4. THỦ TỤC VÀ CHỨNG TỪ SỬ DỤNG
2.8. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tại dntn.xnck long quân
long quân
Hiện tại doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống TKKT theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006. Các tài khoản sử dụng trong công tác kế toán
tiền lương và các khoản trích theo lương là: 111, 112, 334, 338.3, 338.4, 154, 642. Trong đó doanh nghiệp chủ yếu sử dụng 2 tài khoản chính là:111, 334.
Việc tính lương, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Hàng tháng phải căn cứ vào các tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về lao động tiền lương, BHXH do nhà nước ban hành và điều kiện thực tế của doanh nghiệp, kế toán tính tiền lương, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả khác cho người lao động.
4.1.Thủ tục và các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương:
Căn cứ vào các tài liệu như: bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng khoán nội bộ, báo cáo tiến độ công việc, biên bản nghiệm thu sản phẩm, danh sách người lao động đề nghị cấp sổ BHXH, giấy tạm ứng lương, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và tính toán lập bảng thanh toán lương cho từng tổ, từng bộ phận. Sau đó trình Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt.
Sau khi bảng thanh toán lương được duyệt, thủ quỹ giao lương và viết Phiếu chi với số tiền tương ứng. Căn cứ vào Phiếu chi và bảng thanh toán tiền lương, kế toán trả lương cho người lao động trong Xí nghiệp.
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương được lập theo từng tháng. Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương được lập trên cơ sở các bảng thanh toán tiền lương và được dùng để tập hợp chi phí tiền lương và BHXH.
2.9. Thủ tục và các chứng từ sử dụng trong kế toán các khoản trích theo lương
Tại xsí nghiệp cơ khí Long Quân, các khoản khấu trừ: BHXH, BHYT được tính bằng lương cơ bản của người lao động. Hiện tại DN chưa lập quỹ KPCĐ.
- Quỹ BHXH trích 20%, trong đó:
+ 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ 5% còn lại do người lao động đóng góp tính trừ vào lương. - Quỹ BHYT trích 3%, trong đó:
+ 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ 1% còn lại do người lao động đóng góp tính trừ vào lương.
VD: Chị Vũ Quỳnh Điệp, nhân viên kế toán: LCB là 800.000 đồng, tỷ lệ trích 5% BHXH, 1% BHYT.
Tiền BHXH = 800.000 × 5% = 40.000 đồng
Tiền BHYT = 800.000 × 1% = 8.000 đồng
Cộng: 48.000 đồng
• Đối với trường hợp nghỉ thai sản phải có giấy chứng nhận của bệnh viện và giấy khai sinh. Mức hưởng = Số tháng nghỉ × 100% lương cơ bản+ 1 tháng lương.
VD: Chị Đỗ Hồng Vân có mức lương cơ bản là 450.000đ Trong thời gian nghỉ do thai sản chị được hưởng trợ cấp: + Một tháng lương cơ bản được trích thêm: 450.000đ + Bốn tháng lương được nghỉ hưởng thai sản:
4 × 450.000 = 1.800.000đ
Vậy tổng số tiền được trợ cấp là : 2.250.000đ
* Trường hợp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp thì thời gian nghỉ việc được hưởng 100% tiền lương cơ bản, trước khi người bị tai nạn lao động đóng BHXH cộng với chi phí chữa trị khi thương tật ổn định, tổ chức BHXH giới thiệu đi khám giám định khả năng lao động để xác định mức độ trợ cấp một lần hoặc hàng tháng.
