Có nhiều công cụ khác nhau có thể được dùng để phân tích, mô hình hoá, mô tả
và xây dựng tài liệu một tiến trình nghiệp vụ. Mô hình Workflow không đề cập đến bản chất riêng biệt của các công cụ như vậy và cũng không biết chúng tương tác như
thế nào trong quá trình xây dựng. Các công cụ có thể được cung cấp như là một phần của sản phẩm Workflow hoặc như là một tập công cụ của sản phẩm BPR.
Khi một sản phẩm Workflow cung cấp công cụ định nghĩa tiến trình cho riêng nó, các định nghĩa tiến trình có được thông thường sẽ được xử lý bên trong phạm vi của sản phẩm Workflow và có thể hoặc không thể truy cập theo một giao diện lập trình
đểđọc và ghi thông tin. Khi các sản phẩm riêng biệt được sử dụng cho việc định nghĩa và thực thi tiến trình, các định nghĩa tiến trình có thể được chuyển đổi giữa các sản phẩm đó khi đòi hỏi hoặc được lưu trữ trong một kho chứa tách biệt có thể truy cập
Đầu ra sau cùng của hoạt động mô hình hoá và thiết kế tiến trình là một định nghĩa tiến trình. Định nghĩa tiến trình này có thểđược thông dịch tại thời điểm thực thi bởi Workflow engine trong dịch vụ enactment. Trong các sản phẩm Workflow ngày nay mỗi một định nghĩa tiến trình riêng lẻ thông thường ở dạng đặc trưng cho một phần mềm quản lý Workflow cụ thể được thiết kế để xử lý chúng. Giao diện trao đổi
định nghĩa tiến trình cho phép tính mềm dẻo hơn trong miền này.
Các công cụ phân tích, mô hình hoá và định nghĩa tiến trình có thể bao gồm khả
năng mô hình hoá các tiến trình trong ngữ cảnh của cấu trúc tổ chức (mặc dù điều này không phải là một khía cạnh bắt buộc của mô hình tham chiếu hệ quản lý workflow). Khi một mô hình tổ chức được kết hợp vào trong các công cụ như trên, định nghĩa tiến trình sẽ bao gồm việc tổ chức đối tượng có liên quan với nhau như là các vai diễn. Các
đối tượng này liên quan đến dữ liệu điều khiển hệ thống như là các vai diễn: mối quan hệ các vai diễn có thểđược tham chiếu trong quá trình khai thác tiến trình.
Giao diện giữa các công cụ mô hình hoá và định nghĩa tiến trình với phần mềm quản lý Workflow trong thời gian thực hiện được gọi là giao diện xuất/nhập định nghĩa tiến trình. Bản chất của giao diện này là định dạng trao đổi và các lời gọi API. Định dạng trao đổi và các lời gọi API có thể hỗ trợ sự trao đổi thông tin định nghĩa tiến trình thông qua các phương tiện trao đổi điện tử hoặc vật lý rất khác nhau. Giao diện có thể
hỗ trợ trao đổi toàn bộ hoặc một phần của định nghĩa tiến trình. Các công cụ phân tích, mô hình hoá và định nghĩa tiến trình Định nghĩa tiến trình Dịch vụ Workflow Enactment Workfloow Engines(s)
Có các lợi ích rất rõ ràng khi sử dụng các khuôn dạng được chuẩn hoá cho định nghĩa tiến trình :
Đầu tiên, việc đó sẽ xác định một điểm phân tách giữa môi trường thời gian xây dựng và thời gian thực hiện. Vì vậy, nó cho nhiều sản phẩm Workflow thời gian thực thi khác nhau cùng sử dụng một định nghĩa tiến trình sinh ra bởi một công cụ mô hình hóa. Và như vậy người sử dụng có thể chọn các công cụ mô hình hoá và các sản phẩm Workflow thời gian thực hiện một cách độc lập.
Thứ hai là, nó cung cấp tiềm năng tạo ra một định nghĩa tiến trình cho một vài sản phẩm Workflow khác nhau đồng thời hoạt động để tạo nên một dich vụ enactment thời điểm thực hiện phân tán.