học phù hợp nhất. Chức năng