4. THỦ TỤC VÀ CHỨNG TỪ SỬ DỤNG
2.1. Sự hình thành và phát triển của Doanh nghiệp tư nhân.Xí nghiệp cơ khí Long Quân
kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của bộ tài chính ban hành ngày 14/9/2006, phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong xí nghiệp phù hợp với đặc trưng riêng của xí nghiệp. Mỗi bộ phận kế toán có nhiệm vụ theo dõi một số tài khoản nhất định.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI DNTN XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ LONG QUÂN
2. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA DNTN. XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ LONG QUÂN
2.1. Sự hình thành và phát triển của Doanh nghiệp tư nhân. Xí nghiệpcơ khí Long Quân cơ khí Long Quân
DNTN.Xí nghiệp cơ khí Long Quân được thành lập ngày 18 / 02 / 1998, theo giấy phép kinh doanh số 011104 do Sở kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, do ông Lục Mạnh Quân làm Giám đốc.
Trụ sở chính đóng tại : 87 Lĩnh Nam – Mai Động - Hà Nội. TEL: 04 8628 198.
FAX: 0485256.
Mã số thuế: 0100764841
Ngành nghề sản xuất kinh doanh:
- Sản xuất chế tạo các sản phẩm và thiết bị cơ khí, thuỷ lực, khí nén đồng bộ
- Thiết kế, chế tạo, lắp đặt các thiết bị, dây chuyền công nghiệp, thiết bị xây dựng và thiết bị nâng hạ sản phẩm.
Khi mới thành lập, đơn vị chỉ có 25 người , lực lượng công nhân ít ỏi, đội ngũ cán bộ tay nghề còn rất yếu cộng thêm điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật còn thiếu thốn, thô sơ. Nhưng hiện nay số lượng cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp đã tăng lên đáng kể với đội ngũ công nhân có tay nghề, say mê công việc. Dù mới thành lập được 10 năm nhưng trong những năm qua, từng bước Xí nghiệp đã có những tiến bộ về công nghệ và chế tạo sản phẩm với nhiều thành tựu đạt được.
Năm 1998: Doanh nghiệp chỉ chế tạo một số máy ép nhỏ từ 20 á 60 tấn; các sản phẩm cơ khí đơn giản.
Năm 1999: Bắt đầu thiết kế máy ép dập sâu 100 tấn. Nghiên cứu mở rộng thị trường bằng các sản phẩm đa dạng hơn.
Năm 2000 – 2004 : Nghiên cứu và chế tạo thành công các máy ép 400 tấn với công nghệ ép thuỷ lực, khí nén dùng trong quân đội và các nhà máy sản xuất lớn như công ty Cao su sao vàng, công ty ép gạch chịu lửa Thái Nguyên, nhà máy đóng tàu Phà Rừng.v..v..
Cho đến nay, doanh nghiệp đã chế tạo thành công các máy ép từ 1200 á 1500 tấn, đa dạng các sản phẩm cơ khí, tiếp tục nghiên cứu và chế tạo các sản phẩm mới, các công nghệ mới.
Bộ máy quản lý DN
Bộ máy quản lý của Doanh nghiệp hết sức gọn nhẹ, nhưng rất năng động, sáng tạo thích hợp với một doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Toàn bộ xí nghiệp có 42 người, được chia thành các phòng ban như sau: 1. Ban Giám đốc: Có nhiệm vụ bao quát và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Xí nghiệp.
2. Phòng Kỹ thuật: Chức năng thiết kế, xây dựng bản vẽ, bóc tách vật tư, giám sát công trình và nghiệm thu sản phẩm.
3. Phòng Tài vụ : Thực hiện chức năng kế toán và văn thư, tham mưu cho Giám đốc về công tác kế toán tài chính của công ty, phương thức hoạt động của Doanh nghiệp hàng năm hoặc từng kỳ.
4. Phòng vật tư: Thực hiện chức năng cung ứng vật tư, có trách nhiệm báo cáo tình hình vật tư tồn kho trong tháng.
5. Phân xưởng sản xuất được chia thành 4 tổ: (1) Tổ kết cấu:
Nhiệm vụ : + Chế tạo kết cấu máy lớn, các loại dụng cụ lao động, các bàn nâng công nghiệp
+ Lắp đặt các máy thuần cơ khí (2) Tổ thuỷ lực, khí nén:
Nhiệm vụ : Chế tạo xi lanh thuỷ lực, các bộ nguồn, tủ điện, đế van cho các máy công nghiệp.
Sửa chữa hệ thống thuỷ lực, khí nén bị hỏng hóc, thay thế bằng hệ thống mới.
