Phần III: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG SPSO TẠI CÔNG TY CP CNTT HANEL VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN
3.2.3. Quá trình chuyển đổi phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng
Yêu cầu về phần cứng: Phần mềm quản lý bán hàng SPSO là phần mềm viết bằng ngôn ngữ lập trình Java và ứng dụng mã nguồn mở do đó nó không đòi hỏi quá nhiều về các thiết bị phần cứng. Với phần mềm này, yêu cầu hệ thống máy tính phải có những yêu cầu tối thiểu sau:
- CPU Intel Pentium IV 3.0Ghz trở lên. - Tối thiểu 1GB RAM.
- Còn trống tối thiểu 5GB ổ cứng - CPU Intel Pentium IV 2.0Ghz trở lên.
Ngoài ra, để phục vụ công việc bán hàng, còn cần các thiết bị phần cứng khác như : camera giám sát, máy in, máy đọc mã vạch, …
Hình 3.8 : Một số thiết bị phần cứng hỗ trợ triển khai phần mềm SPSO
Phần mềm SPSO sẽ được cài đặt trên máy chủ của phòng Quản lý dự án và các máy trạm của phòng Trưng bày và giới thiệu sản phẩm, phòng Kho dữ liệu.
- Cài đặt trên máy chủ: do nhân viên của Hanelcom phụ trách
- Cài đặt trên các máy trạm (tại các điểm bán hàng) gồm các bước sau: +/ Tạo ổ đĩa ảo chứa chương trình trên máy chủ: SPSO.Edu
+/ Tạo biểu tượng (shortcut) SPSO.Edu cho các máy trạm +/ Chạy chương trình trên các máy trạm
Yêu cầu hệ thống mạng
- Đối với các máy chủ: Hệ thống Router, Modem, Switch, Firewall để thiết lập các kết nối đến các máy trạm.
- Đối với các máy trạm: Modem 56Kbps: để thực hiện kết nối trực tiếp với máy chủ.
Quản trị và điều hành phần mềm
Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên
Phân hệ (modun) Thời gian Nhân viên
Đào tạo quản trị chung 0.5 ngày P.Kế toán, Quản lý dự án, Trưng bày & giới thiệu sản phẩm, Kho dữ liệu
Đào tạo modun bán hàng 01 ngày P. Trưng bày & giới thiệu sản phẩm, Kho dữ liệu
Đào tại modun nhập hàng 01 ngày P. Trưng bày & giới thiệu sản phẩm, Kho dữ liệu
Đào tạo modun kiểm kê 01 ngày P.Kế toán, Quản lý dự án, Trưng bày & giới thiệu sản phẩm, Kho dữ liệu
Đào tạo modun thanh toán 01 ngày P.Kế toán, Trưng bày & giới thiệu sản phẩm, Kho dữ liệu
Đào tạo modun quản lý kho
01 ngày P. Kho dữ liệu Đào tạo modun thống kê
báo cáo
0.5 ngày P.Kế toán, Quản lý dự án, Trưng bày & giới thiệu sản phẩm, Kho dữ liệu
Bảng 3.2 Kế hoạch đào tạo nhân viên
Quản trị các rủi ro xảy ra khi triển khai và sử dụng phần mềm
- Khi cài đặt phần mềm:
+/ Khi mạng LAN không thông, không share được file dữ liệu cài đặt giữa máy chủ và các máy trạm: Tiến hành kiểm tra lại mạng, nếu không sửa chữa ngay được có thể sử dụng các thiết bị khác như USB, mạng wifi nội bộ…
+/ Virut ngăn đường link giữa máy chủ và máy trạm: tiến hành sửa chữa - Khi sử dụng phần mềm:
+/ Người sử dụng xóa 1 thư mục nào đó của file cài đặt khiến cho phần mềm bị lỗi: tiến hành back – up dữ liệu và khôi phục thư mục cài đặt.
+/ Xảy ra trường hợp như mất điện, cháy nổ…: nếu lỗi nặng thì cần cài đặt lại phần mềm, kiểm tra lại các dữ liệu đã bị mất và tiến hành bổ sung.
- Tiến hành bảo trì và back up dữ liệu thường xuyên theo định kỳ.
- Khi có sự thay đổi về các chức năng của phần mềm hay sự thay đổi của sản phẩm, dịch vụ cần thông báo cho các nhân viên và đội ngũ dự án của Hanelcom để được hỗ trợ.
- Sử dụng phần mềm Kaspersky chống virut xâm nhập trên các máy chủ và máy trạm (phần mềm có bản quyền được cung ứng bởi Công ty CP Đăng Khoa), sử dụng tường lửa bảo vệ truy cập giữa các máy trạm, máy trạm với máy chủ hay giữa các máy với Internet.
- Phân quyền người dùng: phân chia người dùng thành các nhóm (nhóm quản lý, nhóm nhân viên, nhóm quản trị viên), mỗi nhóm người dùng được phân quyền truy nhập vào dữ liệu theo thực đơn (menu). Những menu không được phép truy nhập sẽ bị làm mờ đi. Ngoài ra, đối với nhóm quản lý và nhân viên được phân quyền truy nhập một số loại chứng từ, hóa đơn nhất định (kể cả xem, in).
- Lưu trữ và quản trị dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ theo năm, mỗi năm tạo một file dữ liệu có dạng BHxxxx.mdb (xxxx là năm của dữ liệu được lưu trữ). Tiến hành sao lưu dữ liệu dự phòng cho các dữ liệu trong phần mềm cho phép người dùng lưu file dữ liệu sang một file khác có dạng BHxxxx-dd-mm-yy trong đó dd-mm-yy là ngày, tháng, năm tạo ra file lưu. Việc sao lưu dữ liệu sẽ giúp cho công tác khôi phục lại dữ liệu từ bản lưu, có thể chọn file lưu theo ngày tháng năm để khôi phục. Quá trình chia sẽ dữ liệu giữa các bộ phận được thực hiện thông qua mạng LAN, quy định chủ đề của file là: Tên file – Phòng ban – Ngày/tháng. Đối với việc tổng hợp dữ liệu sẽ do phòng Quản lý dự án thực hiện.
Hình 3.9: Chu trình quản trị dữ liệu trên phần mềm bán hàng SPSO tại Hanelit