Từ các phiếu tính trợ cấp BHXH được xét duyệt và các chứng từ kế toán liên quan, kế toán BHXH lập “ Báo cáo chi tiết trợ cấp ốm đau thai sản” theo quý cho cơ quan y tế và lập “Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH ngắn hạn” lấy xác nhận của thủ trưởng đơn vị rồi nộp lên cơ quan BHXH xét duyệt. Sau khi xem xét cơ quan BHXH sẽ trả cho DN bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
4.3. Kế toán nhập dữ liệu vào máy
Do tính chất hoạt động của Doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, nên DNTN- XN Cơ Khí Long Quân đang có sử dụng phần mềm kế toán Fast. Việc sử dụng phần mềm có nhiều ưu điểm hơn rất nhiều so với việc làm thủ công từ trước đến nay: chính xác, dễ dàng đọc số liệu,tiện lợi trong việc lọc và tìm dữ liệu,... giảm bớt công việc cho người làm kế toán. Tuy nhiên, vẫn tuân theo đúng luật về sử dụng chứng từ điện tử theo quy định của Bộ tài chính. Trong phần mềm có phân hệ các nghiệp vụ kế toán rõ ràng.
Tại Xí nghiệp Long Quân, Kế toán sử dụng phần mềm như sau:
Quản lý hàng tồn kho theo “Mã vật tư” (Ví dụ: VT001: Thép tấm; VT 002: Thép tròn...);
Quản lý khách hàng theo “Mã khách hàng” (KH001: Công ty cao su Inoue, KH002: Công ty CP Galaxy....)
Quản lý chi phí theo mã vụ việc (VD: Mã vụ việc: TL - Tên vụ việc: Tiền lương; Mã vụ việc: BHXH - Tên vụ việc: Bảo hiểm xã hội...)
Kế toán nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương khi nhập vào máy theo các bước như sau:
- Căn cứ vào kết quả tính lương từ bảng chấm công, cuối hàng tháng kế toàn nhập vào máy theo các bước sau: Trước tiên khởi động phần mềm Fast, vào phân hệ nghiệp vụ chọn “Kế toán tổng hợp”, kích chuột vào “Cập nhật số liệu” chọn “ Phiếu kế toán”. Màn hình nhập liệu “Phiếu kế toán” xuất hiện.(Màn hình nhập liệu minh hoạ ở trang 47.)
Mã đơn vị: CKLQ Số chứng từ: N080904 Ngày hạch toán: 30/09/2008
Nợ TK 154 : 55.610.923 Nợ TK 642 : 24..624.154
Có TK 334 : 80.235.077
Diễn giải: Tiền lương phải trả công nhân viên tập hợp từ bảng lương tháng 9/2008.
- Tương tự, kế toán căn cứ vào lương cơ bản của người lao động trích nộp BHXH, BHYT. Tại Xí nghiệp Long Quân, việc trích nộp BHXH, BHYT được tính theo quý và vào các tháng cuối của quý kế . Cuối Tháng 9/2008, quỹ lương trích nộp BHXH, BHYT của Xí nghiệp là: 50.250.000 đồng.Căn cứ vào quỹ lương BH, kế toán tính khoản giảm trừ vào lương và tính vào CPSX theo quy định. (Thế hiện ở Bảng lương T9/2008, trang 55). Sau đó nhập vào máy theo màn hình nhập liệu “Phiếu kế toán” theo các bước như trên. (Màn hình nhập liệu minh hoạ ở trang sau)
Nợ TK 334 : 3.015.000
Có TK 338 ( 338.3) : 2.512.500 Có TK 338 ( 338.4) : 502.500
Diễn giải: BHXH, BHYT khấu trừ vào lương trong tháng 9/2008
Nợ TK 154 : 4.717.500 Nợ TK 642 : 3.825.000
Có TK 338 (338.3) : 7.537.500 Có TK 338 ( 338.4) : 1.005.000
Diễn giải: Trích BHXH, BHYT vào CPSX.
