Cụng tỏc chuẩn bị chứng từ là rất cần thiết để làm thủ tục hải quan, thủ tục nhận hàng. Nếu Cụng ty chuẩn bị chứng từ khụng chu đỏo, cú những thiếu sút khụng đỏng cú thỡ quy trỡnh nhận hàng sẽ khụng đỳng tiến độ, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Theo kết quả điều tra cú 85% người được điều tra đỏnh giỏ Cụng ty khụng thường xuyờn sai lệch thời gian giao hàng, 15% đỏnh giỏ cú sai lệch thường xuyờn thời gian giao hàng, trong đú 85% đỏnh giỏ mức độ sai lệch là từ 1-5 ngày, 15% đỏnh giỏ sai lệch 5-10 ngày và 5% đỏnh giỏ sai lệch trờn 10 ngày. Do đú, Cụng ty cần cú những giải phỏp để làm tốt hơn nữa khõu chuẩn bị chứng từ tạo điều kiện thuận lợi khi làm thủ tục hải quan và giỳp quy trỡnh nhận hàng nhập khẩu của Cụng ty nhanh chúng, dễ dàng hơn.
- Cụng ty cần phõn cụng một đến hai nhõn viờn chuyờn nghiệp, cú kinh nghiệm và chuyờn mụn thực hiện cụng việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ. Đồng thời thực hiện kiểm tra chộo lẫn nhau, hỗ trợ lẫn nhau nhằm phỏt hiện kịp thời những thiếu sút trong khõu chuẩn bị chứng từ. Nếu cú những thiếu sút, chi tiết, số liệu chưa rừ ràng thỡ cựng tiến hành trao đổi, sửa chữa và thụng bỏo cho cỏc bờn liờn quan để kịp thời sửa chữa những thiếu sút đú.
Hường
- Lập bộ chứng từ chuẩn, gồm cỏc loại giấy tờ, thụng tin cần thiết cho quy trỡnh nhận hàng mỏy tớnh và phụ kiện mỏy tớnh nhập khẩu. Để đảm bảo chuẩn húa trong khõu chuẩn bị chứng từ của mọi lụ hàng.
- Cần bổ sung chuyờn gia phỏp lý thường xuyờn theo dừi, cập nhập những thụng tin, văn bản liờn quan đến quy trỡnh nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển từ cỏc nước đối tỏc và từ cỏc cơ quan chức năng Việt Nam để kịp thời phổ biến, điều chỉnh và ỏp dụng cho phự hợp với cỏc chứng từ cần thiết, trỏnh cỏc thiếu sút khụng đỏng cú.