Bước 1: Xin Giấy phép xuất khẩu:
Công ty CPH CHEMICALSBV AMSTERDAMSEWEG 1182 HL AMSTELVEEN THE
NETHERLANDS đến cơ quan quy định xin giấy phép xuất khẩu lô hàng (nếu có yêu cầu
theo luật của bên nước xuất khẩu).
Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
a) Kiểm tra:
- Công ty CPH CHEMICALSBV AMSTERDAMSEWEG 1182 HL AMSTELVEEN
THE NETHERLANDS có nghĩa vụ kiểm tra về số lượng, chất lượng, phẩm chất hàng
hóa xuất khẩu, bao bì, trọng lượng…….
vì đây là công việc cần thiết quan trọng. Nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng được bảo đảm, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng như tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín, chất lượng cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu được tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói xuất khẩu tại cơ sở hoặc kiểm tra tại cửa khẩu do
(4) (5) (3) (2) (1) BROKER SHIPPER CARRIER
khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tùy thuộc vào sự thỏa thuận của 2 bên.
b) Đóng gói bao bì, kí mã hiệu hàng hóa:
- Việc tổ chức đóng gói bao bì, kí mã hiệu hàng hóa là khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hóa vì hàng hóa đóng gói trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Muốn làm tốt công việc đóng gói bao bì thì cần phải nắm vững các yêu cầu loại bao bì đóng gói cho phù hợp và theo đúng quy định trong hợp đồng, đồng thời có hiệu quả kinh tế cao.
- Loại bao bì : thường dùng làm hòm, bao, kiện hay bì, thùng…..
Khối lượng tịnh: 20,000 tấn Khối lượng cả bao bì: 20,590 mt Hàng được đóng thành 800 bao
- Kí mã hiệu: kí mã hiệu bằng số hoặc chữ hay hình vẽ được ghi ở mặt ngoài bao bì để thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ, và bão quản hàng hóa. Đồng thời kí mã hiệu cần phải sáng sủa, rõ ràng, dễ nhận biết.
Bước 3: Thuê Phương tiện vận tải là tàu chợ:
Trong bước thuê tàu chợ này ta có thể phân tích thành một quy trình như sau: 3.1.Quy trình thuê tàu chợ:
Trường hợp thông qua người mô giới:
+ Bước 3.1: Chủ hàng là công ty :
Tiến hành tập trung hàng đủ số lượng:
xác định tuyến đường chở hàng để lập dự kiến thuê tàu thông qua người môi giới, nhờ người môi giới tìm tàu hỏi tàu để vận chuyển hàng hoá cho mình.
+ Bước 3.2: Người môi giới chào tàu hỏi tàu bằng việc gửi giấy lưu cước tàu chợ (liner booking note) .
Giấy lưu cước thường được in sẵn thành mẫu, trên đó có các thông tin cần thiết để người ta điền vào khi sử dụng, việc lưu cước tàu chợ có thể cho một lô hàng lẻ và cũng có thể cho một lô hàng lớn thường xuyên được gửi. Chủ hàng có thể lưu cước cho cả quý, cả năm bằng một hợp đồng lưu cuớc với hãng tàu.Người mô giới điền vào booking note và đưa cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng với bản danh mục XK (cargo list)
Trong trường hợp thuê tàu chợ thì không có sự ký kết trước một hợp đồng thuê tàu như thuê tàu chuyến mà chỉ có sự cam kết (từ phía tàu hay người chuyên chở) sẽ dành chỗ xếp hàng cho người thuê tàu.Sự cam kết này được ghi thành một văn bản, gọi là giấy lưu cước (booking note).
Đối với booking note cần xem xét kỹ về tên tàu, ngày tàu chạy, số lượng container, cảng chất xếp, đặc biệt là nơi cấp container và closing time
+ Bước 3.3: Người môi giới với chủ tàu là:
thoả thuận một số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ và vận chuyển.
Được quy định tại điều 2,3,4,5,6,7,và 8 của công ước Brussels về quyền và nghĩa vụ của người vận chuyển.
Thỏa thuận về cảng xếp dỡ, mức hoa hồng, cước phí, cước phí được xác định như sau: a. Cước cơ bản (Basic Freight Rates):
Tính theo trọng tải
- Cước tối thiểu (Minium Freight Rates): quy định cho trọng lượng hàng tối thiểu để được định cước.
- Cước hàng gói nhỏ (Parcel Freight Rates): không ghi sổ, thường là hàng có trọng lượng không đáng kể, xem như tiền trả nước của thuyền viên.
