tranh giành nguồn nhân lực sẽ có thể tỏ ra hiệu lực, tuy nhiên, những cách thức đó có thể thất bại nếu như đối thủ có thương hiệu mạnh trên thương trường. vì vậy, bài học thương hiệu vẫn là luôn luôn mới.
CHƯƠNG 03: KỸ NĂNG CHĂM SÓC KHÁCHHÀNG HÀNG
3.1. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG LÀ GÌ?.
Trên thế giới, Call center đã xuất hiện ở Mỹ từ những thập niên 70 và phát triển mạnh mẽ tại các nước Châu Âu.
Đến nay, ở một số quốc gia đang phát triển tại Châu Á như Ấn Độ, Philippines, Singapore… nghề này dần được xem như một “ngành công nghiệp mới”, tạo công ăn việc làm cho hàng triệu người lao động.
Đối với Việt Nam, tuy lĩnh vực chăm sóc khách hàng còn khá mới mẻ, nhưng trong xu thế phát triển, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, đây sẽ là một nghề đầy tiềm năng, tạo ra cơ hội việc làm cho đông đảo người lao động.
Thuật ngữ "chăm sóc khách hàng" thường được hiểu một cách không đầy đủ là sự chào đón nhiệt tình đối với khách hàng của các nhân viên bán hàng. Tuy nhiên tiếp xúc với khách hàng chỉ là một phần trong chiến lược chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.
Theo nghĩa tổng quát nhất, chăm sóc khách hàng (hay dịch vụ khách hàng - Customer Care) là tất cả những gì cần thiết mà doanh nghiệp phải làm để thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng, tức là phục vụ khách hàng theo cách mà họ mong muốn được phục vụ và làm những việc cần thiết để giữ các khách hàng mình đang có.
Chăm sóc khách hàng luôn luôn là một yêu cầu cần thiết trong công việc kinh doanh của các doanh nghiệp (DN). Khách hàng ngày nay là những con người đầy đòi hỏi, muốn được đối xử nhã nhặn, được tôn trọng và được nghe những lời cảm ơn chân thành.
Những điều mà khách hàng cần hỏi khi mua sản phẩm dịch vụ là rất nhiều và gần như vô tận. Vì vậy, hệ thống chăm sóc khách hàng dựa trên thiết bị công nghệ hiện đại, theo một quy trình tận tình, chuyên nghiệp đang ngày càng trở nên quan trọng và cần thiết với các nhà kinh doanh.
Chăm sóc khách hàng không có nghĩa là nếu với một sản phẩm hay dịch vụ tồi mà có công tác chăm sóc khách hàng tốt thì vẫn giữ được khách hàng. Có 3 yếu tố then chốt quyết định việc làm thỏa mãn khách hàng, đó là:
1. Các yếu tố sản phẩm. 2. Các yếu tố thuận tiện.
3. Yếu tố con người.
Yếu tố nào là quan trọng nhất? Trên một phương diện nào đó, điều này
phụ thuộc vào từng tình huống. Tuy nhiên, một điều hiển nhiên rằng nếu sản phẩm được bán rộng rãi trên thị trường với cùng một mức giá, cùng một chất lượng dịch vụ, yếu tố con người trở nên rất quan trọng. Khi đó khách hàng sẽ chọn sản phẩm nào mà khi đến mua khách hàng được chào đón niềm nở, ân cần, chu đáo… tức là khách hàng sẽ chọn sản phẩm nào có công tác chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Có thể nhận thấy điều mà mọi khách hàng, dù là khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp, đều mong muốn hơn cả từ hàng hoá, dịch vụ mà họ mua là chúng phải hoàn toàn đáng tin cậy. Tất cả những nụ cười thân thiện và những lời chào mời lịch sự không thể bù đắp cho những sản phẩm không đáng tin cậy hay những dịch vụ không đạt tiêu chuẩn. Công tác chăm sóc khách hàng chỉ có thể được công nhận là tốt nếu nó gắn liền với một sản phẩm chất lượng hay một dịch vụ tốt.
3.2. VAI TRÒ CỦA CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
3.2.1. Từ “cuộc đua” lấy lòng khách hàng
Trước đây, những doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều luôn xem khách hàng là “thượng đế”. Song song với tiến trình phát triển kinh tế, kèm theo đời sống, nhận thức của người tiêu dùng được nâng cao, quá trình thỏa mãn khách hàng không chỉ dừng lại ở chất lượng sản phẩm mà còn ở chính các dịch vụ chăm sóc khách hàng được đầu tư một cách bài bản và chuyên nghiệp nhằm đạt tới sự hài lòng cao nhất của khách hàng. Chính điều này đã thôi thúc các doanh nghiệp đầu tư xây dựng cho mình một bộ phận Chăm sóc khách hàng (Inhouse) hoặc thuê ngoài (Outsourcing) từ những công ty hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực này.
