o Công cụ là một add-in của Microsoft Word, một trình soạn thảo phổ biến nên hầu hết ngƣời sử dụng có thể thao tác dễ dàng, kể cả không có chuyên môn về CNTT.
o Công cụ không cần kết nối tới hệ thống khi soạn thảo câu hỏi.Vì thế , giáo viên có thể soạn câu hỏi ở chế độ offline bất cứ khi nào họ có thời gian. o Câu hỏi đƣợc xuất ra định dạng Moodle XML nên hoàn toàn tƣơng thích
với hệ thống E-Learning trên nền Moodle, có thể upload trực tiếp lên hệ thống.
o Việc cho phép giáo viên soạn câu hỏi offline đồng nghĩa với việc hạn chế ngƣời dùng upload trực tiếp tài liệu lên hệ thống. Điều này cũng hạn chế đƣợc tƣơng đối việc upload virus lên hệ thống do không có chuyên môn về CNTT, nâng cao khả năng an toàn an ninh thông tin cho hệ thống lên đáng kể.
Word to Moodle XML Converter
K
KẾẾTTLLUUẬẬNN
Trên cơ sở nghiên cứu công nghệ E-Learning và các giải pháp về E- Learning trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam, cơ sở thực hiễn về hạ tầng kỹ thuật công nghệ và hiện trạng công tác đào tạo và đặc thù hoạt động của các CQNN hiện nay, một giải pháp tổng thể để triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến cho đối tƣợng là CQNN đã đƣợc đề xuất. Đề tài “Ứng dụng công nghệ E-Learning trong hoạt động của CQNN” đã đề cập tƣơng đối đầy đủ các khía cạnh cần phải xem xét khi triển khai mô hình đào tạo trực tuyến cho các CQNN. Cụ thể:
Nền tảng công nghệ: Đề tài đã phân tích, so sánh một số các công nghệ E- Learning, đánh giá ƣu/ nhƣợc điểm của từng công nghệ để lựa chọn ra công nghệ phù hợp nhất với yêu cầu chuyên biệt của các CQNN.
Giải pháp kỹ thuật: Đề tài cũng đã đề cập đến các yêu cầu kỹ thuật cần đáp ứng khi triển khai hệ thống E-Learning nhƣ các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, các chức năng của hệ thống, yêu cầu về các công cụ hỗ trợ soạn bài giảng và đề thi, yêu cầu về an toàn an ninh thông tin …
Giải pháp về nhân lực và cơ chế chính sách vận hành hệ thống: Thông thƣờng, các đề tài nghiên cứu thuộc lĩnh vực CNTT chỉ chú trọng nhiều vào giải pháp kỹ thuật, tập trung giải quyết các vấn đề về cơ sở hạ tầng, các yêu cầu chức năng của hệ thống, an toàn an ninh thông tin, tính ổn định của hệ thống … mà thiếu hẳn những phân tích sâu về yêu cầu phi kỹ thuật của hệ thống. Đối với các nghiên cứu chuyên sâu về các công nghệ mới, điều này có thể chấp nhận đƣợc. Tuy nhiên, đối với đối tƣợng đặc biệt nhƣ CQNN, việc chỉ đề cập đến giải pháp kỹ thuật mà không xem xét đến các yếu tố về nhân lực, chính sách và tác động ngoại cảnh là một thiếu sót lớn. Lý do là vì đối với đối tƣợng này, giải pháp kỹ thuật chỉ đảm bảo 50% thành công cho một dự án CNTT, 50% còn lại nằm ở giái pháp về nhân lực, cơ chế chính sách vận hành hệ thống và cách thức hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai. Đề tài này cũng đã đề cập đầy đủ những lƣu ý trong quản lý nhân lực, đề xuất những chính sách cần thiết để triển khai hệ thống, đồng thời cũng phân tích các yếu tố có thể tác động đến quá trình triển khai, những rủi ro có thể gặp phải và cách phòng tránh để có thể vận hành thành công một hệ thống học tập trực tuyến cho CQNN.
Đề tài cũng đề xuất một số chức năng mới cho hệ thống đào tạo trực tuyến của CQNN trên nền tảng Moodle để phù hợp với quy trình đào tạo của CQNN, bao gồm các chức năng:
o Chức năng Đăng ký thành viên
o Chức năng Quản lý đăng ký thành viên o Chức năng Đăng ký khóa học
o Chức năng Quản lý đăng ký khóa học o Chức năng Hỏi – đáp
o Chức năng Bình luận, Đánh giá o Chức năng Nhận thông báo
Các CQNN có thể tham khảo các chức năng này khi thiết kế hệ thống E- Learning của đơn vị mình.