- Cước thỏa thuận (Open Rates): áp dụng khi hàng hóa có khối lượng lớn nhưng giá trị không cao và chủ hàng không muốn chở bằng tàu chuyến, 2 bên sẽ thương lượng và chủ tàu quy
định giá cước: Cước hàng hóa đông lạnh và hàng mát, Cước hàng hóa là súc vật sống, Cước hàng nguy hiểm, Cước hàng đặc biết, Cước hàng trở về, Cước hàng xếp trên boong.
b. Phụ phí, phụ thu (Additional Fees)
Áp dụng: Hàng hóa quá nặng quá dài (>2T, >12m), Phí ùn tàu (Congestion Surcharge), Phụ thu về giá dầu (Bunker Adjustment Factor – BAF), Phụ thu về đồng tiền mất giá (Currency Adjustment Factor – CAF), Phụ thu về mùa đông
Giảm giá ngay lập tức: Chủ hàng trả cước đầy đủ rồi ký 1 hợp đồng (Complete of Loyalty) cam kết sẽ chỉ giao hàng cho hãng tàu ấy, theo đó cứ đến một thời hạn nhất định (3-5 tháng) hãng tàu sẽ trả tiền giảm giá cho chủ hàng (0.5- 1%)
Giảm giá theo thời gian : Khi công bố giá cước thì công bố giảm giá cho chủ hàng
Trả tiền trước
Quy định trả cước trước (Prepaid) thường ở cảng đi.
Cách trả: Trả bằng tiền mặt, séc, hoặc đặt cọc, trước khi lưu cước phải có sự bảo lãnh của ngân hàng (hay 1 cách nào đó tương đương) bảo đảm chủ tàu thu được cước. Trả cước hoàn thành rồi mới nhận vận đơn.
Trả tiền sau
Trả ở cảng đến
Cách trả tiền sau (Freight to Collect): chủ tàu nhận được tiền cước xong mới giao hàng (chủ hàng phải xuất trình B/L đã đóng dấu cước đã được trả mới được nhận hàng).
+ Bước 3.4: Người môi giới thông báo cho chủ hàng là công ty CPH CHEMICALSBV
AMSTERDAMSEWEG 1182 HL AMSTELVEEN THE NETHERLANDS kết quả lưu cước
với chủ tàu ( Yang Ming), thông qua booking confirmation để xác nhận việc chấp nhận cho thuê tàu, có thông báo ngày giờ xuất bến của tàu và closing time.
Đối với booking confirmation cần kiểm tra số booking note, tên tàu ( vessel), số chuyến tàu (voyage), cảng đi (POL), cảng đến (POD), địa điểm giao hàng (DEL) , loại container, mô tả hàng hóa, đặc biệt là thời gian ngắt máng ( closing time)
Thông thường trong booking confirmation thường ghi chú một số điều khoản như sau:
Cách đóng, cách rút hàng,hạ bãi ở đâu, thời gian miễn phí: thông thường là 7 ngày ở cảng đi, 7 ngày ở cảng đến nhưng nếu là hàng nguy hiểm thì 7 ngày ở cảng đi và 3 ngày ở cảng đến, đóng đúng hàng vào đúng container dựa vào mã container đã được thuê, sử dụng SEAL theo đúng quy định,………
Và các quy định hướng dẫn thực hiện khác, chủ hàng phải thực hiện đúng như trên hướng dẫn nếu thực hiện không đúng thì phải bồi thường, đóng tiền phạt, thậm chí rớt tàu ảnh hưởng đến thời hạn giao hàng, hợp đồng…
Sau khi đăng ký booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn - Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình
3.4.3 3.4.2 3.4.1 Hãng tàu YANG MING Chủ hàng CPH CHEMICALSBV
Bãi đóng hàng và kiểm hóa (nếu có)
- Mời đại diện hải qian, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám đinh (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container
Quy trình thuê container được thực hiện như sau: Th1: xuất hàng tại kho:
- Bước 3.4.1: Công ty CPH CHEMICALSBV AMSTERDAMSEWEG 1182 HL
AMSTELVEEN THE NETHERLANDSCầm Booking Note của hãng tàu YANG
MING cấp, đến cảng KLAIPEDA, LITHUANIA hay ICD được ghi trong Booking Note, đổi lấy Lệnh cấp Container rỗng đóng các khoản phí cược container, mượn container, vệ sinh,…. Cầm giấy cấp container xuống nơi quy định. Nộp và sẽ được cấp phiếu EIR lấy container và seal của hãng tàu.