Đến thời điểm này, Việt Nam đã có gần 100 doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Chăm sóc khách hàng ở mọi loại hình (Nguồn: Khảo sát của Công ty Nghiên cứu thị trường AC Nielsen). Hầu hết các “tên tuổi” lớn trên thế giới về lĩnh vực này cũng đã có mặt tại Việt Nam. Tuy con số này chưa phải là nhiều nhưng thực tế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cùng với việc thị trường trong nước đang phát triển từng ngày, dịch vụ chăm sóc khách hàng có khả năng sẽ trở thành một ngành dịch vụ “bùng nổ” trong tương lai, mang tới những cơ hội việc làm hấp dẫn, thu hút được nhiều lao động.
3.2.2. Nhu cầu nhân lực ngày càng tăng
Để dịch vụ chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả và giành ưu thế trên thị trường, nhu cầu nhân lực cho dịch vụ này tại các doanh nghiệp ngày càng tăng, đặc biệt là với loại hình Call center hay Contact center. Những thông tin tuyển dụng nhân viên Chăm sóc khách hàng liên tục được đăng tải trên các kênh như: website, báo mạng và báo in… với số lượng lao động cần tuyển dao động chủ yếu từ 50 – 100 người cho mỗi đợt.
Ông Nguyễn Hồng Thái – GĐ Điều hành Hoa Sao Group - một Tập đoàn tiên phong trong lĩnh vực cung cấp Dịch vụ Chăm sóc khách hàng ở Việt Nam cho biết: “Do tốc độ tăng trưởng nhanh của thị trường cộng với nhu cầu phát triển
hoạt động kinh doanh nên Tập đoàn Hoa Sao đang cần nguồn nhân sự lớn để đáp ứng. Hiện nay, hàng tuần Hoa Sao đều tổ chức các buổi phỏng vấn, tuyển dụng và đào tạo nhân sự liên tục, như đợt này Tập đoàn chúng tôi cần tuyển tới hàng trăm Điện thoại viên Call Center”. Được biết, Tập đoàn Hoa Sao hiện đang
là nhà cung cấp nhân sự chăm sóc khách hàng Call Center với tỷ lệ lớn cho mạng viễn thông quân đội Viettel. Mỗi tháng, nhân viên của Hoa Sao thực hiện giải đáp, tư vấn hàng triệu cuộc gọi của khách hàng sử dụng dịch vụ di động của Viettel và sau nhiều năm hợp tác với Viettel, dịch vụ của Hoa Sao luôn được phía đối tác đánh giá cao.
Không ngừng thu hút nguồn lao động, từ năm 2010, Tập đoàn Hoa Sao bắt đầu triển khai thêm hình thức làm việc chuyên ca dành cho sinh viên năm thứ hai trở lên các trường cao đẳng, đại học. Công ty thường xuyên phối hợp với các trường đại học, cao đẳng, trung cấp trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận để tổ chức những buổi Hội thảo hướng nghiệp, trao học bổng cho những sinh viên xuất sắc, tiến hành ký kết hợp tác giữa nhà trường và doanh nghiệp. Qua đó, Tập đoàn Hoa Sao mong muốn tạo điều kiện cho các bạn sinh viên vừa có cơ hội làm thêm với thu nhập ổn định với cơ hội thăng tiến và quyền lợi như nhân viên chính thức, đồng thời giúp các bạn sinh viên có kinh nghiệm làm việc, rèn luyện trong môi trường thực tế ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Đây cũng là một định hướng của Hoa Sao nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các đơn vị đào tạo và doanh nghiệp tuyển dụng.
Một thuận lợi cho công tác tuyển dụng trong lĩnh vực Chăm sóc khách hàng là yêu cầu đối với ứng viên không quá phức tạp. Chẳng hạn, yêu cầu công việc cho vị trí này của Tập đoàn Hoa Sao gồm: Nam hoặc nữ, 20-30 tuổi, tốt nghiệp từ trung cấp trở lên, không giới hạn ngành nghề, không yêu cầu kinh nghiệm, quan trọng là có giọng nói chuẩn, không nói giọng địa phương, có khả năng giao tiếp tốt và biết sử dụng tin học văn phòng cơ bản. Chính vì thế,“nghề này phù hợp với trình độ trung bình của một tầng lớp khá đông dân số Việt Nam hiện đang còn loay hoay với công ăn việc làm”, một chuyên gia ICT nói.
Không những vậy, nhiều sinh viên cao đẳng, đại học mới tốt nghiệp chưa tìm được việc làm theo đúng ngành, đúng nghề có thể lựa chọn trở thành Điện thoại viên chăm sóc khách hàng. Bà Nguyễn Thị Thu Giang – GĐ Trung tâm Outsource, Tập đoàn Hoa Sao, chia sẻ:“Tâm lý sinh viên ban đầu thường xem công việc này như một “bước đệm” trong quá trình tìm việc nhưng sau một thời gian làm việc, nhiều bạn thực sự thích thú và gắn bó với nghề, có những bạn xuất sắc từ điện thoại viên được cân nhắc lên làm các vị trí quản lý như Trưởng nhóm, Giám sát, Trưởng ca (những vị trí tại các Call center)”.
