3.1.1. Bài toán
Trường Đại học Quản lý và Kinh Doanh Hà Nội là một trường dân lập, thuộc Hội Khoa học Kinh tế Việt Nam. Hiện nay trường có gần 10000 sinh viên được đào tạo
với nhiều hệ đào tạo và ngành nghề khác nhau.
Trong công việc đào tạo và quản lý sinh viên có rất nhiều phòng ban liên quan như:
phòng giáo vụ, phòng công tác sinh viên, phòng kế toán… Việc quản lý sinh viên rất khó khăn và phức tạp vì số lượng sinh viên nhập học mỗi năm một tăng. Bên cạnh đó
không được phép loại bỏ dữ liệu của những sinh viên đã ra trường, vì vậy kho dữ liệu ngày một lớn hơn.
Tuy nhiên, các dữ liệu này chỉ dừng ở mức độ lưu trữ để khai thác theo các khía cạnh tĩnh thay thế cho các hoạt động bằng tay hàng ngày. Quản lý sinh viên rất cần tính đến các hoạt động tích cực hơn nữa, chẳng hạn như việc theo dõi các loại hình dịch vụ, các hoạt động ngoại khóa, các thông tin thực tập, đi làm, cung cấp các dịch
vụ trực tuyến.
3.1.2. Thực trạng và vấn đề cần giải quyết
3.1.2.1. Thực trạng
b. Bậc và loại hình đào tạo
Trường có các hệ và các bậc đào tạo:
Bậc đào tạo: trung cấp, cao đẳng, đại học và sau đại học.
Loại hình đào tạo: Chính quy, văn bằng hai.
c . Hoạt động nghiệp vụ Quản lý sinh viên
Công tác Quản lý sinh viên chủ yếu gồm những công việc sau:
stt Tên công việc Mô tả
1 Quản lý hồ
sơ nhập học
Quản lý các thông tin
– Lý lịch
– Địa chỉ tạm chú
– Địa chỉ liên lạc với phụ huynh
2
Phân lớp, đề nghị cán bộ lớp
– Phân sinh viên vào các lớp thích hợp.
– C ử cán bộ lớp. 3 Xét học tiếp, ngừng học, , thôi,học, chuyển,lớp, chuyển ngành, chuyển trường.
– Dựa vào kết quả học tập của các sinh viên trong những năm trước và quy chế của bộ giáo dục để xét học tiếp, ngừng học, thôi học.
– Cập nhật thông tin sinh viên chuyển lớp, chuyển ngành, chuyển trường. 4 Quản lý học phí, ưu tiên, khen thưởng, kỷ luật.
– Lên danh sách thu học phí
– Cập nhật tình hình thu học phí
– Cập nhật sinh viên được khen thưởng. Cập nhật các
thành tích khen thưởng
– Cập nhật các sinh viên bị kỷ luật, cập nhật các hình
thức kỷ luật.
5 Xét,,tốt
nghiệp
Hoàn chỉnh hồ sơ sinh viên thi và làm tốt nghiệp, thanh toán học phí, thanh toán thư viện.
6
Thực,,hiện công tác tốt nghiệp
– Ghi nhận các sinh viên được công nhận tốt nghiệp.
– In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm
– Theo dõi phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp
– Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ tốt nghiệp.
d. Hiện trạng hệ thống đã tin học hóa
Hệ thống quản lý sinh viên hiện đang sử dụng tại trung tâm tin học của trường ĐHQTKDHN được viết bằng ngôn ngữ visual basic và quản trị cơ sở dữ liệu bằng
ngôn ngữ access do đó còn có rất nhiều hạn chế.
Những chức năng đã có Chức năng M ô tả Đánh giá Nhập trường Nhập trường bổ sung Phân lớp
Chuyển lớp Không lần vết được các lần
chuyển lớp. Danh sách học viên
Cập nhật địa chỉ tạm trú Quản lý diện chính sách Cập nhật lý lịch học viên Quản lý hồ sơ học viên
Quản lý học viên thôi học, ngừng học Miễn giảm học phí
Lập cán bộ lớp, cán bộ đoàn Thống kê tốt nghiệp
Thống kê số lượng sinh viên Thống kê theo điểm
Những chức năng chưa có
Chức năng Mô tả
Theo dõi tình hình nộp học phí Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp Lưu hồ sơ đã tốt nghiệp
Theo dõi sinh viên ra công tác
Theo dõi tình hình thực tập của sinh viên
Theo dõi thông tin liên lạc với phụ huynh sinh viên Cập nhật khen thưởng kỷ luật
Đánh giá chung
Ưu điểm
– Tận dụng được các cơ sở dữ liệu cũ .
