Với việc nhập dữ liệu vào phần mềm trong quy trình kế toán chi tiết là kế toán có thể in ra được nhật ký chung, căn cứ vào số liệu của nhật ký chung (Biểu 2.9) phần mềm tự in ra được sổ cái tài khoản 622 (Biểu 2.17)
Biểu 2.17: Sổ cái tài khoản 622 – công ty CP Someco Hòa Bình
Công ty CP Someco Hòa Bình MST: 5400351298
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tháng 12/2011
6220102 – Công trình Nậm Chiến
Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối
ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư
PB 622T12 30/12/11 30/12/11 Phân bổ chi phí nhân công tháng 12 334 2.080.369.585
KC 622T12 30/12/11 30/12/11 Kết chuyển 622 tháng 12 154 2.080.369.585
Tổng phát sinh 2.080.369.585 2.080.369.585
Phát sinh lũy kế 12.202.286.695 12.202.286.695
Ngày 31 tháng 12 năm 2011
2.1.3.Kế toán chi phí sử dụng máy thi công
2.1.3.1. Nội dung
Chi phí sử dụng máy thi công là một đặc trưng của ngành xây dựng. Với đặc điểm riêng của công ty là chuyên lắp đặt và gia công cơ khí thì công ty sử dụng đến rất nhiều các loại máy thi công. Tại Công ty CP Someco Hòa Bình, việc sử dụng máy thi công cỡ lớn trong thi công xây lắp được thực hiện theo cách là tổ chức riêng bộ phận sử dụng máy thi công, cụ thể đó là “Đội thi công cơ giới” bao gồm các công nhân chuyên điều khiển vận hành các máy thi công cỡ lớn như: xe tải, xe cẩu, cần trục … Toàn bộ Đội thi công cơ giới lại thuộc biên chế của phòng kỹ thuật, vật tư, cơ giới.
Tại Công ty, máy thi công có thể được sử dụng từ hai nguồn là tự có và đi thuê. Nếu cần thuê thêm máy thi công phục vụ một công trình nào đó thì Công ty thường thuê máy móc, thiết bị của chính công ty mẹ là Công ty CP Someco Sông Đà.
Nội dung máy thi công tại Công ty CP Someco Hòa Bình gồm 2 bộ phận:
+ Các máy móc thiết bị tại xưởng cơ khí đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ. Các máy móc này thường có giá trị trung bình từ vài chục đến vài trăm triệu đồng.
+ Các xe máy, thiết bị cỡ lớn tại Đội thi công cơ giới. Các xe máy, thiết bị này đều có giá trị lớn từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng.
Nội dung chi phí sử dụng MTC tại Công ty CP Someco Hòa Bình gồm:
+ Chi phí vật liệu phục vụ máy thi công gồm: xăng, dầu máy, mỡ bôi trơn…
+ Chi phí dụng cụ sản xuất phục vụ máy thi công: Cờ lê, mỏ lết, máy hàn...
+ Chi phí khấu hao máy thi công: Trích khấu hao máy vào chi phí sản xuất.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ máy thi công, các khoản mua ngoài dùng để phục vụ máy thi công gồm có: tiền điện nước phục vụ máy thi công, vé - phí cầu đường, chi phí thuê máy thi công, chi phí sửa chữa máy thi công …
Đặc biệt, Công ty đã không hạch toán chi phí nhân công điều khiển máy thi công vào chi phí sử dụng máy thi công. Như phần hành Chi phí nhân công trực tiếp đã nói tới: tiền lương của nhân công điều khiển máy thi công sẽ được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp. Lý do để Công ty hạch toán như vậy là do đặc thù Công ty chuyên gia công cơ khí, lắp đặt thiết bị nên phần lớn các loại máy máy móc, trang thiết bị đều được coi là máy thi công (điều này được thể hiện ở nội dung máy thi công bao gồm 2 bộ phận đã được đề cập ở trên). Vì vậy, các nhân công điều khiển máy thi công như: xe tải, xe cẩu, cần trục… được Công ty xác định như các công nhân trong các đội công trình, tổ lắp máy thường sử dụng các máy thi công như: máy cắt, máy tiện, máy hàn, máy phay… Từ đó chi phí nhân công sử dụng máy thi công sẽ được hạch toán trên tài khoản chi phí nhân công trực tiếp, Công ty không sử dụng TK 6231, chỉ sử dụng TK 622.
2.1.3.2.Tài khoản sử dụng và các chứng từ liên quan:
Để tập hợp chi phí sử dụng máy thi công, kế toán sử dụng tài khoản 623 – “chi phí sử dụng máy thi công” (chi tiết theo công trình, hạng mục công trình).
