Đối với đối tƣợng là CQNN, hệ thống quản lý học tập không cần thiết phải có quá nhiều chức năng nhƣ hệ thống LMS ở các trƣờng đại học mà chỉ cần một số chức năng chính nhƣ sau:
STT Tên chức năng Mô tả
Các chức năng chung
1. Quản lý tin tức, sự kiện
Hệ thống có module quản lý tin tức, sự kiện cho phép ngƣời biên tập cập nhật các tin mới về các khóa học, các đợt thi, các lớp học chuẩn bị mở .... lên trang chủ của hệ thống.
2. Quản lý thông tin cá nhân
Các ngƣời dùng của hệ thống (học viên, giảng viên, quản trị nội dung, quản trị hệ thống) khi đƣợc cấp account đều có thể đăng nhập vào hệ thống với quyền hạn tƣơng ứng, có khả năng
xem, cập nhật thông tin cá nhân vào hệ thống.
3. Khai thác thông tin/Tìm kiếm
Ngƣời dùng hệ thống đƣợc quyền xem/tìm kiếm các thông tin theo quyền hạn đƣợc cấp nhƣ: Tin tức, sự kiện đƣợc cập nhật, các thông tin về bài giảng, khóa học, lớp học, kỳ thi ... mà ngƣời dùng tham gia.
4. Thông báo
Hệ thống có chức năng tự động gửi thông báo tới các đối tƣợng trong danh sách khi có thay đổi hoặc để cập nhật thông tin về hệ thống cho ngƣời sử dụng.
5. Kiến nghị, phản ánh
Cho phép ngƣời dùng gửi ý kiến góp ý về hệ thống, các khóa học, bài giảng ... về cho ngƣời quản trị nội dung.
6. Hỏi đáp
Cho phép ngƣời dùng tạo các câu hỏi về các chủ đề và nhận câu trả lời từ các ngƣời dùng khác trong hệ thống.
Các chức năng dành cho đối tƣợng Học viên
7. Học
Cho phép học viên lựa chọn hình thức học: học theo bài giảng hoặc khóa học có sẵn trên hệ thống hoặc đăng ký vào lớp học để học trọn vẹn chƣơng trình. Nếu học viên lựa chọn hình thức học theo lớp học, khi tham gia học trên lớp với giảng viên, có thể tiếp tục trao đổi bằng email, chat hay tạo chủ đề hỏi đáp khi về nhà. Đồng thời, học viên cũng có thể theo dõi cập nhật các thông tin của lớp học nhƣ: thông báo nghỉ học, thông báo kiểm tra, thi, kết quả thi, thông tin về giảng viên và học viên trong lớp, các bài giảng, tài liệu học tập của lớp học ... Học viên có thể lên hệ thống lấy tài liệu các buổi học mà mình không tham gia đƣợc để tự hoàn thiện kiến thức. Học viên cũng có thể làm các bài tập thực hành mà trên lớp học không có
thời gian để củng cố kiến thức.
8. Thi
o Thi tự do: Cho phép học viên tham gia thi trên hệ thống nhƣ một cách kiểm tra kiến thức của mình. Hệ thống cung cấp cho học viên đề thi, tính giờ thi khi học viên bắt đầu bài thi, thu bài thi và chuyển bài thi của học viên cho giảng viên. Hệ thống cũng cho phép học viên xem, download kết quả thi của mình và tự động gửi kết quả thi về hòm thƣ của học viên.
o Thi có tổ chức: Hệ thống cho phép ngƣời quản trị tạo kỳ thi với thông tin chi tiết để học viên đăng ký. Sau khi đăng ký thi, học viên sẽ nhận đƣợc thông báo cụ thể về kỳ thi của hệ thống và bộ phận tổ chức thi. Thí sinh tham gia thi hoàn toàn trên máy. Hệ thống sẽ tự động bấm giờ và thu bài thi khi hết thời gian làm bài. Khi có kết quả, học viên có thể vào xem, download kết quả thi của mình và hệ thống tự động gửi trả kết quả thi vào hòm thƣ điện tử của thí sinh.
9. Nhận thông báo
Hệ thống tự động gửi thông báo cho học viên biết về lịch học, lịch thi của những khóa học mà học viên tham gia vào email của học viên.
10. Thảo luận
Học viên có thể tạo các chủ đề thảo luận trên hệ thống để có đƣợc câu trả lời từ các học viên khác hoặc từ giảng viên.
