- Tổ chức bộ máy quản trị đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty nhưng tại công ty Cổ Phần ĐTPT 324, trong tình hình kinh doanh hiện tại của công ty và tình hình biến động của thị trường thì tổ chức bộ máy quản trị của công ty còn gặp phải những hạn chế nhất định, được bố trí một cách chưa thực sự hợp lý: số lượng phòng ban hiện nay của công ty còn thiếu chưa đáp ứng được yêu cầu công việc của công ty, vì vậy hiệu quả của bộ máy quản trị vẫn chỉ đạt được ở mức trung bình. Việc bố trí nhân viên trong các phòng ban của công ty cũng chưa thực sự hợp lý, cần có những thay đổi cho phù hợp nhằm giải quyết những vấn đề còn tồn đọng, nhằm đưa công ty tiếp tục phát triển trong giai đoạn tình hình thị trường còn gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó thì công ty cũng có một số mặt mạnh như công ty đã đầu tư tốt cơ sở, trang thiết bị máy móc phục vụ công việc. công ty đang tiến hành những hoạt động nhắm tổ chức tốt nơi làm việc, điều kiện làm việc và bầu không khí làm việc cho nhân viên giúp nhân viên có cảm giác thoải mái trong công việc, làm việc có hiệu quả hơn.
- Số lượng công việc mà nhân viên trong công ty phải đảm nhiệm hiện nay là chưa hợp lý. Ngoài công việc chuyên môn của mình nhân viên còn phải thực hiện thêm một số công việc khác không thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình. Sự phối hợp công việc giữa các phòng ban và nhân viên với nhau chỉ đạt ở mức trung bình, điều này cũng ảnh hưởng khá nhiều tới tốc độ và kết quả thực hiện công việc trong công ty. Quyền hạn của mỗi phòng ban đôi khi chưa thật rõ ràng. Nhưng bên cạnh đó cũng có một số mặt tốt mà công ty đã thực hiện được như việc phối hợp công việc giữa nhân viên trong các phòng ban đã được thực hiện tốt hay chính sách đãi ngộ nhân sự của công ty cũng khá tốt, điều này khích lệ nhân viên rát nhiều trong công việc.
3.2 Các đề xuất, kiến nghị hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ PhầnĐTPT 324. ĐTPT 324.
3.2.1 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị công ty Cổ PhầnĐTPT 324. ĐTPT 324.
3.2.1.1 Nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị.
Việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản trị phải phù hợp với tình hình thực tế của công ty và xu hướng biến động của thị trường, đảm bảo cho bộ máy hoạt động có hiệu quả, đưa công ty phát triển đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp.
Công ty đang trong giai đoạn phát triển, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng có nhiều khởi sắc. Trong vài năm gần đây tình hình kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng, số lượng công việc ngày càng nhiều, với số lượng các phòng ban hiện tại không thể đáp ứng tốt nhu cầu công việc của công ty. Tùy tình hình thị trường trong nước và thế giới đang có những biến động bất lợi, nhưng trong thời gian gần đây công ty cũng đã tìm ra cho mình được những hướng đi hợp lý phù hợp với tình hình hiện tại. Để giảm bớt gánh nặng cho các phòng ban hiện tại, công ty cần thành lập ngay phòng tổ chức hành chính. Phòng này sẽ đảm nhận các công việc về nhân sự và hành chính trong công ty, điều này sẽ tạo thuận lợi cho các phòng ban khác trong công ty được chuyên môn hóa hơn trong công việc của mình để nâng cao năng suất lao động.
(Nguồn: Sinh viên đề xuất) Ban gián đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật- gia công
sản xuất Bộ phận kinh doanh vật liệu xây dựng và chất đôt Bộ phận kinh doanh cảng và bến bãi
Trong đó:
a. Ban giám đốc.
Ban giám đốc vẫn giữ nguyên cơ cấu cũ gồm 3 người có trình độ đại học. Vì là công ty nhỏ nhưng do đặc thù ngành kinh doanh của công ty, nên ban giám đốc không cần nhiều, chỉ cần một giám đốc quản lý chung và 2 phó giám đốc quản lý kinh doanh và quản lý nhân sự, bên cạnh đó còn có các trưởng phó phòng chức năng thường xuyên đóng góp ý kiến giúp ban giám đốc đưa ra quyết định là có thể đảm bảo cho công việc điều hành trong công ty tiến hành tốt.
b. Phòng kinh doanh.
Phòng kinh doanh hiện tại có 32 người trong đó có 1 trưởng phòng có trình độ dại học, 4 nhân viên có trình độ cao đẳng, số còn lại là nhân viên có trình độ trung cấp và lao động phổ thong, số lượng này là ít so với tình hình kinh doanh của công ty đòi hỏi nhân viên phải có trình độ cao. Vì vậy cần phải cử nhân viên tham gia các lớp đào tạo nâng cao.
Bảng 3.1: Cơ cấu lao động mới của phòng kinh doanh
(Nguồn: Sinh viên đề xuất)
c. Phòng kế toán.