(3) Tổ gia công kim loại số 1
Nhiệm vụ : Tiện các chi tiết máy, tiện trục, xi lanh, piston… (4) Tổ gia công kim loại số 2
Nhiệm vụ : phay, sọc bào sản phẩm hoặc tạo phôi sản phẩm
SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP:
: 27 BAN GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Phòng Kỹ thuật Phòng tài vụ Phòngvật tư
Để hiểu rõ hơn về quy trình sản xuất của DN, ta có sơ đồ sau:
Sơ đồ quy trình công nghệ SX của XNCK Long Quân
XƯỞNG SẢN XUẤT Tổ thuỷ lực, khí nén, điện điền khiển Tổ gia công cơ khí số 2 Phòng kỹ thuật XNCK Long Quân Phòng vật tư Tổ kết cấu, tạo phôi Thuỷ lực,điện điều khiển Gia công cơ khí Tiện, mài, khoan Phay, bào, xọc, khoan Lắp ráp hoàn chỉnh (Cơ khí, thủy lực, khí nén, điện
điều khiển và hoàn thiện máy)
Các chi tiết, cụm chi tiết tiêu chuẩn (Mua và gia công ngoài)
2.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Doanh nghiệp tổ chức hạch toán theo mô hình kế toán tập trung, gọn nhẹ. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA DNTN.XNCK LONG QUÂN
Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc về mặt tài chính kế toán công ty. Những số liệu thống kê về chi phí, doanh thu từ các hoạt động... được đưa lên phòng tài vụ để hạch toán. Kiểm tra chất lượng sau lắp ráp (chạy thử) Bàn giao và bảo hành sản phẩm Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán
Kế toán tiền lương,
BHXH, thuế Thủ quỹ
Phòng có nhiệm vụ: Tổ chức quản lý mọi mặt hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của công ty có liên quan tới công tác tài chính- kế toán của công ty như: tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành, hạch toán, dự toán sử dụng nguồn vốn, quản lý tiền mặt, ngân phiếu, thanh toán, quản lý nghiệp vụ thống kê ở các đơn vị...
• Trưởng phòng kế toán
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của công ty có liên quan tới công tác tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong doanh nghiệp phù hợp với chế độ quản lý tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của nhà nước.
- Thực hiện các chính sách chế độ về công tác tài chính kế toán. - Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp đồng.
- Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ thống kê - kế toán các đơn vị trong doanh nghiệp.
- Kế toán các khoản phải thanh toán với ngân sách Nhà nước.
• Kế toán tổng hợp:
- Kế toán tổng hợp chi phí giá thành.
- Theo dõi TSCĐ, hàng tháng tính khấu hao sửa chữa lớn, thực hiện kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo quy định.
- Đôn đốc các khoản công nợ trả chậm khó đòi. - Xác định kết quả kinh doanh.
• Kế toán thanh toán:
- Cùng thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế. - Giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng của Doanh nghiệp.
- Kiểm tra tính hợp pháp các chứng từ trước khi thanh toán tạm ứng . - Theo dõi thu chi.
- Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT.
- Thanh toán tiền lương, thưởng, phụ cấp cho đơn vị theo lệnh của Giám đốc.
- Thanh toán BHXH, BHYT, cho người lao động theo quy định. - Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ tiền lương của Công ty. - Theo dõi các khoản thu chi của công đoàn.
- Theo dõi xăng dầu.
•Thủ quỹ
- Chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt và tồn quỹ của công ty - Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định.
- Quản lý các hồ sơ gốc của tài sản, các giấy tờ có giá trị như tiền, ngân phiếu.
Một số chỉ tiêu khác của công ty.
Chỉ tiêu Đơn vị
Thực hiện
2007 2008 Tỷ lệ %
Doanh thu thuần(Giá trị
SL) đ 5.607.385.647 9.100.000.000 58,8%
Lợi nhuận thực hiện đ 58.258.942 100.000.000 71,6% CP nhân công đ 502.432.906 629.958.000 25,4%
Thu nhập bình quân đ 1.256.082 1.499.000 19,3%
Tổng số lao động hiện có người 40 42 5%
Nhìn vào bảng trên ta thấy, các chỉ tiêu giá trị sản lượng, lợi nhuận, lương bình quân của Doanh nghiệp năm 2008 đều tăng so với năm 2007.
Giá trị sản lượng năm 2008 tăng 3.492.614.353đ so với 2007 tức là tăng từ 5.942.422.544 (năm 2007) lên tới 9.100.000.000đ (năm 2008) tương ứng với tỷ lệ 58,8%.
