- Chứng từ sử dụng hạch toán hàng hoá
Chứng từ ở công ty sử dụng là bộ chứng từ do Bộ tài chính phát hành như: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT…
- Phiếu nhập kho: Do phòng KHSX lập trong trường hợp hàng bán bị trả lại, thường lập làm hai liên, sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập, trưởng phòng TC kế toán, giám đốc, thủ kho tiến hành nhập kho cùng với người giao nhận ký vào phiếu nhập kho. Sau đó một liên thủ kho giữ lại, một liên chuyển lên phòng TC kế toán làm căn cứ hạch toán.
- Phiếu xuất kho: Do phòng TC kế toán, thường lập làm ba liên, sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập, trưởng phòng TC kế toán, giám đốc, thủ kho tiến hành xuất kho cùng với người giao nhận ký vào phiếu xuất kho. Sau đó một liên thủ kho giữ lại, một liên chuyển đến phòng TC kế toán làm căn cứ hạch toán, liên gốc phòng KHSX giữ lại để theo dõi việc xuất hàng.
- Hóa đơn GTGT: Do phòng TC kế toán xây dựng được lập sau khi hàng hóa đó được chuyển cho người mua và họ chấp nhận thanh toán, có đầy đủ chữ ký của người lập, trưởng phòng TC kế toán, giám đốc, làm căn cứ để hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng. Hóa đơn GTGT gồm ba liên: liên một nộp cho nhà nước, liên hai giao cho khách hàng, liên ba lưu ở bộ phận kế toán làm cơ sở hạch toán. Bắt đầu từ tháng 4 năm 2011 Bộ tài chính cho phép các doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng và in hóa đơn GTGT nên công ty có mấu hóa đơn của riêng mình.
- Phiêu thu : Do phòng TC kế toán xây dựng làm hai liên sau khi có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và tiền đã nhận thủ quỹ kiểm tiền nhập quỹ sau đó ký vào phiếu thu, một liên giao cho khách hàng cùng với hóa đơn còn một liên giữ lại làm căn cứ hạch toán.
Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng lập chuyển đến cho công ty, sau đó được chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ hạch toán.
Ngoài những chứng từ nêu trên thì còn có một số chứng từ liên quan khác: Như biên bản bàn giao nghiệm thu, giấy xác nhận công nợ, …
- Tài khoản sử dụng
Để hạch toán cho nghiệp vụ bán nhóm hàng in chất lượng cao, kế toán doanh nghiệp sử dụng các tài khoản liên quan đến kế toán bán hàng theo quy định của Bộ tài chính. TK 156, 157, 632, 511, 521, 531 và các tài khoản liên quan khác như TK: 111, 112, 133, ….
- Hệ thống sổ kế toán
Sổ nhật ký chung phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sổ cái các TK 156, 511, 512, 531, 632, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi đã ghi sổ nhật ký chung.
- Trình tự hạch toán
+ Bán buôn qua kho: Sau khi có thông tin đặt hàng từ các cá nhân, doanh
nghiệp, hay các công ty thương mại, phòng KHSX xác nhận lại thông tin và chuyển tới phòng kế toán. Thông qua dữ liệu trên phần mềm Missa, hoặc trên sổ kho ghi chép ngoài của thủ kho, kế toán biết được số lượng hàng tồn kho tại thời điểm đó và làm căn cứ viết Hóa đơn GTGT. Căn cứ những thông tin trên hoá đơn GTGT, kế toán vào phân hệ Hàng Hoá - Phiếu xuất kho bán hàng để nhập đầy đủ những liệu trong các trang như: Trang Vật tư chi tiết, trang Hóa đơn GTGT, trang Bút toán. Kế toán sẽ in phiếu xuất kho về số hàng bán và đưa cho các bộ phận liên quan ký đầy đủ vào cả phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT.
Nếu số lượng hàng hoá bên mua đặt hàng, đạt đến ngưỡng được hưởng khuyến mại thì kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT đối với hàng khuyến mại. Trên hoá đơn hàng khuyến mại, kế toán có ghi đầy đủ các thông tin về hàng hoá, số lượng, giá bán và ghi thuế suất giống như bán hàng thông thường. Đồng thời nhập dữ liệu vào phần mềm trên phân hệ Hàng Hoá -Phiếu Xuất Kho bán hàng – và cũng in phiếu xuất kho giống như hàng bán ra.
Hoá đơn bán hàng số 55911 (HS/2009B) trong trang phụ lục về bán hàng cho công ty cổ phần phương nam, kế toán sẽ nhập vào phần mềm: trong Trang vật tư chi tiết nhập mã hàng HGTC (Hộp giấy), số lượng hàng là 100 Hộp, giá 16.950 đ/hộp, cột thành tiền máy tự tính. Trang hóa đơn GTGT nhập các thông tin về số hoá đơn, ngày, ký hiệu hoá đơn, thuế suất. Trang bút toán máy sẽ tự động lập bút toán về doanh thu và giá vốn (Phụ lục 7.3). Sau khi nhập xong số liệu, phần mềm tự động ghi sổ từ Phiếu xuất kho lên các sổ Nhật Ký Chung, sổ Cái các TK 511, 632, 156, 3331, 131. Đồng thời ghi vào Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, sổ Chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán
Ngày 26/01/2013 khi nhận được tiền thanh toán về số hàng trên, kế toán làm phiếu thu số 29 để thu tiền của khách hàng. Phiếu thu được in ra từ phần mềm, khi kế toán vào phân hệ Chứng từ - Phiếu thu, nhập đầy đủ các thông tin vào màn hình của chứng từ. Phiếu thu của phần mềm cũng có 3 trang: trang số tiền, trang hoá đơn, trang
bút toán. Căn cứ vào phiếu thu, máy sẽ ghi vào sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 111, TK 131, Sổ quỹ Tiền mặt, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng.
Đối với hàng khuyến mại kế toán ghi cả doanh thu và giá vốn. Ghi nhận tăng doanh thu, chi phí bán hàng và thuế GTGT đầu ra tương ứng, tăng giá vốn và giảm hàng tồn kho. Phần mềm sẽ ghi vào sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 642, 511, 3331, 632, 156, Sổ chi tiết thuế GTGT, sổ chi tiết vật tư hàng hoá.
Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng tại công ty
+ Các trường hợp giảm giá hàng bán: Khi có khách hàng quen, có quan hệ mua bán với công ty lâu năm và mua với số lượng lớn thì công ty cũng thực hiện việc giảm giá hàng bán cho khách hàng đó. Tuy nhiên việc giảm giá này thực hiên ngay tại khi thỏa thuận khi ký hợp đồng với khách hàng và trước khi viết hóa đơn GTGT, nên sự giảm giá này không làm giảm doanh thu bán hàng.
+ Hàng bán bị trả lại: Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán kiểm tra số hàng xem lý do tại sao khách hàng trả lại. Khi nhập kho lại số hàng trên, căn cứ vào hóa đơn GTGT bên mua trả lại hàng, kế toán vào phân hệ Hàng hoá - Phiếu nhập hàng bán trả lại, điền đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu. Tại trang bút toán, kế toán định khoản ghi tăng hàng bán bị trả lại bên Nợ TK 531, giảm thuế GTGT đầu ra 3331, và ghi giảm số tiền thanh toán vào công nợ bên Có TK 131. Đồng thời ghi tăng lượng hàng nhập kho, và ghi giảm giá vốn hàng bán. Sau khi nhập liệu xong, kế toán in Phiếu nhập hàng bán trả lại và đưa cho các bộ phận liên quan ký. Từ phiếu nhập hàng trả lại, phần mềm sẽ vào sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 531, TK 3331, 131, 632, 156, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, Sổ Thuế GTGT đầu ra, Sổ quỹ tiền mặt.
+ Chiết khấu thương mại: Theo như chính sách bán hàng tại công ty, nếu khách hàng đặt mua hàng hóa với số lượng là 400 Hộp trở lên sẽ được hưởng chiết khấu thương mại là 5%. Khoản chiết khấu thương mại thể hiện ngay trên hoá đơn bán hàng , kế toán sẽ nhập dữ liệu đầy đủ vào màn hình nhập liệu Phiếu xuất kho bán hàng, trong Trang vật tư chi tiết có ghi rõ phần trăm và số tiền chiết khấu. Còn Trang bút toán sẽ ghi 3 bút toán: bút toán doanh thu, giá vốn và bút toán số tiền khuyến mại. Căn cứ vào Phiếu xuất kho hàng có chiết khấu khuyến mại, phần mềm sẽ tự động ghi vào sổ Nhật Ký Chung, sổ cái các TK 511, 521, 131, 3331, 632, 156, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, Sổ thuế GTGT, Sổ chi tiết bán hàng.
Ngày 02/02 khi nhận được số tiền chuyển từ công ty cổ phần đức tài thông qua Giấy báo Có ngân hàng, kế toán vào Phân hệ Chứng từ - Giấy Báo Có nhập các thông tin về số tiền, ghi bút toán giảm công nợ và tăng lượng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào Giấy Báo Có, phần mềm ghi sổ tự động vào Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 131, TK 112. Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, Sổ tiền gửi ngân hàng.
+ Bán lẻ: Công ty có mở cửa hàng tại số 19 ngõ 26 Nguyên Hồng, Đống Đa,
Hà nội để giới thiệu sản phẩm, số lượng bán lẻ không nhiều, tiền bán lẻ chủ yếu thu tiền trực tiếp bằng tiền mặt không có hoá đơn (nếu khách hàng có yêu cầu thì nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn cho khách hàng). Trong quá trình bán hàng, nhân viên bán hàng đã sử dụng thẻ quầy hàng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng
hoá và định kỳ 2 ngày 1 lần mậu dịch viên lập bảng kê bán lẻ để gửi phòng kế toán ghi sổ. Kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn GTGT hàng bán lẻ căn cứ vào bảng kê trên, từ đó lập phiếu thu về số tiền thực tế thu được từ hoạt động bán lẻ. Kế toán định khoản và nhập vào phần mềm, máy sẽ tự động ghi vào sổ Nhật ký Chung, Sổ cái các tài khoản, Sổ thuế, sổ quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký Thu tiền...Bảng kê bán lẻ thuốc tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty sẽ có dạng.
+ Bán đại lý: Công ty kí kết hợp đồng đại lý với một số công ty, doanh nghiệp
như:
+ Công ty TNHH TM và Châu Hoàng (Số 76 Phan Bội Châu, TP Thanh Hoá) + Công ty TNHH Đông Phương Hồng (Số36, Ngõ 8 Trần Phú, Phủ Lý, Hà Nam) + Công ty CP Thịnh Phát Bắc Ninh (21 Nguyễn Văn Cừ, TP Bắc Ninh) + Công ty TNHH Phương Đông (245 Lương Ngọc Quyến, Thái Nguyên) + Công ty CP TM Thanh Bình (Số 1 Ngõ 133 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội) Khi hợp đồng đại lý được ký kết, công ty xuất kho hàng hoá theo yêu cầu của bên đại lý. Kế toán vào phân hệ Hàng Hoá - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, nhập đầy đủ thông tin, trang bút toán ghi giảm trị giá hàng trong kho và ghi tăng trị giá hàng gửi bán. Căn cứ vào Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật Ký Chung, Sổ cái TK 156, TK 157 và ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê thanh toán số hàng đại lý đã bán của bên nhận đại lý gửi, kế toán tiến hành lập hóa
đơn GTGT cho tổng số hàng đại lý đã bán được. Căn cứ vào hoá đơn hoa hồng bên nhận đại lý gửi, kế toán phản ánh vào chi phí bán hàng. Số tiền bên đại lý thanh
toán là số tiền sau khi đã trừ phần hoa hồng được hưởng. Lúc này, kế toán sẽ vào phân hệ Chứng từ - Phiếu thu tiền mặt, trang bút toán sẽ định khoản kép ghi tăng doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra, tăng chi phí bán hàng về số tiền hoa hồng phải trả cho bên đại lý, và tăng thuế GTGT được khấu trừ, số tiền công ty nhận về là số tiền sau khi đã trừ hoa hồng. Từ Phiếu thu phần mềm sẽ tự động ghi vào các sổ liên quan giống các trường hợp trên.
Đồng thời, kết chuyển giá vốn của hàng gửi bán. Kế toán vào phân hệ Chứng từ -phiếu Kế Toán , định khoản tăng giá vốn và giảm trị giá hàng gửi bán. Khi đó, căn cứ vào Phiếu Kế toán trên , phần mềm sẽ tự ghi sổ vào Nhật Ký hung, sổ cái TK 157, 632.
