1. Tổ chức về cơ cấu sản xuất kinh doanh.
Sản phẩm xây lắp của công ty là những công trình hạng mục công trình. Có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. Sản phẩm nằm rải rác khắp tại các đûịa bàn cả nước, không sản phẩm nào giống nhau, sản phẩm mang tính đơn chiếc và được sản xuất theo đơn đặt hàng, mọi sản phẩm xây lắp trước khi xây dựng đều được lập dự toán trước. Các sản phẩm xây lắp tuỳ theo tính chất của sản phẩm mà có các phương thức sản xuất, tổ chức khác nhau cụ thể là với công trình đường đi thì khác với công trình dân dụng, mức độ phức tạp khác nhau.
Trong quá trình sản xuất luôn luôn lấy dự toán làm thước đo, dự toán thì có dự toán thiết kế và dự toán thi công. Từ những đặc điểm về những sản phẩm xây lắp của mình công ty đã tổ chức một quy trình tiến hành xây dựng kể từ khi bắt đầu đấu thầu cho đến khi bàn giao công trình. Tuỳ theo mỗi loại công trình khác nhau mà có quy mô khác nhau.
a. Quy trình
Trang: 28
Lập hồ sơ đấu thầu
Tiến hành đo đạc khảo sát thiết kế khởi công xây dựng
Xây dựng phần nền, phần thô
Xây dựng phần tinh, trang trí nội thất, lắp ráp máy móc thiết bị
Gồm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Khảo sát hồ sơ, thiết kế dự thầu
- Giai đoạn 2: Khảo sát giá mặt bằng thi công, lập tiến độ thi công bao gồm cả công việc chuẩn bị nhân lực, tập kết vật liệu cho công trình
- Giai đoạn 3: Tiến hành thi công, tập hợp khối lượng từng hạng mục công trình, tổ chức nghiệm thu, thanh toán, bàn giao công trình.
Có 2 hình thức tổ chức khoán như sau:
- Tổ chức khoán gọn từng công trình cho xí nghiệp có giám sát chặt chẽ của công ty, vật tư vật liệu phục vụ cho công trình do công ty cung cấp.
- Hoặc khoán tiền công, cả công trình, khoán từng phần việc đối với các đơn vị trực thuộc.
b. Đặc điểm tổ chức cơ cấu kinh doanh
Công Ty TNHH Xây Dựng Số 1 là đơn vị trực hoạt động với phương thức đa dạng hoá ngành nghề, đa dạng hoá sản phẩm về lĩnh vực xây dựng.
Để phục vụ thuận lợi sự kiểm soát quản lý của nhà nước cũng như tình hình đặc điểm sản xuất, công ty đã áp dụng mô hình tổ chức sản xuất như sau :
Sơ đồ tổ chức công ty :
Qua thời gian hoạt động công ty đã thành lập được 6 xí nghiệp trực thuộc đó là: Xí nghiệp thi công cơ giới, xí nghiệp số 2, xí nghiệp số 3, xí nghiệp số 5, và xí nghiệp số 7. Các đơn vị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Công Ty chỉ có nhiệm vụ tập hợp số liệu báo cáo lên cho phòng kế toán xử lý.
Công Ty Xí nghiệp cơ giới Xí nghiệp số 7 Xí nghiệp số 5 Xí nghiệp số 3 Xí nghiệp số 2
Để đáp ứng thêm nhu cầu thị trường, mở rộng quy mô hoạt động của công ty, tạo thêm việc làm cho người lao động, các xí nghiệp tổ chức các đội dịch vụ. Đội dịch vụ là đơn vị tổ chức sản xuất xây dựng có nhiệm vụ xây lắp và thi công công trình mà xí nghiệp giao khoán. Mỗi đội có một đội trưởng (chủ nhiệm công trình) phụ trách chung cho cả đội, một đội phó và các nhân viên kinh tế, kỹ thuật, kế toán để quản lý kinh tế kỹ thuật của đội. Do đặc thù của ngành xây dựng nên từng đội phân ra nhiều tổ sản xuất đảm bảo các công việc khác nhau mỗi tổ có 1 tổ trưởng phụ trách .
2. Tổ chức cơ cấu quản lýa. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý a. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Do đặc thù của ngành xây dựng nên cần có các phương thức quản lý khác so với các ngành khác cho nên để làm tốt công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả kinh tế. Công Ty TNHH Xây Dựng Số 1 đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến tham mưu thể hiện qua sơ đồ trên :
b. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận trong tổ chức. Trang: 30 Trang: 30 Giám đốc Phòng tổ chức - LĐ- HC Phòng Kế hoạch - KD Phòng tài vụ - kế toán Phòng kỹ thuật Phó Giám đốc Quan hệ phối hợp Quan hệ trực tiếp
- Giám đốc : Là người được giao quyền quản lý công ty và chỉ đạo trực tiếp, thực hiện các phương án của công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật trước cơ quan quản lý cấp trên và trước tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các công tác tài chính kế hoạch đầu tư và phát triển trong dài hạn, thanh tra luôn luôn đôn đốc các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc hoàn thành nhiệm vụ của mình đúng tiến độ và thời gian quy định.
