Việc mua hàng đặc biệt chú ý tới công tác tìm kiếm nhà cung cấp, ngày nay với sự phát triển của thương mại điện tử thì hoạt động này trở nên dễ dàng hơn các doanh nghiệp kinh doanh đều có Website riêng nhằm giới thiệu về các sản phẩm của họ và thông tin liên lạc. Công ty không cần phải gặp mặt giao dịch trực tiếp như trước chúng ta có thể tìm kiếm thông tin từ internet và dùng thư điện tử thực hiện giao dịch. Vì vậy doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí giao dịch rất lớn và khả năng nắm bắt thông ti nhanh nhạy chính xác. Việc thanh toán cũng không hề gặp khó khăn do công ty kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nên việc mở LC đã rất quen và chuyên nghiệp hai bên chỉ cần thông qua một ngân hàng để thực hiện thanh toán.
Công ty nên đầu tư sử dụng phần mềm quản lí mua hàng. Hiện nay, có phần mềm Xman – purchase Management. Sử dụng phần mềm này giúp công ty tiết kiệm được thời gian chi phí phải trả cho nhân viên, do hệ thống phần mềm này thực hiện công việc liên hoàn bắt đầu khâu lập phiếu yêu cầu mua hàng, đến duyệt phiếu, lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng mua hàng, tiếp nhận hàng, nhập hàng nhận hóa đơn mua hàng và thanh toán
Hệ thống cũng có chức năng giải quyết trường hợp ngoại lệ như trả lại hàng, hàng giao thiếu hàng thừa bị hư hỏng, hàng không đạt yêu cầu…
Hệ thống có chức năng quản lý tất cả các hoạt động trong mọi lĩnh vực quản trị mua hàng của công ty như quản lý công nợ với nhà cung cấp: Tình hình thanh toán, giá cả hàng, chính sách giá của nhà cung cấp. Quản lý hàng tồn kho phân loại từng mặt hàng và quản lý hệ thống báo cáo: báo cáo ngày, báo cáo theo dõi yêu cầu mua hàng, báo cáo theo dõi đơn đặt hàng báo cáo theo dõi tình hình nhập hàng….
Tất cả công việc trên đếu được thực hiện đơn giản, xủ lý nhanh chóng chính xác, chỉ việc nhập dử liệu vào bảng hệ thống. điều này giúp công ty có thể tiết kiệm được thời gian mà có thể giúp công ty rất nhiều trong việc đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng.
[Type text] Page 34