Phòng kế toán của công ty gồm có 3 nhân viên trong đó 1 trưởng phòng có trình độ đại học, 2 nhân viên có trình độ cao đẳng. Với số lượng nhân viên và trình độ nhân viên trong hiện tại và tương lai gần của công ty là phù hợp giải quyết các công việc kế toán trong công ty không cần thay đổi.
d. Phòng kỹ thuật- gia công sản xuất.
Phòng kỹ thuật- gia công sản xuất đã đầu tư thêm trang thiết bị, máy móc hiện đại phục vụ công tác kỹ thuật, sản xuất của công ty. Phòng kỹ thuật gồm có17 nhân
STT Chức danh Số người Trình độ ĐH
1 Trưởng phòng 1 1
2 Phó phòng 1 1
3 Nhân viên 30 3
viên, 1 trưởng phòng có trình độ đại học, 1 phó phòng có trình độ cao đẳng, còn lại là nhân viên có trình độ trung cấp. Cần đào tạo nâng cao trình độ cho một số nhân viên tại đây để nhân viên có đủ trình độ, hiểu biết sử dụng các loại máy móc mới và tiếp cận nhanh chóng với những thay đổi về kỹ thuật.
Bảng 3.2: Cơ cấu lao động mới của phòng kỹ thuật- gia công sản xuất
(Nguồn: Sinh viên đề xuất)
e. Phòng tổ chức hành chính.
Đây là phòng mới được thành lập sẽ đảm nhận công tác tổ chức và các công việc hành chính trong công ty nhưng vì nhân viên trong công ty không nhiều và số lượng các công việc hành chính cũng hạn chế nên số lượng nhân viên trong phòng này chỉ cần 6 người với cơ cấu sau:
Bảng 3.3: Cơ cấu lao động của phòng tổ chức hành chính
STT Chức danh Số người Tình độ ĐH
1 Trưởng phòng 1 1
2 Phó phòng 1 1
3 Nhân viên 4 1
4 Tổng số 6 3
(Nguồn: Sinh viên đề xuất) * Phòng tổ chức hành chính có chức năng như sau:
- Phòng tổ chức hành chính có chức năng tổ chức bộ máy, chức năng nhân sự nhằm quản lý việc tuyển dụng bố trí lao động, di chuyển đề bạt cán bộ, thù lao lao động, khen thưởng kỹ thuật…
- Thực hiện chức năng hành chính pháp chế. STT Chức danh Số người Trình độ ĐH 1 Trưởng phòng 1 1 2 Phó phòng 1 1 3 Nhân viên 15 2 4 Tổng số 17 4
- Tổ chức đời sống tập thể và hoạt động xã hội văn hóa thể thao * Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính.
- Thực hiện toàn bộ công tác tổ chức quản lý, nhân sự, sắp xếp điều phối lao động.
- Giải quyết các chế độ chính sách, các công việc nội bộ.
- Bảo vệ an toàn cho công ty như chống trộm cắp, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt…
- Tham mưu cho ban giám đốc về vấn đề nhân sự.
3.2.1.2 Nâng cao chất lượng phân quyền.
Thực hiên tốt công tác phân quyền trong công ty sẽ giúp nhà quản trị giảm bớt áp lực công việc và nhân viên trong công ty chuyên môn hóa hơn trong công việc. Điều này giúp ích rất nhiều trong công việc nâng cao năng suất lao động của nhân viên.
Phân quyền phải đảm bảo quyền hạn gắn liền với trách nhiệm, giao công việc đồng thời phải cho nhân viên có những quyền nhất định như thế mới đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng hơn và công tác phân quyền mới đạt được hiệu quả. Tại công ty Cổ Phần ĐTPT 324 trong giai đoạn hiện nay công việc còn chồng chéo lên nhau cả với nhà quản trị và nhân viên. Khi công ty thành lập thêm phòng tổ chức hành chính thì giám đốc và phó giám đốc có thể giao cho trưởng phòng tổ chức hành chính các công tác về tuyển dụng và điều phối nhân sự trong cônhg ty. Khi này các nhà quản trị cấp cao đóng vai trò người tư vấn cấp cao và giải quyết các công việc quan trọng, ảnh hưởng tới cả công ty. Các phòng chức năng khác không trực tiếp giải quyết các công tác hành chính của phòng mình mà sẽ giao lại cho phòng tổ chức hành chính thực hiện. Để phòng hành chính có thể thực hiện tốt các công tác về nhân sự và hành chính thì cần phải giao cho phòng các quyền hạn lien quan đến công tác hành chính nhân sự.
Giám đốc công ty có thể giao lại quyền tìm hiểu, nghiên cứu và ký kết các hợp đồng thương mại không lớn cho phó giám đốc và phòng kinh doanh, như thế giám đốc sẽ có thời gian để xem xét giải quyết các công việc thuộc các bộ phận khác.
3.2.1.3 Nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động a. Tuyển chọn cán bộ, nhân viên cho công ty.
Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng của nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyền môn, nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể đảm nhận được những công việc nhất định. Đối với cán bộ quản lý thì vấn đề đào tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết được công việc tốt và trôi chảy hơn.
Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn lao động vào công ty cần có những yêu cầu thực tế và sát thực để có thể tuyển chọn những người có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu công việc giao phó. Cùng với quá trình tuyển chọn, công ty nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ công nhân viên có trình độ yếu kém không đáp ứng được yêu cầu của công tác lâu năm giàu kinh nghiệm một cách hợp lý nhất.
b. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên của công ty.
Về đào tạo: Vì là công ty nhỏ và điều kiện hiện tại không cho phép nên công ty không thể tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên công ty mà chie có thể khuyến khích nhân viên trong công ty tham gia các khóa đào tạo bên ngoài và công ty sẽ hỗ trợ một phần kinh phí. Đối với cán bộ còn trẻ tuổi có thể khuyến khích họ tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lý. Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Về bồi dưỡng: Công ty nên mở các khóa đào tạo nâng cao tay nghề và chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ kỹ thuật, trong đó cần chú ý đào tạo các công nghệ mới. Tuy cán bộ trong công ty có trình độ ngoại ngữ và tin học các lớp tin học ứng dụng chuyên sâu để đội ngũ cán bộ có thể đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của cơ chế thị trường.
Ngoại ngữ là phương tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu, đặc biệt là với công ty Cổ Phần ĐTPT 324 vì nhân viên trong công ty thường xuyên phải làm việc với các đối tác nước ngoài. Công ty có thể thực hiện các hình thức sau:
- Công ty có thể đề ra các tiêu chuẩn về ngoại ngữ đòi hỏi nhân viên phải thực hiện, hoặc khuyến khích cán bộ học ngoại ngữ ngoài giờ, công ty có thể hỗ trợ nhân viên một phần chi phí.
- Đối với những cán bộ cần thiết phải có ngoại ngữ để phục vụ trực tiếp cho công việc thì phải cử đi học nâng cao ở các trường.
3.2.1.4 Tăng cường phối hợp hoạt động giữa các bộ phận công ty.
Để bộ máy quản trị công ty có thể vận hành tốt thì vấn đề quan trọng không chỉ là có cơ cấu tổ chức phù hợp, chức năng hợp lý mà sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty cũng hết sức quan trọng. Công tác phối hợp giữa các phòng ban ăn khớp và nhịp nhàng đảm bảo cho công việc trong công ty thực hiện trôi chảy, qua đó công ty có thể đạt được các mục tiêu của mình với chi phí thấp hơn. Để nâng cao khả năng phối hợp giữa các bộ phận công ty cần thực hiện:
Phân định rõ ràng chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban trong công ty, thực hiện chuyên môn hóa trong công việc nhưng phải đảm bảo công việc thực hiện được thông suốt khi qua các bộ phận.
Tổ chức các cuộc họp nói về tầm quan trọng của việc phối hợp hoạt động giữa các phòng ban chức năng trong công ty để nhân viên trong công ty hiểu được nhiệm vụ mình cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu chung của công ty.
Quy định chuẩn mực, triết lý kinh doanh, cách thức làm việc của các phòng ban và nhân viên trong công ty.
Thường xuyên có các hoạt động khuyến khích các phòng ban và nhân viên trong công ty thực hiên tốt các nhiệm vụ được giao.
3.2.1.5 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động.
Công tác tổ chức nơi làm việc là rất cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao động và chất lượng lao động quản lý. Quan sát nơi làm việc ta thấy vấn đề hiện tại của công ty là diện tích các phòng ban còn nhỏ hẹp, nên khi có nhiều khách hàng tới liên hệ công việc thì công ty không có đủ nơi để tiếp khách. Điều này cũng khiến nhân viên trong công ty và khách hàng cảm thấy không thoải mái khi làm việc.
Vậy công ty cần có những biện pháp bố trí lại các phòng này sao cho việc trao đổi thông tin được thuận lợi.
Bầu không khí tâm lý làm việc là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng tới kết quả lao động của nhân viên. Lãnh đạo công ty cần quan tâm hơn với vấn đề này và có cách thức giao tiếp với nhân viên nhẹ nhàng và tế nhị hơn.
3.2.1.6 Xây dựng và phát triển văn hóa công ty.
Văn hóa công ty chính là bản sắc riêng của công ty so với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Xây dựng được văn hóa công ty vững mạnh sẽ khẳng định được vị thế của công ty trên thị trường. Bên cạnh đó để có được các mối quan hệ tốt trong bộ máy quản lý của công ty, cần phải xây dựng và phát triển nền văn hóa của công ty. Vấn đề văn hóa hiện nay đã được rất nhiều doanh nghiệp, nhiều công ty quan tậm.
Văn hóa công ty thể hiện trên các phương diện:
- Văn hóa công ty gắn liền với văn hóa xã hội. Các doanh nghiệp kinh doanh không chỉ chú trọng đến lợi nhuận đơn thuần mà phải quan tâm đến trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp như: Đóng góp cho ngân sách nhà nước, phúc lợi xã hội, tôn trọng những quy phạm đạo đức trong quan hệ xã hội, quan hệ kinh doanh, tôn trọng các giá trị truyền thống là thái độ văn hóa của các doanh nghiệp.
- Văn hóa công ty được thể hiện thông qua các quy định, chế độ nguyên tắc có