Công tác Quản lý hành chính trong các trường đại học hiện nay được giao cho phòng hành chính tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý, tham mưu cho Ban Giám hiệu về chiến lược, quy hoạch tổng thể và kế hoạch của nhà trường. Theo dõi, giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch chiến lược, kế hoạch hàng năm của các đơn vị trong Nhà trường. Thực hiện nhiệm vụ thống kê và tổng hợp; quản lý chất lượng; truyền thông và công tác văn thư, lưu trữ và quản lý văn phòng.cụ thể là
Thứ nhất là quản lý về công tác văn thư, lưu trữ:
- Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư.
- Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành.
- Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị v.v...của trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.
- Kí sao y bản chính các giấy tờ hành chính trong phạm vi được uỷ nhiệm.
- Cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên nhà trường theo sự ủy nhiệm của Ban Gíam Hiệu.
- Quản lí con dấu và bộ tên khắc của lãnh đạo nhà trường theo các quy định hiện hành.
♦ Công tác lưu trữ:
- Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ chung của Trường.
- Hướng dẫn Cán bộ công chức viên chức(CBCCVC) lập hồ sơ lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định hiện hành.
- Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ (TLLT), bảo quản tốt TLLT, sắp xếp kho lưu trữ ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng TLLT.
Thứ 2 là quản lý công tác in ấn.
Chịu trách nhiệm quản lý in ấn sách giáo khoa, giáo trình và các ấn phẩm khác phục vụ cho công tác dạy, học và các hoạt động khác của Nhà trường.
Thứ 3 là quản lý tổ chức công tác lễ tân: chỉ đạo tổ chức tiếp đón
khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với nhà trường.
Thứ 4 là quản lý việc xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm
- Điều phối việc xây dựng chiến lược, chương trình mục tiêu, kế hoạch phát triển nhà trường dài hạn và hàng năm.
- Chủ trì xây dựng dự thảo bổ sung, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch, kế hoạch trình Ban giám hiệu.
- Chủ trì xây dựng và tổng hợp chương trình hành động thực hiện kế hoạch chiến lược của nhà trường.
- Tổ chức triển khai chiến lược, kế hoạch sau khi được phê duyệt, hướng dẫn các các đơn vị xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm
- Thẩm định kế hoạch của các đơn vị trước khi trình Ban Giám hiệu
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện quy hoạch, kế hoạch của các đơn vị đã được duyệt và đề xuất Ban giám hiệu điều chỉnh kịp thời quy hoạch, kế hoạch trong từng thời kỳ và hàng năm.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của nhà trường.
- Thường trực Hội đồng thẩm định xét duyệt kế hoạch, dự toán các chương trình, đề tài, dự án của nhà trường.
- Theo dõi, tổng hợp và chủ trì lập báo cáo đánh giá tình hình thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm của nhà trường .
- Tổ chức thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu thống kê các lĩnh vực hoạt động của nhà trường.
- Công bố và cung cấp số liệu thống kê, các báo cáo tháng, quý, năm của nhà trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.
Thứ 6 là Quản lý chất lượng và Đánh giá hiệu quả các hoạt
động
●Xây dựng hệ thống quy trình, quy định quản lý các hoạt động của nhà trường
- Xây dựng kế hoạch và chủ trì tổ chức thực hiện kế hoạch xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định liên quan đến các hoạt động của nhà trường.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát các đơn vị xây dựng và triển khai thực hiện các quy trình, quy định quản lý.
- Thẩm định kế hoạch, dự toán của các đơn vị liên quan đến việc xây dựng và thực hiện các quy trình, quy định.
- Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của nhà trường.
● Phối hợp điều phối và thực hiện các hoạt động kiểm định chất lượng
- Tham gia điều phối hoạt động kiểm định chất lượng của nhà trường phối hợp với Ban đảm bảo chất lượng.
- Thực hiện các hoạt động kiểm định chất lượng liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng hoặc theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.