Việt Nam có lực lượng lao động trẻ, nhanh nhẹn và có tri thức là một lợi thế lớn để phát triển dịch vụ Chăm sóc khách hàng trong tương lai. Nếu thành công, ngành nghề này sẽ góp phần giải quyết bài toán việc làm cho đông đảo người lao động, nhất là khi Việt Nam có tỷ lệ thất nghiệp tại khu vực thành thị chiếm tới 4,65% và tỷ lệ lao động thiếu việc làm là 5,1% (Nguồn: Báo cáo của Bộ Lao động Thương Binh xã hội năm 2009).
Vi thế, trong hoạt động Chăm sóc khách hàng: giao tiếp tốt là chưa đủ.
3.2.3. Triển vọng của nghề Chăm sóc khách hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thị trường trong nước đang mở rộng hàng ngày, các công nghệ tiên tiến về viễn thông, Internet, băng thông, truyền hình, vệ tinh cũng đang phát triển không ngừng, là những điều kiện thuận lợi đầy tiềm năng để các dịch vụ như thế này phát triển mạnh mẽ.
Tiềm năng nữa là bởi đối với nhân sự làm nghề này có thể làm việc từ xa, có thể làm việc bán thời gian và không giới hạn độ tuổi hay hình thức bên ngoài. Nếu được đào tạo kỹ lưỡng, nếu có định hướng rõ ràng từ các doanh nghiệp, nếu có chính sách hỗ trợ từ chính phủ... dịch vụ này rất có cơ hội để bùng nổ và nghề này sẽ trở thành một nghề mới hấp dẫn với nhiều lao động trẻ của Việt Nam.
Và ai dám chắc rằng nghề này tại Việt Nam sẽ không tạo ra một sức hấp dẫn kỳ lạ như ở Ấn Độ và Philippines. Ấn Độ hiện có khoảng 400 trung tâm chăm sóc khách hàng (Call center). Năm 2004, doanh thu của nghề này mang lại cho Ấn Độ 05 tỷ USD. Nghề chăm sóc khách hàng đang được xem như một "ngành công nghiệp" mới, tạo ra nhiều công ăn việc làm nhất cho nước này. Dự kiến, công việc này sẽ tạo ra thêm 2 triệu lao động cho Ấn Độ vào năm 2008.
Còn tại Philippines, chưa trở thành phong trào rầm rộ như Ấn Độ, nhưng trong 5 năm qua, số người làm việc trong các trung tâm hỗ trợ khách hàng tại Philippines đã tăng gấp 100 lần, từ 2.000 người lên 200.000 người, và doanh số họ đạt được là 1,7 tỷ USD.
Tại Việt Nam, để phát triển mô hình Call/Contact Center, tiếng Anh sẽ là vấn đề khó nhất. Tiếp đó là vấn đề hạ tầng. Chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng đa phần là giao tiếp thời gian thực, nhiều nhất vẫn là qua điện thoại, trong khi đó cước viễn thông của Việt Nam vẫn còn cao, còn nếu là các cuộc gọi VoIP thì băng thông lại trở thành rào cản.
3.2.4. Làm thế nào để trở thành một nhân viên chăm sóc khách hàng giỏi?
Một nhân viên chăm sóc khách hàng ngoài những yếu tố quyết định phần lớn thành công trong nghề như tính cách, sở thích và khả năng chăm sóc khách hàng, người làm nghề này cần thiết phải có khả năng giao tiếp tốt, kỹ năng sử dụng máy vi tính, biết ngoại ngữ (nếu khách hàng là người nước ngoài). Tính tình nhẹ nhàng, khéo léo, kiên trì, nhẫn nại, điềm tĩnh và quan trọng là phải có niềm đam mê và sự khéo léo trong giao tiếp với khách hàng.
Hệ thống chăm sóc khách hàng hiện đại (Call Center hay Contact Center) là khu vực ngập trong các dữ liệu, bao gồm thông tin của khách hàng (được tổng hợp từ các cuộc điện thoại, email, fax), các thông tin về đặt hàng, hóa đơn, chi tiết sử dụng dịch vụ và mua hàng… Hệ thống Contact Center mới được xây dựng trên nền công nghệ IP còn tích hợp tất cả các phần mềm quản lý liên quan của mỗi DN, để có thể trợ giúp để chăm sóc khách hàng như: CRM, ERP...
Một call agent (nhân viên chăm sóc khách hàng trong hệ thống Call Center và Contact Center) có thể ngồi trong khu vực ngập tràn dữ liệu đó, và trả lời khách hàng bất cứ thông tin gì họ cần, qua điện thoại, qua email, qua fax, qua text chat, hay thậm chí là voice chat, truyền hình di động... Điều quan trọng là sau đó, tất cả đều được hệ thống lưu giữ, đánh giá, phân tích và xuất ra báo cáo tổng kết.
3.3. NHỮNG ĐIỀU LƯU Ý ĐỂ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG HIỆU QUẢNHẤT NHẤT
3.3.1. Chăm sóc khách hàng là một nghệ thuật