Trong TK 623 lại được mở chi tiết thành bốn tài khoản cấp 2 là:. + TK 6232 phản ánh chi phí vật liệu phục vụ máy thi công.
+ TK 6233 phản ánh chi phí công cụ, dụng cụ phục vụ máy thi công + TK 6234 phản ánh chi phí khấu hao máy thi công.
Với công trình thủy điện Nậm Chiến thì công ty hạch toán trên bốn tài khoản chi tiết
TK 62320102; TK 62330102; TK62340102; TK 62370102 Chứng từ sử dụng
+ Lệnh điều động xe máy (Biểu 2.18)
+ Nhật trình xe máy (Biểu 2.19)
+ Bảng phân bổ khấu hao (Biểu 2.25)
+ Giấy thanh toán tạm ứng (Biểu 2.22)
+ Ngoài ra còn rất nhiều các chứng từ hạch toán khác vì TK 6237 – “chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ máy thi công” có nội dung rất đa dạng.
2.1.3.3.Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Phòng kinh tế - kế hoạch: Có trách nhiệm sắp xếp kế hoạch sử dụng các máy thi công cỡ lớn phục cho công trình, phòng sẽ lập Lệnh điều động máy (Biểu 2.18) gửi tới Tổng giám đốc, sau khi Lệnh điều động được Tổng giám đốc xem xét và ký duyệt sẽ được chuyển tới Phòng kỹ thuật - vật tư, phòng kỹ thuật - vật tư là bộ phận có trách nhiệm quản lý toàn bộ máy thi công cỡ lớn của công ty (kể cả các máy thi công đi thuê) và cũng quản lý “Đội thi công cơ giới” - những người trực tiếp điều khiển, vận hành máy thi công cỡ lớn. Khi nhận được Lệnh điều động máy, phòng kỹ thuật-vật tư sẽ chuyển đúng máy thi công yêu cầu tới làm việc cho công trình, hạng mục công trình cụ thể đã ghi trong Lệnh điều động máy.
Trong quá trình sử dụng máy thi công thì công nhân điều khiển phải tiến hành ghi chép Nhật trình xe máy (Biểu 2.19) ghi lại quá trình sử dụng máy.
Lệnh điều động xe máy (Biểu 2.18) ngày 10/12/2011 nội dung điều động xe cẩu Korando CX3012 loại 15 tấn phục vụ công trình thủy điện Nậm Chiến từ ngày 11/12/2011.
Nhật trình xe máy (Biểu 2.19) của xe cẩu Korando CX3012 loại 15 tấn từ ngày 11/12 đến ngày 13/12 năm 2011.
Chi phí vật liệu và chi phí công cụ, dụng cụ phục vụ máy thi công của công trình thủy điện Nậm Chiến( TK 62320102, TK 62330102 )
Quy trình hạch toán cho hai phần hành này cũng hoàn toàn tương tự như quy trình hạch toán cho phần hành kế toán “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, vì vậy em xin không trình bày lại mà chỉ tóm tắt quy trình hạch toán như sau:
- Khi có nhu cầu về vật liệu dùng cho máy thi công thì tại đội lắp máy lập Giấy yêu cầu cấp vật tư gửi tới phòng kĩ thuật, vật tư, cơ giới đề nghị cấp vật liệu hoặc lập Giấy đề nghị tạm ứng gửi lên phòng tài chính kế toán đề nghị tạm ứng tiền mua vật liệu.
- Nếu Đội công trình hay tổ lắp máy sử dụng Giấy yêu cầu cấp vật tư thì chứng từ gốc làm căn cứ hạch toán cho phần hành tập hợp chi phí vật liệu phục vụ máy thi công sẽ là phiếu xuất kho.
- Nếu Đội lắp máy sử dụng Giấy đề nghị tạm ứng (Biểu 2.20) kèm theo bảng kê chứng từ thanh toán (Biểu 2.21) thì chứng từ gốc làm căn cứ hạch toán là: Giấy thanh toán hoàn tạm ứng (Biểu 2.22)
Căn cứ vào Giấy thanh toán hoàn tạm ứng (Biểu 2.22) kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán (Biểu 2.23)
- Sau khi hoàn tất nhập dữ liệu, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào Sổ chi tiết của tài khoản 623201020102: Chi phí lắp đặt thiết bị cơ khí thủy công – Nậm Chiến (Biểu 2.24)
Biểu 2.18: Lệnh điều động xe máy của Công ty CP Someco Hòa Bình
CÔNG TY CP SOMECO HÒA BÌNH
LỆNH ĐIỀU ĐỘNG XE MÁY
Kính gửi: Ông Trưởng phòng Kỹ thuật – Vật tư
- Căn cứ Quy trình sử dụng máy móc thiết bị thi công ban hành theo quyết định số
17/CT/HĐQT ngày 12/12/2010 của Hội đồng quản tri Công ty CP SOMECO Hòa Bình
- Căn cứ theo tiến độ công việc thực tế mục Gia công cầu trục gian máy 220/32-
Nậm Chiến
Quyết định điều động: xe cẩu Korando CX3012 loại 15 tấn tới phục vụ tại công trường phục vụ thi công bắt đầu từ ngày 11/12/2011.
