II. QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN THEO HỢP ĐỒNG CHO LÔ HÀNG NHẬP KHẨU DẦU GIA CÔNG XUNG ĐIỆN
2.Trình tự tiến hành giao nhận đối với hàng nguyên container (FCL)
2.1. Chuẩn bị chứng từ.
Hợp đồng mà công ty cổ phần hóa dầu và thiết bị Công nghiệp Hà Nội ký kết với công ty THAI VIET SING PETROLEUM ghi rõ điều khoản incoterm mà hai bên phải cam kết thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm quyền hạn là điều khoảng CIF. Do đó, nhà xuất khẩu phải chịu các phí tổn và trả cước vận chuyển đến cảng đích, đồng thời có nghĩa vụ làm thủ tục xuất khẩu và mua bảo hiểm rủi ro hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Về phía nhà nhập khẩu sẽ có quyền chỉ định tàu chuyên chở chặng chính nhưng ngay sau khi hàng được giao qua lan can tàu tại cảng xuất thì trách nhiệm về rủi ro của hàng hóa được chuyển cho người nhập khẩu.
Khi công ty cổ phần hóa dầu và thiết bị Công nghiệp Hà Nội tiến hành thuê công ty VINAFREIGHT Hải Phòng thực hiện quy trình giao nhận vận tải lô hàng nhập khẩu tại cảng Hải Phòng thì công ty sẽ phải chịu trách nhiệm làm các thủ tục nhập khẩu thông quan hàng hóa và tiến hành vận tải, lấy hàng giao cho nhà nhập khẩu. Mặt khác, Công ty thay mặt cho nhà nhập khẩu chi trả các chi phí khi hàng đến cảng đích (thuế, lệ phí liên quan đến nhập khẩu). Sau đó sẽ được nhà nhập khẩu thanh toán các khoản phí liên quan khi hoàn thành quy trình giao nhận.
Để tiến hành quy trình giao nhận, công ty cổ phần hóa dầu và thiết bị Công nghiệp Hà Nội gửi các giấy tờ liên quan cho VINAFREIGHT Hải Phòng. Nhân viên giao nhận được giao nhiệm vụ làm lô hàng nhập khẩu này cần thu thập đầy đủ chứng từ liên quan đến các quy trình làm thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa tại cảng đích, kiểm tra đầy đủ thông tin, nếu thiếu cần xem xét và yêu cầu bổ sung. Sau đó, nhân viên phải xác nhận với hãng tàu ITI INTERNATIONAL TRANSPORTATION INC các thông tin chính xác về ngày giờ tàu đến, thời gian có thể lấy lệnh…
2.2. Lấy lệnh tại hãng tàu và thông báo thông tin về lô hàng cho khách hàng. hàng.
Trước tiên lấy lệnh, nhân viên giao nhận phải liên lạc với đại lý của hãng tàu để biết lịch tàu bởi đại lý hãng tàu chỉ cấp D/O khi tàu cập cảng đích và dỡ hàng. Sau khi có thông tin từ đại lý hãng tàu, ta có thể báo lại với chủ hàng kế hoạch giao hàng để chủ hàng chuẩn bị nhân lực và kho hàng để nhận hàng từ người giao nhận.
Khi có thông báo từ hàng tàu về việc hàng hóa đã cập cảng Hải Phòng. Nhân viên giao nhận ngay lập tức đến hãng tàu để lấy D/O, nộp lại B/L gốc và xuất trình cả giấy uỷ quyền nhận hàng của chủ hàng sau khi đã thanh toán cho hãng tàu các chi phí cần thiết ( như phí vệ sinh, phí chứng từ…)
Đồng thời quy trình giao nhận sẽ kết thúc khi hàng đến tay nhà nhập khẩu cho nên lô hàng được vận chuyển từ cảng Hải Phòng đến kho của chủ hàng mới được phép dỡ hàng khỏi container. Vì thế, nếu không rút hàng ngay tại CY thì nhân viên giao nhận phải làm thủ tục mượn vỏ container của hãng tàu để đưa về kho của chủ hàng. Thủ tục này được tiến hành bằng việc người giao nhận điền vào phiếu mượn vỏ container của hãng tàu và đặt cọc một khoản tiền để mượn vỏ container ( khoản tiền này sẽ được trả lại khi nào vỏ container về CY trong tình trạng tốt )
Hãng tàu cấp cho nhân viên giao nhận 2 bản D/O:
+ Một bản D/O và bộ chứng từ hàng nhập gửi cho hải quan để làm thủ tục hải quan.
+ Một bản D/O và giấy mượn vỏ container dùng để làm thủ tục tại văn phòng giao nhận CY để đổi lấy lệnh giao hàng tại CY.
Chú ý việc mượn vỏ container này được hãng tàu miễn phí trong 5 ngày. Ngoài thời hạn này phải trả phí lưu container theo ngày cho hãng tàu.
