Mở L/C chậm:
Việc mở L/C tại ngân hàng hiện nay còn khá phức tạp gây ra nhiều phiền toái đối với công ty. Nguyên nhân của tình trạng này là do các thủ tục yêu cầu quá nhiều các loại giấy tờ kèm theo, hệ thống thông tin phục vụ cho người cho việc mở L/C còn chưa được sử dụng hiệu quả. Ngoài ra, công ty không muốn bị ứ đọng vốn nên còn chậm trễ trong việc kí quỹ đối với ngân hàng dẫn đến tình trạng L/C không được mở đúng hạn theo quy định của hợp đồng.
Khó khăn trong quá trình sửa đổi L/C:
Khi xây dựng giấy đề nghị mở L/C, nhân viên công ty cũng gặp phải những sai sót khi viết giấy đề nghị mở L/C, do đó, khi sửa chữa công ty phải chấp nhận thanh toán phí sửa chữa cho ngân hàng, khoản chi phí này làm gia tăng chi phí cho công ty, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.
Chậm thanh toán tiền cho ngân hàng:
Trong quá trình tiến hành thanh toán nhập khẩu, công ty thường dùng chính hàng hóa nhập khẩu làm tài sản thế chấp trong quá trình vay ngân hàng để thanh toán ngay cho nhà xuất khẩu. Tuy nhiên, hàng được nhập khẩu về không thể bán ngay lập tức, hoặc do người mua hàng chậm thanh toán tiền cho công ty, dẫn đến công ty không có đủ tiền để thanh toán tiền vay của ngân hàng và phải chấp nhận mức lãi suất phạt rất cao. Điều nầy dẫn tới công ty phải chấp nhận bỏ ra khoản chi phí lớn hơn so với dự tính.
Chậm trễ khi làm hồ sơ chuyển tiền
Hồ sơ chuyển tiền bao gồm nhiều chứng từ và giấy tờ, vì vậy trong quá trình lập hồ sơ có thể xảy ra nhiều sai sót khiến quá trình thanh toán cho đối tác Nhật bản bị chậm lại, vì vậy cũng ảnh hưởng không nhỏ tới uy tín và hoạt động kinh doanh của công ty.
3.4.3 Nguyên nhân tồn tại
3.4.3.1 Nguyên nhân chủ quan
Quy trình thanh toán khá phức tạp Trong thanh toán L/C
Thanh toán quốc tế bằng L/C là phương thức thanh toán phổ biến trên thế giới. Hiện nay hầu hết các hoạt động thanh toán quốc tế đều sử dụng phương thức tín dụng chứng từ là chủ yếu. Tuy nhiên phương thức tín dụng chứng từ còn rất phức tạp và đòi hỏi các quy trình phải được thực hiện với độ chính xác cao.
Trong thanh toán chuyển tiền
Doanh nghiệp muốn chuyển tiền phải có giấy phép của Bộ chủ quản hoặc Bộ Tài chính, hợp đồng mua bán ngoại thương, giấp phép kinh doanh xuất nhập khẩu, bộ chứng từ, ủy nhiệm chi ngoại tệ và phí chuyển tiền. Trong đơn chuyển tiền cần
ghi đầy đủ tên, địa chỉ của người hưởng lợi,số tài khoản nếu người hưởng lơi yêu cầu,số ngoại tệ,loại ngoại tệ,ý do chuyển tiền và những yêu cầu khác, sau đó ký tên và đóng dấu. Vì vậy mà nhiều khi thủ túc phức tạp cũng là một trong những nguyên nhân gây ra rủi ro cho công ty.
Đội ngũ nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu công việc
Đội ngũ nhân viên trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thanh toán quốc tế đã gặp phải những sai sót trong quá trình triển khai nghiệp vụ.
Do mới ra nhập vào thị trường quốc tế nên kinh nghiệm xử lý và giải quyết các vấn đề rủi ro xảy ra cũng như các biện pháp phòng tránh và cách khắc phục rủi ro của công ty còn chưa được tốt và hiệu quả. Sự lơ là đối với các hợp đồng nhỏ, không chú ý tới việc L/C và hợp đồng là độc lập với nhau, nên trong quá trình mở L/C không ghi cụ thể về quy cách hàng hóa dẫn đến đối tác giao hàng không đúng chất lượng, quy cách trong hợp đồng.
Điều này khiến công ty thiệt hại về cả tài chính lẫn uy tín kinh doanh. Vấn đề về vốn và các nguồn kinh phí còn hạn hẹp cũng là một trong nhưng nguyên nhân khiến doanh nghiệp còn thiếu sót trong các khâu của quá trình thanh toán và đào tạo nhân viên của mình.
3.4.3.2 Nguyên nhân khách quan
Nguyên nhân từ phía nhà xuất khẩu:
Không phải bất cứ nhà xuất khẩu nào cũng có khả năng và trình độ hiểu biết trong quá trình thanh toán bằng L/C nên dẫn đến trường hợp phải sửa chữa hợp đồng nhiều lần khiến cho quy trình thanh toán bị chậm lại và gia tăng nhiều chi phí cho cả hai bên. Hoặc một số trường hợp do nhà xuất khẩu cố tình lợi dụng sự kém hiểu biết và kinh nghiệm còn ít vì mới tham gia vào lĩnh vực thanh toán quốc tế của công, nên họ muốn hai bên có thỏa thuận riêng, nhờ đó có thể dễ dàng chèn ép, gây bất lợi cho công ty về ngày giao hàng, số lượng, chất lượng và chủng loại hàng hóa,.. khiến cho công ty gặp phải khó khăn trong quá trình nhận hàng nhập khẩu gây ảnh hưởng đến uy tín và tài chính của công ty đối với khách hàng và ngân hàng.