Đội thi công cơ giới có trách nhiệm vận hành máy và bảo quản trong suốt quá trình sử dụng.
Nhân viên vận hành máy phải có trách nhiệm ghi chép Nhật Trình Xe Máy, mọi chi tiết sự việc bất thường xảy trong quá trình vận hành phải thông báo kịp thời về Phòng kỹ thuật – Vật tư để có biện pháp xử lý kịp thời.
PHÒNG KTKH PHÒNG KTCG GIÁM ĐỐC
Biểu 2.19: Nhật trình xe máy của Công ty CP Someco Hòa Bình
CÔNG TY CP SOMECO HÒA BÌNH
NHẬT TRÌNH XE MÁY HOẠT ĐỘNG
Cẩu Korando CX3012 Biển kiểm soát 28H 3512 Công trình thủy điện Nậm Chiến
Từ ngày 11 tháng 12 đến ngày 13 tháng 12 năm 2011
Từ …h
đến…h Ngày tháng Nội dung công việc
Số chuyến Số km di chuyển Số h hoạt động cẩu Xác nhận
S.7h-9h 11/12/2011 Đi rửa xe Km3 Đồng Tiến, HÒA BÌNH 01 12
9h-11h Xếp hàng lên xe đi Nậm Chiến 1h30
C.14h-16h Xếp hàng kho bà Nguyên đi
NC 1h30
S.3h-20h 11/12/2011 Chở vật tư, thiết bị Hòa Bình-Nậm Chiến (Sơn La) 01 325
S.7h-9h 12/12/2011 Cẩu xuống vật tư thiết bị
xưởng đầu mối 1h30
9h-11h Cẩu + Chở vật tư xưởng 01 20 1h
C.14h-17h Cẩu + Chở thiết bị tờ điện 01 20 1h30
S.7h-9h30 13/12/2011 Cẩu+ Chở tới xưởng+ Hầm xả 01 10 1h30
9h30-11h Đưa cán bộ đi giao ban 01 8
11h-11h30 Đi đón công nhân cửa nhận
nước về nhà 01 3
C.14h- 14h30
Đưa công nhân đi làm cửa
nhận nước 01 3 14h30- 17h30 Đi hầm phụ 2 chở vật tư về xưởng 01 11 XE TRƯỞNG PHÒNG KTCG GIÁM ĐỐC
Biểu 2.24: Sổ chi tiết tài khoản 6232- công ty CP Someco Hòa Bình
Công ty CP Someco Hòa Bình MST: 5400351298
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tháng 12/2011
623201020101 –Gia công thiết bị cơ khí thủy công-Nậm Chiến
Số CT Ngày CT Ngày GS
Diễn giải Đối
ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư
PX1088 23/12/11 23/12/11 Xuất vật tư cho ông Hưng cơ cấu giải pháp tăng
nâng cầu trục 220/32-NC 152 12.464.599 12.464.599
PX1037 24/12/11 24/12/11 Xuất vật tư cho O.Hưng sửa chữa xe HINNO
28H3512 152 1.065.755 13.530.354
HU 16T12 30/12/11 30/12/11 Tạ Ngọc Hữu-thanh toán tiền nhiên liệu tháng 11 141 3.193.707 16.724.061 PX 1104 31/12/11 31/12/11 Xuất vật tư cho Ô.Hưng sửa chữa máy bào thủy lực
xưởng CK 152 1.195.000 17.919.061
PX 1105 31/12/11 31/12/11 Xuất vật tư cho Ô.Hưng sửa chữa máy tiện đứng
1516 152 1.600.000 19.519.061
KC 6232T12 31/12/11 31/12/11 Kết chuyển 6232 tháng 12 154 19.519.061
Tổng phát sinh 19.519.061 19.519.061
Phát sinh lũy kế 172.686.714 172.686.714
Ngày 31 tháng 12 năm 2011
Người lập biểu Kế toán trưởng
MST: 5400351298
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tháng 12/2011
623301020101 –Gia công thiết bị cơ khí thủy công-Nậm Chiến
Số CT Ngày CT Ngày GS
Diễn giải Đối
ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư
PX888 25/12/11 25/12/11 Xuất vật tư cho ông Dũng-cầu thang cầu
trục gian máy 152 505.000 505.000
PX901 26/12/11 26/12/11 Xuất vật tư cho O.Hưng – thiết bị cơ khí
thủy công Nậm Chiến 152 970.066 970.066
... ... ... ... ... ... ...
KC 6233T12 31/12/11 31/12/11 Kết chuyển 6233 tháng 12 154 2.370.053
Tổng phát sinh 2.370.053 2.370.053
Phát sinh lũy kế 10.372.970 10.372.970
Ngày 31 tháng 12 năm 2011
Chi phí khấu hao máy thi công-Nậm Chiến (TK 62340102 )
Phương pháp phân bổ khấu hao công ty đang áp dụng là: Phương pháp khấu hao đường thẳng, khấu hao theo tháng theo quyết định 206/2003/QĐ- BTC ngày 12/12/2003.
Với các máy thi công do Đội thi công cơ giới quản lý, các máy thi công này thường được sử dụng phục vụ cho nhiều công trình, hạng mục công trình cùng lúc.Vì vậy để tập hợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục thì chi phí khấu hao máy thi công phải được phân bổ và công ty đã phân bổ theo tiêu thức sản lượng thu được của hạng mục công trình, mục công trình đó. Với tất cả các công trình, việc tập hợp chi phí khấu hao máy thi công sẽ được thực hiện chủ yếu trên máy tính.
Với các máy thi công còn lại tại các tổ lắp máy, thì chi phí khấu hao máy thi công sẽ được quy nạp - tính trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình mà tổ lắp máy đang thực hiện.
Biểu 2.26: Phân bổ khấu hao-Công ty CP Someco Hòa Bình
CÔNG TY CP SOMECO HÒA BÌNH
Hòa Bình
Công ty CP Someco Hòa Bình MST: 5400351298
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tháng 12/2011
623401020101 – Gia công thiết bị cơ khí thủy công-Nậm Chiến
Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư
PB
KHT12 31/12/11 31/12/11 Phân bổ khấu hao tháng 12 6234 194.266.924 KC
6234T12 31/12/11 31/12/11 Kết chuyển 6234 tháng 12 154 194.266.924 Tổng phát sinh 194.266.924 194.266.924 Phát sinh lũy kế 544.348.025 544.348.025
1 Công trình thủy điện Tuyên Quang 0 0
2 Công trình thủy điện Nậm Khánh 2.649.989 56.602
3 Công trình thủy điện Nậm Chiến 97.923.345 2.091599
- Gia công, lắp đặt thiết bị cơ khí thủy công 25.988.833 555.110
+ Gia công thiết bị CKTC 25.484.983 544.348
+ Lắp đặt thiết bị CKTC 503.850 10.762
- Gia công đường ống áp lực 16.848.506 359.877
- Lắp đặt đường ống áp lực 42.564.361 909.156
- Gia công tháo cạn hồ chứa nước 6.692.791 142.955
- Lắp đặt thiết bị nhà máy 5.828.855 124.502
Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ máy thi công-Nậm Chiến (TK 62370102)
Việc tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ máy thi công sẽ được thực hiện hoàn toàn trên máy tính như sau:
+ Trước tiên, kế toán viên nhập các nghiệp vụ liên quan vào máy tính. + Máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các bảng biểu, sổ kế toán có liên quan.
Để minh họa ta có các chứng từ sau đây
Kế toán căn cứ vào chứng từ Giấy thanh toán tạm ứng (Biểu 2.28) để hạch toán, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán (Biểu 2.29)
Bước 1: Chọn nhập chứng từ tổng hợp
Bước 2: Chọn tháng ghi sổ: 12/2011
Bước 3: Chọn ngày ghi sổ 26/12/2011
Bước 4: Nhập số hiệu của chứng từ gốc: HU13T12: Hoàn ứng 13 tháng 12
Bước 5: Diễn giải: Trần Như Mai thanh toán tiền điện, cước điện thoại, chi tiếp khách...
Bước 6: Tiến hành định khoản như trong biểu
Bước 7: Ấn nút Ghi quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm
2.1.3.4: Quy trình kế toán tổng hợp
Cuối tháng, kế toán in sổ chi tiết tài khoản 6237 (Biểu 2.30) để đối chiếu với Sổ cái tài khoản 6237 (Biểu 2.31)
Biểu 2.29: Màn hình nhập liệu hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ máy thi công-công ty CP Someco Hòa Bình
Công ty CP Someco Hòa Bình MST: 5400351298
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tháng 12/2011
623701020101 – Gia công thiết bị cơ khí thủy công-Nậm Chiến
Số CT Ngày
CT Ngày GS Diễn giải ứngĐối Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư
CTHT
13T12 25/12/11 25/12/11 Xác định chi phí tiền điện từ ngày 16/10-15/12/2011 phải trả Công ty Hoàng Liên 3311 7.098.854 7.098.854