Việc trích lập giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh giá trị thực tế thuần túy hàng tồn kho của công ty nhắm đưa ra một hình ảnh trưng thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Công thức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức trích lập DPGG HTK = Số hàng hóa bị giảm giá tại thời
điểm lập
* ( Giá đơn vị ghi sổ kế toán --- Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK )
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên tài khoản 159.3 – ‘Dự phòng giảm giá hàng tồn kho’
Căn cứ vào bảng tổng hợp về mức lập dự phòng giảm giá của các loại vật tư, hàng hóa đã được duyệt, thẩm định của người có thẩm quyền, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159.3: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Theo quy định nếu số trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải trích lập nữa.
Nếu sơ dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên tài khoản 159.3 – “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”, thì phải trích lập bổ sung đúng bằng phần chênh lệch đó, được hạch toán:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
Có TK 159.3: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nếu số dự phong giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch nhỏ hơn số dư trên tài khoản 159.3 thì phải tiến hành hoàn nhập dự phòng.
Nợ TK 159.3: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632: Giá vốn hàng bán.
Ví dụ: Cuối kỳ (31/12/2012) kế toán kiểm kê, đánh giá phát hiện việc biến động về giá của mặt hàng: Máy điều hòa Daikin FTXD71FVM/RXD71BVMA như sau:
ĐVT: VNĐ Tên hàng hóa Số lượng tồn kho
khi kiểm kê
Giá đơn vị mà ghi sổ kế toán
Giá bán hiện tại / hàng hóa.
Máy điều hòa Daikin
12 24.727.272 21.568.500
Khi đó kế toán cần trích lập dự phòng cho số lượng hàng trên, với mức dự phòng được trích như sau:
12 x (24.727.272 - 21.568.500) = 37.905.264 Sau khi tính toán, kế toán định khoản và ghi sổ kế toán:
Nợ TK 632: 37.905.264 Có TK 159.3: 37.905.264