11. Sử dụng tài nguyên Cho phép các học viên chia sẻ các tài liệu học tập của mình lên hệ thống.
12. Thống kê
Hệ thống cho phép ngƣời học thống kê một số thông tin cần quan tâm nhƣ: danh sách các lớp học đã đăng ký và trạng thái của nó, kết quả thi của ngƣời học theo từng lớp học, báo cáo tiến
độ học tập, thống kê các lần thi & kết quả thi, các ghi chú của học viên ...
Các chức năng dành cho đối tƣợng Giảng viên
13. Quản lý các bài giảng
Cho phép giảng viên đƣa, cập nhật thông tin về bài giảng, tài liệu tham khảo của mình lên hệ thống (ở trạng thái chờ duyệt, bài giảng chỉ đƣợc public khi ngƣời quản trị nội dung phê duyệt), import bài giảng theo chuẩn SCORM, liệt kê, tìm kiếm các bài giảng của mình. Ngoài ra, giảng viên còn có thể xử lý các thông tin về bài giảng: xem danh sách học viên của từng bài giảng, xem và trả lời câu hỏi của học viên về bài giảng, trao đổi & thảo luận với quản trị nội dung về bài giảng, gửi mail cho các học viên trong bài giảng, tạo phòng chat để trao đổi về bài giảng.
14. Quản lý các khóa học
Cho phép giảng viên xem đƣợc danh sách các khóa học của mình, thêm mới & sửa khóa học, gửi khóa học để bộ phận quản trị nội dung duyệt, export mẫu khóa học để tái sử dụng trong tƣơng lai.
15. Dạy học
Cho phép giảng viên duyệt danh sách học viên đăng ký học, có thể chấp nhận hoặc từ chối học viên đăng ký học; Theo dõi, quản lý lớp học trong quá trình học: gửi mail đôn đốc quá trình học, cảnh báo học viên không đạt đủ thời lƣợng lên lớp cần thiết của khóa học, gửi bài tập cho học viên trong lớp học, tạo bài kiểm tra bắt học viên làm bài kiểm tra, trả lời các câu hỏi của học viên trong quá trình học.
16. Quản lý ngân hàng câu hỏi
Cho phép giảng viên thêm mới, sửa, xóa các câu hỏi, duyệt danh sách trong ngân hàng câu hỏi đƣợc phép duyệt, import ngân hàng câu hỏi
đã đƣợc đóng gói theo chuẩn vào hệ thống.
17. Quản lý ngân hàng đề thi
Cho phép giảng viên thêm mới, sửa, xóa đề thi, duyệt ngân hàng đề thi của hệ thống.
18. Tổ chức thi
Cho phép giảng viên tạo mới đợt thi (ở trạng thái đợi duyệt), tổng hợp các thông tin về đợt thi.
19. Thống kê
Cho phép giảng viên thống kê học viên theo bài giảng hoặc theo khóa học, thống kê các lớp học do giảng viên tạo, thống kê các đợt thi do giảng viên tổ chức, thống kê hỏi đáp với học viên, …
20. Sử dụng tài nguyên Cho phép giảng viên chia sẻ tài liệu của mình lên hệ thống, tìm kiếm, download tài nguyên.
Các chức năng dành cho đối tƣợng Quản trị nội dung
21. Quản lý danh mục
Ngƣời quản trị nội dung có quyền thêm mới, sửa, xóa các danh mục có trong hệ thống nhƣ danh mục bài giảng, khóa học, ngân hàng câu hỏi, ngân hàng đề thi, lớp học, tài liệu học, ...
22. Phân quyền danh mục
Cho phép ngƣời quản trị phân quyền tới từng danh mục tới từng đối tƣợng truy cập của hệ thống, cấp phép cho ngƣời dùng đƣợc phép thao tác trên đoạn nội dung nào của danh mục. Chức năng này có tác dụng hạn chế quyền truy cập của ngƣời dùng, đảm bảo an toàn nội dung cho hệ thống.
23. Quản lý giảng viên
Ngƣời quản trị nội dung có quyền thêm mới, cập nhật thông tin, xóa giảng viên ra khỏi hệ thống; có quyền liệt kê, tìm kiếm trên danh sách giảng viên; có quyền duyệt danh mục các bài giảng, các khóa học, kho đề thi và quá trình trả lời hỏi đáp giữa giảng viên và học viên, hỗ trợ giảng viên trả lời học viên.
24. Quản lý bài giảng
Cho phép ngƣời quản trị tìm kiếm, liệt kê danh mục bài giảng, thêm mới, hiệu đính, xóa, restore các bài giảng có trong hệ thống; duyệt, public bài giảng và trao đổi với giảng viên về nội dung bài giảng, review quá trình hỏi đáp, trao đổi của giảng viên với học sinh trên từng bài giảng; có thể import/ export bài giảng theo chuẩn SCORM, AICC, IMS, ...
25. Quản lý khóa học
Cho phép ngƣời quản trị nội dung liệt kê, tìm kiếm trên danh sách các khóa học theo nhiều tiêu chí; thêm mới, chỉnh sửa, xóa, restore các khóa học có trong hệ thống; duyệt, public khóa học và trao đổi với giảng viên về nội dung khóa học; có thể import/ export các khóa học theo chuẩn SCORM, AICC, IMS, ...
26. Quản lý ngân hàng câu hỏi
Cho phép ngƣời quản trị nội dung duyệt, thêm mới, sửa, xóa các câu hỏi trong ngân hàng; duyệt hoặc hủy bỏ các ngân hàng câu hỏi của giảng viên trong hệ thống; import/export ngân hàng câu hỏi theo chuẩn.
27. Quản lý ngân hàng đề thi
Cho phép ngƣời quản trị nội dung duyệt, thêm mới, sửa, xóa các đề thi trong ngân hàng; duyệt hoặc hủy bỏ các ngân hàng đề thi của giảng viên trong hệ thống.
28. Quản lý học viên
Cho phép ngƣời quản trị thêm mới, tìm kiếm, xem thông tin chi tiết của học viên; phân quyền cho học viên, trao đổi, liên lạc với học viên qua các công cụ hỗ trợ (mail, chat)
29. Tổ chức thi
Cho phép ngƣời quản trị quản lý, liệt kê, tìm kiếm, xem chi tiết các đợt thi; tổ chức, giám sát đợt thi theo quy định; thống kê kết quả của đợt thi; duyệt các đề xuất tổ chức thi của giảng
viên.
30. Quản trị diễn đàn
Cho phép ngƣời quản trị quản lý diễn đàn của hệ thống, ngƣời quản trị có thể thêm mới, sửa, xóa, duyệt trƣớc các nội dung mà thành viên muốn đƣa lên diễn đàn thào luận.
31. Quản trị tài nguyên Cho phép ngƣời quản trị quản lý toàn bộ các tài liệu, slide, thƣ viện học liệu trên hệ thống.
Các chức năng dành cho đối tƣợng Quản trị hệ thống
32. Cấu hình hệ thống
33. Backup & Restore hệ thống
Cho phép ngƣời quản trị hệ thống có thể thao tác dễ dàng để backup và restore hệ thống, phòng tránh mất mát dữ liệu và khôi phục nhanh chóng khi xảy ra sự cố.
Biểu đồ Use case tổng quát của hệ thống:
3
3..33. . GGIIẢẢIIPPHHÁÁPPVVỀỀNNHHÂÂNNLLỰỰCCĐĐỂỂDDUUYYTTRRÌÌ,,VVẬẬNNHHÀÀNNHHHHỆỆTTHHỐỐNNGG
Con ngƣời là một nhân tố vô cùng quan trọng trong triển khai E-Learning. Đối với CQNN, do bộ phận phụ trách đào tạo, bộ phận IT, giảng viên các môn học lại thuộc các đơn vị khác nhau nên cần phải có sự tổ chức nhân lực khác biệt so với môi trƣờng nhà trƣờng hay doanh nghiệp. Chúng ta cần chuẩn bị con ngƣời để đƣa vào các vị trí:
o Ngƣời quản trị hệ thống: Đây là những ngƣời quản lý về mặt kỹ thuật nền CNTT và môi trƣờng E-Learning. Một hệ thống E-Learning có thể hoạt động đƣợc hay không là phụ thuộc vào những ngƣời này.
o Ngƣời quản lý nội dung: chịu trách nhiệm về việc tạo ra tất cả các nội dung giảng dạy.
o Ngƣời quản lý dạy và học: chịu trách nhiệm quản lý các khóa học đang diễn ra.
o Chuyên gia lĩnh vực (Subject Matter Expert: SME) là ngƣời có tri thức sâu về chuyên ngành; ngƣời thiết kế dạy (Instructional Designer: ID) là ngƣời thiết kế dạy học có khuynh hƣớng theo qui trình, áp dụng các nguyên lý thiết kế dạy học vào miền nội dung rộng. SME làm việc chặt chẽ với ID để phát biểu cấu trúc nội dung làm việc, theo đó thông tin và kỹ năng cần dạy có thể đƣợc tạo thành theo trình tự và thứ bậc
o Ngƣời làm phần mềm nội dung: là những ngƣời viết và biên tập nội dung giảng dạy trong khuôn khổ thể hiện trên Web.
o Trợ giáo, thầy kèm: là ngƣời giỏi kỹ thuật có kinh nghiệm huấn luyện cho cả học viên và bạn đồng nghiệp.
o Ngƣời tham gia hệ thống pilot: là những ngƣời đầu tiên tham gia sử dụng hệ thống và có trách nhiệm góp ý chỉnh sửa hệ thống.
