1)Hóa đơn giá trị gia tăng – mẫu số 01GTKT-3LL: Hóa đơn này gồm 3 liên, liên một lưu tại gốc, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán và làm căn cứ ghi sổ kế toán ( Phụ lục số 01)
2)Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT của QĐ15/2006): PXK được sử dụng tại công ty gồm 2 liên: một liên để lưu , một liên dùng để ghi sổ kế toán.( Phụ lục số 02)
3)Một số chứng từ khác như phiếu thu (mẫu số 01-TT QĐ15/2006): Phiếu thu được sử dụng tại công ty cũng gồm 2 liên, một liên lưu và một liên đưa cho khách hàng.
Giấy báo có: do ngân hàng gửi đến khi khách hàng của công ty thanh toán bằng chuyển khoản.
Cả phiếu xuất kho và phiếu thu do không phát hành mẫu theo quyết định 48 nên công ty đều sử dụng mẫu theo quyết định 15.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ở công ty như sau:
- Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào thông tin đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh ở công ty chuyển sang, kế toán thanh toán tiến hành lập các hóa đơn, chứng từ liên quan như hóa đơn GTGT, sau đó chuyển qua cho kế toán trưởng ký và đóng dấu rồi chuyển xuống cho kế toán kho viết phiếu xuất kho. Trong đó hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, phiếu xuất kho được lập thành 2 liên.
- Sau đó kế toán kho đưa liên 2 của hóa đơn GTGT cho nhân viên giao hàng của công ty và xuất hàng từ kho để nhân viên này đem giao hàng cho khách hàng.
- Nếu khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, căn cứ vào số tiền nhận và hóa đơn GTGT đã viết, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu. Sau khi lập xong, kế toán thanh toán chuyển qua cho kế toán trưởng, giám đốc ký tên đóng dấu. Phiếu này được lập thành 2 liên, liên 1 để lưu và ghi sổ kế toán, liên 2 thì giao cho khách hàng.
- Gần cuối ngày, căn cứ vào những hóa đơn chứng từ đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán
- Các chứng từ sau khi đã ghi sổ xong sẽ được đưa vào các tủ lưu trữ chứng từ của năm đó để lưu trữ.
2.4.4.2. Tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản của công ty được áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006.
Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế bán hàng Neo phát sinh, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - TK 632 : Giá vốn hàng bán
- TK 131 : Phải thu của khách hàng
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK khác như : TK 111, TK 112, TK 3331, TK 156, TK 521…..
* Vận dụng tài khoản kế toán để hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế
a) Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức chuyển khoản
VD 1: Ngày 15/02/2011 công ty xuất kho bán hàng cho công ty Cổ phần
Bách Hải theo hóa đơn số GTGT số 0086983 có nội dung như sau :
Neo dẹt 5 lỗ , SF 505 ( Mỗi bộ gồm 01 đầu neo, 01 đế neo, 05 nêm neo và 01 khuôn nhựa/ 3 bộ neo ) ; số lượng 155 bộ ; đơn giá : 525.000đ/ bộ . Thuế GTGT 10%. Hình thức thanh toán : chuyển khoản theo hợp đồng . Chi phí vận chuyển do bên mua chịu. Kế toán công ty hạch toán số lượng hàng bán như sau :
Căn cứ vào thông tin đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh ở công ty chuyển sang, kế toán thanh toán tiến hành lập hóa đơn GTGT số 0086983, sau đó chuyển qua cho kế toán trưởng ký và đóng dấu rồi chuyển xuống cho kế toán kho viết phiếu xuất kho. Kế toán kho lập phiếu xuất kho số 119 ( Phụ lục ) chuyển cho thủ kho, thủ kho sau khi xuất hàng ghi thẻ kho; kế toán khi nhận được liên 2 phiếu xuất kho thì ghi đơn giá xuất kho và tính giá trị hàng xuất kho. Căn cứ vào PXK, kế toán ghi sổ NKC về giá vốn hàng bán và trị giá hàng xuất, từ NKC để ghi sổ cái TK 632, TK 156. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0086983,
kế toán ghi sổ NKC về số tiền phải thu công ty Cổ phần Bách Hải, doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp, từ NKC ghi sổ cái TK 131, TK 511, TK 3331; đồng thời ghi sổ chi tiết TK 5111, TK 131 CPBH.
Phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : 65.100.000 Có TK 156 : 65.100.000 Phản ánh doanh thu hàng bán : Nợ TK 131 ( CPBH ) : 89.512.500 Có TK 511 : 81.375.000 Có TK 3331 : 8.137.500
Khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng kế toán định khoản : Nợ TK 112 : 89.512.500
Có TK 131 ( CPBH ) : 89.512.500
b) Kế toán nghiệp vụ bán buôn theo hình thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản :
VD 2: Ngày 04/05/11 công ty bán hàng cho Trung tâm tư vấn thiết bị và xây dựng tại kho Hà Nội, hoá đơn GTGT số 0000001 như sau:
Neo SF 505 ( Mỗi bộ gồm 01 bản neo, 01 bản đệm và 05 nêm neo và 01 khuôn nhựa/3 bộ neo); Số lượng : 231 bộ; Giá bán 540909,091/1 bộ neo; giá mua 360606,1 / bộ.,thuế GTGT 10%. Thanh toán theo phương thức tiền mặt và chuyển khoản. Bên mua trả trước bằng tiền mặt 50 triệu ( phiếu thu số 215 ), số còn lại chuyển khoản qua ngân hàng, chi phí vận chuyển do bên mua chịu. Kế toán công ty hạch toán số lượng hàng bán như sau:
Căn cứ vào phiếu thu số 215, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000001 kế toán lập bút toán phản ánh doánh thu hàng bán :
Nợ TK111 : 50.000.000
Nợ TK 131 ( TTTVTB ): 87.445.000 Có TK511 : 124.950.000 Có TK 3331 : 12.495.000
Căn cứ phiếu xuất kho số 129 kế toán phản ánh giá vốn hàng xuất bán: Nợ TK632 : 83.300.000
Có TK156 : 83.300.000
Khi nhận được giấy báo có của NH XNK Việt Nam báo bên Trung tâm tư vấn thiết bị và xây dựng thanh toán tiền hàng theo hóa đơn 0000001 kế toán hạch toán như sau :
Nợ TK 112 : 87.445.000
Có TK 131 ( TTTVTB ) : 87.445.000
c) Kế toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại
VD: Trong lô hàng xuất giao cho công ty cổ phần Bách Hải ngày 27/02/2011 hoá đơn GTGT số 0086986 công ty cổ phần Bách Hải không nhập mà xuất trả lại cho công ty 12 bộ nêm neo không đúng quy cách. Trị giá vốn thực tế : 8.500.000đ, Trị giá hàng bán chưa thuế : 11.475.000đ.Kế toán hạch toán như sau:
Căn cứ phiếu chi số 125 kế toán phản ánh doanh thu hàng bị trả lại: Nợ TK 5212 : 11.475.000
Nợ TK 3331 : 1.147.500
Có TK 111 : 12.622.500
Căn cứ phiếu nhập kho số 89 kế toán phản ánh trị giá hàng bị trả lại: Nợ TK 156 : 8.500.000
2.4.4.3. Sổ kế toán:
- Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung; Sổ cái TK 511( Phụ lục số 02), TK 632, TK 131 ( Sổ cái TK 131-Phụ lục số 03) và một số sổ cái khác: TK 156; TK 112,TK 1381 …..
- Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các TK 156, TK 131 chi tiết cho từng khách hàng
* Trình tự ghi sổ:
- Cuối ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ như phiếu nhập, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT..; kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết tài khoản 156, sổ chi tiết tài khoản 131.
- Sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 111,112, 131, 3331, 156, 632 , 511, 6421, 911.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.
CHƯƠNG III