(Ngu n: S đ s n xu t kinh doanh –Phòng K ho ch kinh doanh)
Sau đây là mô t c th công vi c c a t ng b c:
B c 1: Tìm ki m khách hàng và kí k t h p đ ng.
i ng NVKD s ti n hành tìm hi u th tr ng, các KH m c tiêu và tìm ki m, ti p xúc v i các KH nh m gi i thi u v s n ph m c a Công ty. Sau đó, nhân viên kinh doanh ph i gi i thích rõ cho KH v s n ph m, ch t l ng, nhu c u trong t ng lai, nh ng thông tin khác mà KH quan tâm v nhà s n xu t và s n ph m h c n. T đó thuy t ph c h ký h p đ ng mua s n ph m. Sau đó, phòng kinh doanh c a Công ty s ph i xem xét các ngu n hàng và tính toán m i chi phí cho quá trình thu mua NVL và s n xu t, tính toán giá thành th c t đ th y đ c vi c kinh doanh là l hay lưi. Sau khi xem xét và tính toán toàn b quá trình thu mua NVL đ u vào thì phòng kinh doanh ph i trình ph ng án kinh doanh c a mình nh : đ u vào, đ u ra, v n th c hi n và k t qu có th đ t đ c lên ban giám đ c c a Công ty ch phê duy t. Ban giám đ c sau khi nghiên c u k s quy t đ nh cho th c hi n hay không.
Ban giám đ c sau khi cân nh c k l ng s đ a ra quy t đ nh, n u không đ ng ý thì s đ a ra lý do c th , còn n u đ ng ý thì phòng kinh doanh s có nhi m v th c hi n kí k t h p đ ng v i khách hàng. Theo đó, NVKD s có nhi m v cung c p đ y đ h s , các n i dung c n thi t đ kí k t h p đ ng và ph i nêu rõ các đi u kho n trong h p đ ng nh : Các kho n chi t kh u, khuy n m i…
B c 2: Mua NVL.
Tìm ki m và l a ch n ng i cung ng: Thông qua các b n hàng, h i ch , tri n lưm, các t p chí, các ph ng ti n truy n thông, catalogue… Sau khi đư tìm ki m Tìm ki m khách hàng và kí k t h p đ ng L p k ho ch s n xu t Mua nguyên v t li u (NVL) L y m u và ki m tra ch t l ng NVL Các phân x ng tr c ti p s n xu t Ki m tra ch t l ng s n ph m hoàn thành L u kho ho c bán cho khách hàng
26
đ c ng i cung ng, doanh nghi p c n phân tích, đánh giá c n th n t ng ng i cung ng v các m t sau:
S tín nhi m c a nhà cung ng trên th tr ng.
Kh n ng cung ng hàng hóa c a nhà cung ng cho các khách hàng và cho doanh nghi p.
Ch t l ng hàng hóa, m u mư s n ph m.
Kh n ng k thu t.
Giá c hàng hóa.
Kh n ng thích ng v i th tr ng c a nhà cung ng và các l i th khác v đ a lý, m i quan h …
Th ng l ng gi vai trò quan tr ng trong quá trình quy t đ nh mua hàng hóa. Trong th ng l ng c n đ t đ c nh ng m c tiêu sau:
Xác đ nh tiêu chu n k thu t c a s n ph m ( đây chú ý v m t m u mư ch t l ng hàng hóa bên trong ho c bên ngoài).
Xác đ nh giá c và nh ng đi u kho n đ c xem xét l i khi th tr ng có bi n đ ng.
Xác đ nh nh ng hình th c tr ti n nh tr ngay, tr ch m, tr b ng ti n m t, chuy n kho n.
i u ki n giao hàng: giao hàng t i kho c a ng i cung ng, hay giao hàng t i n i mua hàng, th i h n nên ghi rõ ràng.
B c 3: L y m u và ki m tra ch t l ng NVL.
Hàng hóa nh p kho ph i nghi m thu c n th n, làm t t khâu này hay không s nh h ng đ n kinh doanh sau này c a doanh nghi p, ng n ng a th t thoát tài s n, ng n ch n các hàng hóa kém ph m ch t vào tay ng i tiêu dùng nh m nâng cao uy tín doanh nghi p.