● Đánh giá hiệu quả các hoạt động (đặc biệt là hiệu quả đầu tư)
- Định kỳ hàng năm đánh giá hiệu quả các hoạt động của nhà trường đặc biệt là hiệu quả đầu tư để làm căn cứ phân bổ ngân sách cho năm kế tiếp.
Thứ 7 quản lý công tác truyền thông:
♦ Tổ chức giám sát và cập nhật thông tin quảng bá về các hoạt
động của nhà trường thông qua các phương tiện thông tin đại chúng
♦ Quản lý tổ chức sự kiện
- Phối hợp với các phòng ban chức năng tổ chức các sự kiện, hội nghị và học tập chung của Nhà trường.
- Chủ trì tổ chức và điều phối các hoạt động liên quan đến truyền thanh, báo chí, thời sự, văn nghệ, Thể dục thể thao, mít tinh, bầu cử, v.v…
Như vậy quản lý hành chính cũng là một trong những nội dung cần quản lý của trường đại học. Nó được thực hiện thông qua các nội dung công việc như trên và do phòng hành chính tổng hợp trong các trường đại học quản lý và trực tiếp chỉ đạo. Muốn làm tốt nội dung này không chỉ có phòng hành chính mà còn phải có sự phối hợp của các phòng ban khác trong trường đại học như phòng đào tạo, phòng tài vụ...để làm tốt nhiệm vụ của mình.
● Công tác thi cử kiểm tra:
Tổ chức các kỳ thi là hoạt động để đánh giá quá trình học tập của sinh viên, đảm bảo điều kiện để tiếp nhận sinh viên hoặc để sinh viên tiếp tục học. Nhìn chung, có ba kỳ thi chính: thi tuyển sinh, thi hết học phần và thi tốt nghiệp ra trường. Các kỳ thi này được thực hiện nghiêm ngặt. Riêng tuyển sinh có Quy chế riêng, quy định rõ ràng, cụ thể. Các kỳ thi học phần được thực hiện dựa trên Quy chế tuyển sinh. Tuy nhiên hiện nay công tác thi và tổ chức thi đánh giá học phần của các trường không dồng bộ tùy theo những quy chế mà trường đó áp dụng. ví dụ quy chế 25, quy chế 43. các quy chế này lại có cách thi và đánh giá khac nhau. Điều cốt lõi là nếu áp dụng theo quy chế nào nhà trường phải quản lý, kiểm tra việc thực hiện công tác thi cử theo đúng quy chế đó.
Qui chế về kiểm tra đánh giá trước đây, hay còn gọi là QC 04, chỉ có thể đánh giá được kiến thức và phương pháp tư duy như là cách kiểm tra định kỳ sau mỗi học trình 15 tiết, tức là cho kiểm tra và chấm bài viết chứ không tổ chức cho SV học theo nhóm và đánh giá theo nhóm? Hiện nay, qui chế này được thay thế bằng Quy chế Đào tạo Đại học và Cao đẳng Chính quy, Ban hành theo quyết định số 25/2006/QĐ- BGDĐT, còn được gọi là QC 25. Theo QC này thì hình thức thi kết thúc học phần do GV đề xuất, Hiệu Trưởng quyết định. Tuy nhiên, trên thực tế các GV rất ít khi đề xuất kiểm tra đánh giá quá trình hay các
hình thức phỏng vấn hay trắc nghiệm cho kỳ thi cuối khóa, cho dù các hình thức này có nhiều ưu điểm.
Cũng theo QC 25 thì điểm tổng hợp đánh giá học phần (gọi tắt là điểm học phần) bao gồm: 1) điểm kiểm tra thường xuyên trong quá trình học tập; 2) điểm đánh giá nhận thức và thái độ tham gia thảo luận; 3) điểm đánh giá phần thực hành; 4) điểm chuyên cần; 5) điểm thi giữa học phần; 6) điểm tiểu luận và 7) điểm thi kết thúc học phần, trong đó điểm thi kết thúc học phần là bắt buộc cho mọi trường hợp và phải có trọng số không dưới 50% của điểm học phần. Như đã nói, việc lựa chọn các hình thức đánh giá bộ phận và trọng số của các điểm đánh giá bộ phận cũng như cách tính điểm tổng hợp đánh giá học phần do giảng viên đề xuất, được Hiệu trưởng phê duyệt và phải được quy định trong đề cương chi tiết của học phần.
