22 Liệt kê các công trình xây dựng cơ bản đã hoàn thành
2.2.1 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Trong kiểm toán báo cáo tài chính KTV phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của khách hàng. Việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát có thể được thực hiện chung để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ đơn vị hoặc được thực hiện riêng với từng phần hành, hoặc có thể thực hiện kết hợp cả 2 phương pháp trên. Đối với khoản mục TSCĐ tại Công ty CP D, KTV nhận thấy cần thực kiện kết hợp để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được chính xác nhất.
Thông qua quá trình tìm hiểu và phỏng vấn các nhân viên trong Công ty, KTV được biết: Ban Giám đốc Công ty rất chú trọng đến hệ thống KSNB trong Công ty mình. Ban Giám đốc Công ty X đã ban hành một số quy chế tài chính phục vụ cho hoạt động KSNB. Đầu tuần, Ban Giám đốc tổ chức các cuộc họp để nghe báo cáo về tình hình hoạt động sản xuất và tài chính của Công ty, từ đó kịp thời giải quyết các khó khăn vướng mắc mà các bộ phận mắc phải, ví dụ như: sự thường xuyên phải thay đổi kiểu dáng sản phẩm, thiết kế các sản phẩm mới, đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của thị trường.
Các buổi họp bất thường của Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị được tổ chức để phê chuẩn, ủy nhiệm các quyết định và các vấn đề quan trọng. Hệ thống thông tin được sử dụng để bắt nhịp những thông tin cần thiết, hướng dẫn quản lý và thực hiện hoạt động kiểm soát được tốt nhất.
KTV thu thập các văn bản liên quan đến quy chế tài chính và KSNB của doanh nghiệp, các biên bản họp bất thường của Hội đồng quản trị và lưu vào hồ sơ kiểm toán. Ngoài ra, có một số các quy chế không được ban hành cụ thể thành văn bản, được KTV thu thập được thông qua việc phỏng vấn các nhân viên trong Công ty cũng được KTV phản ánh trên giấy tờ làm việc.
Thông qua đó, KTV đánh giá hệ thống KSNB của Công ty D là đáng tin cậy.
*Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục TSCĐ: Tăng TSCĐ:
Trong năm TSCĐ của công ty tăng chủ yếu là do mua sắm mới, điều này là hợp lý vì do đặc thù sản phẩm của Công ty là các sản phẩm thường xuyên phải thay
đổi về kiểu dáng và mẫu mã, dẫn đến dây chuyền công nghệ thường xuyên phải thay đổi và TSCĐ tăng trong năm chủ yếu là do mua các dây chuyền sản xuất mới.
Đối với tăng TSCĐ tại Công ty, Công ty có Quy định khi đầu tư mua sắm TSCĐ cần phải: có yêu cầu thay đổi dây chuyền sản xuất của bộ phận sản xuất, được Hội đồng quản trị thông qua bằng văn bản, Hợp đồng mua bán TSCĐ, Hóa đơn mua bán, Biên bản bàn giao TSCĐ, Quyết định đưa TSCĐ vào sử dụng. Điều này đã được Quy định thành văn bản, trong Quy chế hoạt động của Công ty. KTV thu thập Quy chế hoạt động này, phôtô lại và lưu trong hồ sơ kiểm toán có vai trò như một bằng chứng quan trọng trong kiểm toán.
Giảm TSCĐ:
TSCĐ của Công ty trong năm giảm chủ yếu là do thanh lý dây chuyền sản xuất cũ, đã hết thời gian khấu hao. Khi tiến hành hoạt động thanh lý đối với một dây chuyền sản xuất đã lỗi thời, Công ty sẽ thành lập Hội đồng thanh lý bao gồm: Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, và một số thành viên khác nếu cần thiết ví dụ như có thể mời thêm chuyên viên để đánh giá giá trị tài sản thanh lý. Hội đồng này sẽ lập một Biên bản thanh lý đối với TSCĐ đó và chuyển cho kế toán TSCĐ, là căn cứ để kế toán TSCĐ ghi sổ và thôi tính khấu hao đối với TSCĐ đó.
Khấu hao TSCĐ.
Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản phù hợp với Quy định tại Thông tư 203/2009 của Bộ Tài Chính ban hành Quy định về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
Đối với tỷ lệ khấu hao: tỷ lệ khấu hao TSCĐ được áp dụng theo đúng Quy định hiện hành
Đối với TSCĐ tăng trong kỳ, Công ty thực hiện bắt đầu trích khấu hao từ khi có Quyết định bắt đầu đưa tài sản vào sử dụng, và thôi trích khấu hao từ ngày không sử dụng tài sản đó nữa.
Đơn vị có mở sổ chi tiết khấu hao để theo dõi số khấu hao đã trích của TSCĐ và theo dõi giá trị còn lại của TSCĐ.
Quản lý TSCĐ về mặt hiện vật.
Vấn đề quản lý đối với TSCĐ được thực hiện rất chặt chẽ. TSCĐ được giao cho bộ phận sử dụng quản lý. Định kỳ hàng quý sẽ tiến hành kiểm kê đối
với TSCĐ và bảo quản chặt chẽ tài sản trong quá trình sử dụng để đảm bảo tài sản hoạt động bình thường, không bị mất mát, hư hỏng, đảm bảo hoạt động bình thường cho đơn vị.
Quản lý hồ sơ TSCĐ.
Mọi hoạt động có liên quan đến thay đổi TSCĐ đều được Ban Giám Đốc phê duyệt, theo đề nghị của kế toán trưởng.
Thông qua việc nghiên cứu báo cáo kiểm toán từ các năm trước của Công ty, không có sai phạm nào liên quan đến TSCĐ từ các năm trước được xác định trong năm kiểm toán.
