Lựa chọn đối tác
Công ty cần tìm hiểu kỹ đối tác của mình về quá trình phát triển, các lĩnh vực kinh doanh, khả năng tài chính, uy tín, cũng như điểm mạnh, điểm yếu của họ. Điều này rất quan trọng vì nó giúp công ty tránh việc kinh doanh với Công ty ma, hạn chế được những rủi ro. Nên có được những bạn hàng lâu năm, tin cậy là điều vô cùng cần thiết với Công ty.
Sử dụng linh hoạt nghệ thuật đàm phán:
Đàm phán có vai trò quan trọng trong ký kết hợp đồng, do vậy trong kinh doanh công ty cần phải chú ý đến vấn đề này. Trong quá trình tìm hiểu bạn hàng, Công ty nên chú ý tìm hiểu các Công ty xuất nhập khẩu có uy tín và tầm cỡ hay đã từng có quan hệ với thị trường Việt Nam. Nếu không nắm vững được những thông tin này, có thể khách hàng sẽ không hài lòng, đánh giá thấp vị trí của ta trên thị trường thế giới. Khi tiến hành đàm phán Công ty phải nắm vững nghệ thuật đàm phán, biết vận dụng ba yếu tố đàm phán là bối cảnh, thời gian, và quyền lực của đàm phán sao cho có lợi nhất. Muốn giành được thắng lợi trong đàm phán Công ty có thể tham khảo sách lược sau:
Tạo ra sự cạnh tranh: cần phải cho đối phương biết rằng họ không phải là đối thủ duy nhất.
Từng bước tiến tới cần chia nhỏ mục tiêu của mình, nắm được tâm lý của đối phương, từng bước thực hiện mục tiêu nhỏ cho đến khi đạt được toàn bộ mục tiêu.
Gây áp lực.
Nêu ra mục tiêu cao hơn
Không bộc lộ suy nghĩ của mình và cần quan sát diễn biến tâm lý của đối phương để giành quyền chủ động.
Tuỳ cơ ứng biến
Tránh việc thoả thuận nhanh chóng
Phải làm cho đối phương nhượng bộ từng bước mà vẫn đảm bảo thể diện của họ.
Sau khi đàm phán, Công ty nên lập bảng lại những điều quan trọng mà hai bên đã đạt được để tiếp tục bàn sâu hơn cho đến khi ký kết hợp đồng.
Quy định chặt chẽ các điều khoản của hợp đồng
Khi ký kết hợp đồng, Công ty cần chú ý nhiều tới điều khoản giá cả, mẫu mã, chất lượng, cơ sở và điều kiện giao hàng, địa điểm giao hàng, đặc biệt là các điều
khoản thanh toán…bởi nếu không cẩn thận sẽ rất dễ bị thua thiệt và xảy ra rủi ro đáng tiếc, gây mất uy tín cho đối tác.
Thanh toán ngoại thương
Hiện nay phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty là mở thư tín dụng (L/C) không huỷ ngang và điện chuyển tiền. Để đảm bảo an toàn, cần áp dụng hình thức này với đối tác lần đầu quan hệ với Công ty.Trong L/C cần quy định các điều khoản thật cụ thể và chặt chẽ. Thông thường hiện nay Công ty áp dụng L/C trả ngay, vì thế Công ty cũng cần phải chú ý, việc thanh toán thực chất chỉ thực hiện thông qua giấy tờ; thậm chí việc thanh toán cho nhà xuất khẩu rồi mà hàng chưa về tới cảng. Chính vì vậy mà bên cạnh hình thức thanh toán bằng L/C, Công ty cần linh hoạt áp dụng các hình thức thanh toán khác để qua đó đạt được kết quả cao hơn trong khâu thanh toán.
Với ban lãnh đạo Công ty
Công ty giao việc cụ thể cho từng phòng để các phòng tự giải quyết xây dựng kế hoạch hoàn thành công việc tốt hơn song để quản lý hoạt động nhập khẩu tốt hơn ban lãnh đạo cần phải:
+ Luôn có sự chỉ đạo và theo dõi sát sao đối với từng hợp đồng nhập khẩu, nhất là với những hợp đồng có giá trị lớn.
+ Có những điều chỉnh chính sách nhập khẩu một cách tích hợp cho phù hợp với tình hình hiện nay.
+ Có sự nghiên cứu kỹ lưỡng các biện pháp thanh toán quốc tế để áp dụng cho phù hợp với từng hợp đồng và từng đối tác khác nhau.
+ Mỗi một quý cần có báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và xây dựng phương hướng hoạt động cho toàn Công ty, đề ra mục tiêu chi tiết cho từng phòng kinh doanh, có như vậy mới đáp ứng được nhu cầu thay đổi của thị trường.