- Tiếp theo,căn cứ bảng lương, kế toán lập phiếu chi. Sau đó,căn cứ vào phiếu chi kế toán nhập số liệu trên phiếu chi vào máy. Tương tự các thao tác trên, chọn phân hệ nghiệp vụ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”, kích chuột vào “Cập nhật số liệu” chọn“Phiếu chi tiền mặt” - màn hình nhập liệu xuất hiện( Được minh hoạ ở trang sau)
Mã đơn vị: CKLQ
Loại phiếu chi: 2 Chi cho khách hàng Mã khách hàng: XCK - Xưởng cơ khí Địa chỉ:
Người nhận tiền: Điệp
Số PC: 080981
Ngày hạch toán: 30/09/2008
Nợ TK334 : 77.400.077 Có TK111 : 77.400.077
- Sau khi tính được khoản phải nộp BHXH, BHYT, khi nộp tiền cho cơ quan quản lý, căn cứ Giấy báo nợ của Ngân hàng hoặc Phiếu chi tiền mặt,kế toán nhập vào máy. Vào QIII/2008, Xí nghiệp nộp bằng TGNH. Căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán nhập vào máy.
Chọn màn hình nhập liệu “Giấy báo nợ (chi của Ngân hàng)”, màn hình nhập liệu xuất hiện.
Mã đơn vị: CKLQ
Loại phiếu chi: 2 - Chi cho khách hàng
Mã khách hàng: KH0239 - Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội Người nhận tiền:
Lý do chi: Nộp BHXH, BHYT Quý III/2008 Số phiếu chi: N080902
Ngày hạch toán: 21/09/2008
Nợ TK 338: 11.575.500 Có TK 112 : 11.575.500
Sau khi nhập số liệu vào máy,các số liệu được chuyển vào sổ chi tiết TK 111, 112, 154, 334, 338, 642và theo thứ tự phát sinh trong kỳ.
Cuối hàng tháng, kế toán lập “Bảng tổng hợp...”, căn cứ vào đó lập “Chứng từ ghi sổ” rồi vào sổ “Đăng ký chứng từ ghi sổ”. Từ đó, các số liệu sẽ được chuyển vào sổ cái TK111, 112, 334,338 và các sổ cái TK liên quan khác.
Cuối kỳ, in sổ kế toán theo các bước như sau:
Kế toán chọn phân hệ nghiệp vụ “Kế toán tổng hợp”, sau đó chọn “Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ”. Nếu in số chi tiết, chon “Sổ chi tiết của một tài khoản”; nếu in sổ cái chọn “Sổ cái của một tài khoản”.Dưới đây là một số chứng từ và sổ kế toán thực tế tại Xí nghiệp Long Quân trong tháng 9/2008.
XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ LONG QUÂN BẢNG LƯƠNG THÁNG 9 NĂM 2008 ST T HỌ VÀ TÊN C VỤCHỨ THÁNGLƠNG TRÁC H NHIỆ M THÊM
GIỜ ĐỘCHẠI ĂN TRA CỘNG
CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ LƠNG THỰC LĨNH 17% BHXH 6% BHXH 1 Hoàng MạnhLong Cố vấnKT 1,500,000 320,000 1,820,000 180,000 1,820,000 510,000
2 Nguyễn Diệu Ph-ơng Thủquỹ 1,000,000 150,000 320,000 1,470,000 180,000 1,290,000 510,000 ... ... ... ... ... ... ... 16 Đồng Văn Thông Kỹ thụât 800,000 320,000 1,120,000 1,120,000 17 Đỗ Hồng Vân Tạp vụ 450,000 103,846 368,000 921,846 81,000 840,846 229,500 Cộng 16,650,000 700,000 1,546,154 - 5,728,000 24,624,154 1,250,000 23,454,154 3,825,000 NGỜI LẬP GIÁM ĐỐC DUYỆT 11,377,500
XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ LONG QUÂN
BẢNG LƯƠNG XƯỞNG THÁNG 09 NĂM 2008
