Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.
Hình thức kế toán nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Theo hình thức này thì kế toán bán hàng sử dụng các loại sổ sau:
+ Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng là sổ tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền. Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này.
+ Sổ nhật ký thu tiền: dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, thu cho từng loại tiền hoặc cho từng nơi thu tiền.
+ Sổ cái: Mở sổ cái cho các TK 511, TK 521, TK 156…
+ Sổ chi tiết: gồm sổ chi tiết theo dõi doanh thu của từng loại, từng nhóm mặt hàng, sổ chi tiết thanh toán công nợ phải thu của khách hàng và sổ chi tiết thanh toán cho người mua thì phải mở chi tiết cho từng khách hàng.
Hình thức kế toán nhật ký- sổ cái
Là hình thức các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một
quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: Nhật ký - Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Theo hình thức này thì kế toán bán hàng sử dụng các loại sổ sau: Sổ nhật ký sổ cái, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua.
+ Sổ nhật ký- sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế.
+ Còn các loại sổ: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua tương tự hình thức kế toán nhật ký- nhật ký chung.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp vào các chứng từ ban đầu để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Kế toán bán hàng sử dụng các sổ: Sổ đănng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 511, sổ cái TK 632, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua. Trong đó:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh.
+ Các sổ còn lại tương tự hình thức nhật ký chung.
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong 4 hình thức kế toán hoặc kết hợp
các hình thức kế toán quy định trên. Phần mềm kế toán không được thực hiện đầy đủ quy trình sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mếm kế toán được thiết kế theo hình thức sổ kế toán nào sẽ có loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Theo quy trình của phần mềm kế toán trên máy vi tính. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán bán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, Tài khoản ghi Có để cập nhập số liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự nhập cập nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhập trong kỳ. thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính, sổ kế toán theo quy định.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG MÁY ĐIỀU HÒA TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT LẠNH HÀ NỘI 2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến đề tài nghiên cứu
2.1.1. Tổng quan về kế toán bán hàng tại công ty CP thương mại & kỹ thuật lạnhHà Nội Hà Nội
2.1.1.1. Tổng quan về công ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh Hà Nội
Tên giao dịch: HANOI COOL – TECHNICAL AND TRADING JOINT STOC COMPANY.
Tên viết tắt: T.A.C JSC
Trụ sở chính: Số 09 Đường Láng – Phường Ngã Tư Sở - Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: 84.4.5640175 Fax: 84.4.5640176
Mã số thuế: 0101330903
Đăng ký lần đầu: Ngày 13 tháng 11 năm 2002 Đăng ký lần 2: Ngày 28 tháng 08 năm 2007
Vốn điều lệ: 2.500.000.000đ (Hai tỷ năm trăm triệu đồng)
2.1.1.2. Đặc điểm về kế toán bán hàng tại công ty CP thương mại & kỹ thuật lạnh HàNội Nội
2.1.1.2.1. Mặt hàng kinh doanh
- Máy điều hòa không khí Inverter 12.000 BTU /h, treo tường, 2 khối, 1chiều lạnh Daikin.
- Máy điều hòa Carrier 28.000 – 48.000 BTU. - Máy điều hòa Funiki 9.000 – 12.000 BTU ………….
- Giá đỡ giàn nóng.
- Ống đồng, cáp nguồn, cáp điều khiển, ống thoát nước và vật tư phụ.
- Máy điều hòa không khí Inverter 18.000BTU/h, treo tường, 2 khối, 2 chiều nóng, lạnh – Daikin.
- Máy điều hòa không khí 48.000 BTU/h, âm trần cassette, 4 hướng thổi, 2 khối, 2 chiều, nóng, lạnh – Nagakawa – NTA 488.
2.1.1.2.2. Các phương thức bán hàng
Do công ty thuộc loại hình kinh doanh nhỏ và vừa. Tuy mặt hàng kinh doanh của Công ty đa dạng, phong phú về số lượng, chủng loại và phạm vi đối tượng khách hàng đông nên để đáp ứng nhu cầu đó thì Công ty chủ yếu sử dụng phương thức bán hàng là bán lẻ, bán buôn qua kho.
Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về để tiêu dùng. Nó chiếm tỷ trọng
lớn trong quá trình tiêu thụ hàng hóa tại công ty. Thời điểm xác định hàng tiêu thụ là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng.
Quy trình bán lẻ hàng hoá: Khách hàng chọn mặt hàng theo nhu cầu - Thủ kho viết Phiếu xuất kho để xuất hàng - Khách hàng thanh toán tiền hàng thì nhân viên bán hàng viết Hoá đơn GTGT và Phiếu thu - Khách hàng nhận hàng hoá và các giấy tờ liên quan.
•Bán buôn qua kho theo phương thức chuyển hàng chiếm tỷ trọng ít trong quá trình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty.
Quy trình bán buôn qua kho theo phương thức chuyển hàng được thực hiện như sau: Từ sự trao đổi, thoả thuận về lợi ích của 2 bên - Bên mua chọn các mặt hàng cần mua theo nhu cầu - Thực hiện ký hợp đồng mua bán (nếu cần thiết) - Thủ kho viết Phiếu xuất kho để xuất hàng - Kế toán viết Hoá đơn bán hàng và Phiếu thu, khách hàng thanh toán tiền hàng và nhận các giấy tờ liên quan - Căn cứ vào hợp đồng đa ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, công ty xuất kho hàng hóa chuyển đến kho của người mua hoặc địa điểm quy định trong hợp đồng. Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của công ty cho đến khi bên mua kiểm nhận hàng và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
2.1.1.2.3. Các phương thức thanh toán
Phương thức thanh toán trực tiếp: Trong phương thức này, khách hàng trả tiền ngay sau mỗi giao dịch mua, bán hàng hoá. Việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt chủ yếu được sử dụng trong bán lẻ hàng hoá. Còn trong quy trình bán buôn lượng tiền thanh toán của khách hàng thường lớn nên phương thức thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản qua ngân hàng được quy định cụ thể theo từng hợp đồng.
Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức mà khách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty theo từng hợp đồng bán buôn và theo từng dự án cụ thể.
Đối với các đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20,000,000 đ thì khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Đối với đơn hàng có trị giá ≥ 20,000,000 đ thì bắt buộc phải thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
2.1.1.2.4. Xác định giá bán
Giá bán hàng hoá của DNTM là giá thoả thuận giữa người mua và người bán, được ghi trên hoá đơn hoặc hợp đồng mua bán. Tuy nhiên nguyên tắc xác định giá bán là phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, chi phí đã bỏ ra đồng thời bảo đảm cho DN có được khoản lợi nhuận định mức.
Trên nguyên tắc đó, giá bán hàng hoá của Công ty được xác định dựa trên công thức sau:
Giá bán hàng hoá = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại Giá bán hàng hoá = Giá mua thực tế (1 + % Thặng số thương mại) 2.1.1.2.5. Chính sách kế toán tại Công ty
- Công ty áp dụng chế độ kế toán DN theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng là: Nhật ký chung - Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm - Đăng ký kê khai nộp thuế: Chi cục thuế Hà Nội. - Mã số thuế: 0101330903
- Hình thức kê khai nộp thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ thuế - Đơn vị tiền tề sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng
- Doanh nghiệp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp đích danh và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Thời điểm ghi nhận doanh thu: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Khi khách hàng mua hàng hóa của doanh nghiệp, khách hàng đến tại kho của doanh nghiệp nhận hàng. Sau khi hàng hóa được giao cho người mua, nhân viên kho viết phiếu xuất kho và lập hóa đơn giá trị gia tăng thì đồng thời ghi nhận doanh thu.
- Chính sách bán hàng: Hiện nay công ty áp dụng hai hình thức bán buôn và bán lẻ. Tuy nhiên vẫn chưa có một chính sách cụ thể nào bằng văn bản về các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Tùy vào các trường hợp phát sinh cụ thể và các đối tượng khách hàng mà công ty có những chính sách linh động, hợp lý. Để từ đó giữ chân khách hàng lâu năm, đồng thời tìm kiếm những khách hàng tiềm năng mới.
2.1.1.2.6. Tổ chức công tác kế toán
(Nguồn từ Phòng Tài chính kế toán)
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng tại công ty CPthương mại & kỹ thuật lạnh Hà Nội thương mại & kỹ thuật lạnh Hà Nội
2.1.2.1. Ảnh hưởng của nhân tố vĩ mô
Năm 2003, Luật kế toán Việt Nam ra đời là văn bản mang tính pháp lý cao nhất trong lĩnh vực kế toán. Do đó mọi hoạt động nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kế toán đều chịu sự chi phối của Luật này, từ các quy định chung về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán đến việc lập các báo cáo tài chính. Trong đó các nghiệp vụ bán hàng cũng không phải là ngoại lê, cụ thể nhất: Điều 21 – Luật kế toán còn quy định rõ việc sử dụng hoá đơn bán hàng trong hoạt động bán hàng.
Ngoài ra, để thống nhất và tạo khuôn khổ pháp lý trong lĩnh vực kế toán, nâng cao chất lượng thông tin kế toán cung cấp trong nền kinh tế quốc dân, và phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát chất lượng công tác kế toán, từ năm 2001 đến nay Bộ trưởng BTC đã ban hành và công bố 26 Chuẩn mực kế toán Việt Nam cùng các Thông tư hướng dẫn thực hiện các Chuẩn mực đó. Chuẩn mực kế toán là một hành lang pháp lý quy định DN thực hiện công tác kế toán của mình đúng luật. Có thể thấy rằng VAS là một yếu tố bên ngoài nhưng có tác động trực tiếp đến công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng của các DNTM. Ví dụ chuẩn mực quy định những nội dung về chi phí, doanh thu, ghi nhận doanh thu, tài sản cố định… Kế toán tại các DN đều phải tuân thủ không thể thay đổi.
Chế độ kế toán DN cũng là nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng. Chế độ kế toán được ban hành đồng bộ cả chế độ chứng từ, sổ sách, tài khoản và đến báo cáo tài chính sao cho khoa học và hợp lý nhất, tạo điều kiện cho kế toán nói chung và kế toán bán hàng tại DNTM nói riêng, xử lý, phản ánh đúng bản chất của các hoạt động kinh
Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán tiền mặt Kế toán bán hàng và công nợ. Kế toán tiền lương
Mặt khác, sự thống nhất giữa chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng. Nếu giữa chế độ và chuẩn mực không có sự thống nhất sẽ làm cho người làm kế toán lúng túng trong quá trình xử lý, phạm sai lầm trong hạch toán nghiệp vụ, ảnh hưởng tới kết quả, thông tin do kế toán cung cấp không chính xác, không phản ánh đúng tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh của DN.
Để tồn tại và phát triển các DN phải nghiên cứu môi trường ngành nghề hoạt