• Mục đích: là sổ ghi sách giúp quản lý chặt chẽ việc nhập xuất, cũng như tồn về
mặt số lượng và giá trị của cho tiết từng hàng hóa. Là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho và bẳng tổng hợp hàng hóa vật tư
• Yêu cầu: ghi chép đầy đủ, phản ánh chính xác việc nhập xuất, của hàng hóa
trong tháng, khớp với số liệu trên thẻ kho và các số liên quan. Ghi đầy đủ các nội dung yêu cầu, ghi chép đúng quy định, không tẩy xóa, ghi chép thường xuyên tại ngay thời điểm nghiệp vụ phát sinh (ghi song song với thẻ kho).
• Nội dung và phương pháp ghi chép:
Hàng ngày khi nhận được chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) kế toán ghi chép vào các Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Ghi đầy đủ kỳ hạch toán, tên, quy cách vật liệu (sản phẩm, hàng hóa); tài khoản (156), đơn vị tính (VNĐ)
Dòng “Số dư đầu tháng”: ghi số dư (số lượng, giá trị) đầu tháng của chi tiết từng mặt hàng.
Côt 1,2: ghi số hiệu chứng từ. Cột 3: ghi ngày tháng chứng từ. Cột 4: ghi diễn giải.
Cột 5: ghi tài khoản đối ứng. Cột 6: ghi đơn giá.
Cột 7,8: ghi lượng, tiền của hàng nhập. Cột 9, 10: ghi lượng, tiền của hàng xuất. Cột 11,12: ghi lượng, tiền của hàng tồn. Cột 13: ghi chú.
Cuối tháng kế toán tính tổng số lượng và tiền nhập, xuất, tồn của hàng hóa. Ngày mở sổ là ngày đầu tháng và ngày khóa sổ là ngày cuối tháng.
Người ghi sổ, kế toán trưởng ký và ghi rõ họ tên, giám đốc ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên.
• Công việc của kế toán: sau khi nhận được sổ chi tiết vật tư hàng hóa, kế toán
đối chiếu với số liệu chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), với thẻ kho về mặt số lượng, đồng thời đối chiếu với nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản 632 – Gía vốn hàng bán. Sổ chi tiết vật tư hàng hóa là căn cứ để ghi chép bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa.