S cn th it ph it ngc ảă ường cụng tỏc q un lý ch ảấ ượng cụng
1.3. Quản lý chất lượng nguyờn vật liệu
Cụng ty cú nhiệm vụ thi cụng cỏc cụng trỡnh xõy dựng và cỏc cụng trỡnh cụng nghiệp; Xõy dựng đường bộ, cầu đường bộ, cầu cảng cỏc loại nhỏ. Do đa dạng hoỏ ngành nghề nờn việc mua sắm vật tư với nhiều chủng loại, kớch cỡ, chất lượng phự hợp tạo ra rất nhiều những quy định kiểm soỏt khỏc nhau. Vật tư sử dụng chủ yếu: Cỏt đen, cỏt vàng, đỏ, xi măng, sắt trũn, sắt hỡnh, dõy điện, ống nước, cốp pha gỗ thộp, hệ thống giỏo chống, sơn, kớnh. Vào thời kỳ sản xuất xõy dựng khụng thuận lợi, nguồn vật tư, nguyờn vật liệu xõy dựng thường căng thẳng dẫn đến sự khan hiếm vật tư, giỏ cả biến động theo chiều hướng tăng lờn – Cụng ty đó lường trước việc trượt giỏ này nờn đó cú sự thoả thuận trước với chủ đầu tư về hệ số trượt giỏ hoặc là sử dụng những tớch luỹ về lượng... Do cú kinh nghiệm - Cụng ty đó lập và duy trỡ cỏc thủ tục dạng văn bản để bảo đảm vật tư hàng hoỏ... được mua phự hợp với
yờu cầu đó định; Do cú uy tớn trong lĩnh vực thi cụng, việc tỡm bạn hàng cung ứng vật tư đều diễn ra thuận lợi.
Việc lập định mức vật tư chủ yếu dựa vào định mức dự toỏn XDCB chuyờn ngành xõy dựng; Từ tiến độ thi cụng, với khối lượng thi cụng đó xỏc định nờn cỏc đơn vị trực thuộc Cụng ty được giao thực hiện dự ỏn, nhanh chúng xỏc định được khối lượng vật tư cần thiết và chỉ cần thụng bỏo cho chủ hàng yờu cầu của mỡnh là được đỏp ứng ngay, khụng cú tỡnh trạng vật tư dự trữ ứ đọng, Cụng ty cũng đó thoả thuận với bạn hàng, khi Cụng ty ký được nghiệm thu cụng việc hoàn thành, cú sử dụng loại vật tư nào thỡ thanh toỏn cho bạn hàng loại vật tư đú. Chớnh vỡ những điều này mà việc phải xõy dựng kho tàng và chi phớ cho bảo quản, trụng coi giảm đi rất nhiều. Khối lượng vật tư cần thiết để dự trữ cho thi cụng được so sỏnh từ việc dự trữ thường xuyờn, bảo hiểm qua tớnh toỏn với lượng vật tư chuyển đến cho 1 chuyến hàng, khụng để vật tư ứ đọng lõu. Vớ dụ cụ thể :
Tớnh vật tư theo tiến độ thi cụng thỏng 1 năm 2005 của 1 hạng mục cụng trỡnh nhỏ T T Nội dung cụng việc Đ. vị Khối Lượng
Vật tư Tiến độ thi cụng
Gạch (viờn) Cốp pha (m2) Cỏt Vàn g (m3) Đỏ (m3 ) X m (tấ n) Thộp (kg) 1-10 10-20 20- 30 1 Ghộp Cốp pha móng M2 500 100 2 Gia cụng lắp Cốt thộp Kg 6000 6000 3 Đổ Bờ tụng mỏc 200 M3 100 45 87 33 4 Xõy múng vữa mỏc 50 M3 50 27500 16.5 2.5
Từ bảng trờn, với cụng trỡnh nhỏ xõy xen kẽ trong khu vực mặt bằng chật hẹp, cần phải tớnh toỏn kỹ để yờu cầu người cung cấp vật tư chuyển hàng đến đỳng thời gian yờu cầu, cú tớnh đến thời gian bảo hiểm. Số lần yờu cầu cung cấp : - Thộp vào 1/1; 8/1; 16/1 phự hợp với số lần cung cấp và mặt bằng gia cụng. - Cốp pha do luõn chuyển nờn chuyển đến ngay từ đầu thỏng đủ cho 1 đợt
- Cỏt, đỏ, xi măng cung cấp 5 lần vào : 4/1; 8/1; 12/1; 16/1; 20/1 (dự trữ trước 2 ngày đổ Bờ tụng)
- Gạch cũng cung cấp 5 lần vào : 10/1; 14/1; 18/1; 22/1; 26/1
Đối với cỏc cụng trỡnh lớn, việc đổ bờ tụng chủ yếu dựng bờ tụng trộn tại nhà mỏy nờn việc dự trữ khối lượng lớn cỏt, đỏ, xi măng khụng phải tớnh túan dự trữ mà hợp đồng cung cấp bờ tụng đến hiện trường được tớnh chớnh xỏc từng giờ.
Cụng trỡnh nào trước khi thi cụng cũng đều cú tiến độ, biện phỏp thi cụng. Cỏc cụng việc chủ yếu đều cú bảng định mức sử dụng vật tư tại hiện trường để cỏn bộ kỹ thuật ghi phiếu cấp phỏt cho cỏc tổ sản xuất và theo dừi việc thực hiện của họ. Cỏc cụng trường đều rất quan tõm đến việc tiết kiệm vật tư, trỏnh lóng phớ để tạo điều kiện tăng thu nhập. Phương phỏp quản của họ là :
- Cấp đỳng số lượng vật tư mà tổ SX thi cụng khối lượng được giao trong ngày với phương chõm làm gọn, dọn sạch và đương nhiờn phải bảo đảm chất lượng.
- Kiểm tra cuối ngày về việc vật tư cú cũn tồn ở hiện trường? Khối lượng cụng việc giao cú bị thiếu hụt? để biết tổ nào đó gõy lóng phớ . Vật tư cấp đó tớnh hao hụt cần thiết. Nếu tổ nào thực hiện đỳng khối lượng giao thỡ được xỏc nhận phần tiết kiệm đó tớnh sẵn để xột thưởng; Tổ làm quỏ số vật tư quy định đương nhiờn phải chịu tỷ lệ phạt...
Tất cả cỏc hoạt động cung ứng hàng mua, Cụng ty đều cú kế hoạch và được kiểm soỏt bằng cỏc văn bản quy định rất chặt chẽ nờn ít xẩy ra sai phạm chất lượng.
Quy trỡnh mua nguyờn vật liệu của cụng ty thường tuõn thủ cỏc yờu cầu: - Định mức vật tư và hàng mua ngoài theo thiết kế của cụng trỡnh thi cụng
được phũng kỹ thuật gửi về phũng thi cụng để tập hợp và lập dự trự vật tư theo từng kỳ kế hoạch sản xuất, sau đú chuyển cho phũng KTTT để cung ứng. Trường hợp cú nhu cầu gấp vật tư đặc biệt, đơn vị cú nhu cầu cần lập dự trự, đưa phũng thi cụng xỏc nhận, sau đú gửi giỏm đốc duyệt và cuối cựng liờn hệ trực tiếp với phũng KTTT để mua.
- Sau khi nhận vật tư dự trự từ phũng thi cụng, trưởng phũng KTTT đối chiếu số lượng vật tư theo yờu cầu và vật tư sẵn cú, lập danh mục cỏc vật tư cần mua, chuyển lại phũng thi cụng xỏc nhận, trỡnh Giỏm đốc duyệt và liờn hệ với cỏc nhà cung ứng.
- Đối với những vật tư dự trự cho sản phẩm cú quy mụ lớn, sản xuất theo kế hoạch dài hạn, trưởng phũng KTTT liờn hệ với cỏc nhà cung ứng trong
danh sỏch để ký kết hợp đồng cung cấp cho cả kỳ kế hoạch, trong đú thoả thuận việc cung ứng cú thể chia thành từng giai đoạn. Trước mỗi giai đoạn cung ứng, phũng KTTT bỏo cho nhà cung ứng bằng giấy bỏo nhu cầu vật tư để nhà cung ứng chuẩn bị và giao hàng đỳng hạn.
- Đối với vật tư dựng cho sản phẩm cú quy mụ nhỏ, sản xuất theo hợp đồng, trưởng phũng KTTT dựa vào dự trự của đơn vị yờu cầu để viết phiếu mua vật tư, giao cho cỏn bộ, nhõn viờn thực hiện hoặc gửi đơn hàng đến nhà cung ứng. Trong trường hợp này, nộu cỏc nhà cung ứng trong danh sỏch khụng cú vật tư cần mua thỡ phũng vật tư được phộp mua của những nhà cung ứng khỏc ngoài danh sỏch.
- Sau khi nhận được bỏo cỏo giỏ của bờn cung ứng cho vật tư cần mua, nhõn viờn mua hàng phải xem xột và nếu cần thỡ lấy mẫu để kiểm tra, sau đú bỏo cỏo cho trưởng phũng. Trường hợp đưa hàng vào cụng ty chưa cú hoỏ đơn mua hàng, nhõn viờn mua hàng sử dụng phiếu “đề nghị cho vật tư vào cổng chưa cú hoỏ đơn”.
- Trưởng phũng KTTT đỏnh giỏ cỏc bản chào hàng của cỏc nhà cung ứng theo nguyờn tắc:
+ Nếu vật tư của nhà cung ứng cú tờn trong “danh sỏch cỏc nhà cung ứng” chấp nhận về giỏ và chất lượng thỡ ưu tiờn chọn bỏo giỏ của họ.
+ Đối với nhà cung ứng chưa cú tờn trong danh sỏch, bỏo giỏ sẽ được chọn đề nghị mua khi cú nhiều điểm vượt trội hơn so với cỏc nhà cung ứng khỏc, đỏnh giỏ lựa chọn theo hướng chọn nhà cung ứng mới, trỡnh Giỏm đốc phờ duyệt và đưa họ vào “danh sỏch nhà cung ứng”.
- Trường hợp khụng mua được vật tư theo yờu cầu:
+ Trưởng phũng KTTT cú trỏch nhiệm tỡm loại vật tư tương đương và đề nghị thay thế.
+ Trưởng phũng kỹ thuật cú trỏch nhiệm xem xột, nếu thấy vật tư thay thế khụng thớch hợp thỡ ghi rừ “khụng đồng ý thay thế”. Nếu thấy thớch hợp thỡ hướng dẫn cụng nghệ sử dụng, trỡnh phú giỏm đốc kỹ thuật phờ duyệt để phũng KTTT mua.
+ Trong trường hợp cần thiết, phú giỏm đốc kỹ thuật cú thể quyết định và phờ duyệt mà khụng cần đưa qua phũng kỹ thuật.
+ Cỏc trường hợp thay thế vật tư phải được thụng bỏo và được khỏch hàng chấp nhận bằng văn bản.
- Trường hợp thực hiện hợp đồng mà do thoả thuận, khỏch hàng cú cung ứng vật tư thỡ xử lý theo quy trỡnh: kiểm soỏt sản phẩm do khỏch hàng cung ứng.
- Nhõn viờn phũng KTTT phải đảm bảo đủ hồ sơ, chứng từ cú liờn quan đến vật tư về số lượng, chất lượng và chuyển cho phũng kỹ thuật kiểm tra trước khi nhập kho.
Để phũng ngừa hư hỏng hoặc giảm chất lượng của sản phẩm trước khi đưa vào sử dụng, cụng ty cũng đưa ra quy trỡnh để lưu giữ vật tư chưa được đưa vào sử dụng:
- Vật tư trong kho hoặc tại khu vực để, khi chưa được kiểm tra phải cú dấu hiệu phõn biệt bằng biển " Chưa kiểm tra ".
- Vật tư khụng đạt yờu cầu hoặc khụng cũn sử dụng, được xỏc định bằng ký hiệu " Khụng đạt ".
- Vật tư khụng cú ký hiệu gỡ là vật tư đạt yờu cầu và sẵn sàng cho việc sử dụng.
- Hàng thỏng phải thực hiện việc kiểm kờ kho để xỏc định số lượng thực tế so với sổ sỏch và phỏt hiện cỏc vật tư cú thể bị xuống cấp và đề ra biện phỏp xử lý theo quy trỡnh “Kiểm soỏt sản phẩm khụng phự hợp”
- Việc xuất, nhập kho phải cú lệnh của Chủ nhiệm dự ỏn/ Chỉ huy cụng trỡnh và phải vào sổ xuất, nhập hàng ngày. Cỏc loại vật tư dễ vỡ, dễ hư hỏng cần được bốc xếp bằng cỏc phương tiện, biện phỏp thớch hợp.
- Việc lưu kho bắt buộc phải cú quy định quản lý kho bói bằng sơ đồ kho, bói. Việc xuất kho thực hiện theo nguyờn tắc “nhập trước xuất trước”. Việc kiểm tra khi nhận vào kho phải tuõn theo quy trỡnh kiểm tra và thử nghiệm.
Tuy cỏc quy trỡnh đưa ra khỏ chặt chẽ, nhưng vẫn cũn những sai phạm về chất lượng vật tư gõy ảnh hưởng tới chất lượng cụng trỡnh.
Bảng: Kết quả kiểm tra chất lượng vật tư
Cỏc chỉ tiờu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 1.Tổng số cụng trỡnh cụng ty thi cụng. 133 151 160
2.Số cụng trỡnh phỏt hiện vi phạm chất lượng vật tư 9 8 9 Trong đú:
- Vật tư khụng cú chứng nhận nguồn gốc 4 5 7
- Sử dụng vật tư sai lệch về kỹ thuật so với bản vẽ 2 2 1
- Cỏc vi phạm khỏc 1 0 0
3. Tỷ lệ vi phạm chất lượng vật tư (%) 6.77 5.3 5.63
(Nguồn: phũng kinh tế thị trường)
* Tỉ lệ vi phạm chất lượng vật tư được tớnh ở phần phụ lục.
Tỷ lệ vi phạm chất lượng vật tư đó giảm qua cỏc năm, tuy nhiờn tỉ lệ này vẫn cũn cao, cần giảm tỉ lệ này xuống dưới 3% để nõng cao chất lượng cụng trỡnh, tạo lũng tin đối với người sử dụng.