Bên cạnh đó, đề tài cũng giới thiệu một công cụ soạn thảo câu hỏi một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn rất nhiều cho đối tƣợng giáo viên trong các CQNN nói riêng cũng nhƣ các đối tƣợng ngƣời sử dụng hệ thống Moodle nói chung. Công cụ cho phép ngƣời dùng có thể import hàng loạt câu hỏi vào hệ thống Moodle theo định dạng Moodle XML Format thay vì phải nhập bằng tay vào hệ thống từng câu hỏi nhƣ chức năng sẵn có của Moodle hay công cụ hỗ trợ soạn thảo câu hỏi nhƣ Hot Potatoes.
Nhƣ vậy, về ý nghĩa khoa học, có thể coi đề tài “Ứng dụng công nghệ E- Learning trong hoạt dộng của CQNN” là một tài liệu tham khảo hữu ích cho các CQNN khi muốn thay đổi phƣơng thức đào tạo, xây dựng và triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến. Các nhà quản lý của các CQNN có thể sử dụng đề tài này nhƣ một “cẩm nang hƣớng dẫn” để chuẩn bị các điều kiện cần thiết, từ đó vận dụng phù hợp với thực tiễn tại nơi làm việc để triển khai một hệ thống E- Learning thành công.
P
PHHỤỤ LLỤỤCC 11:: 99 DDẤẤUU HHIIỆỆUU CCẢẢNNHH BBÁÁOO TTRROONNGG TTRRIIỂỂNN KKHHAAII HHỆỆ
T
THHỐỐNNGGEE--LLEEAARRNNIINNGG
Hầu hết các tổ chức sử dụng Elearing đều gặp phải những điểm mạnh và yếu của nó. Những ƣu điểm của E-Learning là nó mở ra những cơ hội, những phƣơng pháp mới và những giá trị cho tổ chức. Những nhƣợc điểm của nó nếu thiếu sự quan tâm sẽ dẫn đến sự lãng phí rất lớn. Biết đƣợc mình đang ở vị trí nào để có phƣơng hƣớng phát triển hệ thống một cách đúng đắn sẽ giảm thiểu những rủi ro khi triển khai hệ thống E-Learning. Nếu bạn là một ngƣời ở trong cơ quan, làm cách nào để bạn biết đƣợc hệ thống E-Learning của mình đang gặp khó khăn? Nếu trên phƣơng diện một ngƣời tƣ vấn hay cung cấp dịch vụ, làm thế nào bạn biết đƣợc khách hàng của bạn đang đi đúng hƣớng? Hãy xem 9 dấu hiệu cảnh báo sau:
1/ Chỉ tập trung vào công nghệ mà không có chiến lƣợc phát triển: Nếu chỉ tập trung chủ yếu vào công nghệ và không có sự cộng tác chặt chẽ với đơn vị phụ trách IT của tổ chức thì nghĩa là bạn đang đi sai hƣớng. Có rất nhiều tổ chức dành sự đầu tƣ quá lớn cho công nghệ, cho rằng công nghệ là chìa khóa của thành công. Điều này là hoàn toàn sai. Công nghệ là quan trọng nhƣng công nghệ không phải là điểm khởi đầu tốt và đầy đủ cho việc triển khai hệ thống E-Learning thành công trong một thời gian dài. Và nếu nhƣ bạn định hƣớng công nghệ không phù hợp với nền tảng công nghệ hiện tại của tổ chức, khả năng bạn thất bại sẽ rất lớn.
2/ Không chú trọng đến các yêu cầu về nghiệp vụ và hiệu suất: Nếu nhƣ bạn đang cố gắng cung cấp tất cả các khóa học cho tất cả mọi ngƣời trong tổ chức mà không có khả năng cung cấp các khóa học phục vụ cho công việc sát sƣờn của ngƣời học thì coi nhƣ bạn thất bại trong việc triển khai E-Learning. 3/ Thiếu các kỹ năng trong việc quản lý, thiết kế, phát triển và triển khai và
không có khả năng trong việc tận dụng các nguồn nhân lực (các nhà cung cấp, đối tác, chuyên gia, …) sẽ khiến cho việc triển khai hệ thống E-Learning chậm chạp đi đáng kể.