TT Họ và tên B ậc th ợ H ệ số lơ ng C B Tổng ngày công tháng Số ngày công hởng theo hệ số Số ngày làm Chủ nhật Lơng TB cho 01 ngày công theo HS Tổng lơng khoán
Độc hại ăn tra
Phụ phí Trách nhiệm Chủ nhật 90.000đ/ ngày Làm thêm giờ Công tác phí 1 Vĩnh HảiHoàng 6 3 25 75 1 52,356 3,926,724 100,000 300,000 250,000 90,000 140,000 2 Trần VănThức 5 2.5 22 55 1 52,356 2,879,598 100,000 264,000 50,000 90,000 50,000 3 Trơng Văn Sơn 5 2.2 21 46.2 1 52,356 2,418,862 100,000 252,000 90,000 60,000
4 Trơng VănHiếu 4 2 22 44 52,356 2,303,678 100,000 264,000 90,000 58,901 130,000 5 Hữu KhánhNguyễn 1.7 24 40.8 52,356 2,136,138 100,000 288,000 90,000
Cộng 261 13,665,000 500,000 1,368,000 300,000 450,000 58,901 380,000
6 Nguyễn
Văn Chấp 5 2.5 25.5 63.75 3 53,805 3,430,058 100,000 306,000 270,000 7 Dơng Đức 5 2.2 24.5 53.9 3 53,805 2,900,080 100,000 294,000 270,000
Hoàng 8 Trơng Anh Tuấn 4 2 23.5 47 1 53,805 2,528,827 100,000 282,000 90,000 121,061 9 Hữu ThắngNguyễn 1.5 25.5 38.25 3 53,805 2,058,035 100,000 306,000 270,000 121,061 Cộng 202.9 10 10,917,000 400,000 - 900,000 242,122 - 10 NguyễnA.Dũng 5 2.5 23.5 58.75 2 58,462 3,434,615 100,000 282,000 180,000 11 Nguyễn Xuân Duy 1 22.5 22.5 1 58,462 1,315,385 100,000 270,000 90,000 65,769 Cộng 81.25 3 4,750,000 200,000 552,000 - 270,000 65,769 - 12 Hàn NgọcSinh 6 3 24.5 73.5 1 35,701 2,624,000 100,000 294,000 250,000 90,000 13 ThanhPhan Phúc 1.5 24.5 36.75 2 68,212 2,506,800 100,000 294,000 180,000 76,739 Cộng 5,130,800 200,000 588,000 250,000 270,000 76,739 - ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 39,033,392 3,800,000 7,484,000 1,550,000 1,800,000 1,943,531 -
XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ LONG QUÂN
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI THÁNG 9 NĂM 2008 Đơn vị tính: VNĐ STT
Ghi có tài khoản TK 334-Phải trả công nhân viên TK 338-Phải trả phải nộp khác TK 335 Chi phí Khoản Cộng có 3383TK TK3384 Cộng có phải trả Tổng cộng Lơng khác TK 334 BHXH BHYT TK334 Đối tợng sử dụng 1 TK 154 39 003 392 16 607531 55 610923 1 665000 1 665 000 57 275 923 2 TK 642 16 650 000 7 974 154 24 624 3 825 3 825 000 28 449 154
154 000
Cộng 55 653 392 24 581685 80 235007 5 490000 5 490 000 85 725 007
XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ LONG QUÂN
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI THÁNG 9 NĂM 2008 Đơn vị tính: VNĐ STT Ghi có tài khoản TK 334-Phải trả công nhânviên TK 338-Phải trả phải nộp khác TK 335
Chi phí Khoản Cộng có 3383TK TK3384 Cộng có phải trả Tổng cộng Lơng khác TK 334 BHXH BHYT TK334 Đối tợng sử dụng 1 TK 154 39 003392 16 607531 55 610923 1 665000 1 665 000 57 275 923 2 TK 642 16 650 7 974 24 624 3 825 3 825 000 28 449 154
000 154 154 000 Cộng 55 653 392 24 581 685 80 235 007 5 490 000 5 490 000 85 725 007 DNTN. Xí nghiệp Cơ khí Long Quân BẢNG KÊ CHỨNG TỪ
Chứng từ Diễn giải khoảnTài đ/ứTk
Phát sinh nợ
Ngày Số