Ki m tra ch t l ng: c n c vào h p đ ng mua hàng và đ n hàng, ki m tra tên hàng hóa, m u mư ch t l ng. N u phát hi n hàng hóa và đ n hàng không phù h p thì t ch i nh n hàng đ ng th i l p biên b n và báo cáo ngay cho ng i cung ng.
Sau khi làm các th t c nh p hàng hóa xong, ng i qu n lý kho hàng ký vào biên b n nh p hàng, kho gi m t b n, k toán gi m t b n và g i m t b n cho ng i cung
B c 4: L p k ho ch s n xu t.
K ho ch s n xu t đ c đi u ch nh linh ho t, sao cho thích ng v i m i bi n đ ng c a môi tr ng kinh doanh, đ c bi t là s bi n đ ng v nhu c u. K ho ch s n xu t s ph i xác đ nh đ c các n i dung sau đây:
Kh i l ng s n xu t cho m i s n ph m. Các s n ph m khác nhau đ c s n xu t t i m i đ n v s n xu t. L ng d tr c n thi t đ i v i thành ph m và bán thành ph m. S d ng các y u t s n xu t. Cung ng nguyên v t li u và bán thành ph m. Các k ho ch thuê ngoài. Cùng v i quá trình s n xu t s n ph m thì do m t s lý do v k thu t nh : th i h n s n xu t c a các đ n hàng, và t n d ng công su t c a máy móc thi t b . Và lý do th i v c a vi c tiêu th s n ph m mà doanh nghi p s ph i d tr s n ph m. Vi c d tr c ng mang đ n nhi u phi n toái cho doanh nghi p. Ví d nh : v n l u đ ng c a doanh nghi p s b đ ng l i trong kho và doanh nghi p s t n chi phí b o qu n chúng, ngoài ra có th ph i tính đ n các s n ph m b h ng trong quá trình l u kho. Cùng v i d tr s n ph m thì doanh nghi p còn ti n hành d tr , b o qu n nguyên v t li u ph c v cho quá trình s n xu t. M c đích c a d tr nguyên v t li u đ đáp ng hai m c tiêu c b n, đó là đáp ng nhu c u đ u vào cho s n xu t v i chi phí th p nh t.
B c 5: Các phân x ng tr c ti p s n xu t.
Ghi nh n thông tin v danh m c NVL, s n ph m.
T ng h p thông tin v s n ph m thi t k , tình tr ng quy trình, yêu c u s l ng, yêu c u v th i gian hoàn thành.
Danh sách t ng h p ngu n l c s d ng cho toàn quy trình: S l ng NVL, th i gian s d ng nhân công, máy móc thi t b …
Chi ti t chi phí toàn b quy trình.
B c 6: Ki m tra ch t l ng s n ph m hoàn thành.
S n ph m hoàn thành đ c ti n hành ki m tra đ đ m b o đúng ch t l ng quy đ nh. N u s n ph m ch a đ t ch t l ng c n đ riêng đ kh c ph c, c i thi n s n ph m. Tránh xu t kho cung c p cho khách hàng.
28
B c 7: L u kho ho c xu t bán cho khách hàng.
Sau khi đư ki m tra ch t l ng s n ph m, nh ng s n ph m đ t tiêu chu n s ti n hành l u kho ho c cung c p s n ph m cho khách hàng.
2.1.4.2. Mô t qui trình x lý ch ng t t i phòng k toán
Trong th i gian qua em đư th c t p t i phòng k toán c a công ty. Công ty s d ng đ n v ti n t là ti n VN , còn ti n ngo i t thì công ty s qui đ i sang ti n VN theo t giá c a ngân hàng Nhà N c quy đ nh.
Công ty s d ng hình th c ghi s k toán là hình th c s Nh t kí ch ng t v i ph ng pháp h ch toán hàng t n kho theo ph ng pháp kê khai th ng xuyên, tr giá hàng t n kho đ c xác đ nh theo ph ng pháp bình quân gia quy n. Ph ng pháp kh u hao TSC công ty áp d ng trích kh u hao theo ph ng pháp đ ng th ng.