Nguyên nhân từ phía ngân hàng:
Các thủ tục thanh toán quốc tế bằng L/C tại ngân hàng còn khá rườm rà và nhiều giấy tờ gây ra nhiều khó khăn, thậm chí còn có những sai sót trong quá trình sao chép giữa các bản gây mất nhiều thời gian và chậm mở L/C. Bên cạnh đó, nhân
viên ngân hàng cũng chưa có hiểu biết rộng về tập quán thanh toán quốc tế của các nước nên việc thực hiện chưa có sự linh hoạt. Nhân viên ngân hàng đôi khi còn thực hiện chưa nghiêm túc dẫn đến những sai sót không đáng có.
Nguyên nhân từ phía chính phủ:
Luật ngân hàng nhà nước và các tổ chức tín dụng đã có hiệu lực thi hành, tuy nhiên các văn bản giấy tờ hướng dẫn thi hành còn chồng chéo, thiếu đồng bộ và chưa hoàn chỉnh. Tuy Chính Phủ có quan tâm đến lĩnh vực nhập khẩu, có những ưu tiên về thuế, nhưng hoạt động nhập khẩu vẫn gặp nhiều bất cập như: thủ tục hải quan, nhập hàng còn rườm rà,…
3.5 Các biện pháp nhằm hạn chế rủi ro trong thanh toán của công ty
Đa dạng hóa nguồn vốn:
Công ty đa dạng hóa nguồn vốn dưới dạng các ngoại tệ khác như USD, JPY và các trái phiếu có tính thanh khoản cao. Khi cần thiết, công ty bán các ngoại tệ khác hay chuyển đổi trái phiếu ra tiền mặt để kí quỹ. Đồng thời huy động vốn kinh doanh từ ngân hàng, hoặc nguồn vốn ứng trước tiền hàng của khách hàng để đảm bảo khả năng thanh toán và kinh doanh của công ty.
Sử dụng các kĩ thuật phòng ngừa rủi ro:
Công ty đã sử dụng các kĩ thuật phòng ngừa rủi ro nghiệp vụ như phòng ngừa bằng hợp đồng kì hạn, phòng ngừa thông qua thị trường tiền tệ, hoặc phòng ngừa thông qua quyền chọn tiền tệ, đây cũng được coi là những kĩ thuật hiệu quả trong việc phòng ngừa rủi ro.
Nâng cao uy tín của công ty đối với các đối tác: Xây dựng uy tín đối với ngân hàng:
Ngân hàng là đối tác trung gian, có vai trò quan trọng trong việc trao đổi thanh toán giữa các công ty. Để thực hiện nâng cao uy tín đối với ngân hàng, công ty phải tiến hành thanh toán đúng hạn các khoản vay của ngân hàng. Do đó, việc huy động vốn thành công của công ty là một phần rất quan trọng để tạo dựng uy tín. Tuy nhiên cần chọn lựa kỹ một ngân hàng có uy tín, có năng lực đảm bảo khả năng thanh toán thực hiện hợp đồng cho công ty.
Xây dựng uy tín đối với nhà xuất khẩu:
Công ty cam kết thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng ngoại thương, tiến hành thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn các quy định trong hợp đồng. Thỏa thận kiểm tra, giám định hàng hóa trước khi xếp hàng nhằm hạn chế tối đa những suy giảm về chất lượng hàng hóa.
Xây dựng uy tín với khách hàng:
Đây là mục tiêu của công ty, đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của khách hàng về chất lượng cũng như số lượng, đem đến sự hài lòng cho khách hàng sẽ giúp cho công ty ngày càng phát đạt. Ví dụ như điều tra kĩ về đối tác trước khi kí hợp đồng, điều tra thông qua nhiều nguồn thông tin khác nhau để tìm hiểu về năng lực của doanh nghiệp trong các giao dịch trước đó như: thông qua ngân hàng,…và các hoạt động khác.
Nâng cao năng lực của nhân viên
Đàm phán hợp đồng thương mại có lợi cho mình là điều mà công ty đang cố gắng hướng tới, vì vậy mà hiện nay công ty đang đẩy mạnh công tác đạo tạo nhân viên, nhất là về kỹ năng soạn thảo và thực hiện hợp đồng, kỹ năng ngoại ngữ nhằm giảm sự sai sót trong hợp đồng, giảm tổn thất cho công ty.
Đầu tư vào công nghệ
Công ty đã và đang đầu tư vào thực hiện các quy trình nhằm giúp công ty thực hiên quy trình thanh toán một cách khoa học và hiệu quả hơn.
Quá trình đàm phán
Công ty chú trọng vào xác lập điều khoản phạt trong hợp đồng và rà soát lại kĩ các điều khoản trong hợp đồng trước khi kí:
+ Khi đàm phán kí kết hợp đồng, công ty đã nêu rõ và cụ thể các điều kiện ràng buộc trách nhiệm và một só hướng xử lý những tình huống biến động của giá cả hàng hóa, như: khi giá cả tăng hỗ trợ thêm nhà xuất khẩu một phần tùy từng giá trị hợp đồng,…
+ Quy định cơ quan giám định cung cấp chứng từ có uy tín để đảm bảo bộ chứng từ hợp lệ và được đảm bảo.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC THANH TOÁN NHẬP KHẨU THIẾT BỊ HỒI SỨC CẤP CỨU CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HỒNG HƯNG