Để quản lý TSCĐ, doanh nghiệp sử dụng các bảng tính trên Word, Excel để tính toán hỗ trợ cho việc hạch toán đối với TSCĐ.
Qua việc tìm hiểu về hệ thống KSNB của Công ty, KTV đưa ra kết luận các thông tin thu thập được từ hệ thống kế toán của các Công ty này là đáng tin cậy. Việc hạch toán đối với TSCĐ được thực hiện theo đúng quy định hiện hành. Vì vậy khi kiểm toán đối với TSCĐ các bằng chứng mà KTV thu thập được từ hệ thống kế toán là đáng tin cậy.
Biểu 2.2 Đánh giá hệ thống KSNB đối với khoản mục TSCĐ tại Công ty CP D BD O KHÁCH HÀNG: Công ty CP D Tham chiếu E.140 NIÊN ĐỘ: 31/12/2012
NỘI DUNG: Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ Ký Ngày
Người TH Nhân
Người KT N.Phương
Câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty cổ phần D
Có Không Không áp dụng 1. Hệ thống thẻ tài sản cố định có được duy trì và cập nhật kịp thời
không X
2. Ngoài bộ phận kế toán, có bộ phận nào khác theo dõi và quản lý
danh mục TSCĐ không? X
3. Việc mua sắm TSCĐ có phải lập kế hoạch trước hàng năm
không ? X
4. Có sự phân cấp trong việc quyết định mua sắm, đầu tư tài sản
không X
5. TSCĐ khi mua về có bắt buộc phải có bộ phận kiểm tra chất lượng và lập biên bản nghiệm thu trước khi bàn giao cho bộ phận
sử dụng và thanh toán không? X
6. TSCĐ khi giao cho bộ phận sử dụng có được lập biên bản bàn giao cho bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng không X 7.TSCĐ có được mô tả đầy đủ thông tin trong thẻ tài sản đến mức
có thể nhận diện được tài sản ở bên ngoài không? X 8. TSCĐ có được đánh Mã quản lý riêng để có thể đối chiếu giữa
tài sản ghi chép trên sổ sách và trên thực tế không? X 9. Đơn vị có văn bản quy định về trách nhiệm của người sử dụng , quy trình vận hành và sử dụng tài sản đối với những TSCĐ quan trọng, TSCĐ có giá trị lớn hoặc TSCĐ đòi hỏi phải tuân thủ theo các yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt không? X 10. TSCĐ khi mang ra ngoài công ty có bắt buộc phải có sự đồng ý bằng văn bản của cấp lãnh đạo có thẩm quyền không? X 11. Có sự theo dõi, quản lý các tài sản được tạm thời đưa ra khỏi Công ty hoặc đang sử dụng ngoài văn phòng? X 12. Những TSCĐ đang cầm cố, thế chấp để đảm bảo các khoản vay có được ghi chép lại để theo dõi riêng hay không? X
13. Công ty có giao cho một bộ phận chuyên chịu trách nhiệm xử
lý các vấn đề khi TSCĐ bị hỏng không? X 14. Các nhân viên có buộc phải báo cho bộ phận chuyên trách khi
TSCĐ bị hỏng trong quá trình sử dụng hay không? X 15. Các nhân viên có được phép tự sửa chữa TSCĐ khi tài sản bị
sự cố mà không cần sự xin phép cấp lãnh đạo? X 16. Tất cả các sự cố hỏng của TSCĐ có được ghi lại thành biên
bản và lưu giữ lại hay không? X
17. Các TSCĐ chưa cần dùng có được bảo quản riêng trong kho để đảm bảo chúng không bị hư hại không? X 18. Tất cả các tài sản chờ thanh lý, chưa sử dụng có được theo dõi
và quản lý không? X
19. Công ty có quy định về việc thanh lý TSCĐ không? X 20. Các tài sản khi thanh lý có được sự phê chuẩn của cấp lãnh
đạo không? X
21. Có quy định kiểm kê TSCĐ ít nhất 1 lần 1 năm không? X 22.Kế hoạch kiểm kê hoặc tài liệu hướng dẫn có được lập thành văn bản và gửi trước cho các bộ phận nhân sự tham gia không X 23. Công ty có mua bảo hiểm cho TSCĐ không? Nếu có, tỷ lệ giá trị tài sản được bảo hiểm là bao nhiêu % X 24. Công ty theo dõi, ghi chép đối với các TSCĐ không cần dùng chờ thanh lý, tạm thời chưa sử dụng, hết khấu hao nhưng vẫn còn
sử dụng không? X
25. Các quy định về mua sắm, quản lý, sử dụng và thanh lý TSCĐ có được tập hợp và hệ thống hóa thành 1 văn bản thống nhất
không? X
Nhận xét: Thông qua bảng câu hỏi trên và qua phỏng vấn kế toán TSCĐ, nhân viên phòng ban sử dụng tài sản cho thấy: D có quy định việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ phải có sự phê duyệt của Ban giám đốc, ngoài bộ phận kế toán, còn có bộ phận trực tiếp sử dụng theo dõi và quản lý TSCĐ, khi mua mới TSCĐ phải có biên bản bàn giao. Công ty cũng có văn bản cụ thể quy định trách nhiệm của người sử dụng TSCĐ và quá trình hạch toán đối với TSCĐ. Công ty không có TSCĐ thuê tài chính.
KTV nhận thấy được quy trình quản lý TSCĐ của công ty được thực hiện khá tốt. Nhưng để đảm bảo tính thận trọng , KTV đánh giá hệ thống KSNB của D là
Người kiểm tra: Trần Thị Như Phương