– Đã hỗ trợ nhiều chức năng quản lý sinh viên
– Giao diện dễ dùng,
Hạn chế
– Bảo mật kém
– Còn một số chức năng quản lý sinh viên chưa được hỗ trợ
– Chức năng Xét thôi học, ngừng học chỉ cho phép người dùng in danh sách từng lớp. Trong thực tế, cần thống kê và in danh sách cả khóa và của tất cả các năm.
Chưa cho phép các báo cáo, thống kê có thể kết xuất ra các trình soạn thảo như Word, Exel để người dùng dễ dàng chỉnh sửa trước khi in.
Hiện tại, tất cả các thông tin liên quan đến sinh viên như quy chế, cơ cấu tổ chức, chương trình đào tạo, chế độ chính sách, bảng điểm, thời khoá biểu đều đưa trên website của trường, người dùng có thể dễ dàng tra cứu ở trên đó. Tuy nhiên, chưa có sự liên tác giữa hệ thống quản lý sinh viên và các hệ thống này nên việc đưa tin chưa
được tự động hóa, do đó không đảm bảo tính kịp thời và thuận tiện.
– Chưa hỗ trợ giao tiếp trên cơ sở những công nghệ mới ví dụ qua thẻ từ, qua
các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là xử lý các thủ tục hành chính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
– Hệ thống này được xây dựng trên những công cụ và phương pháp cũ nên việc nâng cấp và bảo trì hệ thống khó.
3.1.2.2. Vấn đề cần giải quyết
1. Hoàn chỉnh các chức năng nghiệp vụ của công tác quản lý sinh viên
Bổ sung các chức năng chưa có và sửa đổi các chức năng đã có nhưng chưa thuận tiện cho người dùng.
2. Hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến và môi trường giao tiếp tiện ích
– Dịch vụ tra cứu và tư vấn: Cung cấp và giải đáp các thông tin sinh viên.
– Dịch vụ giới thiệu và định hướng việc làm.
– Cung cấp môi trường giao tiếp giữa nhà trường, sinh viên hiện đang trong
trường với các cựu sinh viên, các doanh nghiệp để có thể thường xuyên trao đổi, cập nhật thông tin về việc làm, chuyên môn, về nhu cầu nhân lực ở các công ty, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác.
– Giao tiếp trên cơ sở những công nghệ mới ví dụ qua các thẻ từ, qua các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là các thủ tục hành chính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
– Khi đó hệ thống quản lý sinh viên cần phải tích hợp với các hệ thống thông
tin khác trong đơn vị để hỗ trợ cho việc quản lý các dịch vụ trên một cách đồng bộ.
– Sử dụng được cơ sở dữ liệu đã có và tương tác với hệ thống đã có.
– Việc hỗ trợ các chuẩn: với một lượng dữ liệu lớn cho cả một bài toán tổng thể. Việc truy xuất dữ liệu là rất nhiều và phức tạp. Cải thiện tốc độ cũng như bổ xung các thuật toán giúp cho nâng cao tốc độ hiển thị và thao tác là cần thiết.
– Vấn đề về bảo mật và an toàn dữ liệu: vấn đề đặt ra là phải sử dụng một công
nghệ lưu trữ dữ liệu phù hợp để đảm bảo tốc độ xử lý và an toàn dữ liệu. Đảm bảo tính an toàn dữ liệu trong hệ thống quản lý sinh viên và điểm không những để tránh sai sót cho người quản trị dữ liệu trong lưu trữ và xử lý mà quan trọng là để ngăn chặn những hành vi gian lận điểm từ bên ngoài.
3.1.3. Các giải pháp được đề xuất
3.1.3.1. Các giải pháp về CSDL
Cơ sở dữ liệu được chọn phải đủ mạnh để quản lý được khối lượng dữ liệu lớn với tần suất truy cập dữ liệu cao, đáp ứng các dịch vụ trực tuyến và đảm bảo các yêu cầu về an toàn dữ liệu. Các cơ sở dữ liệu mà có thể đáp ứng các yêu cầu đó là MySQL,
SQL server, oracle.
3.1.3.2. Các giải pháp về kết xuất CSDL và thực hiện các báo cáo
– Định dạng dữ liệu XML
– Mã 6909:2001 được áp đặt cho tất cả các cơ quan nhà nước
3.1.3.3. Hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến và môi trường giao tiếp tiện ích
– Hoàn thiện diễn đàn cho sinh viên.
– Giao tiếp trên cơ sở những công nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ thuật số, qua các
thiết bị di động.