- Bước 3.4.2: Hãng tàu YANG MING cấp phiếu EIR, Xem payload, thuê xe kéo container rỗng Chở Container và seal về kho hàng, đóng hàng vào container.
- Bước 3.4.3: Chủ hàng công ty CPH CHEMICALSBV AMSTERDAMSEWEG 1182
HL AMSTELVEEN THE NETHERLANDSmời đại diện hải quan, kiểm nghiệm,
kiểm dịch, giám đinh (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container.
+Bước 3.5: CPH CHEMICALSBV AMSTERDAMSEWEG 1182 HL AMSTELVEEN
THE NETHERLANDSsao khi đã đóng hàng vào container, đón lịch tàu để vận chuyển hàng
hoá ra cảng giao cho tàu.
- Trong bước này công ty CPH CHEMICALSBV AMSTERDAMSEWEG 1182 HL
AMSTELVEEN THE NETHERLANDS thực hiện các công đoạn tập kết hàng để
khi vào phải xin phép hải quan cổng, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tàu bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai nhận container để đổi MR( MATE’S RECEIPT) BIÊN LAI THUYỀN PHÓ.
LậpPacking List (phiếu đóng gói): chứng từ do nhà xuất khẩu lập Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng ( thùng hàng, container…). Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa.
Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bản:
• Một để trong kiện hàng để cho người nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi cần, nó là chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán gởi.
• Một bản để cùng với các phiếu đóng gói khác tạo nên một bộ đầy đủ. Bộ này được xếp vào trong kiện hàng thứ nhất của lô hàng.
• Một bản còn lại cũng được lập thành một bộ với các phiếu khác, bộ này được kèm với hóa đơn để xuất trình cho ngân hàng thanh toán.
Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hóa trong mỗi kiện.
Kiểm TraĐối với Paking List: Nội dung của phiếu đóng gói bao gồm các chi
tiết sau:
• Tên và địa chỉ nhà nhập khẩu:
Trong trường hợp này tên và địa chỉ nhà nhập khẩu là công ty cổ phần dệt lưới Sài Gòn, địa chỉ số 89 Nguyễn Khoái, quận 4, TPHCM, Việt Nam.
Nội dung này cũng được thể hiện trong Hợp đồng mua bán :
Chiếu theo nội dung này thì nhà nhập khẩu chính là công ty cổ phần Dệt Lưới Sài Gòn.
Nếu tên nhà nhập khẩu trong phiếu đóng gói không đúng như tên nhà nhập khẩu được nêu ở hợp đồng mua bán thì phiếu đóng gói sẽ bị coi là bất hợp lệ. không có giá trị khi kê khai tờ khai hải quan, xem như bộ chứng từ không hợp lệ, người nhập có quyền từ chối thanh toán, mọi chi phí như lo kho lưu bãi, tiền phạt người, khi chỉnh sửa P/L làm mất thời gian chậm tiến trình xuất khẩu, người mua phải chịu. khi chỉnh sửa P/L làm mất thời gian chậm tiến trình xuất khẩu
• Tên hàng: PA6 VIRGIN ( NATURAL)
Đúng với tên hàng được nêu ra trong hợp đồng
Việc mô tả hàng hóa phải chính xác từng chữ một và đầy đủ như trong hợp đồng ngoại thương và hóa đơn thương mại.
ĐẶT TRƯỜNG HỢP: Nếu mô tả hàng hóa trên phiếu đóng gói khác biệt với mô tả
hàng hóa trên hợp đồng ngoại thương và hóa đơn thương mại thì chỉ được chấp nhận nếu như mô tả hàng hóa trên phiếu đóng gói đảm bảo đầy đủ về mặt nội dung như hợp đồng và có thể chi tiết hơn. Để tránh những sai sót ở mục này, đơn vị xuất khẩu cần ghi lại “ nguyên xi” nội dung mô tả hàng hóa như hợp đồng ngoại thương vào phiếu đóng gói, nếu sai khác xem như bộ chứng từ bất hợp lệ sẽ không được chấp nhận khi làm từ khai hải quan, mọi chi phí như tiền phạt, tiền bồi thường, tiền chuyên chở thì người xuất khẩu chịu.
• Số lượng hàng:
Số lượng, tiền tệ, đơn giá được ghi trong hóa đơn dựa vào số lượng, tiền tệ, đơn giá mà nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu đã ký kết trong hợp đồng:
Theo đó cho thấy, số lượng thực mà nhà xuất khẩu đã giao cho nhà nhập khẩu. Số lượng này phải đúng với số lượng mà đã ghi trên hợp đồng.