2.3. Làm thủ tục hải quan
Sau khi nhận được D/O và bản sao B/L thì nhân viên công ty sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan để tiến hành thủ tục thông quan cho lô hàng
* Bộ hồ sơ gồm có:
• 2 Giấy giới thiệu của doanh nghiệp có chữ ký, đóng dấu của
người có thẩm quyền (1 giấy giới thiệu để nhân viên giao nhận đến hãng tàu lấy D/O, 1 giấy giới thiệu để nhân viên giao nhận tiến hành khai thủ tục hải quan).
• 1 lệnh giao hàng (delivery order) được phát từ hãng tàu ITI INTERNATIONAL TRANSPORTATION INC
• 1 bản sao hợp đồng nhập khẩu có đóng dấu xác nhận của công
ty CP hóa dầu và thiết bị Công nghiệp Hà Nội.
• 1 bản chính phiếu đóng gói (packing list) trên đó có ghi chú rõ danh mục hàng hóa, số lượng hàng hóa
• 1 bản chính hóa đơn thương mại (commercial invoice) • 1 bản chính vận tải đơn (Bill of lading).
• Mã số thuế của công ty (để khai Hải quan điện tử), mã số xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy ủy quyền cho nhân viên giao nhận thực hiện lô hàng.
Sau khi nhận toàn bộ các chứng từ, một lần nữa nhân viên giao nhận phải kiểm tra và đối chiếu tất cả các số liệu và thông tin trên các chứng từ xem có trùng khớp với nhau không? Nếu không khớp nhân viên giao nhận phải thông báo ngay cho công ty CP hóa dầu và thiết bị Công nghiệp Hà Nội để kịp thời điều chỉnh. Tất cả các chứng từ trên nếu là bản sao phải có dấu sao y và đóng dấu ký tên của người có thẩm quyền công ty CP hóa dầu và thiết bị Công nghiệp Hà Nội thì chứng từ mới được xem là hợp lệ.
Việc lên tờ khai được tiến hành theo mẫu tờ khai của Bộ Tài Chính cung cấp (theo thông tư 196/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012), doanh nghiệp kê khai những nội dung theo yêu cầu của các tiêu thức trong tờ khai Hải quan điện tử,
theo mẫu tờ khai quy định_màu xanh cho loại hàng nhập khẩu và đỏ cho loại hàng xuất khẩu. Ngoài ra, các công ty có thể sử dụng mẫu tờ khai chung cho cả hai mặt hàng xuất và nhập, có màu trắng. Đối với lô hàng này nhân viên giao nhận tiến hành khai hải quan điện tử trên phần mềm khai báo hải quan ECUS_KD. Người khai hải quan đăng kí sử dụng phần mềm với Chi cục Hải Quan Hải Phòng khu vực số 3. Phần mềm được hoạt động theo các bước như sau:
Ban đầu người khai Hải quan kích hoạt phần mềm ECUS-
KD với Chi cục Hải quan Hải Phòng khu vực số 3.
Người sử dụng phải đăng nhập để bắt đầu chương trình.
Sau khi đăng nhập hoàn thành, người dùng phải khai báo tên doanh nghiệp nhập khẩu lô hàng và điền đầy đủ thông tin yêu cầu: mã doanh nghiệp, tên doanh nghiệp, địa chỉ. Click vào nút “chọn” sau khi hoàn tất các thông tin.
Tiếp theo thực hiện Chọn chức năng "tờ khai xuất nhập khẩu/ Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu". Sau đó màn hình máy tính sẽ hiện lên tờ khai nhập khẩu còn trống. Người khai sẽ có nghĩa vụ khai báo đầy đủ thông tin theo những hồ sơ được công ty CP hóa dầu và thiết bị Công nghiệp Hà Nội cung cấp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi điền xong tờ khai nhập khẩu, người khai dựa trên
vận đơn khai báo đầy đủ thông tin vận đơn, yêu cầu chính xác, trung thực, tỉ mỉ tránh nhầm lẫn.
Bước khai báo danh sách hàng là một trong những bước quan trọng nhất. Theo đó người khai phải có kinh nghiệm cũng như chuyên môn để phân biệt từng loại hàng hóa và áp mức thuế cho mặt hàng đó sao cho chính xác và hợp lí.
Sau khi khai xong danh sách hàng người khai tiếp tục khai báo hợp đồng thương mại và hóa đơn thương mại.
Đối với tờ khai trị giá, người khai khai theo đúng quy định của luật hải quan nhưng với mỗi 1 lô hàng áp điều khoản incoterm khác nhau thì tờ khai được tính thêm phí vận chuyển hàng hóa nếu có. (Ở đây điều khoản incoterm là CIF nên không cần thêm phí vận chuyển hàng hóa)
Sau khi truyền khai tờ khai điện tử, hệ thống máy tính sẽ trả về số tờ khai hải quan và tự động phân luồng cho lô hàng.
Hàng hóa được khai trong tờ khai hải quan được phân thành 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ.