Với một mạng lưới rộng khắp trên toàn tỉnh, địa bàn miền núi đi lại khó khăn, khoảng cách từ trung tâm tỉnh tại Đà Lạt tới trung tâm huyện xa nhất là huyện Cát Tiên chưa tính đến các Đài, Trạm đã lên tới gần 200 km vì vậy để đảm bảo việc ứng cứu, sửa chữa sự cố thông tin một cách kịp thời thì lượng vật tư thiết bị dự phòng trên tất cả các kho vật tư từ tỉnh đến các đơn vị phải đầy đủ chủng loại theo phương án cho tất cả các loại vật tư thiết bị thiết yếu là dự phòng ứng cứu 1:1, đây cũng là một trong những vấn đề rất khó trong việc quản lý định mức lưu kho cho Viễn thông tỉnh bởi: Nếu thực hiện độ an toàn trong khâu dự trữ để khi sự cố thông tin xảy ra có đầy đủ vật tư giải quyết khắc phục sự cố theo đúng tiêu chuẩn Ngành, và đảm bảo đa dạng hóa các loại vật tư thiết bị phục vụ kinh doanh bán hàng hóa thì lượng vật tư tồn kho hàng ngày là quá lớn trong tỷ trọng vốn lưu động của đơn vị. Vì thế việc quản lý dự trữ lưu kho được quy định theo quy trình thống nhất toàn tỉnh là:
Đối với các loại vật tư thiết bị quan trọng (dự phòng cấp 1) phục vụ cho việc đảm bảo tốt thông tin đường trục mà khi các sự cố này xảy ra thì bị mất thông tin trên toàn mạng lưới tỉnh ảnh hưởng tới tất cả các đối tượng khách hàng và số lượng lần xảy ra ít thì đảm bảo có vật tư thiết bị dự phòng
61
tại 3 Trung tâm lớn là TTVT Đà Lạt, TTVT Đức Trọng và TTVT Bảo Lộc vì đây là 3 Trạm Host có tính chất quyết định cho các trạm tổng đài vệ tinh (RSU) ở các trung tâm viễn thông các huyện còn lại.
Còn đối với các loại vật tư, thiết bị (dự phòng cấp 2) là những loại vật tư thiết bị được sử dụng hàng ngày cho công tác khắc phục sự cố thông tin (mất liên lạc cục bộ) hoặc bảo tu, bảo dưỡng, phát triển dịch vụ cho khách hàng khi có yêu cầu, thì phải dự trữ tồn kho ở tất cả các đơn vị xuống tới kho tại các Đài, Trạm đây là loại vật tư thiết bị tồn kho tuy giá trị đơn giá không lớn nhưng số lượng nhiều vì thế loại vật tư này chiếm tỷ trọng tồn kho thường xuyên khá lớn.
Đối với các loại vật tư hàng hóa dùng cho hoạt động kinh doanh thương mại ở các cửa hàng tuy số lượng nhiều nhưng giá trị không cao và việc quy định đối với hoạt động kinh doanh này phải đảm bảo độ vòng quay lớn, hoặc thực hiện theo hình thức làm đại lý cho các công ty cung cấp thiết bị đầu cuối hưởng doanh thu hoa hồng để đảm bảo không bị chiếm dụng vốn lưu động tồn kho, tránh được rủi ro kinh doanh mà đặc biệt là tốc độ giảm giá của các thiết bị viễn thông hiện nay do sự thay đổi quá nhanh về công nghệ.
Các loại vật tư còn lại đơn vị tổ chức dự phòng tồn kho trên cơ sở giao định mức tồn kho cho các Trung tâm viễn thông theo cơ chế giao kế hoạch hàng năm, Giám đốc các đơn vị trực thuộc phải chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa tồn kho trước Giám đốc VNPT Lâm Đồng nhằm đảm bảo việc quản lý vốn lưu động tồn kho không tăng cao, tránh việc dự trữ quá nhiều, dẫn tới hàng hóa không cần dùng, lạc hậu kỹ thuật xảy ra phải thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thanh lý…không bảo toàn và phát triển vốn mà lại làm mất vốn của Tập đoàn.
Trên cơ sở phân tích các yếu tố trong quản lý vật tư thiết bị của VNPT Lâm Đồng trong 3 năm từ 2009 đến 2011 ta thấy lượng vật tư thiết bị xuất dùng trong 3 năm là khá ổn định, không có sự đột biến cao mặc dù năm 2011 giá trị tuy có cao hơn năm 2009 và 2010 nhưng do hoạt động kinh doanh năm 2011 có tốc độ cao hơn đây cũng là xu thế chung phù hợp cộng với yếu tố tăng giá của vật tư thiết bị đầu vào của năm 2011 mà thôi.
62
Bảng 2.8: Tình hình sử dụng nguyên, nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ Đơn vị:1000 VND
Chỉ tiêu 2009 2010 2011
1.NVL dùng trong kỳ 44.223.802 45.014.429 48.202.609 2.CCDC dùng trong kỳ 5.849.125 5.938.198 6.039.747
Cộng 50.072.927 50.952.627 54.242.356
(Nguồn: Bảng cân đối kế toán của VNPT Lâm Đồng 2009-2011)
Để có cơ sở xác định việc quản lý vật tư hàng năm của đơn vị như thế nào ta xem bảng so sánh tỷ trọng chi phí vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ trong 3 năm so với tổng chi phí của các năm như thế nào.
Bảng 2.9: Tỷ trọng chi phí nguyên, nhiên vật liệu trong tổng chi phí Đơn vị:1000 VND
Chỉ tiêu 2009 2010 2011
1.Chi phí NVL 50.072.927 50.952.627 54.242.356 2.Tổng chi phí 285.461.664 316.201.822 414.965.106
Cộng 17,54% 16,11% 13,07%
(Nguồn: Bảng cân đối kế toán của VNPT Lâm Đồng 2009-2011)
Như vậy qua bảng trên ta thấy tỷ trọng chi phí vật tư thiết bị năm 2009 chiếm tỷ trọng cao nhất so với tổng chi phí (17,54%), năm 2010 giảm xuống chỉ là 16,11% và tới năm 2011 giảm xuống chỉ còn là 13,07% thể hiện rõ việc quản lý chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của đơn vị ngày càng hiệu quả hơn. Kết quả quản lý đó thể hiện qua bảng dưới đây: Bảng 2.10: Hệ số vòng quay kho vật tư thiết bị
Đơn vị: 1000 VND Chỉ tiêu 2009 2010 2011 1.Giá trị NVL xuất 50.072.927 50.952.627 54.242.356 2.Giá trị NVL tồn kho ĐK 10.225.436 9.933.348 9.053.340 3.Giá trị NVL tồn kho CK 9.933.348 9.053.340 10.339.853 4.Sử dụng NVL bình quân 10.079.392 9.493.344 9.696.597 5.Hệ số quay kho NVL 4,968 5,367 5,594
63
Hiệu quả quản lý vật tư thiết bị tồn kho với tỷ trọng chiếm trên 20% giá trị vốn lưu động của VNPT Lâm Đồng nhưng có hệ số vòng quay vốn tồn kho tăng đều đặn qua các năm 2009 là 4,968 vòng, năm 2010 là 5,367 vòng và năm 2011 là 5,594 vòng đã thể hiện sự quản lý vốn lưu động dự trữ của VNPT Lâm Đồng ngày càng hiệu quả.