- Khi tàu vào cảng
Chương 3 Các kết luận và đề xuất giải pháp nhằm quản trị hiệu quả nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển tại công ty Mol Logistics
3.3.3. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển tại công ty TNHH Mol Logistics
công ty TNHH Mol Logistics
Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ
Khâu chuẩn bị chứng từ là khâu đầu tiên cần được chú trọng nhất và đòi hỏi sự
chính xác cao Vì nếu sai sót trong khâu này thỡ cỏc khõu còn lại sẽ không thực hiện được. Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan. Nếu chỉ cần thiếu sót bất kì một loại chứng từ cần thiết của hàng hóa thì coi như bộ hồ sơ không hoàn chỉnh và việc thanh toán tiền hàng đối với người xuất khẩu, việc nhận hàng đối với người nhập khẩu là rất khó khăn, mất thời gian. Có nhiều trường hợp khi gặp phải đối tác mới người xuất khẩu mất trắng tiền hàng, người nhập khẩu thì mất hàng hóa khi bộ chứng từ không đầy đủ hoặc chính xác. Do vậy, công ty Mol Logistics cần chú trọng làm tốt khâu này giúp quá trình vận chuyển được thông suốt.
Khắc phục vấn đề này thì việc phải giải quyết chứng từ do nhân viên phòng Xuất nhập khẩu kiểm tra kĩ lưỡng nếu có sai sót thì kết hợp với người khách hàng tìm nguyên nhân để khắc phục nhanh. Trong quá trình lập bộ chứng từ cần cập nhật thông tin mới liên quan như quy định mới về hàng hóa xuất xứ chẳng hạn. Mối liên lạc giữa cơ quan cảng, hải quan phải thường xuyên thân hữu để giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Việc phân công nhân viên phụ trách công việc chuẩn bị, kiểm tra hoàn thiện chứng từ cần bố trí hai nhân viên cùng kết hợp làm việc để hỗ trợ nhau nhằm phát hiện ra những thiếu sót để khắc phục kịp thời.
Hoàn thiện công tác thủ tục hải quan.
Đối với khõu tớnh thuế: Nhân viên của công ty khi áp dụng mã thuế cho hàng hóa cần phải kiểm tra kĩ lưỡng các danh mục hàng hóa để ỏp mó thuế hàng hóa đúng với biểu thuế do Bộ tài chính ban hành. Nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên trong công việc, nhân viên của công ty cần cập nhật thường xuyên những văn bản hướng dẫn
việc áp dụng biểu thuế mới tránh việc áp dụng những văn bản cũ không còn phù hợp với hiện tại.
Đối với khâu kiểm hóa: Nhân viên công ty phải chủ động liên lạc với cán bộ kiểm hóa để quá trình diễn ra an toàn chính xác và đúng tiến độ giao hàng.
Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng nhập khẩu cho chủ hàng.
Để thực hiện được khâu vận tải nội địa này Công ty cần phải có một khâu chuẩn bị kĩ lưỡng trong quá trình chuyên chở để thực hiện tiến độ giao hàng và phải đảm bảo về hàng hóa. Trong quá trình vận chuyển mọi rủi ro về hàng hóa vẫn thuộc trách nhiệm của công ty. Do vậy, công ty phải tìm hiểu kĩ lưỡng về hàng hóa để quá trình chuyên chở được đảm bảo, an toàn. Chuẩn bị tốt nhân công, kho, phương tiện chuyên chở phục vụ tốt quá trình vận chuyển. Tổ chức quá trình vận chuyển đến đúng nơi quy định, giao hàng cho chủ hàng.
Chuẩn bị kho bãi phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chuyển
Chất lượng kho phải được cải thiện đủ thoáng mát để có thể bảo quản hàng hóa của người gửi, người nhập khẩu một cách tốt nhất.
Việc vận chuyển thì hiện nay công ty còn thiếu phương tiện chuyên chở công ty vẫn phải đi thuê. Do vậy công ty phải lựa chọn hãng vận chuyển uy tín để quá trình vận chuyển an toàn, nhanh chóng, chính xác với cước phí hợp lý.
Mặc dù có mối quan hệ lâu năm với nhiều hãng tàu nhưng trong quá trình thuê tàu thì công ty không được chủ quan trong việc gửi hàng vận chuyển lên tàu chưa được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn chuyên chở hàng hóa của khách hàng. Trước khi đưa hàng lên tàu nhân viên của công ty cần phải xác thực tình trạng của con tàu, hoặc mời cơ quan giám định tàu đủ chất lượng chuyên chở hàng hóa của khách hàng tránh những rủi ro cho công ty khi có tranh chấp xảy ra.
Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng
Trong quá trình nhận hàng gửi công ty phải lên kế hoạch rõ ràng về thời gian thời gian, địa điểm nhận hàng và phương pháp kiểm tra cần chặt chẽ, nghiêm túc đảm bảo cho quá trình nhận hàng diễn ra an toàn, nhanh chóng và chớnh xỏc(tờn hàng, số lượng, chấtlượng).
Nhân viên của công ty và nhân viên của cảng phải phối hợp chặt chẽ với nhau để thực hiện tốt việc nhận hàng nhập khẩu. Trong quá trình nhận hành nhân viên của công
ty phải luôn có mặt tại tàu để kiểm soát chính xác tên hàng, chất lượng, số lượng, kí mã hiệu, mức độ hư hỏng… của hàng hóa. Công ty cần chủ động mời cán bộ cở quan kiểm nghiệm hàng hóa và cán bộ công ty chuyên trách hỗ trợ giám sát kiểm tra hàng hóa.
Sắp xếp, bố trí nhân viên một cách hợp lý
Quá trình vận chuyển hàng hóa bằng bằng đường biển rất phức tạp, nhân tố con người đóng vai trò vô cùng quan trọng. Công ty cần phải bố trí, sắp xếp nhân lực của mình phải đủ, có kinh nghiệm để có thể tiến hành làm các thủ tục nhận hàng, vận chuyển một cách nhanh chóng hạn chế những sai sót xảy ra. Hiện tại việc làm các thủ tục, tổ chức giao nhận hàng với tàu công ty chỉ bố chí một nhân viên thực hiện nên khi xảy ra những sai sót thì việc giải quyết một mình là rất mất thời gian làm ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng. Chính vì vậy mà khi tiến hành làm các chứng từ, thủ tục thông quan, giao nhận hàng lên tàu, tổ chức vận chuyển công ty phải bố trí ít nhất hai nhân viên của công ty tiến hành thực hiện. Nhân viên công ty và nhân viên của cảng phải có tinh thần hợp tác cao.
