Như chúng ta đã biết, mỗi quy trình nghiệp vụ (business process) do WFMS kiểm soát được mô tả một cách hình thức trong một định nghĩa workflow (workflow definition) xác định thứ tự của các công việc cần hoàn thành cùng với con người thực hiện chúng. Thông thường người xây dựng workflow (workflow Modeler) khi tạo định nghĩa workflow sẽ chỉ ra nhân lực thực hiện công việc dựa trên sự phân vai trong tổ
chức (organizational role) thay vì xác định một cá nhân cụ thể. Cách tiếp cận này không đòi hỏi người xây dựng workflow nhất thiết phải thay đổi định nghĩa workflow mỗi khi có sự thay đổi vị trí công tác hay nhiệm vụ của từng cá nhân. Sự phân công công việc dựa trên phân vai như vậy làm giảm thiểu sự biến động trong công đoạn xây dựng các định nghĩa workflow. Tuy nhiên, khi có nhiều cá nhân với năng lực làm việc khác nhau cùng chia sẻ một vai trong cơ cấu tổ chức thì việc lựa chọn ai trong số họđể
thực hiện những công việc cụ thể nhằm mục đích sử dụng tối ưu nguồn tài nguyên nhân lực của tổ chức trở thành một vấn đề thu hút sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu. Bài toán lựa chọn người thực hiện công việc như trên được gọi là Bài toán phân công công việc dựa trên phân vai (role-based asignment problem) và cơ chế giải bài toán được gọi là cơ chế giải phân vai (Role Resolution Mechanism).
Mô hình trên thể hiện các bước đặc trưng trong quá trình giải phân vai và phân giao (gán) công việc.
Trong bước 1, bộ dịch vụ Workflow eneactemt xác định danh sách tài nguyên
ứng cử viên dựa trên chính sách giải phân vai và các tài nguyên có sẵn. Những hành
động đang chờ được thực hiện được đặt lên bộ danh sách công việc chia sẻ như một khoản mục công việc dùng chung. Mọi tài nguyên đạt tiêu chuẩn có khả năng truy cập danh sách công việc chia sẻ này. Một trong số các ứng cử viên được chọn để thực hiện hành vi đang chờ đợi, dịch vụ Workflow enactment lấy mục công việc dùng chung ra khỏi danh sách công việc chia sẻ và đưa nó vào danh sách công việc cá nhân của thành phần thực hiện được chỉ định. Trong giải pháp Workflow tập trung, tiến trình này có thể được cài đạt bằng thao tác điều khiển các thuộc tính sẵn sàng thực thi của các khoản mục công việc, tương tượng như những khái niệm được sử dụng trong điều khiển truy cập dựa trên vai trò. Giải pháp này cho phép bộ dich vụ Workflow enactment giữa được bảng chính của tất cả các khoản mục công việc đang chờđợi, nó truy cập một cách hạn chế dựa trên các vai trò được yêu cẩu bởi các hành vi cá nhân và được giúp đỡ bởi những thành phần thực thi cá nhân. Trong môi trường phân tán khả năng tương tự có thể hoàn thành bằng cách đưa con trỏ vào danh sách công việc trên danh sách công việc trung tâm như thông báo thay cho các khoản mục công việc thực. trong kịch bản này, các khoản mục công việc có thểđược truy cập thông qua một trang web được tạo ra một cách tựđộng bởi bộ dich vụ Workflow enactment cho mỗi khoản mục công việc.
Như vậy, việc sử dụng tối ưu nguồn tài nguyên nhân lực của tổ chức cần thiết phải giải quyết 2 vấn đề:
• Nghiên cứu cách thức mô tả mô hình tổ chức một cách hiệu quả • Nghiên cứu và áp dụng các chính sách giải phân vai tối ưu
Sau đây, chúng ta cùng xem xét một số giải pháp ứng dụng cho việc giải quyết 2 vấn đề trên.