• Mục đích: là sổ sách theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng đối với
doanh nghiệp, các tài khoản đã thu và chưa thu được của từng khách hàng chi tiết.
• Yêu cầu: sổ mở cho từng khách hàng chi tiết, phản ánh chính xác các khoản
khách hàng đã hoặc chưa thanh toán cho doanh nghiệp. Số liệu khớp với các số liệu liên quan. Ghi chép rõ ràng không tẩy xóa, ghi chép thường xuyên ngay tại thời ddiemr nghiệp vụ phát sinh và đầy đủ nội dung yêu cầu.
• Nội dung và phương pháp ghi chép:
Hàng ngày, nhận được các chứng từ (hóa đơn GTGT lien 1 hoặc liên 3, phiếu thu, giấy báo có) liên quan đến tài khoản 131 – Phải thu cảu khách hàng. Kế toán tiến hàng ghi chép vào các sổ thanh toán với người mua. Ghi rõ kỳ hạch toán, đối tượng tài khoảng (131), đơn vị tính VNĐ.
Dòng “Số dư đầu tháng” ghi sổ dư đầu tháng của tài khoản 131 chi tiết theo từng khách hàng (tài khoản 131) có thể có số dư bên Nợ hoặc bên Có.
Cột 1,2: ghi số hiệu chứng từ Cột 3: ghi ngày tháng chứng từ. Cột 4: ghi diễn giải.
Cột 5: ghi tài khoản đối ứng. Cột 6,7: ghi số phát sinh Nợ, Có. Cột 8,9: ghi số dư Nợ, Có.
Cuối tháng kế toán tính tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và tính số dư cuối tháng.
Ngày khóa sổ là ngày cuối tháng.
Người ghi sổ, kế toán trưởng ký và ghi rõ họ tên, giám đốc ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên.
• Công việc của kế toán: sau khi nhận được sổ chi tiết thanh toán với người
mua, kế toán kiểm tra đối chiếu lại với chứng từ (hóa đơn GTGT liên 1 hoặc liên 3, phiếu thu, giấy báo có), và các sổ có liên quan: sổ nhật ký chung, sổ các tài khoản liên quan (5111,33311,1111,1121), đặc biệt là sổ cái tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng (tổng số dư đầu tháng, tổng số dư Nợ, Có; tổng số dư cuối kỳ bên sổ chi tiết thanh toán với người mua của các khách hàng phải bằng dòng “Số dư đầu tháng”; “Cộng số phát sinh Nợ, Có”; “Số dư cuối tháng” bên sổ cái tài khoản 131), sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết thanh toán với người mua là căn cứ để ghi chép bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua.