Thực tế, hiện nay cho thấy Công ty cổ phần thương mại và kỹ thuật lạnh Hà Nội có những khoản thu khó đòi hoặc những khoản thu mà khách hàng không có khả năng trả. Do đó, mà công tác quản lý công nợ muốn làm tốt thì cần kết hợp song song với việc kiểm tra, giám sát công nợ và có các biện pháp ràng buộc với khách hàng, đồng thời công ty nên thường xuyên xem xét đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng từ đó dưa ra các chính sách thu hồi nợ phù hợp.
Công ty nên lập các khoản dự phòng cho những khoản nợ khó đòi đề phòng những tổn thất về vốn ảnh hưởng đến quả trình sản xuất kinh doanh của công ty. Việc trích lập dự phòng các khoản thu khó đòi và việc xóa các khoản nợ này phải tuân theo quy định của Bộ tài chính, cụ thể theo thông tư 228/2009/TT – BTC quy định về mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
- 30% khoản nợ phải thu khó đòi từ 6 tháng đến dưới 1 năm. - 50% khoản nợ phải thu khó đòi từ 1 năm đến đưới 2 năm. - 70% khoản nợ phải thu khó đồi từ 2 năm đến dưới 3 năm. - 100% khoản nợ phải thu khó đòi tử 3 năm trở lên.
Để lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 159.2 - Dự phòng phải thu khó đòi.
- Kết cấu TK 159:
+ Bên Nợ: - Các khoản phải thu khó đòi đã xử lý
- Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán
+ Bên Có: - Trích lập dự phòng các khoản thu khó đòi tính vào chi phí + Dư bên Có: Số dự phòng phải thu còn lại cuối kỳ
Nếu dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì chênh lệch giữa hai khoản đó tính vào thu nhập khác. Khi đó kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 159.2: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nếu dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số đã trích lập năm trước chưa sử dụng hết, cần phải tiến hành trích lập bổ sung, kho đó kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159.2: Dự phòng phải thu khó đòi
Trong niên độ kế toán tiếp theo khi thu hồi hay tiến hành xóa sổ các khoản nợ đã lập dự phòng, sau khi trừ đi số tiền đã thu được, số thiệt hại còn lại sẽ dược trừ vào dự phòng (nếu đã lập) nếu vẫn còn thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Nếu thu hồi được các khoản thu khó đòi, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112: Số tiền đã thu hồi được
Có TK 711: Thu nhập khác
Đồng thời ghi: Có TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý
• Nếu có các bằng chứng đáng tin cậy về các khoản phải thu là không thể thu hồi được thì kế toán tiến hành xóa nợ theo định khoản sau:
Nợ TK 159.2: Nếu đã trích lập dự phòng Nợ TK 642: Nếu chưa trích lập dự phòng Có TK 138,131…
Đồng thời ghi: Nợ TK 004: Nợ phải thu khó đòi đã xử lý.
Ví dụ: Theo kết quả quyết toán cuối năm 2011, Công ty TNHH SX & KD Tây Hà đã nợ quá hạn thanh toán đối với công ty cổ phần thương mại và kỹ thuật lạnh Hà Nội với tổng giá trị cần phải thanh toán là 97.540.000 đ. Thời gian quá hạn là 8 tháng kể từ ngày hết hạn thanh toán.
Dựa theo tình hình trên và quy định của Bộ tài chính về mức độ trích lập dự phòng. Công ty sẽ trích lập dự phòng đối với khoản nợ trên với mức 30% tổng giá trị khoản nợ và được hạch toán như sau:
Nợ TK 642: 29.262.000
Có TK 159.2: 29.262.000.