- Phó giám đốc: Được phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác chịu trách nhiệm trước giám đốc, tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực kinh doanh và cũng có quyền quản lý, cũng có trách nhiệm đôn đốc các phòng ban thực hiện công việc và có thể tự giải quyết những công việc trong công ty.
- Phòng tài vụ kế toán: Thực hiện các chức năng về quản lý tài chính và hạch toán kế toán. Điều hoà, phân phối và tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả nhất. Tổ chức công tác kế toán có khoa học từ luân chuyển chứng từ, tổ chức ghi sổ kế toán đến lập các báo cáo tài chính. Cïùng với phòng kỹ thuật nghiệm thu công trình, hạng mục công trình hoàn thành để thanh toán thu hồi vốn đầu tư về cho Công Ty.
- Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật vào phục vụ công tác xây lắp, quản lý toàn bộ máy móc thiết bị của Công Ty, theo dõi kiểm tra chất lượng công trình đảm bảo thi công đúng kỹ thuật và tiến bộ...
- Phòng tổ chức lao động- hành chính: Thực hiện công tác tổ chức, tuyển dụng cán bộ công nhân viên, tổ chức thi tay nghề, giải quết các chế độ nghỉ phép, nghỉ hưu cho cán bộ công nhân trong toàn Công Ty.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm, cùng với phòng tài vụ kế toán lập các kế hoạch cung ứng vật tư, xây dựng xác định mức tiền lương, nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu...
IV. Tổ chức công tác kế toán tại Công Ty
1. Tổ chức bộ máy kế toán a. Đặc điểm của bộ máy kế toán
Tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty và không ngừng cải tiến nhằm tăng cường hiệu lực thông tin kế toán, phát huy vai trò của kế toán trong công tác quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - tài chính là vấn đề quan trọng và là yêu cầu của chủ doanh nghiệp.
Do đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý, tổ chức công tác kế toán Công Ty TNHH Xây Dựng Số 1 vận dụng những quy định chung về hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu, hệ thống tài khoản và áp dụng hình thức tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, trình tự ghi chép là hình thức chứng từ ghi sổ. Với hình thức này thì toàn bộ các phần hành công tác kế toán được bố trí và thực hiện tại phòng
tài vụ kế toán. Ơí các đội, xí nghiệp không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí cán bộ quản lý có nhiệm vụ thống kê ghi chép ban đầu cho các hoạt động của đội và xí nghiệp. Bộ máy kế toán của Công Ty thực hiện chức năng quản lý tài chính và hạch toán kinh tế có nhiệm vụ phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản, vật tư, tiền vốn...Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tài chính của Công Ty, cung cấp thông tin kinh tế, định hướng chỉ đạo hoạt động sản xuất và chỉ ra những tiềm năng có thể khai thác được ở Công Ty.
Đặc điểm tổ chức theo phương trực tuyến, nghĩa là kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp đến từng nhân viên. Với bộ máy kế toán gồm 6 người được tổ chức tập trung như vậy là gọn nhẹ đảm bảo được sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán, thống kê và hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế.
b. Sơ đồ
c. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán
* Kế toán trưởng: Là người điều hành mọi công việc ở phòng kế toán, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công Ty đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiệp vụ chuyên môn của cơ quan thuế, tài chính...Kế toán trưởng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán, chỉ đạo nhân viên ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản, tham mưu cho giám đốc có phương án sản xuất kinh doanh...
* Kế toán thanh toán và công nợ: Theo dõi các khoản phải thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đảm bảo phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thu chi của toàn bộ các loại vốn, và bằng tiền mặt, chuyển khoản, quản lý tiền mặt. Còn kế toán công nợ theo dõi các khách hàng mua nợ, các khoản Công Ty mua nợ của đơn vị khác, các công Trang: 32 Kế toán trưởng Kế toán tiêu thụ thống kê tổng hợp Kế toán thanh toán, công nợ Kế toán giá thành tổng hợp Thuỷ quỹ KT vật tư, TSCĐ thanh toán nội bộ
trình thi công hoàn thành nhưng vẫn chưa được thanh toán hết. Đối với khách hàng thường xuyên của Công Ty nếu quá hạn mà vẫn chưa thanh toán thì kế toán phải đôn đốc thu nợ.
* Kế toán giá thành tổng hợp: Có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp về nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành, các loại vốn, quỹ, xác định kết quả lãi lỗ. Giúp kế toán trưởng lập các bản báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ khác. Kiểm tra sự chính xác, trung thực của báo cáo của Công Ty trước khi trình giám đốc duyệt...
* Kế toán tiêu thụ, thống kê tổng hợp: Là người trợ giúp kế toán trưởng hàng tháng, hàng quý tập hợp các số liệu từ sổ chi tiết để tiến hành tính giá thành, tổng hợp các công trình để quyết toán, đồng thời lập bảng quyết toán hàng quý.
* Kế toán vật tư, TSCĐ thanh toán nội bộ:
+ Về vật tư: Ghi chép, phản ánh số liệu về nhập, xuất, tồn và xác định giá trị thực tế của từng loại vật tư, tính chính xác giá trị đưa vào sử dụng cho từng đối tượng để tính giá thành.