Theo quy chế 43: Kết quả học tập của sinh viên được đánh giá sau từng học kỳ qua các tiêu chí sau:
1. Số tín chỉ của các học phần mà sinh viên đăng ký học vào đầu mỗi học kỳ (gọi tắt là khối lượng học tập đăng ký).
2. Điểm trung bình chung học kỳ là điểm trung bình có trọng số của các học phần mà sinh viên đăng ký học trong học kỳ đó, với trọng số là số tín chỉ tương ứng của từng học phần.
3. Khối lượng kiến thức tích lũy là khối lượng tính bằng tổng số tín chỉ của những học phần đã được đánh giá theo thang điểm chữ A, B, C, D tính từ đầu khóa học.
4. Điểm trung bình chung tích lũy là điểm trung bình của các học phần và được đánh giá bằng các điểm chữ A, B, C, D mà sinh viên đã tích lũy được, tính từ đầu khóa học cho tới thời điểm được xem xét vào lúc kết thúc mỗi học kỳ.
■ Công tác kiểm tra đánh giá:
Để công tác kiểm tra đánh giá được thực hiện ngày càng tốt hơn, chúng ta cần thực hiện đổi mới kiểm tra dánh giá theo 2 hướng cơ bản sau:
+ Chuyển sự đo đạc, phản ánh, mô tả sang tác động.
+ Bên cạnh việc tìm hiểu thực trạng phải xác định được điều kiện, nguyên nhân gây ra hiện tượng đó.
Trong trường Đại học việc quản lý công tác kiểm tra đánh giá đã được thực hiện với các nội dung sau:
- Kiểm tra việc thực hiện việc thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục, đólaf việc kiểm tra chỉ tiêu số lượng học sinh, sinh viên từng khoa, lớp và toàn bộ trường để đảm bảo duy trì sĩ số, nắm được tỷ lệ học sinh, sinh viên.
- Kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ của kế hoạch đào tạo để thực hiện nội dung chương trình dạy học và nội dung chương trình giảng dạy.
- Kiểm tra việc xây dựng đội ngũ, bao gồm các hoạt động của nhóm tổ chuyên môn sinh hoạt tổ nhóm chuyên môn, nghiệp vụ và việc tự bồi dưỡng của các thành viên trong tổ, giáo viên nâng cao tay nghề trình độ chuyên môn trong tổ.
- Kiểm tra việc xây dựng và bảo quản cơ sở vạt chất, thiết bị dạy học.đảm bảo cá tiêu chuẩn lớp học,bàn ghế, ánh sáng, sử dụng hợp lý
cơ sở vạt chất- thiết bị dạy học, phòng thí nghiệm, phòng tập, phòng lao dộng hướng nghiệp.
Các nội dung đánh giá trong trường đại học bao gồm:
-Đánh giá nhà trường theo các chỉ số đo như :quá trình sư phạm tối ưu, tạo cơ sở cho sự phát triển nhân cách của học sinh, sinh viên. Hiệu quả ngoài (đối với cộng đồng, đối với dịa phương, đối với ngành).
- Đánh giá cán bộ quản lý theo các chỉ số đo như:
+ Nắm vững nội dung mục đích phạm vi chức năng nhiệm vụ.
+ sẵn sàng hết lòng vì sự nghiệp chung, vì lợi ích của sinh viên và tập thể.
+ Ngay thẳng thành thật và có trách nhiệm. + Năng động sáng tạo và có trách nhiệm.
+ Có khả năng hợp tác và cạnh tranh trên cơ sở đạo đức và trình độ chuyên môn.
+ Có sức khoẻ và khả năng chịu đựng những cú xốc.
- Đánh giá giáo viên theo các chỉ số đo sau:khả năng hiểu biết và hiểu học sinh, sinh viên, khả năng đổi mới phương pháp giảng dạy.
Đánh giá sinh viên thông qua các chỉ số: kiến thức kĩ năng và thái độ