ĐẶT TRƯỜNG HỢP: Nếu số lượng và đơn giá được nêu ở phiếu đóng gói không
chứng từ có quyền yêu cầu ngân hàng mình từ chối trả tiền hàng và yêu cầu nhà xuất khẩu xem xét,chỉnh sửa lại phiếu đóng gói cho phù hợp với hợp đồng và việc giao hàng cũng phải được thực hiện đúng và đầy đủ như trong hóa đơn đã được tu chỉnh, việc chỉnh sửa làm mất thời gian chậm tiến trình kê khai xuất khẩu, mọi chi phí người mua phải chịu.
Kiểm tra số bao kiện, số carton, trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng gộp (Gross Weight), bao bì của từng loại hàng:
+ Trọng lượng tịnh: 20 tấn + Trọng lượng gộp: 20,590 tấn + Đóng gói: 800 bao 25 kg mỗi bao
Ở nội dung này ta đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn thương mại và vận đơn được hãng tàu cấp phát. Nếu sai khác nhà nhập khẩu sau khi kiểm tra bộ chứng từ có quyền yêu cầu ngân hàng mình từ chối trả tiền hàng và yêu cầu nhà xuất khẩu xem xét,chỉnh sửa lại phiếu đóng gói cho phù hợp với hợp đồng và việc giao hàng cũng phải được thực hiện đúng và đầy đủ như trong hóa đơn đã được tu chỉnh, việc chỉnh sửa làm mất thời gian chậm tiến trình kê khai xuất khẩu, mọi chi phí người mua phải chịu.
− Đối chiếu theo hợp đồng:
Nội dung về đóng gói được nêu ở packing list trùng khớp hợp đồng ngoại thương. − Đối chiếu với hóa đơn thương mại:
Điều kiện thanh toán:
Theo điều kiện CIF (Incoterms 2010), Nhà xuất khẩu sẽ là người chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa , thuê tàu, ký hợp đồng thuê tàu, trả cước phí vận tải chính, giao hàng lên tàu và chuyển rủi ro sang người mua khi hàng hóa đã qua lan can tàu tại cảng đi.
ĐẶT TRƯỜNG HỢP: Nếu trong phiếu đóng gói không thể hiện điều kiện giao hàng
CIF hoặc nêu không đúng như điều kiện giao hàng trong hợp đồng ngoại thương thì phiếu đóng gói này bất hợp lệ.
• Số container và số seal:
Số container cho biết hàng hóa sẽ được xếp vào container nào để theo đó có thể dễ dàng trong việc giao hàng cho người nhận.
Số seal hay số niêm phong chì, để đảm bảo hàng tới đầy đủ số lượng, không bị mất mát. Chủ hàng sau khi đã đóng xong hàng, chủ hàng phải tiến hành đóng niêm phong container của mình bằng seal.
Số seal được ghi trong phiếu đóng gói phải trùng với số seal được ghi tại vận đơn tàu chợ − Số container và số seal của Packing list:
Số container: YMLU8316771
Trùng với số container và số seal trong packing list.
Đặt trường hợp: nếu số container và số seal lập sai thì mọi chi phí phát sinh do khai báo sai
hoặc khai báo thiếu thì người xuất khẩu chịu.
Người ký phát phiếu đóng gói trùng với tên người ký kết hợp đồng. Ở đây là người đại diện cho nhà xuất khẩu công ty CPH CHEMICALS BV.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan.
a) Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan:
- Thời hạn khai báo và nộp tờ khai hải quan đới với hàng xuất khẩu là phải được thực hiện chậm nhất là 8 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh ( tùy thuộc vào luật hải quan của nước xuất).
- Địa điểm là thủ tục hải quan: xuất trình tại trụ sở hải quan ( theo luật hải quan của nước xuất).
- Hồ sơ khai báo hải quan đối với hàng xuất khẩu: + Tờ khai hải quan: 02 bản chính:
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng : 01 bản sao( nếu có).
+ P/L form mẫu: làm 2 bảng chính, 1 cho hải quan, 1 cho cảng.
+ Tùy trường hợp cụ thể dưới đây, người khai hải quan nộp thêm, xuất trình các chứng từ sau:
*Bản kê chi tiết hàng hóa đối với trường hợp hàng hóa có nhìu chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất: 01 bản chính
*Giấy pháp xuất nhập khẩu đối với hàng hóa phải có giấp phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật: 01 bản chính nếu xuất khẩu một lần hoặc bản sao khi xuất khầu nhiều lần và xuất trình bản chính để đối chiếu, lập phiếu theo dõi trừ lùi.