9/6/2008 N080902PT Thu tiền bán hàng cho cty TNHH Samsung VN 1111 131 3 570 000 9/9/2008 N080903PT Thu tiền cua Cty liên doanh Woodsland 1111 131 117 851 900 9/9/2008 PT
N080904
Thu tiền tạm ứng của Cty CP XD TM DL Xuân
Khải 1111 131 150 000 000
9/10/2008 N080905PT Thu tiền BH cho Cty Đại Mỗ 1111 131 5 800 000 9/10/2008 N080906PT Thu tiền BH cho Cty Vũ Minh 1111 131 8 957 000 9/10/2008 N080907PT Thu tiền BH cho Cty CP CN E-nhất 1111 131 6 695 000 9/11/2008 N080908PT Rút tiền gửi NH công thơng 1111 11212 217 160 000 9/20/2008 PT
N080909
Thu tiền BH cho Cty TNHH Long Thành Hng
Yên 1111 131 40 000 000
9/21/2008 N080910PT Thu tiền BH cho Cty lắp máy và xây dựng HN 1111 131 2 030 700 9/21/2008 N080911PT Thu tiền BH cho Cty Nam Việt 1111 131 52 900 000 9/21/2008 N080912PT Thu tiền BH cho Cty CP VLCL Thái Nguyên 1111 131 334 300 595 9/25/2008 N080913PT Rút tiền gửi NH công thơng 1111 11212 70 000 000 9/26/2008 PT
N080914 Thu tiền BH cho Cty TNHH Enplas 1111 131 441 000 9/26/2008 N080915PT Thu tiền BH cho Cty MTĐT Ninh Bình 1111 131 40 000 000
9/27/2008 N080916PT Cty CP Formach thanh toán 1111 131 101 094 000 9/27/2008 N080917PT Cty Viễn Đông tạm ứng 1111 131 500 000 000 9/29/2008 PT
N080918 Thu tiền BH cho Cty cao su Sao Vàng 1111 131 407 400 9/29/2008 N080919PT Thu tiền BH cho Cty CP cao su Sao Vàng 1111 131 14 492 940
DNTN. Xí nghiệp Cơ khí Long Quân
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 080901
Ngày 30 tháng 09 năm 2008
Trích yếu Số hiệu tàikhoản Số tiền
Nợ Có
Tiền VND gửi NH công thơng II - Hai
Bà Trng -HN 1111 11212 287 160 000
Phải thu của khách hàng 1111 131 1 438 075 535
Tổng cộng: 1 725 235 535
Lập, ngày 30 tháng 9 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
NTN. Xí nghiệp Cơ khí Long Quân
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 080902
Ngày 30 tháng 09 năm 2008
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có
Phải thu của khách hàng 131 1111 9 650 000 Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá
dịch vụ 13311 1111 78 351 323
Vận chuyển 1543 1111 20 357 143
Chi khác 1545 1111 2 480 800
Phải trả cho ngời bán 331 1111 1 539 193 546 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3334 1111 6 606 250
Phải trả công nhân viên 334 1111 77 400 077
Chi phí lãi vay 6352 1111 27 390 000
Chi phí vật liệu quản lý 6422 1111 122 273 Chi phí qlý: Đồ dùng văn phòng 6423 1111 260 000 Chi phí qlý: Dịch vụ mua ngoài 6427 1111 6 344 092
Chi phí bằng tiền khác 6428 1111 3 929 437
Tổng cộng: 1 772 084 941
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
DNTN. Xí nghiệp Cơ khí Long Quân
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số:080904
Ngày 30 tháng 09 năm 2008
Trích yếu Số hiệu tài
khoản Số tiền
Nợ Có
Tiền VND gửi Phòng giao dịch Quang
Minh-NH ĐT&PT 11214 11212 150 000 000
Vay ngắn hạn VNĐ 3111 11214 143 403 750