Ví dụ: Số liệu cụ thể trong 3 tháng kế tiếp của quý 1 như sau:
- Ngày 05/01/2013 Công ty Ngân Hà có đơn đặt hàng
2.1. Biểu mấu 01
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Ngày 05/01/2013 Số: ĐH 0604012
STT Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Đặt cọc
1 Hộp giấy 100 hộp 120.000 12.000.000 5.000.000 2 Lịch tường 150 quyên 45.000 6.750.000
3 Lịch tay 200 quyên 12.000 2.400.000
Cộng 21.150.000
Nhân viên bán hàng Người mua hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2. Biểu mấu 02
Công ty CP Hưng Hà Mẫu số:02-VT
Bộ phận: bán hàng (ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 07/01/2013 Số: X0604030
Họ tên người nhận hàng: Lê Văn Tân Địa chỉ:Bộ phận bán hàng Lý do xuất hàng: Xuất bán cho KH
Xuất tại kho: A1 Địa điểm: Công ty CP Hưng Hà
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, SP, HH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Đặt cọc Thực xuất 1 Hộp giấy Hộp 100 100 100.000 10.000.000 2 Lịch tường Quyển 150 150 40.000 6.000.000 3 Lịch tay Quyển 200 200 10.000 2.000.000 Cộng 18.000.000
Tổng số tiền (bằng chữ): Mười tám triệu đồng chẵn/
Người lập phiếu Người nhận hàng thủ kho KT trưởng giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Khi xuất bán kèm theo hoá đơn GTGT, kế toán lập thành 3 liên:
2.3. Biểu mấu 03
Mẫu số: 01/GTKT – 31A
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2 (Giao cho khách hàng) Số: 01
Ngày 07/01/2013
Ký hiệu:AE/2007B
Đơn vị bán hàng: Công ty CP Hưng Hà
Địa chỉ: 23B5 – Cự Lộc – Thượng Đình – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 0435577289 Mã số:0500559188 Họ tên người mua hàng: Lê văn Tân
Đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Long Địa chỉ: Bộ Phận bán hàng
Hình thức thanh toán: tiền mặt Mã số:0103665203
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Hộp giấy Hộp 100 120.000 12.000.000 2 Lịch tường Quyển 150 45.000 6.750.000 3 Lịch tay Cái 200 12.000 2.400.000 Cộng 21.150.000 VAT 10%: 2.115.000 Tổng thanh toán: 23.265.000 Số tiền bằng chữ: Hai ba triệu hai trăm sáu năm ngàn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng
- Khi kế toán xuất hàng giao cho bên mua hàng sẽ nhận được tiền đặt cọc của khách hàng, kế toán viết phiếu thu tiền và số còn lại ghi vào sổ phải thu của khách hàng.
2.4. Biểu mấu 04
Đơn vị: CtyCP Hưng Hà PHIẾU THU Quyển số:01 Mẫu số 02-TT BP: Kế toán Ngày 07 tháng 01 năm 2013 Số: 01 Theo QĐsố:15/2006/Q Đ-BTC
Nợ:111 Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của
Có:131 Bộ Trưởng – BTC
Họ và tên người chi tiền: Chị Mai Địa chỉ:BP QLDN
Lý do thu: thu tiền đặt cọc mua hàng
Số tiền: 5.000.000 (Viết bằng chữ): năm triệu đồng chẵn/ Kèm theo ……… Chứng từ gốc
Ngày 07 tháng 01 năm 2013
Giám đốc kế toán trưởng Người lập phiếu thủ quỹ
2.5. Biểu mấu 05
Đơn vị: CtyCP Hưng Hà PHIẾU CHI Quyển số:01 Mẫu số 02-TT BP: Kế toán Ngày 09 tháng 01 năm 2013 Số: 03 Theo QĐsố:15/2006/Q Đ-BTC
Nợ:152 Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của
Có:111 Bộ Trưởng – BTC
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Hoa Địa chỉ:BP QLDN
Lý do thu: chi tiền mua giấy in
Số tiền: 8.400.000.000 (Viết bằng chữ): Tám triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn/ Kèm theo ……… Chứng từ gốc
Ngày 09 tháng 01 năm 2013
Giám đốc kế toán trưởng Người lập phiếu thủ quỹ (Ký,họtên,đóng dấu) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký,họ tên)
2.6. Biểu mấu 06
Mẫu số: 01/GTKT – 31A
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số:54
Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 09/01/2013
Ký hiệu:AE/2007B
Đơn vị bán hàng: DNTN Hoa Huệ
Địa chỉ: 23B5 – Cự Lộc – Thượng Đình – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: 0435577289 Mã số;0102774787
Họ tên người mua hàng: Vũ Thi Mai Đơn vị: Công ty CP Hưng Hà
Địa chỉ: Bộ Phận QLDN
Hình thức thanh toán: tiền mặt Mã số: 0500559188
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Giấy in gam 200 40.000 8.000.000