- Tại kho: Vật tư phải được đảm bảo yêu cầu bảo quản tốt về cả số lượng và chất lượng Vì vậy hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL, căn cứ
4.6.3. Hạch toán tổng hợp NVL:
Tại Công ty CP Xây Dựng số 9 do có số lượng vật tư lớn, nhiều chủng loại nên Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng họp NVL nhằm cung cấp thông tin về nhập- xuất- tồn một cách chính xác và kịp thời cho quản lý.CH số 11 - BI - ĐH KĨQD Chuyên Photocopy - Đánh mây - In Luận văn, Tiểu ìuận S: 6.280.688
Tài khoản sử dụng:
+TK 152: Phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu +TK 331: Phản ánh quan hệ thanh toán giữa Công ty với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ như hợp đồng đã ký kết.
+TK 141: Dùng để theo dõi từng người nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng.
Ngoài các TK sử dụng như trên, kế toán còn sử dụng một số TK khác để phản ánh như 111,112, 311, 338, 621, 623, 627,...
Sổ sách sử dụng: Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 152, 153, 141, 331, 111, 112.. .và Bảng cân đối số phát sinh.
fl.
Kế toán tổns hơn nháp vát liêu:
Khi trúng thầu, nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng..., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK141 (Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng)
CÓTK 111, 112...
Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật tư. Có hai trường hợp xảy ra:
+Mua vật tư về nhập kho.
+ Mua vật tư về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xuất.
*Trường hợp mua về nhập kho
Công ty CP Xây Dựng số 9 là Công ty xây dựng, tổ chức hoạt động sản xuất theo hình thức khoán nên đối vái các tổ đội, vật liệu mua về thường được
xuất dùng ngay; tại công ty, đối vói nguyên vật liệu chính thì có thể nhập kho hoặc xuất ngay thi công công trình hoặc xuất cho các tổ đội. Vật liệu nhập kho thường là những vật liệu phục vụ thi công công trình đặc biệt là những công trình công nghiệp theo phương pháp cốp pha trượt như: xi măng, sắt, thép...,hoặc sử
45CH số 11 - BI - ĐH KĨQD Chuyên Photocopy - Đánh mây - In Luận văn, Tiểu ìuận S: 6.280.688
dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù khác...
- Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cước phí vận chuyển, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán mã hoá và nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK152 NợTK 133
Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng) - Trường họp mua vật liệu mà chưa thanh toán ngay thì định khoản như sau:
NợTK 152 NợTK 133
Có TK 331( Chi tiết cho từng người bán)
Ví dụ 7 : Ngày 11/06/2007, anh Tùng dùng tiền tạm ứng của Công ty mua 25.000kg thép 4> 20 của cơ sở cán thép Toàn Thắng về nhập kho, theo phiếu nhập kho số 45 với đơn giá là lO.OOOđ/kg. Kế toán ghi:
Nợ TK 152: 250.000.000
Nợ TK 133: 12.500.000
Có TK 141: 262.500.000
*Trường hợp mua về không qua kho mà sử dụng ngay cho thi công công trình, hạng mục công trình.
Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho từng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp, kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản:
621 NợTK 133
Có TK 331 - nếu chưa trả tiền người bán Có TK 141 - nếu thanh toán bằng tạm ứng.
Vật liệu mua về không qua kho, được sử dụng gián tiếp như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế
CH số 11 - BI - ĐH KĨQD Chuyên Photocopy - Đánh mây - In Luận văn, Tiểu ìuận S: 6.280.688
toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản tương tự như trường họp trên.
Nợ TK 627 NợTK 133
Có TK 331, 141
Ví dụ 8 : Ngày 28/06/2007, anh Hoàng mua xi măng của Công ty TNHH Thương mại Hoàng Hải, tổng số tiền là 60.000.000 đồng (trong đó VAT là 10%) chưa thanh toán, xuất cho thi công công trình nhà hát ca múa nhạc Việt Nam:
Nợ TK 621: 60.000.000 Nợ TK 133: 6.000.000
Có TK 331: 66.000.000
Quá trình tạm ứng mua vật tư phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ được quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau:
+ Giấy đề nghị tạm ứng + Phiếu chi tiền + Báo cáo thanh toán tạm ứng + Các chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng, Biên lai cước phí vận
chuyển ...
Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số dư tạm ứng với người phụ trách công trình theo định khoản:
Nợ TK 331 Có TK 141
được định khoản như sau:
Nợ TK 331 CÓTK311
Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vật liệu nhập kho, mua vật tư dùng ngay thi công công trình hạng mục công trình được kế toán căn cứCH số 11 - BI - ĐH KĨQD
Chuyên Photocopy - Đánh mây - In Luận văn, Tiểu ìuận S: 6.280.688
vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, Phiếu chi...Sau đó mã hóa và nhập số liệu vào máy. Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng họp và phân loại sau đó được in ra các mẫu sổ có liên quan của hình thức sổ nhật ký chung.
+ SỔ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141
Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +SỔ cái TK 331 + Sổ chi tiết TK 331
Loại sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán và được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán liên quan.