+ Về TSCĐ: Phản ánh chính xác tiền hiện có, tăng giảm TSCĐ tính hình khấu hao và phân bổ khấu hao vào chi phí cho từng đối tượng sử dụng, quản lý về hồ sơ, tài sản cố định của Công Ty.
+ Thanh toán nội bộ: Phản ánh đầy đủ chính xác, tình hình thanh toán các khoản tiền cho cán bộ công nhân viên trong Công Ty như: thanh toán tiền lương, tạm ứng.
* Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý tiền mặt của Công Ty, thực hiện thu, chi khi có phiếu thu, chi hợp lệ cuối mỗi ngày vào sổ và kiểm sổ thu tiền, chi tiền thực tế, đối chiếu với kế toán thanh toán trên TK 111 ngoài ra thủ quỹ còn lập hoá đơn hàng tháng, thực hiện báo cáo số tiêu thụ trong tháng.
2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công Ty
- Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ - Sơ đồ hạch toán : Trang: 33 Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi định kỳ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bản tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối kế toán
Thuyết minh sơ đồ:
Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công Ty hoặc xí nghiệp gửi lên căn cứ vào chứng từ gốc được kế toán phần hành liên quan kiểm tra vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, sau đó vào chứng từ ghi sổ. Có một vài nghiệp vụ do đặc thù sẽ vào thẳng chứng từ ghi sổ theo trật tự thời gian và phản ánh đúng quan hệ khách quan giữa các đối tượng kinh tế đồng thời những chứng từ có liên quan cần phải theo dõi chi tiết thì kế toán ghi vào sổ chi tiết , sổ quỹ có liên quan.
Tại đội công ty:
Hàng tháng, khi các kế toán đội nộp báo cáo và chứng từ gốc phát sinh tại công trình, kế toán xí nghiệp được phân công kiểm tra, tập hợp và phân loại theo từng công trình riêng và chuyển cho kế toán tổng hợp để tổng hợp quyết toán cuối năm.
Cuối kỳ kế toán chỉ tiến hành lập các bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu với sổ cái của một số tài khoản chủ yếu, đối chiếu công nợ thi chi, xuất nhập với kế toán khác, đối chiếu các khoản phải thu, phải trả với các xí nghiệp. Định kỳ hay đột xuất có thể in ra các bảng tổng hợp. Các bảng báo cáo phục vụ cho công tác quản lý và lập ra các báo cáo tài chính cho doanh nghiệp.
B. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TAÌI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG SỐ 1 - QUẢNG TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG SỐ 1 - QUẢNG TRỊ
I. Những vấn đề chung về TSCĐ tại Công Ty
1. Đặc điểm về TSCĐ tại Công Ty
TSCĐ là tư liệu không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Với đặc điểm sản xuất của Công Ty, Công Ty đã trang bị một cơ sở vật chất tương đối ổn lớn và hoàn chỉnh.
TSCĐ của Công Ty có nhiều loại khác nhau và được trang bị cho các bộ phận, các đơn vị trực thuộc tuỳ theo đặc điểm quản lý và sản xuất của từng bộ phận đơn vị Công Ty .
TSCĐ của Công Ty bao gồm nhiều loại chủng loại sản xuất ở nhiều nước, giá trị của TSCĐ cũng rất lớn.
Qua đặc điểm sản xuất, đặc điểm TSCĐ của Công Ty để quản lý và sử dụng TSCĐ một cách có hiệu quả, Công Ty đã tiến hành phân loại TSCĐ theo các phương thức sau.
2. Phân loại
a. Phân loại theo kết cấu TSCĐ
Căn cứ vào kết cấu, cấu tạo TSCĐ để phân loại gồm các nhóm sau:
- Nhà cửa, vật kiến trúc: Gồm nhà làm việc cho bộ phận quản lý Công Ty, bộ phận quản lý các chi nhánh.
- Máy móc thiết bị động lực: Gồm các loại máy phục vụ quá trình xây dựng như: máy trộn bê tông, máy đầm tự hành, máy đầu rung, giàn giáo thép, xe u máy ủi...
- Dụng cụ quản lý: Máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy đều hoà... - Phương tiện vận tải: Gồm các loại xe ô tô
Chỉ tiêu này thể hiện ở báo cáo quyết toán tháng12 năm 2003 St
t
Loại TSCĐ Nguyên giá Tỷ
trọng
1 Nhà cửa vật kiến trúc 952.776.300 16%
2 Máy móc thiết bị động lực 2.862.438.127 45%
3 Dụng cụ quản lý 2.169.274.318 35%
4 Phương tiện vận tải 243.876.906 4%
Tổng 6.273.656.651 100%
b. Phân loại TSCĐ theo công dụng kinh tế
Căn cứ vào công dụng và tình hình sử dụng TSCĐ Công Ty phân theo từng nhóm nhất định.
- TSCĐ dùng trực tiếp cho sản xuất: Là những tài sản dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh bao gồm:
+ Máy móc thiết bị các loại + Các loại xe phục vụ sản xuất