4/ Nếu bạn chỉ coi E-Learning là tài liệu trực tuyến, bao gồm cả các bài giảng và các file trình chiếu thì bạn đã không khai thác đƣợc các lợi ích mà chỉ có giải pháp E-Learning mới có. Thất bại trong việc khai thác khả năng tƣơng tác đặc trƣng của E-Learning sẽ giảm bớt chất lƣợng và hiệu quả của hệ thống E-Learning.
5/ Khả năng đánh giá kém: Bạn có biết liệu cán bộ có thực sự học tập trên hệ thống không? Bạn có biết họ học gì không? Bạn có thể xác định đƣợc hiệu suất làm việc của họ thay đổi hay không không? Thƣờng thì việc đánh giá việc học trên hệ thống và hiệu suất và các số đo về chất lƣợng khác không đƣợc quan tâm bằng công nghệ và nội dung bài học. Điều này sẽ khiến cho bạn mơ hồ về hệ thống của mình, không xác định đƣợc phƣơng hƣớng phát triển cho hệ thống cũng nhƣ hiệu quả mà nó mang lại cho ngƣời sử dụng. 6/ Không chú trọng vào việc học tập tại nơi làm việc: Nếu bạn chỉ hạn chế việc
học tập là phải theo quy củ và tuân theo các khóa học đƣợc thiết kế sẵn trên hệ thống thì thật thiếu sót. Việc hệ thống không cung cấp chia sẻ kiến thức, cộng tác và hỗ trợ giải quyết khó khăn trong công việc hàng ngày của nhân viên sẽ khiến cho hệ thống E-Learning trở nên xa lạ với ngƣời sử dụng vì không đáp ứng đƣợc nhu cầu của họ.
7/ Thiếu sự quản lý: Thất bại trong việc quản lý đội triển khai hệ thống E- Learning để đƣa ra một quyết định đồng thuận và không thể trình bày tiềm năng của hệ thống cũng là rào cản cho sự thành công của hệ thống
8/ Thiếu sự quan tâm của lãnh đạo: Nếu thiếu sự quan tâm của lãnh đạo, hệ thống E-Learning có thể đứng trƣớc những nguy cơ nhƣ thiếu kinh phí đầu tƣ, không đƣợc xem là hạng mục công việc đƣợc ƣu tiên, … dẫn đến hệ thống E-Learning không thể thành công.
9/ Thất bại trong việc quản lý thay đổi: Nếu nhƣ bạn không chuẩn bị tâm lý, kỹ năng, kiến thức cần thiết cho cán bộ trƣớc khi thay đổi từ hình thức học truyền thống sang hình thức học trực tuyến, họ sẽ không thể thích nghi đƣợc với hệ thống E-Learning. Nếu không có kế hoạch quản lý thay đổi và kế hoạch truyền thông, hệ thống E-Learning có thể chỉ tồn tại trong thời gian ngắn mà thôi.
9 dấu hiệu cảnh báo trong khi triển khai E-Learning Bạn sẽ gặp khó khăn nếu: Bạn đi đúng hƣớng khi: 1. Áp dụng công nghệ mới mà không có kế hoạch, chiến lƣợc thực hiện
- Chỉ tập trung đầu tƣ vào công nghệ mà không đầu tƣ vào phát triển nội dung và đào tạo kỹ năng cho ngƣời sử dụng
- Trong quá trình đầu tƣ đủ nội dung để đánh giá hệ thống hoạt động có hiệu quả hay không thì công nghệ hoàn toàn không đƣợc cập nhật. - Ngƣời đầu tƣ hệ thống cho rằng
việc đầu tƣ xây dựng hệ thống đã là một chiến lƣợc triển khai hệ thống E-Learning hoàn thiện.
- Không có kế hoạch, chiến lƣợc rõ ràng cho việc triển khai hệ thống E- Learning
- Không có đội ngũ IT hỗ trợ trong quá trình triển khai E-Learning
- Cân bằng giữa việc đầu tƣ vào công nghệ, hệ thống với việc đầu tƣ vào nội dung, …
- Làm cho ngƣời đầu tƣ hiểu rằng công nghệ chỉ là một yếu tố trong cả chiến lƣợc triển khai hệ thống E- Learning. Để triển khai thành công hệ thống E-Learning còn cần rất nhiều yếu tố khác.
- Phải có kế hoạch triển khai E- Learning từng bƣớc thật rõ rang. Phải có hệ thống chạy thử nghiệm trƣớc khi áp dụng hệ thống thực trên phạm vi rộng.
- Cần phải xác định nhu cầu của ngƣời sử dụng trƣớc khi xác định đầu tƣ vào công nghệ nào.
2. Không chú trọng đến các yêu cầu về nghiệp vụ và hiệu suất
- Hệ thống cung cấp rất nhiều khóa học nhƣng không có khóa học nào đáp ứng đƣợc nhu cầu của học viên thì họ sẽ không sử dụng hệ thống - Không xác định đúng đâu là mục
chính cần đầu tƣ.
- Ngƣời sử dụng không nhận thức đƣợc hiệu quả của hệ thống E- Learning mang lại cho họ
- Ngƣời xây dựng hệ thống cũng không nhận thức đƣợc mục đích xây dựng hệ thống cho ai? Để làm gì?
- Ngƣời đầu tƣ và ngƣời sử dụng chỉ thấy rằng việc có hệ thống E-
- Trong khi cung cấp nhiều khóa học đa dạng trên hệ thống, nhất thiết phải biết đƣợc nhu cầu học của học viên là gì để có hƣớng phát triển nội dung đúng đắn.
- Chỉ nên phát triển E-Learning khi hệ thống thực sự cần thiết và đáp ứng cho yêu cầu công việc của ngƣời sử dụng
- Hãy chỉ ra cho ngƣời sử dụng mối liên kết giữa yêu cầu công việc và khả năng đáp ứng của hệ thống E- Learning.
- Hãy chỉ cho ngƣời sử dụng thấy việc sử dụng hệ thống E-Learning
Learning là tốt chứ không phải nhu cầu cần thiết của họ
sẽ hiệu quả hơn rất nhiều cho công việc của họ so với hình thức học truyền thống .
3. Chất lƣợng nhân lực phát triển hệ thống E-Learning không đảm bảo
- Triển khai hệ thống E-Learning trƣớc khi hệ thống đƣợc kiểm tra kỹ càng
- Ngƣời phát triển hệ thống không đủ năng lực
- Không đầu tƣ vào việc đào tạo chuyên gia về E-Learning hoặc không có nhân lực đủ khả năng vận hành hệ thống trong tổ chức
- Phải có ngƣời đủ năng lực giám định hệ thống E-Learning trƣớc khi triển khai rộng rãi
- Phải có chƣơng trình phát triển kỹ năng E-Learning cho đội ngũ xây dựng hệ thống
- Không giao việc phát triển hệ thống cho ngƣời không đủ khả năng
- Xác định đƣợc nhân lực cần thiết cho việc triển khai hệ thống.
4. Không chú ý vào các đặc trƣng của hệ thống E-Learning
- Cho rằng lớp học online với lớp học truyền thống không khác nhau là mấy
- Thiết kế hệ thống E-Learning cũng giống nhƣ thiết kế lớp học truyền thống
- Không tận dụng đƣợc các lợi thế của E-Learning nhƣ khả năng tƣơng tác, tra cứu, tái sử dụng và bài tập,….
- Nhận thức rõ ràng rằng việc tổ chức một lớp học online yêu cầu các phƣơng pháp, kỹ năng và công cụ khác hẳn với lớp học kiểu truyền thống.
- Tận dụng tối đa những lợi thế của E-Learning so với kiểu học tập truyền thống
- Các slide học tập luôn đƣợc lƣu trên hệ thống để làm kho tài liệu tra cứu.
5. Khả năng đánh giá kém
- Không mƣờng tƣợng đƣợc kết quả sẽ thu đƣợc sau khi triển khai hệ thống
- Không xem trƣớc hệ thống để thấy hệ thống có đƣợc phát triển đúng đắn và dễ sử dụng hay không
- Sử dụng thƣớc đo phƣơng thức học truyền thống để xác định mức độ thành công của E-Learning
- Không có phƣơng pháp để nhận các
- Sử dụng các công cụ E-Learning hiệu quả để phát triển hệ thống thay vì các tài nguyên của lớp học truyền thống để chứng minh sản phẩm - Luôn luôn kiểm tra sản phẩm trong
thời gian phát triển để chắc rằng sản phẩm đang đƣợc phát triển đúng hƣớng và có điều chỉnh sớm cho phù hợp với yêu cầu.
phản hồi có chất lƣợng từ ngƣời sử dụng.
lƣợng sản phẩm trong kế hoạch quản lý dự án triển khai E- Learning.
6. Không tập trung vào việc học tập tại nơi làm việc
- Chỉ tập trung vào các lớp học truyền thống và hình thức đào tạo trực tuyến dẫn đến việc hạn chế quyền hạn của E-Learning trong việc thay thế phƣơng thức học truyền thống.
- Coi việc học không chính thức tại