3
3..44. . CCƠƠCCHHẾẾ,,CCHHÍÍNNHHSSÁÁCCHHVVẬẬNNHHÀÀNNHHHHỆỆTTHHỐỐNNGG 3.4.1. Những yếu tố tác động
Một hệ thống (kỹ thuật, công nghệ) E-Learning tốt là thành phần thiết yếu, quan trọng trong triển khai ứng dụng E-Learning. Nhƣng triển khai E-Learning thành công là vấn đề hoàn toàn khác, đặc biệt là triển khai trong một CQNN. Một số yếu tố chính cần đƣợc xem xét đến nhƣ là:
2/ Nhu cầu của ngƣời học; 3/ Xây dựng bài giảng điện tử.
4/ Cơ chế phối hợp giữa các bộ phận chức năng và tổ chức bộ máy thực hiện;
5/ Tổ chức đào tạo, quản lý đào tạo và đánh giá kết quả;
Để ứng dụng E-Learning trong công tác đào tạo nghiệp vụ và kiến thức CNTT thực sự đạt đƣợc mục tiêu và hiệu quả mong muốn, từng yếu tố cần đƣợc xem xét, phân tích để tìm ra những giải pháp, biện pháp cụ thể.
Sự quyết tâm và quan tâm của lãnh đạo
Lãnh đạo cơ quan đóng vai trò quyết định cho thành công trong triển khai ứng dụng E-Learning. Ứng dụng Eleaning trong đào tạo nghiệp vụ và kiến thức CNTT có tác động lớn đến nhiều vấn đề bao gồm: nhận thức và thói quen của học viên, vai trò của các đơn vị chức năng trong công tác đào tạo, tổ chức bộ máy, nhân lực, kinh phí, … Sự quyết tâm và quan tâm của Lãnh đạo cấp cao nhất của cơ quan giúp tháo gỡ đƣợc nhiều khó khăn cơ bản và tạo ra những điều kiện thuận lợi cần thiết trong quá trình triển khai.
Nhu cầu của ngƣời học
Học viên là trung tâm của quá trình đào tạo. Để quá trình đào tạo thực sự có hiệu quả cao, việc tham gia khóa học phải xuất phát từ nhu cầu đào tạo của học viên. Do đó, việc xác định nội dung khóa học đóng một vai trò quan trọng trong việc kích thích nhu cầu học của học viên. Nếu nhƣ khóa học phù hợp với thực tế công việc của học viên, việc thu hút sự quan tâm của học viên đối với hệ thống E-Learning không có gì là đáng ngại.
Xây dựng bài giảng
Khi mà mọi điều kiện cần thiết đã sẵn sàng (về kỹ thuật, cơ sở vật chất, cơ chế chính sách và học viên xác định đƣợc nhu cầu đào tạo) thì bài giảng điện tử quyết định hiệu quả, kết quả học tập. Việc triển khai E-Learning sẽ mắc phải những sai lầm lớn nếu:
o Chỉ tập trung đầu tƣ vào công nghệ mà không đầu tƣ vào phát triển nội dung, bài giảng. Ngƣời đầu tƣ hệ thống cho rằng việc đầu tƣ xây dựng hệ thống đã là một chiến lƣợc triển khai hệ thống E-Learning hoàn thiện. o Thiết kế hệ thống E-Learning cũng giống nhƣ thiết kế lớp học truyền
o Hệ thống cung cấp rất nhiều khóa học nhƣng không có khóa học nào đáp ứng đƣợc nhu cầu của học viên thì học viên sẽ không sử dụng hệ thống. o Bài giảng điện tử đƣợc xây dựng không dựa trên những yếu tố thực tế và
mặt bằng kiến thức chung.
Cơ chế phối hợp giữa các bộ phận chức năng và tổ chức bộ máy thực hiện
Tại các Bộ và cơ quan ngang Bộ, thông thƣờng đơn vị đảm nhiệm chức năng đào tạo không có chức năng về CNTT. Trong khi việc triển khai, vận hành và quản lý đào tạo sử dụng công nghệ E-Learning có mối quan hệ mật thiết và cần gắn liền với bộ phận kỹ thuật. Sự chồng chéo về chức năng nhiệm vụ sẽ là một rào cản vô hình trong việc áp dụng E-Learning trong công tác đào tạo tại các CQNN. Do vậy, việc xác định rõ vai trò, chức năng và phân công rõ ràng nhiệm vụ cho các đơn vị chức năng liên quan có ý nghĩa không nhỏ trong triển