Lợi nhuận thực hiện tăng từ 58.258.942đ (năm 2007) lên 100.000.000đ (năm 2008) tức là tăng 41.741.058đ tương ứng tỷ lệ 71,6%. Nguyên nhân là trong năm 2008 doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ mới tạo ra các sản phẩm có giá trị lớn Bên cạnh đó, việc thay đổi chính sách tiền lương đã góp phần tăng năng suất lao động. Điều này chứng tỏ Doanh nghiệp đã cải thiện công tác quản lý chi phí và giá thành sản phẩm trong khâu sản xuất.
Thu nhập bình quân của người lao động tăng từ 1.256.082 (năm 2007) đến 1.499.000 (năm 2008). Điều này chứng tỏ công nhân làm tăng năng suất dẫn tới thu nhập bình quân toàn công ty tăng 242.910đ tương ứng tỷ lệ 19,3%.
Như vậy có thể khẳng định rằng, mặc dù là doanh nghiệp nhỏ, công tác tổ chức và kế toán còn chưa hoàn thiện nhưng trước sự cạnh tranh mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp đang dần phát triển và bước đầu khẳng định vị trí trên thị trường. Tất nhiên, duy trì củng cố và phát triển được thế mạnh đó phần nhiều vẫn còn đang chờ đợi ở phía trước, đòi hỏi ban lãnh đạo doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới tư duy để giúp doanh nghiệp phù hợp với những yêu cầu, những nguyên tắc khắt khe của nền kinh tế thị trường.
2.4. Hình thức tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp có sơ đồ và phân tích sơ đồ
Xí nghiệp cơ khí Long Quân sử dụng chế độ chứng từ và chế độ tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC của Bộ tài chính ngày 14/09/2006.
* Hình thức kế toán áo dung: Chứng từ ghi sổ
- Hệ thống chứng từ kế toán: doanh nghiệp đang sử dụng những mẫu biểu theo quy định của Bộ tài chính . ngoài các chứng từ bắt buộc, các chứng từ còn lại được thay đổi cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Một số chứng từ chủ yếu của doanh nghiệp như sau:
+ Các chứng từ về tiền: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán tạm ứng, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.
+ Các chứng từ về hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. + Chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT
+ Các chứng từ khác: bảng chấm công, phiếu báo làm thờm giờ....
- Hệ thống tài khoản kế toán: theo danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết đinh số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006
- Hệ thống sổ sỏch và bỏo cỏo kế toỏn:
+ Hệ thống sổ kế toán tại Công ty được mở theo đúng qui định của Nhà nước cho hỡnh thức Chứng từ ghi sổ, bao gồm cỏc sổ sau:
•Chứng từ ghi sổ: lập trờn cơ sở Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế và được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng.
•Sổ chi tiết: mỗi tài khoản chi tiết được mở một sổ, được in theo thỏng (sổ chi tiết tiền mặt, số chi tiết TGNH,...), một số sổ được in theo năm theo từng đối tượng (sổ chi tiết vật tư, CCDC; số chi tiết thanh toỏn với khỏch hàng) .
+ Hệ thống bỏo cỏo kế toỏn: Có 3 báo cáo chính được lập: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh BCTC. Cuối năm các báo cáo này được gửi tới các cơ quan chức năng như: cơ quan thuế, tổng cục thống kê. Ngoài ra cũn cú một số báo cáo khác phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ như báo cáo giá thành thành phẩm, báo cao chi tiết chi phí bán hàng, báo cáo chi tiết công nợ,…
Để giảm bớt khối lượng công tác kế toán, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời, doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting
2005. Tuy nhiên một số công việc vẫn được tiến hành thủ công với sự trợ giúp
của máy tính (excel) như tính giá thành sản phẩm…
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi số trong điều kiện dùng phần mềm Fast như sau:
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
* Phân tích sơ đồ:
- Hàng ngày, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ gốc tập hợp được làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các cửa sổ màn hình nhập dữ liệu. Các thông tin được tự động nhập vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các Bảng tổng hợp chi tiết để lập các chứng từ ghi sổ theo quy trình của phần mềm Fast. Sau đó, các số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ tổng hợp kế toán. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ.
- Cuối kỳ kế toán, kế toán thực hiện thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Thực hiện các thao tác để in sổ sách, báo cáo tài chính theo quy định.
Nhập dữ liệu vào máytính
Máy xư lý và các thao táctrên máy
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết
Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối SPS Sổ tổng hợp kế toán Lệnh trên máy máymáy mmmmmmma ysssssssssmáy mỏy