Thư viện trường học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục đại học. Thư viện có chức năng tham mưu tư vấn cho Hiệu trưởng quản lý, nghiên cứu phát triển, tổ chức khai thác các nguồn thông tin thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý của nhà trường. Vì vậy quản lý thư viện cũng là một nội dung quản lý trong trường đại học.
Tổ chức và quản lý tốt thư viện sẽ phục vụ có hiệu quả nhu cầu đọc, tham khảo, nghiên cứu của cán bộ công chức và sinh viên trong trường.
Quản lý thư viện bao gồm quản lý kế hoạch công tác: kế hoạch dài hạn, kế hoạch năm, hàng quý, hàng tháng... kế hoạch cá nhân, kiểm tra đôn đốc hoàn thành kế hoạch, quản lý nhân sự của thư viện. Quản lý và sử dụng có hiệu quả thư viện, lập kế hoạch mua sắm, bổ sung giáo trình, tài liệu phục vụ dạy - học...; tổ chức làm thẻ thư viện cho sinh viên;
Quản lý nhân sự của thư viện có nghĩa là quản lý con người, quản lý nghề nghiệp chuyên môn để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện. Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ thư viện để có chính sách thích hợp, động viên tính năng động, sáng tạo của họ để không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác. Bởi vì đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện, không chỉ là người quản lý giữ gìn tủ sách, cho mượn sách, mà phải là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ; hiểu biết công tác này từ cách sắp xếp các loại sách, xây dựng thư mục đến giới thiệu sách cho học sinh, tạo nên sức hút của thư viện với các em, lôi cuốn sinh viên đến với thư viện, đến với sách, say mê và hứng thú tìm đọc sách, cũng là góp phần nâng cao tri thức cho sinh viên và chất lượng giáo dục của nhà trường. Ðội ngũ này cần được đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện một cách chuyên nghiệp.
Phải Thống kê, báo cáo, ngân sách và hạch toán của thư viện. Quản lý toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật, xây dựng và bổ sung trang thiết bị hiện đại nhằm từng bước tự động hóa hoạt động của thư viện, để bổ sung sử chữa và nâng cấp thư viện. Ngoài ra việc quản lý thư viện còn thông qua những công việc cụ thể sau:
- Xây dựng kế hoạch bổ sung sách, báo, giáo trình, tạp chí... trong và ngoài nước thuộc các ngành chuyên môn và các ngành có liên quan
có kế hoạch hiện đại hoá Thư viện từng bước, tăng cường khả năng lưu trữ, tổ chức quản lý chặt chẽ sách, báo,... theo quy chế của Thư viện.
- Kết hợp với các phòng ban khác xây dựng kế hoạch và tổ chức việc biên soạn, in ấn, xuất bản giáo trình, sách giáo khoa, tài liệu tham khảo phục vụ cho việc đào tạo, nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ. Tổ chức in tái bản, tu bổ, bảo quản giáo trình, tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên.
- Tổ chức lưu trữ và phục vụ tham khảo những kết quả các công trình nghiên cứu (luận án Tiễn sĩ, đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ và các dự án lớn của cán bộ và sinh viên trong Trường).
- Xây dựng thư mục, sắp xếp khoa học, ngăn nắp. Tổ chức phòng mượn phòng đọc thuận lợi cho cán bộ và sinh viên đọc để nghiên cứu và tham khảo tài liệu.
- Tăng cường công tác tìm kiếm và khai thác, cập nhật các thông tin khoa học, sách và tài liệu mới. Định kỳ ra thông tin thư mục và giới thiệu sách, tài liệu, tạp chí và thông tin khoa học công nghệ mới cho bạn đọc.
- Phối hợp với các đơn vị tổ chức bán những sách và tài liệu cho sinh viên và cán bộ có nhu cầu theo giá quy định.
- Tổ chức ngoại khoá cho sinh viên năm thứ nhất về việc sử dụng tài liệu thư viện.
- Xây dựng quy tắc làm việc của Thư viện, nội quy phòng mượn, phòng đọc. Lập thẻ thư viện cho cán bộ và sinh viên trong Trường.
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan xử lý các trường hợp nợ sách, tài liệu của cán bộ và sinh viên.
Tuy nhiên hiện nay công tác quản lý thư viện của các trường đại học vẫn còn tồn tai những vấn đề sau:
+ Nghiệp vụ quản lý thư viện khác nhau: Công tác quản lý và nghiệp vụ thư viện hiện nay chưa chuẩn hoá và chưa mang tính thống nhất. Nghiệp vụ thư viện còn thiếu tính tự động hoá và hệ thống hoá của công nghệ thông tin – là nền tảng và công cụ chính cho các hoạt động thư viện hiện nay.
+ Cơ sở hạ tầng trang bị cho thư viện còn thiếu và yếu. Hệ thống máy vi tính vẫn chưa kết nối Internet tốc độ cao, hạn chế không chỉ người sử dụng Internet thông thường và hoàn toàn loại bỏ khả năng kết nối trực tuyến với các thư viện khác.
+ Các trường chưa đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thong tin trong việc quản lý thư viện, chưa có một phần mềm riêng để quản lý công tác thư viện. Tin học hóa là một hoạt động hoàn toàn mới đối với một đơn vị thư viện thông tin vì thế người quản lý chưa thể có đủ kinh nghiệm để hiểu và lường được tất cả các công tác mới có liên quan đến nhiệm vụ tin học hóa. trong khi hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin là một đòi hỏi vô cùng bức thiết. áp dụng các phần mềm quản
lý sẽ góp phần hiện đại hóa thư viện nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện và góp phần quản lý thư viện tốt hơn.
III. THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC